铁路公路建设项目物资采购与供应管理办法

铁路公路建设项目物资采购与供应管理办法1.1合格物资供方评定1.局指挥部(经理部)根据市场调查的具体情况及供应厂商提供的有关资料，组织相关部门对物资供方进行评定，建立合格物资供方名录，并按时复评。2.项目经理部(项目分部)或工地材料厂在物资采购过程中必须从合格物资供方名录中选择供应厂商。1.2采购方式选择1.局指挥部(经理部)在物资采购过程中可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源等采购方式。2.对大宗物资应遵循公平、公正、公开的原则，实行招标采购。对不适宜招标采购的物资可采用竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等方式进行。1.3招标采购1.局指挥部(经理部)应成立招标采购领导小组，制订相应的招标采购管理办法，明确招标采购的范围。招标采购领导小组组长由局指挥部(经理部)领导担任，组员包括物资机械部、财务部、工程部等相关部门负责人。招标领导小组下设招标工作小组，成员由局指挥部(经理部)、项目经理部(项目分部)、工地材料厂等单位或部门的物资人员组成。2.每次招标活动之前，局指挥部(经理部)物资机械部应编制招标计划，招标计划包括招标采购范围、数量、时间安排等。3.招标采购分为公开招标和邀请招标两种方式，如标的物资具有特殊性，只能从有限范围的供应商处来组织采购，或采用公开招标方式的费用占总价值的比例过大时，可采用邀请招标方式进行采购。4.评标方法可采用经评审的最低投标价法、综合评分法等，经评审的最低投标价法一般适用于具有通用技术和性能标准的物资。5.局指挥部(经理部)应严格执行法定的招标采购程序，包括准备招标文件、发布招标通告、发售招标文件、投标准备(现场调查、招标文件的答疑澄清)、开标、初步评标、详细评标、编写评标报告、授标并签订合同等。6.编写评标报告。评标报告的内容一般应包括招标通告刊登的日期、购买招标文件的单位名称、开标日期、投标商名单、投标报价、评标的原则、标准和方法、授标建议等。7.每次招标工作结束后，局指挥部(经理部)应对此次的招标工作进行总结，对取得的效果进行评价，并指出存在的问题，以便在下一次招标工作中予以改进。1.4合同签订1.在物资采购过程中，项目经理部(项目分部)或工地材料厂应与供应厂商签订采购合同，合同签订人应有法定代表人的委托授权书。2.采购合同应明确采购物资的名称、规格、数量、质量标准、环保及职业健康安全标准、包装要求、供货时间、运输方式和结算方式等，内容应规范、合法。3.主要材料采购合同应经局指挥部(经理部)相关部门评审，并保存评审记录。合同单价调整时，须经局指挥部(经理部)和项目经理部(项目分部)共同确认，并保存记录。1.5物资验收和发放1.采购物资进场后应及时填写《入库物资验收登记簿》，并在规定的时间内进行数量和质量验收。2.数量验收(1)计重物资一律按实重计算，合同规定按理论重量计量交付时要记录换算依据、尺寸、件数，带包装计重的物资应同时记录毛重、皮重和净重；计件物资应全部清点件数，带有附件或成套交货的应清点附件，包装一致的小件物资，应抽查5%-15%；国家有规定的计量方法按规定执行。(2)砂石料应建立严格的验收、记帐制度。砂石料验方可结合实际采用过磅验收、堆码量方或车上量方，有条件的尽量采用过磅验收的方式。验方过程中须有两人或两人以上共同验方，并做到一车一票。验收方要互相签认，填写大堆料验收单，作为大堆料验收的原始凭证。3.质量验收：外观质量检查和理化性能检验(1)外观检查要核对物资的品名、型号规格、材质、等级、技术证件，若外观质量有异状或从外观难以判明物资质量状况时，则请技术人员、试验人员共同检验。(2)按规定要求必须进行理化性能检验或试验的物资，项目经理部(项目分部)物资机械部负责取样并送检。试验报告单作为材料发放的依据。试验委托书、试验报告单、随货技术证件等质量记录要有专人妥善保管。(3)检验或试验不合格物资应予以标识，单独存放，禁止发放和使用，并按规定程序进行处置。(4)检验和试验合格物资要及时办理入库手续，填写材料点收单，并登入物资收、发、存台帐。采购人员在凭采购发票向财务部门报销料款时须将材料点收单一并附上。4.物资发放(1)实行限(定)额发料制度，严禁一次摊销。对超定额用料应有书面分析，并报项目经理部(项目分部)领导批准后，方可发料。坚持无工号、无去向不发料，超计划、无计划不发料。(2)用料单位应指定专门的领料人员，并按限(定)额控制领料。(3)及时开具发料单，并登入分工号物资限(定)额供应台帐。发料单的填写应规范、完整，并一式多联，物资、财务、收料单位等相关部门应各持一联，台帐记录需经财务部门审核签认的应及时办理签认手续。(4)发料单上应注明材料批号、厂家、对应的复试报告编号、领用班组、所用工号、工程部位。(5)根据工程要求，及时填写物资追溯表，追溯表填写应规范、完整。(6)库存物资要实行先进先发制度。对有保存期限的物资要在期限内发放使用，超过保存期的要按规定进行取样复试。应附技术证