样品管理程序

程序文件版号/修订2018/8编号名称样品管理程序共5页第5页生效日期：2018年8月1日编制：审核：批准：1目的为规范检验检测样品的接收、流转、检验检测、留存、处置等工作程序，特编制本程序。2范围本程序适用于检验检测样品的核验、运输流转、接收、登记、标识、试样制备、保护、存储、处置的管理工作。3职责3.1接样室负责样品的核验、接收、登记、标识及未与检验检验检测部门完成交接前的运输流转。3.2检验检测部门负责样品的试样制备、保护、存储、处置及领取样品后的实验室内部的运输流转。4程序4.1样品的接收4.1.1综合科接样员在接收客户送检样品时，应根据相关标准规范、规定及本中心接样实施细则的要求查看样品状况，并清点样品，认真检查样品及要求提供资料的完整性，检查样品的数量和状态是否符合检验检测要求。认真核查委托书的内容与送样及附件是否一致，委托要求是否满足相应检验检测规范、上级规定等。样品验收发现不符合时，执行xx-CX-029-2018《服务客户程序》4.2条。对有见证送检的样品按照有关规定实行网上预约见证伴送制度，对见证伴送的样品应登录智慧检验检测系统对其取样过程（取样过程照片、定位信息）进行核查。4.1.2接收本中心人员现场抽取或流转的样品时，双方应认真核对样品及附件是否与样品流转单、抽样记录、协议书或委托协议书内容相符，是否符合相关标准的规定。如样品与所提供的说明不相符时，或者对所要求的检验检验检测规定的不够详尽时，应在开始工作之前由接样人员问询客户，以得到进一步的说明，予以明确，并记录询问的结果。当客户知道偏离了规定条件仍要求进行检验检测时，接样人员应在委托协议重点说明，确保检测人员能获得此信息并在报告中作出免责声明。4.1.3接样人员不能确定委托样品是否可接收和任务单下发至哪个部门时，执行以下程序：接样人员负责：a)查阅资质认定证书附表批准的检测实验室检测能力表b)确定有无对应检测产品/类别，有时继续查找有无对应检测项目/参数；无时交本部门监督员处理；c)检测项目/参数有时，予以接收，无时交本部门监督员处理；d)无论何种产品/类别,当委托方提供的项目/参数的检测方法在批准的检测实验室检测能力表中，且限制范围没有限制时，均为可接受。接样室监督员负责：接到接样人员不能确定的委托后：a）查阅资质认定证书附表批准的检测实验室检测能力表中有无类似的检测产品/类别；有时确定委托的项目/参数是否与能力表一致，一致时继续确定检测方法是否相同，相同则接受，不同交至对应项目所属部门负责人。b)无论何种产品/类别,当委托方提供的项目/参数的检测方法在批准的检测实验室检测能力表中，且限制范围没有限制时，均为可接受。c）无类似的检测产品/类别时，上交技术负责人决定处理。部门负责人负责：a)接收到接样室监督员交送的有类似的检测产品/类别，无对应项目/参数后立即组织相关人员(专业技术负责人、监督员、主检人）就本部门能力范围内所检项目/参数分析检测方法，确定是否可接受；b）也可给出接受的办法建议，供接样监督员与客户协商解决；c）无法确定时上交技术负责人决定处理。当客户对给与的回复仍有疑问或不满意时，接样监督员要及时上报质量负责人，由其决定处理办法。4.2样品的标识4.2.1检验检测样品的标识由检验检测样品的唯一性编号和检验检测样品所处状态标识组成。即：检验检测样品编号+待检/在检/已检/留存状态。4.2.2样品编号由项目代码、年号、顺序号组成。按样品的接收顺序由智慧检验检测系统自动生成的唯一性编号。一组样品含多个子样需要分样时,样品编号后加上分样顺序号对所分样品加以识别，样品编号的规则为：####XX–*****-YY分样顺序号（需要时）顺序号年号后2位4.2.3接样员验完样品后，在智慧检验检测系统中进行网上预约确认，或将委托协议书(或)抽样协议书内容输入在智慧检验检测系统中，并核对无误后，生成检验检测任务流程单，按检验检测任务流程单上智慧系统自动生成样品编号对样品进行唯一性标识并注明其“待检”状态，然后将样品放入样品流转室。大型样品可直接送入检验检测室交与相关检验检测人员。4.2.4除非不能直接标识在样品上，样品标识应直接标识在样品上。标识在容器上时，不应粘贴在容易与盛装样品容器分离的部件上，如容器盖，避免因其分离导致样品的混淆。不便粘贴样品标识的样品可直接在样品上用笔标明样品编号。4.2.5检验检测样品实行密码管理制度，接样员不得将样品编号告知客户，也不得将委托编号等与样品有关的信息告知检验检测人员。样品上不得有任何来源信息，如样品上包含生产厂家印制或委托方标注的样品来源信息时，接样员应采取相应的措施将该信息隐藏或去除。4.2.6检验检测人员不得查阅材料送检委托协议书或抽样记录中有关样品来源的内容。4.3样品的流转4.3.1接样员通过智慧检验检测系统及时下发检验检测任务，检验检测人员通过检验检测系统及时领取检验检测任务，并到样品流转室领取样品及相关资料。双方共同核对检验检测任务单和样品及其标识是否一致，无误后签字，办理交接手续，以后的样品及相关资料由相关检验检测人员保管。4.3.2检验检测负责人领取样品后，应将样品放入检验检测室在检区，并将样品标识标至“在检”状态。4.3.3检验检测人员对需要进行检验检测前处理的样品，应严格按照规范、标准或检验检测实施细则的要求进行试样的制备，检验检测试件的编号应在原检验检测样品编号后加标试件序号。4.3.4检验检测结束后，检验检测人员应将样品放入已检区，标识标至“已检”状态。4.23.5接样员接收样品后，如需转至实验室其他地点检验检测，应在流转过程中避免污染、丢失或损坏等情况的发生，并做好相关记录，并双方对样品及相关资料核对无误后完成交接手续。4.23.6检验检测后需退还的样品及相关资料由检验检测项目负责人在检验检测工作结束后，全部返回到样品管理员。4.34样品的保管4.34.1接样室应对样品在本中心保管期间的保存、安全、保密、完好负责。检验检测人员应负责检验检测期间样品的保管。4.4.2样品贮存条件应达到委托人提出的要求。样品流转室应卫生、清洁，防火、防盗措施齐全。温湿度符合样品贮存要求，专人管理。4.4.3有特殊贮存要求的样品，应建立贮存环境的监控设施，样品管理员应对监控过程实施记录，以证实样品贮存始终符合要求。对样品贮存环境控制监控执行xx-CX-005-2018《设施和环境条件控制及环境保护程序》。4.4.4需养护的样品，样品管理员应按标准规范的要求进行养护，样品管理员应监控和记录其养护环境条件。检验检测过程中制作的试样的养护由检验检测人员监控和记录其养护环境条件。对检验检测样品贮存环境的监控执行xx-CX-005-2018《设施和环境条件控制及环境保护程序》。4.4.5对于易燃、有毒危险样品应隔离存放，作出明显标识。4.4.6样品的保管期限a)对于与客户有约定保管期限样品按约定期限进行。b)规范和标准明确要求需留置的试样应按相关规范、标准规定的程序、环境、数量和要求留置。c）上级主管部门对保管期限有要求的，应按照规定执行。4.5样品的留置、处置4.5.1水泥、建筑节能等需要对受试样品分样留存备份时，样品管理员应对备份样品安排留样封存并标注“留样”状态标识。留存期限不少于2个月。4.5.2当需要对所封备样启封检验检测时应经客户和本中心双方同意，并在双方均在场时共同启封。启封后样品应尽快安排检验检测，避免样品变质退化。4.5.3样品留置要求a）规范和标准明确要求需留置的试样，应按规范和标准规定的程序、环境、数量和要求留置。b）非破坏性检验检测，且可重复检验的试样，应在样品检验检测后留置3天。c）破坏性试样，应在样品检验检测后留置2天。d）在检验检验检测过程中制作的试件也应执行上述规定。4.5.4不需退样的样品、检验检测过程成型的试样由检验检测员负责按照4.5.3的规定进行留置。并在智慧检验检测系统中做好留置处置记录。4.5.5留置期满后，保存在样品室的备份样品由检验检测样品管理员登记xx-JS-040-2018《样品留置处置记录》后处置。有利用价值的样品由样品保管者提出处置方法，经分管领导批准后处置。无利用价值的样品及试件由相关检测人员直接报废处置.结果异常时，检后样品应保管至技术负责人批准后方可处理。4.6样品退还4.6.1检验检测完成后对客户要求收回的样品，客户凭委托协议书、交费单办理手续，经核对无误后，接样员将样品及检验检测报告一并交还客户。4.6.2对客户超过规定留置期限不取回样品，按4.5.5执行。4.7样品的保密4.7.1样品的管理应遵循保密的规定，样品流转过程中，各阶段的检验检测负责人应对样品的保密承担责任。4.7.2当样品有特殊的保密要求时，检验检测部门应对在检样品及其附件和资料单独保管。4.7.3样品在检验检测过程中不允许无关人员参观，相关的技术资料不允许无关人员阅览和带离检验检测场所。4.7.4涉及专利产品和专利技术的样品，本中心一律不做留样处理，其资料和被检样品待全部检验检测工作结束后，全部退还客户。4.7.5对样品的保密应执行xx-CX-002-2018《保密和保护客户信息及所有权程序》。4.8现场检验检测样品管理4.8.1现场检验检测取样后运输过程中应采取措施（如加工样品专用储存箱等），保证运输过程中不发生损坏或混淆，运至试验室后应先检查样品的状态正常后，再移交给制样员或检验检测员并做好记录。4.8.2制样员或检验检测员接收现场检验检测抽取样品时，首先应检查样品有无唯一性标识，并核对样品数量与样品单数量是否一致，确认样品完好符合检验检测要求后再进行制样或处置并做好记录。4.8.3样品加工或处置好后，检验检测员应按规程或作业指导书的技术要求检查、测量样品的外观、尺寸等是否符合检验检测要求。当出现样品缺失、加工不成等异常情况应及时联系客户重