信息技术在项目管理中的应用

信息技术在项目管理中的应用

教育信息化的浪潮正涌向学校,并迅速渗透到学校工作的各方面。尤其是以信息技术在教育中运用为主要内容的信息技术在学与教的理论与实践研究上取得了一定的成就,而作为学校工作重要内容之一的学校管理在信息技术面前则显得无所适从,教育信息化的要求与学校管理手段的陈旧之间的矛盾日益突出。许多学校管理人员不适应现代学校管理的状况越来越明显。产生这种现状的原因,固然有信息技术管理系统的建设滞后,学校管理人员的信息技术素质也是不可忽视的问题。

信息技术管理系统主要指管理活动中的各种信息技术设备及其相应的软件,而学校管理人员的信息技术素质主要包括管理观念、信息技术技能等内容。

一、信息技术在学校管理中的地位和作用

1.信息技术是学校管理化代化的重要标志

信息技术主要是通过对各种学校管理信息的收集、处理、传送、分析等来实现对学校管理的。它在学校管理中具有信息收集全面、处理准确、传送快捷、分析科学等特点。因此它在学校管理中的运用是学校管理现代的重要标志。

用系统科学的观点来看,学校是社会这个大系统中的一个子系统,构成学校这个子系统的要素有人、财、物、事和信息。要素中的人主要包括教育者与受教育者,他们通过信息技术环境的相互作用形成了学校的教学、管理等一系列活动;财与物是指为满足学校的各项活动所需的资金和学校的设施、材料等。这些财与物通过信息技术手段的介入才能实现物尽其用,财尽所为;信息则是指与学校各项活动有关的数据、知识和资料。学校中的各种信息只有通过快捷、准确的处理才能实现学校的科学管理。

从学校管理过程来看,所谓学校管理,是学校管理人员围绕学校基本目标,对学校各项工作、各种因素进行计划、组织、指导和控制等项活动的过程。学校的基本目标可分为学校总体目标和分类目标,前者包括办学和教育的总方针、定量目标和保证措施。不认是学校的总体目标还是学校的分类目标都要量化后,落实在每一部门和人员身上,只有做到"千斤重担众人挑,人人身上有目标",才能使学校工作目标一致、达成度高。对学校管理目标的量化、管理、分析等只有以信息技术为手段,才能做到公证、公平、科学、合理;

对学校管理实现目标管理的同时,还要做到学校管理方法和管理手段的现代化。学校管理方法与手段的现代化,首先要保证学校管理思想的现代化,就是从学校实际出发,确立与现代教育相适应的、融入信息技术理念的管理思想;其次是学校管理方法现代化。学校管理中应该运用系统论、信息论和控制论的理论和方法,借鉴现代管理科学的成果并加以充实和发展;再次,管理手段的现代化也是不容忽视的,随着社会的发展和教育信息化步伐的的加快,学校管理的信息量不断增加,对管理信息处理的时效性要求以及管理的复杂程度大大提高,在这种情况下,只有应用信息技术辅助进行管理,才能使大量的信息处理能够准确、及时地进行,才能使前述的现代化管理思想和方法付诸实现。因此可以说,信息技术的应用是学校管理现代化的一个重要标志。

2、信息技术是学校管理科学化的有效手段

学校各项管理工作是通过对学校人、财、物、事等的管理来实现的,而信息始终贯穿于学校的各项管理活动之中,可以说,学校管理过程就是对学校管理信息进行分析、处理的过程。学校管理人员运用信息技术手段来收集信息了解管理对象,通过信息技术手段对信息加工处理制订工作计划或进行学校工作决策,通过指导信息实施对学校工作的调度与控制,通过反馈信息来检查和评价学校工作的效果。

学校管理活动中所涉及到的信息大体上可分为教职工信息、学生信息、各种活动信息以及学校财、物信息、科研等五种类型:

教职员工信息主要指教职工的人事、教学业绩和科研水平档案等;学生信息通常包括学生基本情况、学习成绩、健康状况、思想品行的记录等;活动信息主要包括学校举办和组织的各类课内、课外活动等。这些信息以及对它们加工的结果能反映学校教学工作和行政管理工作的当前状况,从而为管理人员提供决策依据。学校的财、物信息主要指上级教育行政部门的拨款、各种渠道捐款、其它收入以及学校的支出,学校经费的预算、图书资料、仪器设备、电教器材及其它固定资产的信息,这些信息的管理和使用,对管理人员掌握学校财务收支情况,改进和提高财、物资源的利用效益,起着重要作用。科研信息主要指,教职工在教育教学过程所开展的教学研究的信息、学生在课内外从事的小发明、小创造活动信息。对这部分信息的掌握和分析,对于师生从事创造性的教与学活动有着激励作用。对上述信息的收集、处理、分析可以通过校园电视系统,也可以通过计算机系统或校园网进行。运用这些信息技术手段处理学校管理信息比人工处理要准确、高效、快捷得多。

除上述学校内部管理信息以外,各级政府以及教育行政管理部门对学校教育的指示、安排等信息也是学校管理不可缺少的内容,如果通过计算机网络传输,实现管理信息的共享,能提高管理的透明度,对于实现民主管理、科学管理等具有重要意义。

二、运用信息技术构建学校管理信息系统

学校管理信息系统主要以计算机及其网络为手段,对学校管理信息进行全面管理的人--机系统,它由硬件和软件两部分构成,硬件主要由学校管理资源库、管理信息网(计算机网络)、用户终端(多媒体计算机)等构成,软件部分主要由系统软件、操作平台、管理软件组成。学校管理系统能准确、及时地反映学校各项工作的当前状态,能利用过去的数据预测未来,能从全局出发辅助学校各职能部门以及校长管理学校。由此可见,学校管理信息系统首先必须具有强大的电子数据处理功能,能大大提高学校管理人员的工作效率,减轻劳动强度,同时,学校管理信息系统应当采用管理数学模型,将仿真、优化结合起来,为学校领导的决策提供有效信息。

根据学校管理各职能部门及其工作任务,通常可将学校管理信息系统划分为教学管理、学生管理、教职工信息、图书管理、财务管理、其它事务管理等,这些系统既是学校管理信息系统中的分系统,同时又是功能相对独立的职能管理系统。

1、教学管理信息系统

教学管理信息系统通常包括学生编班、学籍管理、课程表编排与调度、选课、教学档案管理等子系统。系统要注意学生编班是按照年龄、性别、入学成绩等情况分析处理,并按照某些给定的原则把新生分配到各个平行班级。编班处理的原始数据来自学生管理系统中的招生管理子系统;学籍管理是教务行政管理工作的重要内容,主要包括学生在校期间各科学习成绩的登录,统计处理,各种成绩表册及成绩报告单打印和保存,提供各种查询功能以便及时了解各科教学情况和各班学习质量;课程表是学校进行教学活动的依据,是教学工作的时间、空间和人力的总调度。课程表编排与调度要涉及学生、教师、教室和设备等多方面因素,因而它是教务管理系统中一个十分重要也是比较复杂的子系统;选课系统主要是为学生在选修课程时,提供查询,保证学生有效地选课而设置,该系统主要是将学校提供的选修课程、授课教师、选修人数提供给师生。教学档案管理包括各年级、班级(系、专业)和各课程的教学计划、教师教学情况、有关统计报表及教学文件的登录、整理、查询与存贮等。

2.学生管理信息系统

这里的学生管理指的是对学生工作的综合性管理。由于招生、培养、分配是学校教育的三个基本环节,因而该系统通常包括招生管理信息、学生操行及奖惩管理信息、毕业去向信息等。学生操行及奖惩管理子系统主要辅助学生管理部门进行各学期末或学年末的学生操行综合测评、三好学生和优秀学生干部的评选,各项奖金的评定以及学生处分情况记录等项工作,包括对上述有关数据的登录、统计、排序、查询和存档等。

3.教职工信息系统

教职工信息系统主要由教职工基本情况档案和教师业务信息两个子系统组成,它主要是完成上述内容的登录、分类、检索查询和各种统计报表输出等。基本情况包括教职工本人的基本情况及其家庭简要情况,教师业务信息则主要记载教师的专业方向、外语能力、教学情况、科研成果和业务进修情况等项内容。

4.图书资料管理系统

图书资料管理系统通常由采编管理、流通管理和报刊杂志管理三个子系统组成,用以辅助学校图书馆及资料室的日常管理业务。采编管理子系统主要实现图书订购、查询和订单备案等功能;流通管理子系统主要实现书库快速检索、登录、编制日、月、年报表等功能;报刊杂志管理子系统则主要完成各种报刊、杂志的征订、统计汇总和检索。

5.学校财务管理系统

财务管理是学校管理的重要任务之一,它直接关系到执行国家的财经政策和纪律、合理使用资金、充分发挥经济效益,更好地为学校教学服务。

财务管理系统通常包括以下四个子系统:计划、预算管理子系统,根据事业计划需要,对未来年度的资金进行筹集与分配处理;会计核算子系统,主要进行各种财务凭证和账务的处理、核算,打印科目汇总表和汇总平衡表等各类报表,实现预算和计划执行情况的统计和跟踪;工资核算子系统,实现工资结算、分部门汇总、打印工资发放表册、钱币面值统计等功能;财务分析子系统,对财务计划和预算的执行状况进行分析并作出决算,以此总结和考核学校各方面经济活动的效果与存在的问题。

6.其它事务管理系统

在学校管理中,除了上述六个方面的信息管理以外,通常还应建立以下几个方面的事务管理信息系统:

体育、卫生管理:主要包括全校体育基础数据、学生体育达标情况、田径运动会等的管理,以及教职工和学生的健康档案管理。

学校基建管理:对学校房屋、场所及其设施的新建、扩建和改造等基建项目的定额、预算和决算等事务进行管理。

科研管理:包括学校科研项目的计划、科研经费的使用情况、科研成果登录和评估,以及技术市场和科技服务等方面的管理。

校办企业管理:对校办工厂、服务公司的生活、经营、销售等事务进行辅助管理。

学校财产管理系统:学校财产就是学校的设备物资,这里所说的财产管理主要由仪器设备管理和学校固定资产管理两个子系统组成。前者包括实验室及信息技术所用的教学仪器、设备的管理;后者则指除此以外的教学、办公用房、各类家俱及其它固定资产的管理。本系统主要实现上述财产的登录,对使用、维护、更新改造和报废情况的记录。检索查询以及统计汇总功能。

三、学校管理人员的信息技术素质

1、转变学校管理观念

教育现代化的基础是教育观念的现代化。在人类即将步入信息时代之即。学校管理人员一要树立信息观。重视信息在学校管理中的运用,不断研究学校中的各种信息,讲究信息的时效性、准确性、充分依靠信息技术手段获取教育信息。二要树立现代教育观。学校教育是社会这个大系统中的一个子系统,在学校管理中,既要重视学生在学校的信息管理,也要重视学生在社会、家庭以及自我教育信息的管理。三要树立现代学校观。信息技术在学校教育中的运用,使得学校内