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文档简介

特种防伪公司人事档案管理制度一、总则为建立规范、透明、可控的特种防伪公司人事档案管理制度，保证人事档案的保密性、真实性、完整性和有效性，提高人力资源管理水平，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于特种防伪公司的所有在册员工，包括全日制、兼职、派遣、劳务派遣和劳务外包等各类用工形式的员工。三、人事档案的建立和归档1.建立人事档案应在员工入职时建立，由人力资源部门负责管理。人事档案应包括员工基本情况、教育背景、工作经历、薪酬情况、奖惩记录、考核结果等相关信息。入职当天或最近一次工作日内，员工应提供身份证、学历证书、工作经历证明等证明材料，并经核实无误后归入人事档案。员工的档案应分类存档，便于管理和查阅。2.归档员工离职后，其人事档案应及时归档。离职原因为不正当竞争、违反公司规定、涉嫌犯罪等情况的，应归档至离职员工特别档案中。离职员工的人事档案应保密，仅限于公司的人事管理需要使用。如有需要向员工开具档案证明，应征得员工同意后方可提供。四、人事档案的保密人事档案应严格保密，不得公开、泄露、篡改员工个人信息。任何人不得将员工的个人信息用作商业用途或其他非法用途。人力资源部门需对维护员工档案的电脑系统进行严格的安全管理和控制，防止信息外泄和不当操作。五、人事档案的查询和修改1.查询员工及其直接领导有权查询员工的人事档案。其他人员查询人事档案，应当遵循保密原则，并在有关人员同意后进行。2.修改员工的人事档案只能由人力资源部门进行修改，进行修改前需要经过审批。员工发现自己的人事档案错误或遗漏时，应向人力资源部门提出申请，由人力资源部门核实后，及时更正或补充。六、人事档案的保管和销毁1.保管公司应按照相关法律法规规定，将人事档案保存至少五年以上。不同档案类别的文件应单独保管，并分别设置登记表和鉴定表。人事档案室应设有专人管理，保管人员需经过公司安排专门的人事档案管理培训。2.销毁人事档案保管期限届满后，应及时销毁，销毁方式应符合相关法规要求，确保个人隐私信息不受到侵犯。七、人事档案的备份全部纸质人事档案应定期进行备份。对于磁盘或其他存储介质的电子文档，公司应根据备份需求进行制定备份计划，定期进行备份。通过备份功能自动备份的系统，公司亦要保持良好的监管，以确保备份功能正常。八、人事档案管理的监督和检查公司应建立人事档案管理的监督和检查制度。人事档案管理制度的执行情况应定期进行监督和检查，对不符合要求的情况督促整改。九、违反制度的处理对于故意泄露、篡改或滥用员工人事档案信息的行为，公司将严肃处理，甚至予以辞退，情节严重者追究其法律责任。十、

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