公司收发管理规定

公司收发管理规定1.前言公司的各种文件、资料和信函等的处理是企业日常工作中必须要面对的问题。为了规范管理，保证电子邮件、信函、快递的安全有序运输，公司制定了本规定。所有工作人员应该遵守相关规范，确保公司的信息资源安全、有效、高效地运作。2.收文管理2.1收文登记流程收到来自外部机构或客户发来的信函、快递，以及公司内部各部门发往办公室的文件等，门卫和一线工作人员应第一时间进行登记，建立收文登记表，并严格按照表格中的标准信息进行登记。如：发件人、文件类别、编号、日期、是否机密、是否紧急、办结相关责任单位、办结期限等。每条记录都应有唯一编号。2.2收文分类处理按照文件的类别和紧急程度，及时分类处理这些文档，确定各自的办理负责人及办理时间，部门相关的内部文件移交给指定的工作人员进行处理。处理过程中，必须按照规定流程或会签程序收集意见、审核签批。同时，要及时反馈处理意见，在规定时间内完成工作和汇报。2.3收文存档管理遵守国家文件管理规则和公司档案管理规定，对所有收到的书面信函、报表、报告、决策、通知等文件分类、编号、存档、维护和检索。对于机密文件，应进行切实的保密措施，并按时销毁，确保涉及公司的机密信息不会失密。3.发文管理3.1发文申请流程部门申请发文前，应填写发文申请表，并按照需要在相关领导处进行审核签批。签批完毕后，按照规定格式书写文件，附上必要的签章和其他必要的附件3.2发文流转发文经过部门负责人审批签发后，按照收文登记表上的负责人发布到发文系统内，通知收文单位进行查阅。如发文过程中涉及机密，应在处理过程中进行加密保护和移交。发文科长应对有关发文的情况、时间、审批人、文号、目录等进行记录。3.3发文备份与归档发文过程中需要对发文的电子版进行备份，并将纸质版文档按照国家文件管理规定和公司档案管理规定进行分类、编号、存档、维护和检索。紧急文件、机密文件以及重要文件应按照公司规定要求完善存档工作。4.电子邮件管理4.1邮箱申请规定所有员工在公司正式入职后，应根据工作需要申请公司电子邮箱。邮箱设置应具备合理性，职员应将其与工作知识体系相连。同时，应有足够的容量存储到达和发送的企业邮件。4.2邮件使用规定在规定工作时间内，所有员工应当按需查看和回复企业邮件。在邮件标题、内容、调查对象等方面严格遵循公司相关规定；回复邮件应注意语言严谨、内容分明、概念明确、表述准确、正确表达所要的意思。4.3邮件备份和归档所有企业邮件应备份至邮箱系统或在电脑、服务器中归档。对于重要邮件，应进行分类、编号、存档、维护和检索，并按公司备份和存储规定进行管理。5.快递管理5.1接收与发出规定在收到步骤中，门卫或者一线工作人员应验收确认外部单位寄送的快递并及时登记。在发出过程中，应根据送达地址和剩余时间确认快递投递的情况，并选择可靠的快递公司和方式，确保在规定时间内安全到达。5.2快递保密措施如涉及机密文件，应在快递投递过程中进行加密保护和移交。在传递过程中，相关责任人需要采取严谨的安全措施，确保涉及公司的机密信息不会失密。5.3快递存档快递在送达后的文件资料必须归档，并按公司备份和存储规定进行管理，对于涉及公司机密的快递，应遵守国家文件管理规则和公司档案管理规定，妥善存放和管理。6.异常情况的应急处理当在处理过程中出现一些问题或未知情况，应及时汇报给领导，并要求领导提出相关指导和建议。7.结语公司的文档、资料