EHS体系协商、沟通与信息交流控制程序

页码页码4-#EHS体系协商、沟通与信息交流控制程序1.目的为了规范和获取外部的环境、职业健康安全信息,并做好内部信息沟通。确保环境、职业健康安全管理体系有关信息接收、处理和反馈。保证员工充分参与公司的环境、职业健康安全事务的协商与管理。2.范围本程序适用于公司环境、职业健康安全事务的协商和内、外部信息交流的管理。3.术语及定义无.职责EHS管理者代表负责重大环境、安全信息处置的审批,并与EHS管理领导小组进行环境、职业健康安全信息交流。EHS管理部为公司环境、职业健康安全信息交流的职能部门，负责外部环境、职业健康安全信息的受理、协调、沟通和传达及合理建议活动的组织和实施,并负责向管理者代表报告环境、职业健康安全相关信息。各部门负责作好本部门有关的环境、职业健康安全信息（公司内、外部）的收集、筛选、确认、报EHS管理部汇总。.内容信息分类内部需要交流的信息A.公司的方针、目标及相应的管理方案信息；B.公司的环境因素识别、危险源辨识、控制的信息；C.公司获取、识别的国家法律、法规、标准及其他要求类的信息；D.政府主管部门对公司的有关环境、职业健康安全的要求；E.公司管理组织机构、各职能及层次的职责、权限的信息；F.教育培训信息；G.相关方的要求、投诉及处理信息；H.公司涉及有关环境、职业健康安全的管理变化信息；I.公司内、外部监控信息（包括日常测量、内审、管理评审、外审等）；J.员工的合理化建议与协商结果；K.公司EHS体系取得的绩效信息；L.应急准备与响应相关信息；M.其他与EHS体系运行有关但不涉及公司机密的信息。外部需要交流的信息A.公司需要向政府报告的涉及环境、职业健康安全的事项；B.发生的环境、职业健康安全事故及处理结果事项；C.涉及公司对供方、服务方的环境、职业健康安全要求（基于重要环境因素与显著危险源）;D.涉及公司使用的供方、服务方有关的法律法规信息；E.相关方的投诉处理结果；F.其他外部个人或团体希望了解且不涉及公司机密的信息。协商、沟通和交流的方式5.2.1内部协商、沟通和交流的方式:A.各种会议，如（半）年度工作会、职工代表大会、工作例会、月周例会等（由会议召集部门起草会议纪要）;B.口头传达、汇报、协商；C.文件、报表、通知等；D.电话、宣传栏、内部网络、简报等；E.职代会提案、员工合理化建议等；F.公司EHS管理学习微信群、中层干部微信群等。5.2.2外部协商、沟通和交流的方式A.电话、传真、电子邮件、信函等；B.走访；C.招投标文件、公司对外宣传资料等；D.集团、医药公司EHS微信群。5.3内部协商、沟通与信息交流EHS管理部负责按规定要求将所要传达的企业环境、职业健康安全管理体系运行过程中的上述各种信息及时、准确地传达至各部门部门长和各部门的EHS管理员。工会作为员工代表机构,负责组织员工积极参与管理体系的有关事务,负责收集员工的意见和建议,并在员工与EHS管理部之间建立沟通、协商交流的桥梁和渠道。部门的环境、职业健康安全信息由各部门主管按规定要求负责将其汇总至EHS管理部,各部门之间的环境、职业健康安全信息交流由各部门间相互传达。内部信息的接收和处理体系运行信息,包括企业的环境、职业健康安全方针、目标、指标、管理方案等，由总经理公布或授权管理者代表公布,EHS管理部向各部门发布,再由各部门传达。由下往上传递的信息,包括员工的意见、建议及投诉等,接收和处理的方式为:A.有关人员向各部门的主管汇报,将环境、职业健康安全方面的信息转交至EHS管理部,员工的建议与意见经研讨后，由EHS管理部通过所在部门给予答复；B.员工向工会反映或工会召开员工座谈会，收集有关意见、建议信息，向EHS管理部或其他相关部门反映。横向传递的信息,包括法律、法规、及其他要求,危险源和环境因素的识别、评价与更改、监测测量的结果、不符合纠正措施等，由各部门与EHS管理部之间进行信息传递。对信息交流中涉及的环境、职业健康安全的重要问题要采取对策并及时传达到员工。全体员工应参与环境、职业健康安全方针的制定、评审,工会作为员工代表,参与制定决策。全体员工应接受适宜的培训,了解掌握相应的环境、职业健康安全管理技术、方法。5.3.5公司EHS管理重要信息及决策由EHS管理领导小组内沟通,EHS领导小组会议每季度召开一次。公司每月召开一次EHS管理例会,在例会上通报当月的EHS日常运行信息。外部沟通与信息交流外部信息内容包括:环境、职业健康安全方针的公开;与相关方沟通的信息,对合同方施加影响、控制、管理或进行调查的信息;职业健康安全和环境法律法规获取或变更的信息;应急准备与响应的信息;相关方的投诉,包括周围居民、上级主管部门、新闻媒体及质量监督、职业健康安全和环境保护主管部门。外部信息的传达方式:环境、职业健康安全方针:由EHS管理部负责提供环境、职业健康安全方针样稿、登记备案并对外公布，同时作好发放记录;与相关方建立联络:各职能部门负责各自职能范围内的与相关方联络。协商、沟通信息交流的接收与处理当外部信息涉及对公司的重大环境事故、职业健康安全投诉时、或政府部门通过现场检查而提出的强制性要求,直接向公司投诉的，由EHS管理部填写《EHS体系信息交流单》(EHSP-012-RC-01),并调查核实，由管理者代表提出处理意见，责成责任部门或相关供方采取相应缓解措施,以削减由于事故而造成的环境、职业健康安全影响,并由责任部门向外部相关方就投诉的处理实施情况进行书面回复。EHS管理部可视情况的严重程度决定是否向最高管理者报告。管理者代表负责投诉实施过程中的协调工作。对于因技术、资金等问题一时无法落实措施的,由整改部门提出书面意见,经管理者代表批准、并根据情况将其转化为目标与指标。有关内部信息由发出信息部门填写在《EHS体系信息交流单》(EHSP-012-RC-01)上进行传递。各类信息也可由各部门通过文件、记录、电话、电于邮件等各种形式及时进行相互传递和沟通,但应确保信息传达的准确性和及时性,在必要的情况下,应能够出示信息传递的可追溯性证据。工作会议公司每月召开环境、职业健康安全工作例会,通过例会协商、交流、通报有关环境、职业健康安全的动态和要求。在特殊或必要的情况下,应及时召集会议。对发生重大环境、