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文档简介

PAGEPAGE1内业资料管理制度一、制定目的为了规范公司内部资料管理工作，保障资料的安全、完备、规范，提高公司工作效率并避免公司因资料管理混乱而产生的经济、法律风险，特制定此制度。二、适用范围本制度适用于公司内所有部门的资料管理工作。三、管理原则管理机构：公司设立专门的资料管理部门，统一管理公司内所有部门的资料。责任分工：资料管理部门负责资料管理和归档工作，各部门负责对所属资料进行管理，定期提交给资料管理部门。分级管理：重要的原始资料由部门主管审核后进行存档，其他资料交由资料管理员进行管理。安全保密：资料管理部门应设立密码锁、防火墙等技术控制措施，保证资料安全；对于属于公司机密的资料，应执行保密制度。四、管理流程1.资料归档按照业务分类建立档案目录，明确业务范围、业务流程以及资料类型，编制档案目录清单。归档资料应按照物理级别分类，并进行编号、贴标签、写上文件题名和编制目录。归档完成后将档案目录清单存放于电脑中，定期分类备份，保证资料不会被损坏或丢失。2.资料借阅部门在借取资料前应填写借阅申请单，列明借阅人、借阅时间、借阅原因等基本信息。资料管理员应核实借阅申请单信息，确认申请人身份后方可同意借阅，借出资料的场合要及时记录借出信息。借出的资料应在规定时间内归还，因特殊情况无法按时归还的，应事先与资料管理员沟通明确归还时间，如遇有生产需要，应及时归还。3.资料销毁资料管理员应定期审查资料目录，将已经无价值的资料及时销毁，避免堆积过多。销毁原始资料时，应按建档级别和保管期限分别着手执行。对于有保密要求的资料，应采用安全销毁的方法，确保资料不会被外泄。五、管理措施提供必要的资料管理培训，加强企业内部各部门对资料管理的认识和重视程度。做好电脑资料管理和备份工作，以确保资料的安全存储。不得将原始资料外带，工作过程中不得将原始资料折叠、标注和涂改。做好门禁管理，保管好备用钥匙，不得将未出借的门禁钥匙随意放置。六、责任与制裁资料管理部门履行资料管理职责不力，将造成严重后果的，管理部门负责人将受到相应处罚。各部门对资料管理工作不遵守本制度的规定造成经济、法律安全风险的，部门主管、主要领导将受到相应处罚。资料管理员对资料管理工作不认真负责、管理不严格的，将受到相应处

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