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文档简介

公司重要文件保管处理规定一、总则为保障公司重要文件的安全性和保密性，规范文件的使用、保管和销毁，制定本规定。二、文件的定义本规定所称文件包括：涉及公司政策、业务和管理的各种书面资料，如审核报告、财务报表、合同、技术文件、档案资料、计划任务书、备忘录、会议记录、研究报告等。三、文件的保管实行文件二级管理制度：文件管理员和使用人员，文件管理员负责文件的存放、管理和审批，使用人员负责文件的查阅申请，使用、借阅、归还和验收。建立档案室：公司设立档案室，由专人负责档案的整理、盘点、摆放、检索及防火、防潮、防鼠等技术保护工作。建立保密制度：对公司涉密文件实行保密审查和文号管理。所有涉密文件必须存放在保密柜中，不得随意存放。密级涉及国家秘密的文件必须备案报批。建立备份制度：公司重要文件要按规定备份，如存放电子文件，要建立电子备份及定期进行备份的操作和检查工作。建立查阅记录：所有使用人员对重要文件的查阅记录应该记在日志中，管理人员要进行审核核实。四、文件的使用员工提出申请：使用人员要对借阅文件书面申请，经文件管理员审核同意后，借阅文件。阅读完毕后按期归还，如因特殊情况未能按期归还，应及时向文件管理员请假，确保文件安全。知情保密：本公司涉密文件仅限于授权人员阅读，使用人员在查阅、使用时应遵守公司保密制度。文件查阅记录：所有文件的查阅、借阅记录应在查阅登记簿上登记，以备检查。五、文件的销毁按规定销毁：文件应按照相关规定进行时间性销毁，包括过时、修订、废止、无效或涉及企业机密的。销毁应有明确程序和程序记录。确认文件的有效性：销毁文件前应进行确认文件已失去有效性，发现有误的，在销毁前应及时反馈。安全销毁：采用无害化处理方式销毁文件，如烧毁、撕毁、碾压、深埋或进行化学处理等。六、责任与处罚文件管理员负责文件管理工作，对不按规定操作的使用人员应给予口头或书面警告；情节严重者应视情况轻重处罚。违反规定且造成严重后果者，要承担相应的法律责任。七、附则本规定自发布之日起执行。本规定的解释权归公司管理层所有。以

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