全编制物业管理标书的项目和要求

编制物业管理标书的项目和要求投标书在内容上必须严格根据招标单位发出的《编制标书的项目和要求》来编制。由于招标物业的具体情况不同，招标单位的要求不同，因此投标书内的项目和要求也各不相同。通常物业管理投标书项目主要有以下11项：一、管理方式投标单位主要是依据招标的物业现状以及自身的专业经验和优势，选择最适合的招标物业的管理方式。比如选择独资管理方式，还是股份制的管理方式，仰或是有限责任公司的管理形式等等，对目标物业的管理与现在的物业管理企业正在管理的物业之间采取形式的联系等等。二、管理组织架构所谓管理组织架构就是介绍目标物业的组织机构，根据目前我国物业管理发展情况来看，物业管理组织机构有三个特征：1、管理体制管理体制主要有三类：（1）总经理负责制；（2）董事会下的三总师负责制；（3）董事会下的总经理负责制。2、管理方法目前国内的管理方法有两种：（1）垂直领导方式（直线式管理模式）。优点是政令淌通，管理到位，管理层直接对成本，对管理质量负责。缺点是人力资源分散，横向协调配合困难。（2）矩阵式领导方式。这种方式的优点是充分利用人力资源，调动个方面的积极性，可采用现代化管理手段进行管理。缺点是管理结构稳定性较差，人员经常变动，容易形成多头领导。这种方法适用于多品种而且形成规模的物业管理。3、机构的设置根据管理物业的多少，以及业主的需求来确定管理组织结构。目前我国物业管理体制下的物业管理的管理机构有以下几种：（1）三部一室。即机构具体设置为：办公室、财务部、管理部、工程部。（2）四部一室。即机构具体设置为：办公室、财务部、管理部、工程部、经营服务部。（3）六部一室。即机构具体设置为：办公室、财务部、管理部、工程部、房产部、社区文化部、公关部。除了机构明确以外，对参加管理服务人员的素质构成要进行策划、培训。比如目标物业管理的管理经理、副经理，他们的文化层次，年龄结构，工作经验，都应明确规定下来。然后对从事目标物业管理服务的人员结构也要明确，对他们的文化素质，工作能力，基本条件都要提出要求，甚至要制定好接受目标物也管理以后的人才培训计划。三、管理费用的收支预算方案经费是物业管理运转的基础和保证，所以对目标物业必须要进行经营测算。测算应本着“实事求是”、“取之于民、用之于民”、“用户至上、服务第一”、“根据物业功能、分层次收费”等原则进行。1、收入测算物业管理费用主要来源于物业管理服务收取的各类费用。因此，该收的费用都要收齐，不能漏收。通常收费的项目有：（1）目标物业的管理费用。按照政府物价部门核准的标准进行测算。（2）物业管理企业根据所给的营业用房而开展“三产”经营获得的收入。（3）维修基金每年可取的利息金额。（4）其他方面的服务收入。2、支出预算围绕着目标物业开展管理服务所支出的成本核算。通常有：（1）人员工资、福利、津贴、奖金，以及其他各类保险支出。（2）各类服务成本的开支。例如，能源有水，电，气，汽油等的消耗；各种设备的添置；各类服务所需要的的消耗品。（3）物业管理企业正常的办公管理服务所需要的各项开支。（4）其他有关各项的开支等。通常根据招标文件的要求，要进行3年预算。四、管理操作这部分要求细化，他体现出物业管理企业的管理水平、管理质量，以及规范化的管理的标准，从这些制度中可以看出物业管理企业的实力、能力，所以各物业管理企业都对此很重视。其通常分为两大类：1、根据目标的物业情况，认真制定相应的规章制度。通常物业管理规章制度分为：（1）公众管理制度，主要包括：①业主公约；②精神文明建设公约；③楼宇使用及维护管理规定；④装修管理规定；⑤治安管理规定；⑥清洁卫生管理规定；⑦消防管理规定；⑧交通车辆管理规定；⑨环境保护管理规定。（2）岗位责任制度，主要包括：①管理处主任岗位职责；②管理处主任助理岗位职责；③环境主管岗位职责；④保洁员岗位职责；⑤保安主管岗位职责；⑥工程主管岗位职责；⑦维修人员岗位职责；⑧会计人员岗位职责；⑨行政人员岗位职责。（3）内部管理运作制度，主要包括：①员工行为规范；②培训制度；③考核制度；④奖惩制度；⑤回访制度；⑥来访，投诉处理制度等。2、根据目标物业，确定各管理岗位工作人员的职责管理岗位主要有：①保安；②机电维修；③清扫保洁；④园林绿化；⑤电梯操作；⑥社区文化。五、管理目标，经营管理宗旨、方针投标书中应表明投标单位对目标物业的管理目标、管理方针、管理宗旨，便于业主委员会成立的招标领导小组及评委们更加清楚理解物业管理的理念、宗旨。例如某物业管理企业投标某商住楼时，提出管理目标：树立“服务至上，客户第一”的管理思想，达到一流管理、一流形象、一流效益，一促进后期的楼宇销售；提出管理经营方针：保本经营、独立核算、自负盈亏、开展一业为主，多种经营，求得自身的生存与发展。六、便民服务措施物业管理是有偿的服务活动，这是其性质所决定的；然而开展物业管理并不是一味只追求经济效益，而是要正确处理好社会效益，环境效益与经济效益三者的关系，使之有机的统一。一些物业管理企业，在开展物业管理有偿服务的同时，还向业主公开承诺无偿便民服务项目若干项，深受业主的欢迎和好评。七、社区文化随着一幢幢楼房的建好，新的社区环境形成，人们从熟悉的环境般到不熟悉的环境，特别是老年人的“高楼病”多了，孩子也变得孤独了。为此，社区文化的重要性越来越被老百姓看中，成为购房中的一个重要因素。物业管理企业在写投标书时，应认真考虑到社区文化的开展，制定有关社区文化制度，安排好各类社区文化活动，使住宅小区内的业主不仅享受到物质文明，也享受到精神文明。八、管理指标的承诺物业管理是新生事物。国家为了规范和指导物业管理，对一些管理服务也相应的作出了一些基本要求。作为投标的物业管理企业，针对目标物业，对照国家有关规定，向业主委员会作出相应的承诺。通常有以下主要内容的承诺：（1）房屋及配套设施的完好率；（2）房屋零修，急修及时率；（3）维修质量合格率；（4）清洁保洁率；（5）道路车辆完好率；（6）小区治安案件发生率；（7）业主综合服务满意率；（8）绿化完好率；（9）重复维修率；（10）住户有效投诉率等。九、档案资料的建立和管理为了使物业管理规范化、程序化，为了对物业管理状况进行连续化记录，并保留资料，需要建立档案资料管理。投标的物业管理企业应对建立档案管理制度提出相应的设想：是否建立单独的档案室，还是放在办公室合署办公；派几位同志负责档案管理；管理的程序图；采用什么样的管理制度，是否实行现代化、系统化、科学化、规范化的电子计算机管理档案等等。十、提高物业管理水平的新设想物业管理企业在对目标物业进行投标时，也需要表明本企业对未来的物业管理上水平、创一流、达国优提出一些设想，使人们感到实实在在，同时又大胆创新。例如，某物业管理企业对目标物业经过调查之后，对未来目标明确提出，接管后一年达到市优，两年达到省优，三年达到国优，在达到国优的同时，一定通过iso9002贯标，使物业管理质量标准化、规范化令人可敬、可佩、可信。十一、物业管理企业愿意接受的有关奖罚作为投标的物业管理企业，在系统地阐述了本企业对目标物业管理的各项设想，措施之后，需要在最后进行高度的概括和承诺。即向业主委员会承诺自己有能力，有决心管理好目标物业，并表示管理好了怎么办，管理不好愿意承担什么处罚。例如，某物业管理企业在对待奖惩最后表态：有信心、有能力管理好住宅小区，管理好了以后并不是为了追求更多的奖金，而是追求更多的任务；如果管不好，一年以后便自动退出来，并承担标书里的经济惩罚。物业投标过程全参考确定投标意向并成立工作机构物业管理企业在获得投标信息后，即可按企业的拓展计划，确定投标意向，相应成立投标工作领导组，由公司总经理或有关部门经理及方案编制人员组成，开展可行性研究工作。获取招标文件收到招标邀请函通知书后，投标工作小组应迅速组织齐备公司经营资质的有关资料和证件，按招标单位规定送交预审，获取招标文件后，应详细阅读文件内容，熟知各项要求，特别是对招标文件中投标保证书、履约书、奖罚措施等项应仔细分析研讨，并向招标单位确认投标书中不清楚事项，以便作准备。考察物业现场投标单位应多次组织人员到物业现场进行现场实地考察，对照图纸、设计说明书及招标文件有关内容、仔细分析，从而为管理方案的构想奠定基础。成本测算投标单位应组织富有经验的财会人员和物业管理人员根据拟承接物业的管理服务范围、类型、档次、标准等进行专题分析，作出较为精确的测算，对国家规定的管理服务单价可不必计算。在确定单价时，要从竞争战略高度和战术要求上去推敲，单价确定后与工作量相乘，便可得出管理服务费总标价。编制标书投标单位在作出投标报价决策之后，就应组织编写人员分工合作，按照招标文件中的各项要求编制标书。投标书的主要内容概要介绍如下：1.介绍投标企业的概况和经历首先介绍投标单位的位置、规模、经营资质等级、企业性质、机构、资本、人员结构等基本情况，着重介绍现辖物业类型、名称、管理面积及历年获得的效绩、成果、经验。2.分析投标物业的管理特点通过对投标物业建筑架构、配套设施、周边环境、居民结构等方面进行分析、综合其布局、功上的特点，列出管理上的难点，提出相应的管理措施。3.拟定质量管理目标和采用的管理方式质量管理目标，是指管理单位在合同期内应取得怎样的社会效益、经济效益、环境效益、其质量考核标准以国家职能部门和当地主管部门制定的相关法规文件为依据。管理方式，是指管理单位对投标物业在管理运作、综合服务等方面拟采用的方式，如实行"一体化管理"、"以区养区"，推行ISO9002质量体系规范化运作等方式。4.拟定管理服务内容包括开发建设期间将提供的管理服务内容、物业竣工验收期间的管理服务内容、住户入住及装修期间的管理服务内容、实质运作期间的管理服务内容。重点是实质运作的管理服务内容，大体分为为房屋管理、保安、清结、维修、绿化、社区文化活动等七大服务，内容力求周详。5.物质装备计划本着合理配置、保障利用的原则，对员工住房、管理办公用房以及各类设备和用具，拟出一个周密的计划，计划中应确切列出住房面积、物品分类单价及金6．管理人员配备根据物业实际需求设置管理骨干、专业人员、，力求精简高效，在管理层、操作层人员的年龄、学历、职称（技术人员）、用功类型上均要按一定比例配置。对各岗位人员应制订出相应的岗位职责和条件。7．管理规章制度包括管理单位员工内部制度和约束各方的公共契约，各项制度均要以国家法律为准绳，以地方政府相关法律为依据，结合实际而定，使之具有合法性、实用性和可操作性，也才能产生约束力。8．档案建立与管理的设立应按标准化、电脑化建立档案管理流程，将系统收集环境资料（图片）、建筑工程资料、图纸、住户档案资料、装修维修记录、文书档案、财务报表、小区荣誉等各类资料进行整理、分类、编目进入电脑储存，以备检查利用。9．经费收支预算根据招标文件中提供的数据，以及实地考察了解到的材料进行测算，制定经费收支测算表。10．提出经营、管理、服务的新思路为提高管理水平，投标者可在创建安全文明单位、实施科学化、规范化管理、开展增收节支、服务承诺等诸方面提出即务实又能体现创新的大思路，以确保管理目标的实现。以上仅是标书的基本内容，至于详略取舍可依据所投物