大四义卖项目策划书

项目管理课程设计大四义卖项目项目策划书撰写人：指导老师：年 月 日1目录一、项目背景...................................................................................................................................41.1活动背景.............................................................................................................................41.2项目主题.............................................................................................................................41.3活动目的和意义.................................................................................................................41.4项目时间.............................................................................................................................41.5活动地点.............................................................................................................................4二、项目组织与人力资源...............................................................................................................52.1项目组织.............................................................................................................................52.1.1组织结构的确立.....................................................................................................52.1.2组织结构示意图.....................................................................................................62.1.3项目组织分工.........................................................................................................72.2项目资源人力管理.............................................................................................................82.2.1项目责任分配矩阵图.............................................................................................82.2.2人力资源需求计划表.............................................................................................9三、项目整体管理.........................................................................................................................103.1项目整体管理计划的编制...............................................................................................103.1.1项目整体管理计划...............................................................................................103.1.2项目计划文件清单...............................................................................................103.2项目整体管理计划的执行...............................................................................................103.3项目里程碑和可交付成果...............................................................................................11四、项目范围管理.........................................................................................................................124.1项目范围工作分解结构..................................................................................................124.2活动前期准备详细介绍..................................................................................................134.2.1宣传准备...............................................................................................................134.2.2场地准备...............................................................................................................134.2.3人员规划...............................................................................................................134.2.4准备活动所需物品...............................................................................................144.2.5活动现场准备.......................................................................................................14五、项目进度管理.........................................................................................................................155.1项目活动流程...................................................................................................................155.1.1场地布置...............................................................................................................155.1.2人员安排及值班巡视工作....................................................................................155.1.3现场整理...............................................................................................................155.1.4活动当天流程图...................................................................................................165.2活动场地规划...................................................................................................................175.3项目活动排序...................................................................................................................185.4项目进度管理...................................................................................................................205.5项目进度资源估算...........................................................................................................215.6项目活动时间估算...........................................................................................................22六、项目成本管理.........................................................................................................................236.1项目成本估算...................................................................................................................236.2项目成本预算...................................................................................................................242七、项目质量管理 257.1项目质量影响因素分析 257.2质量控制标准 257.3质量控制方法 25八、项目采购管理 268.1物料采购清单 268.2供应商选择 26九、项目沟通管理 279.1项目干系人对项目沟通信息的需求 279.2项目沟通方式 28十、项目风险管理 2910.1项目风险识别 2910.2项目风险评估 2910.3项目风险应对措施 30附录：活动期间管理制度 313一、项目背景1.1活动背景在大四毕业生离校之际，闲置物品繁多，且携带不方便又弃之不舍，许多旧物无法处置，最后只能当做废品卖掉或行李沉重。为了减轻其离校的负担，让还可以再利用的物品得到再次利用。对于其他年级的同学来说，如果有机会购买到这些物美价廉的的东西，不仅节省了开支，还有可能从中获得学习上的帮助，一举双得。方便在校生学习和生活，让广大同学受益；也为了配合好学校各项工作，加强建设节约型校园，特别针对大四毕业生，将开展“大四义卖”活动。1.2项目主题大学，我的舞台，节俭生活从这来1.3活动目的和意义1）为了减轻大四毕业生离校时的负担，部分不再需要的可再利用的物品不被浪费；2）“大四义卖”活动的举办，可以为大家建立一个互通有无的平台，提高物品使用率，减少浪费，把废置的东西通过义卖的形式变换成现金， 减少铺张浪费现象。3）让在校学生方便的得到自己需要并物美价廉的物品，节约资源；4）通过此次活动，可增加不同年级、不同专业同学之间的交流机会，彼此增进了解，架起友谊的桥梁。5）促进我校学生学习、生活、娱乐等物品的循环利用，增强同学们的环保意识，物尽其用。展现校学子的新风貌，构造勤俭节约、健康向上的文化氛围。1.4项目时间5月23日至6月2日1.5活动地点摆摊区域位于工学馆后方至小汤和广场前的林荫道两侧至拐角地区。4二、项目组织与人力资源2.1项目组织2.1.1组织结构的确立根据本项目的工作特点，在确立组织结构时主要考虑以下原则：1）目标一致性。2）有效的管理层次和管理幅度原则。3）合理分工与密切协作原则。4）集权与分权相结合的原则。5）环境适应性原则。综上原则，结合该项目的风险程度小，复杂度小，持续时间短，投资规模小等特点选择职能型组织结构。52.1.2组织结构示意图本项目的组织结构如图所示。工作人员的编制和受用计划统一由大四义卖专项活动小组安排。总负责人项目协调组织组长宣传组组 场地组组 安全组组长 长 长宣传设计 场地审批 区域负责人员 人员 人印刷布置 场地测量 区域值班宣传人员 划分人员 人电台播报 场地布置 安全巡逻人员 人员 人员社交软件 场地分配宣传人员 登记人员62.1.3项目组织分工本项目组中分工如表所示。项目组织 角色 姓名 主要工作内容总负责人 总负责人 钱某某 项目整体控制项目整体管理项目背景、工作描述表项目组织管理组织 组织组长 张某某 人员规划里程碑计划项目总结捐赠事件宣传组 宣传部组长 李某某场地组 场地管理部组长 王某某

实体宣传设计实体宣传印刷布置网络媒体宣传设计网络媒体宣传实施物资采购场地审批场地测量划分道路封锁场地分配登记场地布置场地结束收拾巡逻维持秩序安全组 安全部组长 赵某某 解决冲突，保持和谐会场解决应对突发事件72.2项目资源人力管理2.2.1项目责任分配矩阵图为了更好地明确各人在项目管理中的责任， 充分发挥项目团队的作用，清楚地反映出工作责任和相互关系， 便于项目在实施过程中进行有效的协调， 成功地完成项目的总体目标，根据各小组的特点，本着“分工明确、责任到人”的原则，本项目通过责任分配矩阵将对项目组织进行责任分配，责任分配矩阵图如表所示。任务名称项目整体管理项目背景、工作描述表项目组织管理人员规划里程碑计划项目总结实体宣传设计实体宣传印刷布置网络媒体宣传设计网络媒体宣传实施物资采购场地审批场地测量划分道路封锁场地分配登记场地布置场地结束收拾巡逻维持秩序解决冲突，保持和谐会场解决应对突发事件注：P表示主要负责人； S表示次要负责人

钱某 张某 李某 王某 赵某 孙某某 某 某 某 某 某P SSP SP SSP SSSSSP SSSSSSSSSP S82.2.2人力资源需求计划表根据项目的分解工结构和项目进度计划安排，制定了项目中所需的人力资源，人力资源需求计划如下表所示。项目前期项目中期项目后期工作人员人数工作人员人数工作人员人数总负责人1总负责人1总负责人1组织组长1组织组长1组织组长1宣传组组长1场地组组长1场地组组长1场地组组长1安全组组长1安全组组长1电台播报人员1安全巡逻人员15社交软件宣传人员1场地审批人1场地测量划分人员4场地布置人员15场地分配登记人员7物资采购人员29三、项目整体管理3.1项目整体管理计划的编制3.1.1项目整体管理计划为了使得本项目正常进行，确保该项目范围内的各项工作能够有机、协调地进行，编制项目整体管理计划。3.1.2项目计划文件清单项目整体管理计划也有一个逐步充实、 逐渐完善的过程，因此项目计划应包含下列文件。1）项目里程碑和可交付成果。2）工作分解结构（WBS）。3）进度计划。4）组织与人力资源计划。5）成本计划。6）采购计划。7）质量计划。8）沟通计划。3.2项目整体管理计划的执行项目整体管理将项目计划和项目执行视为互相渗透、不可分割的活动，项目计划的主要职能就是指导项目的实施工作。当项目整体计划以及其他的文件资料共享到相关人员手中后，项目的整体计划就进入到执行阶段。组织组长这时起到了良好的表率作用，项目团队成员也深切体会到项目计划在实施阶段的重要性。为了保证项目顺利实施，从以下方面保证：组织保证，成本保证，进度保证，设备物资保证等。103.3项目里程碑和可交付成果2017.05.23—2017.05.25—2017.06.01—2017.06.02—2017.05.252017.05.312017.06.022017.06.0211四、项目范围管理4.1项目范围工作分解结构大四义卖活动成立专门的志愿小组进行管理， 由组长管理，负责义卖人员的组织规划，场地划分，义卖秩序控制和活动结束后的整理。志愿小组内共有 11人，分别对应各自的职责（见组织规划）。我们将需要完成的项目按照其内在工作性质或内在结构划分为相对独立、 内容单一和易于管理的工作单元，形成如下工作分解结构。Wbs图如下大四义卖宣传准备场地准备人员规划必需品获取场地管理安全保障统计义卖人确定负责人说明活动详活动后整理数情实体宣传网络媒体宣传保卫处巡视设计稿词准备申请场地海报社交软件部门负责人进行学院划值班印刷张贴转发散布分设计宣传单宣传单音乐之声广稿词准备场地布置播电台印刷发放播报道路封锁设计宣传板宣传板布置条幅设计宣传语印刷124.2活动前期准备详细介绍4.2.1宣传准备实体宣传：（1）制作宣传板：与校团委宣传中心联系，请其制作大四义卖宣传板若干，义卖活动开始前一周，放置在工学馆两边侧厅和工学馆大厅位置。 义卖活动开始后，可在宣传板上添加整个义卖场地的分布图， 分布图细化到各院义卖区及人行通道等，然后将宣传板放在义卖区，例如工学馆后门楼梯处。设计大四义卖宣传单，要求简洁明快具有吸引力。印制宣传单，张贴在各寝室楼的宣传板、水房墙壁、各餐厅门口等人流量大的位置。（3）制作条幅，挂在适当位置，加大宣传力度。网络媒体宣传：（4）将宣传内容通过东秦在线、QQ等多种形式社交工具进行转发， 让更多的人了解活动时间、地点及具体形式。（5）利用校园之声广播电台进一步通知活动详情。4.2.2场地准备（1）向学校申请活动场地，包括工学馆后林荫道、小汤河广场在活动期间的使用权，并进行道路封锁，禁止机动车量行驶。（2）申请成功后，与安全处协商，请他们在义卖期间协助进行义卖场地封锁工作，安排人员轮班巡逻，确保活动期间的安全性，防止外来人员和车辆造成场面混乱。（3）给各院学生会主席开会，确定各院负责人，根据登记信息，对活动场地进行划分，并分发给各学院同时做简单说明，请他们通知相应的班级场地位置。请各院对本院各专业学习所需书籍进行统计，并制成宣传板以方便同学购买书籍。另请各院安排打扫卫生的人员，在每天义卖结束后，清理各院场地。4.2.3人员规划（1）各学院统计各自义卖人数和书籍，上报给责任部门。（2）各班确定活动负责人，将联系方式报给责任部门。（3）相关部门对干事进行任务分配，确定值班表。13（4）开会分配各场地活动负责人（主要担任监督工作），说明活动流程，熟悉场地划分情况。（5）联系学校社会实践与志愿者部，活动结束后收集整理并捐赠此次义卖活动中大四同学的“爱心捐助”（包括所售物品与所得义卖款）4.2.4准备活动所需物品（1）向校团委申请使用音响设备在义卖过程中播放校园青春励志歌曲，既可以活跃现场气氛，又能吸引大家的注意力。（2）场地管理本门负责提供桌椅，遮阳伞等组建一个综合管理处，负责活动期间的人员调节，活动咨询以及突发情况的处理。（3）准备避暑药品和足量饮用水。4.2.5活动现场准备1）义卖志愿小组于6月1日早晨7:30之前进行现场布置，搭好帐篷、摆设桌椅，规划场地。2）现场根据工作分配表安排工作人员负责维持秩序，解决纠纷和处理应急事件。活动后期准备3）下午18:00活动结束后整理场地，做好清洁工作，将借用物品还回，并处理剩余物品。后期工作结束后开展总结会议，提出表扬，总结需要改进之处，加强交流，积累经验。14五、项目进度管理5.1项目活动流程5.1.1场地布置（1）宣传海报与宣传板准备好后提前进行展示。将海报张贴在寝室公告处和宣传栏，宣传画板放置在工学馆大厅及两侧厅。（2）将定制好的条幅提前三天悬挂在合适位置。（3）活动前一天傍晚安排人员依照示意图对场地进行实际测量，依据场地划分图用彩带划分各院场地。（4）在综合管理处（工学馆大厅后门）搭建帐篷，摆放桌椅。5.1.2人员安排及值班巡视工作（1）活动当天，各活动场地负责人提前半小时到达活动地点，做好各项准备工作，帮助参加义卖的同学找到物品摆放位置。（2）每隔三十分钟由值班处派出两人巡视，维持秩序，对大四学长学姐摆放物品出界等问题进行处理。5.1.3现场整理义卖结束后督促各院打扫好卫生， 义卖小组整理好值班物品，归还借用设备和物品，并将放剩余可利用物品安置妥当。155.1.4活动当天流程图时间负责人要求联系方式活动正式开始前活动场地各工作人7：00-7：30员签到就位，并布置好场地短暂会议，确认现场7：30-7：50工作准备情况，并对可能出现的问题预案处理7：40-8：10工作人员协助摊位卖家摆放好物品活动进行中音响注意准备好，值班人员定时巡查，维护现场秩序。服务处负责相关办理手续8：00-6：00的处理，解决现场买卖双方的问题及相关接待服务，并负责解决现场的突发状况。小组做好预期收尾5：40-6：00工作，将现场记录资料整理上交至组长处活动后工作小组进行收尾整理6：00-7：00工作，并协助摊主整理物品及现场道具组长对工作观察和记录做简要报告，后6：30-7：00将报告上交存档留作活动分析总结165.2活动场地规划根据的学院与学生人数划分场地，如下表。计算机与控制工程数学与统资源与材学院名称经贸学院管理学院通信工程语言学院学院计学院料学院学院班级数目8161717558人数所占10%21.50%22.30%22.70%6.50%6.50%10.50%百分比比例3：7：7：7：2：2：3场地划分经贸学院 管理学院 计算机与通信工程学院控制工程学院 语言学院 数学与统计学院资源与材料学院区域规划示意图摆摊区域位于工学馆后方至小汤和广场前的林荫道两侧至拐角地区， 将道路空出方便人群流动，服务咨询与工作中心位于中间空地位置， 两侧及门口均放置活动宣传展板和区域位置示意图方便同学们找到自己学院的位置。17工学馆火展板绿化带和现场布局说明展板和展板和现场布现场布局说明局说明摆摊区域摆摊区域5.3项目活动排序根据工作包及具体活动流程可绘制双代号网络图如下。统计义卖人数划分各学院开会进行情况说7范围明规划场地81017组织规划准备3确定各班负责人9申请活动取得活动必需借用桌椅帐篷等场地品12411联系安全处维持活动秩序5

采购药品，消耗品及饮用水准备场地12 18制作海报和宣传单13前期宣传准备 联系准备宣传稿146定制条幅开始宣传活动1516开始1918下面进行关键路径的确定活动活动工期最早最迟总时差开始时间完成时间开始时间完成时间A申请活动场地101010B组织规划准备112342C统计义卖人数224462D划分各学院范围145672E开会进行情况说明156782F确定各班负责人224795G规划场地167892H准备获得活动必需品112564I借用桌椅帐篷等224684J采购药品，饮用水224684K准备场地145894L联系安全处213796M前期宣传准备112120N制作海报和宣传单325250O联系准备宣传稿子224351P定制条幅325250Q进行宣传459590R活动正式开始19109100用时差最小值法可见，A,M,N,P,Q,R具有最小时差，则本项目关键路径为A→M→N→P→Q→R195.4项目进度管理根据项目流程绘制甘特图如下。ID任务名称2017年05月持续时间211申请场地1d2填报申请表1d3审批成功1d4宣传准备1d5设计海报2d6印刷张贴海报1d7设计宣传单2d8印刷张贴宣传单1d9绘制宣传展板2d10展览宣传展板1d11设计条幅宣传语1d12定制条幅2d13准备网络宣传通稿1d14转发散布1d15联系广播台准备稿子1d16广播播报1d17统计义卖人数2d18划分各学院范围1d19确定各班负责人2d20开会进行情况说明1d21借用活动桌椅及帐篷等2d22采购活动必需品2d23联系安全处维护秩序2d24布置规划活动场地1d25活动进行中1d26打扫场地进行整理1d27汇报总结1d205.5项目进度资源估算列制资源需求甘特图，图中包含本次活动所需的物资种类数量， 以及需要使用的时间。把申请场地（即活动开始准备的第一天）当天作为 1。资源需求种类资源需求时间安排相关说明总量678910长桌3板凳6大型遮阳伞2帐篷1扩音器1音响2麦克风1警戒线100米宣传板3路标10阴影部分便利贴1表示物品条幅4的使用时工作证6间一次性纸杯1瓶装水12饮用水2宣传单100胶带1绳子20米马克笔5登记本1风油精5藿香正气药水5215.6项目活动时间估算据历年活动传统，义卖准备工作开始于义卖日前一周。 一周之内完成所有准备工作，义卖日进行时间用三点法进行估算T=(Ta+4Tm+Tb)/6T Ta 4Tm Tb6T——最可能时间Ta——最乐观时间:早上8：30开始至下午5：30，共9个小时。Tm——正常时间:早上9：00开始至下午5：00，共8个小时。Tb——最悲观时间:早上9：30开始至下午4：30，共7个小时。所以最可能的活动时间估算为 8个小时。22六、项目成本管理6.1项目成本估算部分所需物品可由学校相关部门提供，不需要成本。所余物品可增给有需要的部门其他类成本项目决策定义成本 0项目设计成本 0项目获取成本 0项目实施成本估算由于本项目是公益类活动，义卖专项小组成员皆为志愿服务， 场地可以免费向校方申请，所以实施成本重点在于所需物料的制作与购置。列出如下图项目实施成本估算物品名称单价数量总计备注长桌030部门提供板凳060部门提供大型遮阳伞020部门提供帐篷010部门提供扩音器010部门提供音响020部门提供麦克风010部门提供警戒线2100米200大概宣传板030部门提供路标1.51015便利贴2.512.5条幅254100工作证2612一次性纸杯10110瓶装水11212饮用水5210宣传单0.110010胶带111绳子0.520米10大概马克笔2.5512.5登记本11123风油精155藿香正气药水2510总实施成本4116.2项目成本预算将成本估算划分到各项具体活动中，可以分为：直接人工预算（工作人员用水及应急药品）资源采购费用预算具体如下表项目成本预算物品名称单价数量总计一次性纸杯10110人工预算瓶装水11212饮用水5210警戒线2100米200路标1.51015便利贴2.512.5条幅254100工作证2612资源采购费用预宣传单0.110010算胶带111绳子0.520米10马克笔2.5512.5登记本111风油精155藿香正气药水2510成本预算总额411可见本项目所需均为一次性采购和使用， 根据往届义卖经验得出各项物品所需数量即可，不需要对成本进行控制。24七、项目质量管理7.1项目质量影响因素分析进度 物资 成本准备工作进度跟进不准时 外部供应物资拖延 物资超出预算成本进度被外部拖延 外部供应物资质量差项目质量出现问题内部组织人员发生矛盾争执 现场秩序出现混乱任用了不负责任人员 天气恶劣，如下雨或炎热人员 环境7.2质量控制标准影响质量因素类别影响质量因素质量质量控制标准进度准备工作进度跟进不准时进度管理计划进度被外部拖延人员内部组织人员发生矛盾争执沟通管理计划任用了不负责任人员人力资源管理计划物资外部供应物资拖延采购管理计划外部供应物资质量差环境天气恶劣，如下雨或炎热风险管理计划现场秩序出现混乱成本物资超出预算成本成本管理计划7.3质量控制方法影响质量因素类别影响质量因素质量质量控制方法进度准备工作进度跟进不准时根据进度管理监督执行进度被外部拖延尽早展开与外部相关准备人员内部组织人员发生矛盾争执沟通调解任用了不负责任人员小组人员任用前经过选拔物资外部供应物资拖延采购前达成协议外部供应物资质量差采购前达成协议环境天气恶劣，如下雨或炎热应急方案现场秩序出现混乱备好值班人员和巡逻人员成本物资超出预算成本成本管理计划25八、项目采购管理8.1物料采购清单根据项目成本预算可以列出物料采购清单，将其进行标号汇总如下。项目物料采购清单序号物品名称单价数量总计1一次性纸杯101102瓶装水112123饮用水52104警戒线2100米2005路标1.510156便利贴2.512.57条幅2541008工作证26129宣传单0.11001010胶带11111绳子0.520米1012马克笔2.5512.513登记本11114风油精15515藿香正气药水25108.2供应商选择根据实地考察并结合经验，对物料的获取可采取不同的方式，具体说明如下。供应商选择由价格决定对比多家超市物品价格之后，恒祥超市单价最低，选其为供应商，供应物品序号1，2，3，6，10，12，13学校周边受限制，所以序号为4，5，7，11的物品采取网购模式选择东大复印店进行序号8，9物品的制作由学校医务室购入序号 14，15的基础药品实体店采购1，2，3，6，8，9，10，12，13，14，15网店采购4，5，7，1126九、项目沟通管理9.1项目干系人对项目沟通信息的需求信息类别相关项目干系人主要沟通需求项目管理方面的信息总负责人、组织组长明确目标、制定计划、作出决沟通策项目执行方面的信息组织组长、宣传组组长、安全组组进度管理，项目协调沟通长、场地组组长物资准备组织组长、宣传组组长、宣传组各宣传效果需求、物资成本成员场地准备组织组长、场地组组长、场地组各场地准备执行情况、场地需求组员安全管理组织组长、安全组组长、安全组各人员需求、人员安排成员、学校保卫处负责人场地分配登记组织组长、场地组组长、场地组各场地供求、摊位费组员、摊位需求者场地申请组织组长、场地组组长、团委办公场地使用的申请室宣传物资宣传组组长、打印店负责人宣传物资的质量、进度和成本协调电台广播播报宣传宣传组组长、校园电台负责人播报时间与内容279.2项目沟通方式信息类别相关项目干系人沟通方式项目管理方面的信息总负责人、组织组长电话沟通、QQ沟通、面对面沟沟通通、小型会议项目执行方面的信息组织组长、宣传组组长、安全组组长、电话沟通、QQ群沟通、小型会沟通场地组组长议、项目会议、面对面沟通物资准备组织组长、宣传组组长、宣传组各成员电话沟通、小型会议、QQ群沟通场地准备组织组长、场地组组长、场地组各组员电话沟通、小型会议、QQ群沟通安全管理组织组长、安全组组长、安全组各成员、电话沟通、小型会议、QQ群沟学校保卫处负责人通组织组长、场地组组长、场地组各组员、电话沟通、QQ沟通、面对面沟场地分配登记通摊位需求者场地申请 组织组长、场地组组长、团委办公室 面对面沟通宣传物资 宣传组组长、打印店负责人 电话沟通、面对面沟通电台广播播报宣传 宣传组组长、校园电台负责人 面对面沟通28十、项目风险管理10.1项目风险识别序号风险事件种类1天气炎热导致中暑工程环境风险2自然天气不适，如下雨工程环境风险3活动中出现车辆进入活动地工程环境风险4买卖过程中出现争执情况管理风险5活动的预期参加人数过多或过少技术风险6货物以坏充好质量风险10.2项目风险评估序号风险事件风险评估1天气炎热导致中暑严重级2自然天气不适，如下雨灾难级3活动中出现车辆进入活动地轻微级4买卖过程中出现争执情况严重级5活动的预期参加人数过多或过少轻微级6货物以坏充好严重级2910.3项目风险应对措施序号风险事件及来处置方法风险应对措施源1天气炎热导致预防备好遮阳伞，藿香正气药水和饮用水中暑提前确定天气情况，协调安排活动时间，尽量保证活动当天无雨，通