行政文秘素质提升

文秘素质提升目录一、企业行政文秘工作内容与素质要求

二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；八、行政文秘的商务礼仪与职业形象;1、企业行政文秘的工作内容（1）

项目内容1、日程管理预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更及调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费及预付款等的收受2、环境的整理准备上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理3、会议及活动的管理开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作及事后的管理。企业行政文秘的工作内容（2）项目内容4、照顾身边琐事照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理。5、会计方面的业务各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务手续的代办与记帐。6、突发事件处理发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公司内、外的联络。企业行政文秘的工作内容（3）项目内容7、接待、应酬工作面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）接送、上司办公室及会客室的安排，电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理8、沟通支持性工作沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项9、文件的处理和保管公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和管理；文件档案的管理；企业行政文秘的工作内容（4）项目内容10、信息的搜集整理文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析；上司有关的名簿及通讯录的管理；名片、杂志、图书、磁盘等的整理、检索；11、决策支持工作信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；初级秘书：协助上司的工作主要工作如下：接听电话、上传下达；使用办公软件:打字、制表、作幻灯；使用各类办公用具(传真、复印、电脑)；使用互联网；管理档案、文件等；接待；其它事务性的简单工作；2、文秘的职业发展规划中级秘书：分担上司的工作主要工作如下：起草公文、文件及其它需要的文字工作；沟通协调各种关系；管理上司工作日程；组织、召集相关的会议；收集相关信息资料等；公司内、外的简单事务的处理；语言要求高级秘书：管理、参谋、支持上司工作主要工作如下：管理上司的工作时间；主持大型商务、文化活动；信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；语言要求一、降企业连行政骂文秘召工作页内容李与素炎质要锅求二、慰行政冠文秘适的角许色定佛位与助必备关素质庄；三、蔽行政破文秘相的沟峡通技瓣巧;四、掩行政拴文秘至的时漠间管物理技暴巧;五、览行政淡文秘僵的会嗽议管银理；六、冠行政锋文秘撞的文私档管乓理;七、涂行政订文秘宽公文窗写作昂；八锄、行睡政文谈秘的商务埋礼仪间与职晓业形移象;二、驰行政秆文秘宁的角缴色定邻位与餐必备细素质磨；1、墙秘书侦的定劈燕义l．广义康的概戒念；黑“秘临书是围领导烧人的墙事务他与信掉息助绳手。灶”这览里的士广义披，包易括了晌公务要秘书仗、私锋人秘嫁书，渡又包牌括了厨各行驶业、粒层次狼、工惊种；咬领导扒人既业含单拣数，屑又含博复数摊--颗领导匙集体捞；俊2粉．狭想义的蝴概念桌。“欺秘书丝式是一赏种职绳务名造称，耳正在缎成为纲一种业社会美职业挠，指壳处于注领导榴近身详，直凭接为脚领导租从事塑事务参性、厅信息钳性的拼辅助乘服务爽的工早作助炉手。消”这少里着踏重排挺除了缩慧私人聪秘书坚。我们陪定义为“秘欲书是察领导资工作暖的参学谋和邻助手湖”行政块文秘承侧重葡于商朽业环棵境中多的公导务活泊动（若商务侦秘书饼）2、运秘书稻的角勇色定题位领导兵者替身决策言支持事务执行话者服务炒人员协调渗人参况谋领导2、粉常见魔的角盲色错仿位1、主观盒态度涛上的伐问题——焦服从踢和服短务意贪识淡楚薄——饭没有深敬业大精神欢，工寄作态欠度不皱佳——朵保密扭意识窑差，每导致挺泄密复事件——漏向上蹦错位善，擅载作主匪张2、怀客观纽奉能力昨上的遥问题——蝇专业接技能暖水平障差——补各类早知识轻较浅半薄——卡概念让、判拔断、劫概括泽能力滑差3、妙行政满文秘裕必备脉的职刘业素惹质正那直-高-坚持揭既定形政策冒和原笛则更实事巴求是热堂情—对截人、赚对事乏积极戚、乐觉观敬哀业-昌-以工慕作为俭荣，层设定迟高的系工作构水准守洁信-奔-不失林约、靠不违蒙约、旧不食平言、签不泄只密忠桑诚—忠于肌上级康忠呜于事锈业有粪序-夹-利落禾，有立条不颜斋高驶效-朱-追求会效率照和效用益可朗靠-携-按约业定完捐成工薯作，滩保质像、保米量、拍及时细吉心-券-尽半可能快的考默虑事恩情周类到、炎细心悟雷性—拖领悟屠上级女或领扑导的纯真实斜想法自柜信—论积极独向扶上勤然奋—孤不断革学习报提虫高能榨力承受诞压力一、箭企业寄行政亲文秘楼工作弹内容哨与素军质要卵求二、酿行政堵文秘贵的角屡色定多位与变必备赛素质煌；三、迟行政快文秘刊的沟加通技逐巧;四、煤行政边文秘乞的时苍间管锦理技括巧;五、更行政谦文秘淘的会何议管防理；六、渗行政步文秘期的档柳案管暗理;七、掏行政胡文秘社公文余写作竞；八雹、行直政文昨秘的商务扎礼仪筛与职比业形令象;美国嗓著名狗学府脊普林坏斯顿孩大学嘴对一淋万份地人事跪档案机进行执分析冲，结亦果发宿现：陡“智播慧”戒、“滔专业鼻技术炮”和拦“经狱验”注只占加成功贫因素已的2宾5％熟，其割余7隆5％各决定爆于良仿好的筝人际辣沟通效。哈佛祸大学稼就业尼指导天小组稻19板95底年调遮查结盏果显烫示，疑在5相00过名被合解职茫的男脚女中错，因径人际颠沟通溪不良非而导付致工用作不坚称职筐者占默82扰％。秘书累是领情导的肃助手没有球良好妻的沟碎通技鼻巧就倾没有糖良好严的工址作结竖果一、谣沟通纸的重墓要性二、横什么纱是沟徒通停？为了沾设定趣的目标，把信息，思想和情感在个碗人或咳群体乏间传投递，江并达成坐共同储认识的过眨程。实质备：如何糕理解拣别人尘让别袄人理绣解你领的过凤程注意：沟通社不一赏定是玩直来送直去积明明腾白白效果图比有毫道理往重要三、幕沟通将的特泛性1、膜目的双性2、从方向帆性3、岩互动头性传送者接受者信息反馈四、沟通料的种故类及俗形式几种令沟通特形式包的优老劣分担析优势劣势面对面快速直接好控制有误差时间性差电话快速方便省时不准确难控制书面准确易保存速度慢身体语言生动准确难把握互联网快速、直接、方便、省时、准确不生动依赖性大解读央身体跪语言吸的含谦义身体语言行为含义

距离距离的远近代表关系的亲疏姿势双臂环抱表示防御，开会时独坐一隅意味着傲慢或不感兴趣。眼神盯着看意味着不礼貌，但也可能表示兴趣，寻求支持

表情微笑表示友善礼貌，皱眉表示怀疑和不满意。

手式柔和的手势表示友好、商量，强硬的手势则意味着敌对、否认

声音演说时抑扬顿挫表明热情，突然停顿是为了造成悬念，吸引注意力。

六、沟通园的方榜法说听问看七、或了解撒对方琴的沟君通风互格支配辆型和蔼宗型表现魄型分析笛型理性巷、纪固律、番任务箭倾向内向被动合作还、缓滤慢、府跟从非命预令、减避免臭风险主动竞争残、迅闸速、敢冒碰险、档命令外向感性股、散牲漫、烧人际茶倾向友善国、开萄放、迹不拘泳礼节不同阵风格词的优榜缺点风格优点缺点支配型独立、坦诚果决、实际效率、行动专横跋扈冷酷无情分析型一丝不苟、按部就班循序渐进、有条不紊谨慎小心、推理力强吹毛求疵、不知变通鸡蛋里挑骨头和蔼型态度合作、支持别人忠诚信赖、有耐心配合别人、居中协调一味顺从、缺乏主见有求必应、委曲求全表现型热情洋溢、活力四射热诚率直、幽默风趣求新求变、说服力强好高骛远、不切实际耐心不够、经常转移注意力虎头蛇尾工作怎方式逗.透..严肃认真有条穗不紊有计红划有局步骤合乎丙逻辑完美虎主义晋倾向寡言敬的缄都默的面部腹表情华少喜欢让个人辛单干语言身准确凯,注谁意细木节语调权单一遵守途时间理性沿不搬冲动分析型内向被动主动外向分析型果断扇,涌独立致,盖有能害力,追热辣情,争精力把旺盛蛛,表情览少，轧不外怀露.诵以事大为中蛋心有时犁过于辽直率裳，而肢显得煎咄咄事逼人目光娱接触遮,目的昂性强,伪说话让快且询有说猜服力筛,语言黑直接,笔计划防性强雹，强镰调效佛率.工作恢方式泽.罗..支配型内向被动主动外向支配型工作忠方式驾.珠..和蔼型合作友好赞同耐心轻松面部浩表情朱和蔼弃可亲频繁倦的目同光接桐触说话醉慢条慎斯理声音辅轻柔翅,抑积扬顿纠挫办公心室里蹄有家戏人照辜片内向被动主动外向和蔼型工作垒方式帮.杜..外向蒸,惜直率酸友好热情板的令人啦信服陡的合群另的活泼哭的情绪妄波动聪大有说惕服力秩的语偿言面部匹表情鹅丰富映，动碰作多猫，快体速的礼动作莲和手僵势节奏乏快乔幅练度大喜好谜与人打交援道并愿意真与人合作热情校感染富有井情趣表卫现桑型内向被动主动外向表现型八、沟通议的方恭向向上弹沟通革的原初则：a、服从抛、尊重上级钉是基婚础b、迎合耳上级是方腔法c、理解膀、领鞠会上级谨意图吓是出亩发点d、及时汇报伪(回孔报)八、沟通午的方诉向与上睛司沟防通的刷方法顿：1、事前圾听明白、看清楚上级众意图（个旅性、轿领导售风格行）2、事中厚要时爬时汇热报3、事后萝及时愈总结与上饶司沟僚通的预态度究：1、尊重乓但不触能吹红棒2、蛛请示介但不宰能依屑赖3、瞒主动颠但不脂能越炒权八、沟通湖的方共向2、盾与同味级人旋员的元沟通a、平时米要注匙意建酬立信听任关盟系b、站在惹对方零的立诱场c、把握豪时机锤和方选式d、掌握校原则加性与接灵活等性八、沟通眼的方镜向3、和与下覆级人匪员的目沟通a、把握镜秘书觉的管铁理角亿色（敢传达财、协借调屑、缓拜冲、搂帮助猪）b、平时尝注意多沟蒙通，葛尽可环能及窝时了邀解各追项业漏务的钥进展炎情况妄，并锤将信城息及访时整笔理反伤馈给附上级c、掌握释原则怖性与纹灵活油性1、直恐接沟炭通2、庄迂回沿沟通方法：(责看具狭体情肾况来纸决定葛）1、抄交浅搅不言矿深2、喝关系哄够深短厚3、婚紧急骨或机望密的消事情4、迫敏感廉事宜九、过沟通森的途目径十、常见刊的办倾公室镜沟通汽障碍1、仰定式货思维2、鉴过早狡的评锁价3、植偏见4、折角色渠错位5、知千人搬一面十一数、电退话沟井通的薪技巧接电怖话的稀流程拨打参电话抄的流稀程电话怒沟通徒的技浆巧处恢理接电画话的仆流程：接听塘电话主动狗报出积自己侄名称口、姓虚名、标职务询问册对方柿公司魄名称良、姓握名、脉职务山及事鉴情详细笛记录进通话海内容复述轧通话续内容蔬，以壳便得拾到确取认整理旺记录籍提出寨拟办解意见呈送伏上司伟批阅直接对转上慎司接碌听根据唱具体蹲情况件判断居是否俯直接港转上杂司接浴听1、针接电愚话的俗流程齐：⑴枝接听珍电话原则汪一：转在铃艇响两丹声到刮三声嘱时，展拿起界电话聪！原则键二：叉你的魔态度鸟代表亏上司弹和公跌司的挡态度欢迎浪来电饿咨询穷孔老迅师：07途55刮-3饼30忧48触18躲3挂Q栗Q：93员06签17艰54版0咨询10棕0管理