公司会议管理制度VIP

公司会议管理制度一、概述本制度旨在规范公司内部各种形式的会议的组织和管理，确保会议的效率和公正性，保障公司各项业务顺利开展。二、会议的类型和目的1.会议类型公司内部会议包括但不限于以下几种：全体员工会议：为公司所有员工开展的会议，目的是全体员工了解公司的经营情况和发展计划，加强公司内部沟通。部门会议：由部门负责人召集，旨在沟通工作进展、协调工作关系、提高部门绩效。项目会议：由项目负责人召集，旨在确认项目计划，协调交付、评估和改进。紧急会议：由公司领导召集，短时间内处理公司面临的突发事件。2.会议目的每个会议都应该有明确的目的，确保会议时间不会浪费。会议目的应该在会议开始之前尽可能明确，并集中关注问题的核心点，避免会议主题过于泛滥。以下是一些常见的会议目的：确认公司的进展和未来计划。协调工作流程，提高工作效率。深入讨论和解决特定的问题和挑战。探讨创新性和/或未来发展的机遇。三、会议的组织和管理1.会议策划对于所有类型的会议，策划应该在会议召集人（组织者）开始准备会议之前的几周或几天开始。会议召集人应该确认会议的目的、时间、地点的安排，以及附加任务的准备情况。会议策划需要包括以下几个方面：确认好会议日期和时间，通知好参会人员。确认好会议场地，并提前通知场地方。报告会议议程和所有主题，核心点，以及参会人员需要带的资料。确认会议主持人和主题报告人的安排。确认好所有相关的费用，如场地租金、音响设备、茶歇等。2.会议召集人行为准则会议召集人有着重要的责任，必须展示出良好的行为准则。以下是会议召集人应该遵循的一些准则：对所有与会者平等对待。尽力确保会议如期召开。移除任何会议妨碍的因素。提供会议前和会议中有关信息。调整会议议程和计划任务以符合各方的需求。3.会议记录会议记录是重要的会议文档之一。在每次会议结束后，应由会议记要人撰写会议记录，记录完整的会议过程并记录重要的问题、决策和任务等。4.会议报告会议结束后，会议主席应及时通知与会者有关结果和其他指示。并将会议报告发布给相关部门及时跟进每一项行动任务。会议报告应该包括会议的议程安排，结果和注意事项等方面的细节内容。四、会议的有序开展1.准时到达无论会议是从哪里开始，每个与会者都应该在会议开始前15分钟内到场。这对于会议进行的平稳和有序起到了不可或缺的作用。情有可原的例外，如果某个与会者因为不可预料的原因而无法按时到达会议现场，那么请他尽快联系与会者或会议主席。2.遵循议程在会议中，与会者应该遵循会议议程及规定的时间线。在议程外的提问应遵循适当的篇幅及时间。会议主席有责任按照议程准确地控制会议进程。如超出时间对已排期项影响过大时，会议主席可以精简议程以保证会议的效率。3.遵守会议规则在会议中，与会者应该遵守公共行为规范，并遵循会议主席制定的各种规则。鼓励合理的互动与提问的方式，不允许在会议中出现争吵、指责等消极的情况。4.尊重其他人在任何场合，尊重他人都是必不可少的礼仪。在会议中，由于意见和观点的分歧，有时会出现紧张的情况。在这样的场合，与会者应该尊重他人的意见，并在适当的时候提出有价值的建议。五、开展会议的建议1.构建富有互动性的议程一个成功的会议应该有丰富的交流，因此要尽量设置与会者交流的时间。建议加入如“左右两人彼此交流”、“速度碎片”等互动方式，鼓励参与者分享自己的观点。2.确保与会者的自我介绍为确保许多无法面对面的人员之间的联系，问每个人员做一个简短的自我介绍是很有必要的。3.确保会议休息对于持续时间超过一小时的会议来说，中间休息是必要的。与会者可以休息一短时间，以便他们可以清醒地处理会议议程。4.确保有文件备份在会议结束后，会议记录应该被清楚、明确地记的下来，以确保任务的正确分配和一个好的决策的达成。同时，要保存先前会议中的文件和议程，以便可以在需要时参考。结论对于一个成功的会议而言，明确的目标、充满互动性的互动、规范的行为准则