2023年物业公司作业规程篇

2023年物业公司作业规程篇

书目

物业公司印章管理标准作业规程（5）

物业公司印章管理标准作业规程(五)

1.0目的

规范印章的刻制、用印、借用、保管与废止工作。

2.0适用范围

适用于物业管理有限公司各类印章的管理。

3.0职责

3.1总经理负责公司印章运用的审批并担当审批责任。

3.2各部门负责人负责本部门印章运用的审核并担当审核责任。

3.3项目部经理负责本项目印章运用的审核并担当审核责任。

3.4财务部经理负责财务专用章的管理并担当管理责任。

4.0程序要点

4.1印章刻制

4.1.1部门/人事行政部经理提出印章刻制申请,并供应印章图案及要求。

4.1.2副总经理审核印章图案是否美观及合法,要求是否符合规定。

4.1.3总经理审批,加注审批看法,责令人事行政部办理。

4.1.4人事行政部按总经理的看法拟出刻制公章证明文件,并负责刻制。

4.2公司行政印章的运用。

4.2.1部门填写《印章运用申请表》,并附盖章文件原件。

4.2.2部门负责人审核。

4.2.3报人事行政部经理审复核工业,总经理审批。

4.2.4人事行政部登记,并核对公章、文件份数。

4.2.5人事行政部盖章并留存原件一份。

4.2.6财务部运用印章时,由财务部干脆报总经理审批后用印,并做好登记。

4.3借用

4.3.1部门提出书面借章申请。

4.3.2部门负责人审核借章用途是否属实及其牢靠性,原则上公章不携带出公司。

4.3.3总经理审批。

4.3.4人事行政部行政部收到经审批同意的申请后,方可借出公章并登记。

4.3.5公章必需在归还日期前完好地交还人事行政部。假如超时归还,需附书面说明并由部门经理确认后报人事行政部备案。

4.3.6财务部携带公章出公司时,由财务部干脆报总经理办理审批手续。

4.4损坏、丢失处理。

4.4.1印章丢失后,必需马上书面写出报告,部门经理审核确认后,报人事行政部登记。

4.4.2人事行政部刚好将报告转给总经理给出审批看法,由公司予以备案,须予以登报声明的由人事行政部办理。

4.4.3公司按行政奖罚的有关规定对责任人予以行政惩罚。

4.4.4运用部门提出重新刻制申请,并经审批、刻制。

4.5印章的废止

4.5.1相关部门提出废止印章看法书。

4.5.2总经理审批。

4.5.3公司发出收回废止印章通知并派专人收回。

4.5.4公司核对废止章记录归档。

4.6印章的保管。

4.6.1印章由专职人员保管,财务部印章由财务部专职人员保管。

4.6.2用印前必需履行用印手续。

5.0相关记录表格

5.1《印章运用登记表》文件编码:

物业公司车辆管理标准作业规程（7）

物业公司车辆管理标准作业规程(七)

一、目的

规范车辆调度、行车、修理、平安管理工作,保障行车平安,节约修理费用。

二、适用范围

适用于物业管理有限公司车辆管理工作。

职责

1、总经理负责车辆保养、修理工作的评审。

2、行政部负责公司车辆的日常管理监督及处理重大紧急事务。

3、司机负责车辆日常管理工作。

程序要点

1、车辆支配。

1)用车人填写《用车申请单》报部门负责人审核。

2)部门负责人同意用车的,签名确认后由用车人报行政部审批;不同意用车的不予批准。

3)行政部依据以下状况赐予审批看法,同意用车的按正常手续办理;不同意用车的须向用车人说明:

a)出车的时机是否恰当;

b)有无更经济、快捷的交通方法;

c)有无可供运用的车辆。

4)行政部文员依据审批看法通知司机及用车人。

5)司机到行政部领取《车辆出入证》并做好出车前的平安检查工作。

6)用车人按约定的时间乘车,司机将《车辆出入证》交当值秩序维护员。

7)司机每次于出车前及出车后将有关出车状况登记在《出车记录》内,内容包括:日期、车牌号码、出车时间、出车前里程表数、车况、收车时间、收车后里程表数、目的地、途经地点、车辆运用后状况、签名、备注等。

8)车辆的正常加油、保养、修理等需出车的,由司机办理用车申请手续。

9)司机于每周一将《出车记录》报行政部审核以下内容,发觉问题按《员工奖罚考核一览表》办理:

a)依据《用车申请单》车辆里程表审核及“值班秩序维护记录”检查司机记录是否属实;

b)司机有关私自用车现象。

10)行车中特别状况处理。

11)行车中发觉车辆出现问题,应将车停于平安地点进行检修,处理不了的应刚好与行政部联系,请示处理方法并将状况与用车人沟通:

a)一般状况下,司机应联系就近修理(按车辆修理程序办理),用车人依据修理时间的长短选择等车修好、搭公共汽车或申请公司派车接应;

b)行政部依据状况确定是否派车接应并通知用车人。

2、交通事故。出现交通事故,应爱护好现场,刚好通知交警部门予以处理,并救援伤员然后向行政部报告:

1)一般交通事故,由行政部协调处理后,将结果报总经理;重大交通事故由行政部报总经理请示后跟进处理;

2)司机应主动协作行政部了解事故经过,并与交警部门、保险公司协调处理结果;

3)司机到交警部门接受交通事故处理通知;

4)行政部或指定人员按交警部门处理通知办理有关手续;

5)司机到保险公司办理有关索赔手续;

6)需对司机进行惩罚的,由行政部按《员工奖罚考核一览表》处理。

3、违章事故:

1)由司机依据交警部门要求办理有关违章手续;

2)需对司机进行惩罚的,行政部按《员工奖罚考核一览表》处理。

4、车辆保养。

1)司机依据《车辆运用说明书》制定保养安排,内容包括:

a)车辆概况;

b)保养的说明;

c)保养项目;

d)保养费用预算。

2)、行政部负责审核保养安排后报总经理审批。经总经理批准同意后,由行政部负责联系三个以上车辆保养服务商。

3)、总经理按《业务分包限制程序》选择保养服务商签署有关协议。

4)、司机按协议要求跟进保养工作。

5)、车辆保养费用报销手续按《费用报销审核标准作业规程》办理。

5、车辆修理。

1)行政部供应三个以上车辆修理点,并供应有关评审资料。

2)总经理按《业务分包限制程序》选择修理服务商,并签署有关协议。

3)司机按协议要求,跟进车辆修理工作。

4)除以下特别状况外,车辆的修理必需在指定的修理点进行;

a)车辆出车途中,因突发故障而不能行驶,距指定的修理点路程在20公里以上,且行政部同意的。

b)尚未进行定点修理的车辆;

c)爆胎且备用胎不能运用,经行政部同意的;

d)行政部同意的其他修理项目。

5)车辆修理费用报销手续按《费用报销审核标准作业规程》进行。

6、车辆的平安管理。

1)出车前检查:

a)检查车身是否有碰擦伤痕;

b)检查燃油、机油液,冷却液是否加足;

c)检查有无漏油、漏水、漏电、漏气现象;

d)检查轮胎气压是否正常,轮胎及钢板弹簧是否坚固牢靠;

e)检查方向盘(把)、离合器、踏板自由行程和刹车状况是否良好;

f)检查发动机有无异响,发动机各部位工作是否正常;

g)查看上两班行车记录,是否有没处理完的故障,如有严禁出车。

2)行车时检查:

a)留意车辆行驶状况,如有异响、异动、异味,应马上下车检查,严禁开故障车;

b)检查转向装置和制动装置的工作状况是否正常;

c)检查仪表和信号装置的工作状况是否正常。

3)收车时检查:

a)整理好携带物品,检查车身状况;

b)收车时将车辆停放到位,关闭全部电路系统;

c)检查有无漏油、漏水、漏气现象,并加足燃油、润滑油和冷却液;

d)检查胎气压、清除轮胎间表面异物,检查钢板弹簧有无损坏,检查各转动有无过热现象;

e)作行车日期、时间、出车前公里数、收车时公里数、班次、行驶路途及车辆状况记录。

4)平安停放:

a)车辆停放时,必需细致检查车辆是否锁好,防盗器是否打开;

b)车辆必需停放在相对平安的地方。收车后,车辆停放在公司指定的停车地点。

7、车辆的日常清洁。

1)清扫车辆地毯垃圾、擦拭车窗玻璃、车厢座位及驾驶台,检查车上有无乘车人员遗留物品,统一挂放窗帘,铺平座垫及椅套。

2)用高压喷水枪将

车厢外部、车底喷洗一遍。

3)必要时进行车辆外部打蜡。

8、车辆油料管理。

1)行政部供应三个以上车辆加油点,并供应有关评审资料。

2)总经理按《业务分包限制程序》选择加油服务商。

3)油费结算实行月结制:

a)审核每次加油数量及经手人手续是否齐全;

b)依据《出车记录》审核每次加油数里程数是否相符。

物业公司选购 管理作业规程（4）

物业公司选购 管理标准作业规程(四)

1.目的

规范公司选购 按理工作,确保公司选购 物品符合规定要求。

2.适用范围

适用于物业管理公司及下属管理处的选购 管理工作。

3.职责

(1)经营部选购 员负责物品的选购 工作。

(2)公司/管理处仓库管理员负责物品申购安排的制定,物品的验收,出、入仓手续的办理以及库存物品的保管工作。

(3)公司财务部经理负责物品申购安排的审核。

(4)管理处经理负责零星物品、应急物品的选购 审批。

(5)公司总经理负责申购安排的审批。

4.程序要点

(1)物品选购 的申请范围

a)凡公司为供应服务、管理所须要的有形物料、工具等,均属选购 申请范围。

b)下列有形产品如公司仓库无储存时,应提出选购 安排;

*公用设备设施、装置运行、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件、单机和整机;

*为便于服务和管理所需添置的设备、设施、装置;

*房屋本体及其他公共配套设施修缮所需的材料。

(2)物品选购 的申报程序

a)安排选购 物品的申报程序:

*仓库管理员应于每月25日前依据《仓库管理标准作业规程》中的相关限额规定编制下月物品申购安排表;

*物品申购安排表,应于每月26日交公司财务部经理依据《仓库管理标准作业规程》中的相关规定进行审核;

*审核无误的物品申购安排表报公司总经理审核;

*公司总经理审批同意的物品申购安排表交经营部选购 员按安排购买。

b)零星物品的申购:

*零星物品的标准:

--常用品以外的;

--数量较少的;

--仓库中没有储存的;

*零星物品的申报程序:

--由运用部门填写零星物品申购单;

--管理处会计审核;

--零星物品单位价值在500元以内的,由管理处经理审批;

--零星物品单位价值在500元以上的,报公司总经理审批;

--审批手续完整的申购单交公司选购 员购买。

c)应急物品的申报程序:

*应急物品的标准:

--突发性急用物品;

--仓库中没有储存的;

*应急物品的申报程序:

--运用部门填写应急物品申报单;

--物品单位价值在1000元以下的,申购单交管理处经理审批;

--物品单位价值在1000元以上的,申购单交公司总经理审批;

--审批同意后交公司选购 员购买。

(3)物品选购 的时效

a)通用物品的选购 。原则上应在3个工作日内完成,特别状况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。

b)特别物品的选购 。原则上应在5个工作日内完成,特别状况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。

c)零星物品的选购 。原则上应在1个工作日内完成,特别状况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。

d)应急物品的选购 。原则上应在3个小时内完成,特别状况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。

(4)物品选购 程序

a)公司选购 员在选购 物品时,应按《物品难标准作业规程》中的相关要求选择所需物品。

b)公司选购 员在选购 物品时,应根据《分供方评审与管理标准作业规程》中的相关规定选择评审合格的分供商。

c)批量物品的选购 :

*选购 员凭审批手续完整的选购 安排单到公司财务部根据《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支物品选购 资金或支票;

*选购 单位数量在10个以上的物品时,原则上应通过评审合格的供应商送货上门;

*选购 量不大或其他缘由使供货商不能送化上门的,由选购 员到评审合格的分供商处购买;

*选购 价值在50元以上物品时,选购 员必需要求供应商供应正式的商品销售发票;

*选购 员在合格供应商处购买不到的物品,应做到货比三家,争取选购 物料质优价廉。

d)零星物品的选购 :

*选购 员凭审批手续完整的零星物资申购单,到管理处财务部办理物品选购 借支手续;

*管理处财务部的相关人员根据《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支现金或支票;

*选购 员原则上应到评审合格的供应商处购买,如合格供应商处没有所需物品,应到物优价廉的正规商店购买;

*购买价值在50元以上的物品,应要求供货方供应正式商品销售发票。

e)应急物品的选购 :

*选购 员凭审批完整的应急物品申购单到管理处财务部办理借支手续;

*管理处财务部相关人员根据《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支现金或支票;

*选购 员应到距离公司较近的正规商店购买。

f)选购 员应将选购 回来的物品根据《仓库管理标准作业规程》中的相关规定刚好送交仓库办理验收入库手续。

g)物品选购 发生的费用,由选购 员根据《费用报销审核标准作业规程》中的相关规定到财务部办理费用报销手续。

(5)物品选购 资料的保管

a)物品选购 的申报资料由经营部选购 员长期保存。

b)物品选购 的发票及验收资料等,由公司财务部或仓库相关人员于月末汇总后,在公司财务部或仓库加密长期保存。

(6)本规程的执行状况,作为相关人员绩效考评的依据之一。

5.记录

《物品选购 安排表》

6.相关支持性文件

a)《仓库管理标准作业规程》

b)《备用金管理标准作业规程》

c)《物品验证标准作业规程》

d)《分供方评审与管理标准作业规程》

e)《费用报销审核标准作业规程》

物业公司费用报销管理作业规程

1.0目的

1.1本规程规范费用报销程序,确保各项费用支出得到合理限制。

2.0适用范围

2.1本规程适用于公司各项报销费用的限制。

3.0职责

3.1财务部经理负责报销单据的刚好审核。

3.2公司总经理负责报销费用的审批。

4.0程序要点

4.1报销费用的填制要求

4.1.1费用经办人原则上应在费用发生后的5个工作日内到财务部办理报销手续,特别状况可另行处理。

4.1.2将原始单据剪齐边角,正面朝上(与报销单据同向)粘贴在报销单的反面左边。

4.1.3用蓝色或黑色钢笔、签字笔照实填写报销单的各项内容,如:报销时间、报销人、费用摘要、单据张数等。

4.1.4选购 类经营费用,须凭有效的《请购单》(或选购 安排表)和发票到仓库办理物品验收入库手续,并将进仓单、直拔单附在报销单据的后面。

4.1.5非选购 类的行政、办公或其他费用,干脆填制报销单据。

4.1.6外出培训费凭《培训协议》办理报销手续。

4.2报销单据的审核

4.2.1费用报销单据由各部门负责人在部门主管栏内签字确认。

4.2.2财务部经理应在收到报销单据的一个工作日内,对各项报销费用进行严格仔细的审核,凡符合报销标准的,审核人在财务审核栏内签署姓名、审核日期后,由报销人交总经理审批。

4.2.3经审核报销单据不符合费用开支标准或在有其他疑问,而报销人又无法供应总经理批准的报告时,审核人应退回报销单据。

4.3费用的给付

4.3.1报销人依据审批手续完整的报销单到财务部出纳处签名领取费用。

4.3.2单位价格在5000元以下的报销费用,由出纳员根据《现金管理标准作业规程》用现金支付。

4.3.3单位价格在5000元以上的报销费用,原则上由出纳员根据《银行存款管理标准作业规程》用支票支付,特别状况的可报财务部经理批准后,以现金支付。

4.3.4各费用发生前借支备用金的,由出纳员根据《备用金管理标准作业规程》作冲减备用金处理。

4.4费用报销单据的保管

4.4.1费用报销单据由出纳按依次编制付款凭证,送财务部会计汇总、记账。

4.4.2全部报销的费用单据,由财务部加密长期保存。

4.5本规程执行状况作为财务部相关人员的考评状况之一。

5.0引用文件和记录表格

5.1《现金管理标准作业规程》

5.2《银行存款管理标准作业规程》

5.3《备用金管理标准作业规程》

物业公司财务印鉴专用章管理作业规程

1.0目的

1.1本规程规范支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作,确保公司支票、收据、发票、印鉴专用章得到平安保管和合理运用。

2.0适用范围

2.1本规程适用于公司的支票、收据、发票、财务印鉴专用章的管理工作。

3.0职责

3.1出纳员负责按本规程购买、保管、运用空白支票。

3.2财务会计负责按本规程购买、保管、运用空白的收据、发票。

3.3财务部经理负责发票专用章、财务专用章的保管以及支票、收据、发票管理的监督工作。

4.0程序要点

4.1支票的管理程序

4.1.1支票的购买和保管程序:

a)出纳员应按银行的相关规定到开户行购买支票;

b)出纳员应将新购回的空白支票平安、妥当的存放在保险箱内。

4.1.2支票的运用程序及留意事项:

a)因业务须要运用支票的人员,应按(费用报销标准作业规程)中的相关规定进行支付项目的审核及审批;

b)出纳员依据审核、审批手续完整的支付证明按《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定填写支票;

c)内容填写完整的支票应按《银行存款标准作业规程》中的相关规定交财务部经理加盖财务专用章、银行印鉴章;

d)出纳员应将内容填写完整的支票存根联与支付证明一起以10天为一期交财务会计审核后,进行相关的账务处理;

e)支票用完后,出纳员应编制《支票运用明细表》交财务会计核对相关账目资料;

f)如因填写错误或其他缘由导致支票作废,出纳员应将作废支票连同存根联一起妥当保存;

g)出纳员或其他经办人员如遗失内容填写完整的支票,应刚好到开户银行挂失;如因此造成的损失由当事人负责全额赔偿,并视情节轻重按公司奖罚制度中的相关规定进行处理。

4.2收据的管理程序

4.2.1收据的购买、保管程序:

a)空白收据由财务部经理指定有关人员购买;

b)新购回的空白收据由财务会计保管。

4.2.2收据的换领程序:

a)出纳员应采纳以旧换新的方法领用收据,财务会计在发出收据的应具体填写《收据领用登记表》,内容包括:领用人、领用时间、起始号码等;

b)出纳员在换领收据时,应先将用完的收据交财务会计核对销号后再签名领用新收据;

c)出纳员应将空白收据交财务部经理在收据的“收款'联上加盖财务专用章后再领用。

4.2.3收据的运用程序及留意事项:

a)出纳员应按《现金管理标准作业规程》及《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定开具收据,并在收据或收款凭据上加盖“现金收讫”章;

b)出纳员应按依次填写收据,如因填写错误或其他缘由导致收据作废,应将作废收据保存完整;

c)出纳员应妥当保管已加盖财务专用章的收据,如因遗失给公司达成经济损失,

除要求全额赔偿外,还将根据公司奖罚制度中的相关规定予以处理。

4.3发票的管理程序

4.3.1发票的购买和保管程序:

a)发票由财务会计根据税务部门的有关规定到税务局购买;

b)空白的发票由财务会计保管。

4.3.2发票的领用程序;

a)出纳员应采纳以旧换新的方法领取发票,财务会计在发放发票时,应做好发

票的发放登记,内容包括:发票领用人、领用时间、起始号码等;

b)出纳员将新领的发票交财务部经理在发票的客户联上加盖发票专用章后起先运用。

4.3.3发票的运用程序及留意事项:

a)出纳员在开具发票时,原则上应照实、序号填写发票内容,特别状况应请示财务部经理同意后特别处理:

b)出纳员应根据《现金管理标准作业规程》及《银行存款管理标准作业规程》中的相关规定在发票上加盖“现金收讫”或“银行收讫”章;

c)如因填写错误或其他缘由造成发票作废,出纳员应将作废发票连同存根联一起妥当保管;

d)出纳员应妥当保管已加盖发票专用章的发票,如有遗失,应刚好到税务部门或其他相关部门挂失,如因此给公司造成经济损失,除要求出纳员全额赔偿外,还将根据公司奖罚制度中的规定予以惩罚。

4.4财务专用章的管理程序

4.4.1财务部经理应妥当保管公司财务专用章。

4.4.2相关人员申请运用财务专用章时,财务部经理应严格审核盖章项目。

4.4.3如经审核存有疑问,财务部经理在疑问未解除之前应拒绝盖章。

4.4.4如经审核无误,财务部经理应在项目单据上指定位置清楚地加盖财务专用章。

4.4.5财务专用章如有遗失,财务部经理应马上在影响较大的媒体上刊登遗失启事,同时何税务局、开户银行等其他相关单位发函声明。

4.5支票、收据、发票的资料保管

4.5.1财务会计应在每月末将支票的存根联及其相关资料编制记账凭证,交财务部经理审核后加密在财务部长期保存。

4.5.2财务会计应在每月末将收据、发票的记账联与其他相关资料一起编制记账凭证,交财务部经理审核无误后,加密在财务部长期保存。

4.5.3运用完毕的收据存根及发票存根联由财务会计在财务部长期保存。

4.6支票、收据、发票、财务印鉴章的管理,作为财务部相关人员考评的依据之一。

5.0引用文件和记录表格

5.1《收据领用登记表》

5.2《支票运用明细表》

物业公司内部质量审核实施作业规程

物业公司内部质量审核实施标准作业规程

1.0目的

规范内部质量审核(以下简称内审)活动。

2.0适用范围

适用于物业管理公司内审的组织和实施。

3.0职责

3.1管理者代表负责按安排和追加审核的须要组织进行内审,审批有关文件,对内审员审核过程进行监督检查及批准审核组人员的组成。

3.2品质/拓展部负责审核的详细组织工作。

3.3内审组及其它成员负责独立进行内审工作。

4.0程序要点

4.1审核安排。

4.1.1品质/拓展部负责编制年度内部审核安排,管理者代表负责审批。

4.1.2追加审核时,审核的范围由管理者代表确定。

4.1.3无论例行审核还是追加审核,品质/拓展部均需在审核实施前至少3个工作日,下达《内部质量审核通知》,并确保受审核部门、审核组成员在上述时限内收到审核通知。

4.2审核打算。

4.2.1审核打算工作由审核组组长及其成员负责进行,受审部门也应当做好相应的打算工作。

4.2.2审核组的打算工作包括:

(1)审核组长召集审核组成员会议,安排各内审员审核范围,探讨审核重点、关键点和留意事项;

(2)收集与审核领域相关的信息、文件和记录;

(3)按分工范围由内审员编制《质量审核检查清单》,并经审核组长批准。

(4)审核组长依据探讨状况和规定的审核日期,编制《审核日程支配表》(见附录)

《审核日程支配表》应在审核进行前至少1个工作日取得受审部门负责人确认,审核组长可依据受审部门负责人的看法或建议,在不违反规定的审核日期的前提下,对《审核日程支配表》作适当修改,否则应报管理者代表批准;

4.3审核实施

审核实施的过程如下:首次会议→现场检查→内审组会议→向受审部门负责人通报审核结果(审核组长认为必要时才进行)→末次会议→现场审核结果。

4.3.1首次会议。

(1)首次会议由审核组长主持,受审部门负责人及相关人员参与。参与会议的人应签到,会议由审核组记录。

(2)首次会议的程序为:

●宣布首次会议起先;

●重申审核目的、审核依据、审核范围;

●介绍审核方法;

●确认审核日程支配;

●强调审核抽样的特点及风险;

●通知末次会议时间、地点和参与人员;

●散会,马上转入现场检查。

4.3.2现场检查。

(1)检查方法:内审员可依据实际状况实行顺查法、逆查法或交叉查法。

(2)检查方式:查、问、看,必要时召开小型座谈会:

●查:应当有的是否有;应当做的是否做,以及不应当做、不应当有的是否存在;

●问:过程是怎么进行的及进行的依据;应当知道、清晰、明白、懂得的是否知道、清晰、明白、懂得;

●看:看状态、看标识、看客观证据;

(3)现场检查应基本根据检查表的检查项目和检查内容现场随机抽样进行,当超出审核范围时,应经审核组长同意;

(4)现场检查基本应按《审核日程支配表》审核排定的时间进行,内审员应具有严格的守时观念;

(5)做好现场检查记录,记录应客观、公正、详实,具有可追溯性。

4.3.3审核内部会议。

(1)现场检查结束后,审核组长应准时召开审核组内部会议。

(2)内审组内部会议的内容为:

●各审员通报现场检查状况;

●报告发觉的不合格项,向受审核方提交的不合格项报告应经审核组长同意并确认;

●拟定对受审核方质量体系运行有效性的评价;

●内审员起草确认的不合格报告。

4.3.4与受审核方负责人的沟通。审核组长认为有必要时,审核组可向受审核方负责人通报审核中发觉的不合格项及审核评价。

4.3.5末次会议。

(1)末次会议由审核组长主持,参与会议的范围可较首次会议扩大,会议仍需由审核组负责签到和记录。

(2)末次会议的程序为:

●宣布会议起先;

●重申审核目的、审核依据、审核范围;

●再次强调审核抽样检查的特点;

●由各审核员逐项报告'不合格报告';

●征询对不合格报告的异议;

●提出订正措施的要求;

●对受审核方的支持和协作表示感谢;

●受审核方的负责人简短讲话;

●散会,宣布现场审核结束。

4.4审核报告。

4.4.1现场审核结束后不超过3个工作日,审核组长应编制完毕《内审报告》,并经管理者代表批准后发出。审核报告的发放的范围为:总经理、管理者代表、公司其他领导、品质/拓展部以及受审核部门和相关的责任部门。

4.4.2管理者代表应确保将内部质量审核的实施及其效果提交管理评审。

4.5订正措施及其验证。

4.5.1受审核方负责人应依据审核报告的要求和内审组提交的不合格报告,按《不合格订正、预防标准作业规程》制定并实施订正措施。

4.5.2品质/拓展部应负责对订正措施及效果进行检查验证。

4.5.3审核报告下达,相应的一次内审结束。

4.6内审结束后,由管理者代表负责为参与内审的内审员填写内审员审核经验记录。

4.7品质/拓展部负责建立并长期保存下列记录。

4.7.1内审员复印件。

4.7.2内审员任命书复印件。

4.7.3内审员审核经验记录。

4.7.4内审员清单。

5.0记录

5.1《内部审核不符合项分布表》文件编码:

6.0相关支持文件

物业公司质量体系文件编码作业规程

物业公司质量体系文件编码标准作业规程

1.0目的

确保公司全部的质量体系文件得到统一的编码,规范文件和资料管理

2.0适用范围

适用于公司质量体系文件和资料,包括资料手册、程序文件、质量安排、作业指导书、质量记录以及被纳入公司质量体系的相关外来文件的编码。

3.0职责

品质部负责质量体系文件和资料编码的归口管理。

4.0程序要点

4.1文件和资料的编码除有行业特别规定外,均按以下条款规定进行。

4.2文件分类与编码规则。

4.2.1质量手册(采纳“qm”作代码)。

编码格式:qm/cd―※※

文件发布年号

公司名称

质量手册代码

4.2.2程序文件(采纳“cop”作代码)。

编码格式:cop/cd―※※

文件发布年号

公司名称

质量手册代码

4.2.3质量记录(采纳“qr”缩写)。

编码格式:cd/qr―※※―※※

版次

文件发布年号

公司名称

记录代码

4.2.4标准作业规程及作业指导书(采纳“wi”作代码)。

编码格式:wi/cd―※※―※※

规程序号

部门代码

公司名称

标准作业规程代码

4.2.5其他文件资料编码。

(1)审核报告(采纳“iqr”缩写):

编码格式:×××/iqr―※※―※※

评审年度

评审报告序号

评审报告缩写

公司名称

(2)管理评审报告(采纳“mqr”缩写):

编码格式:×××/mqr―※※―※※

评审年度

评审报告序号

评审报告缩写

公司名称

4.3代码。

4.3.1公司代码拼音缩写cd表示。

4.3.2文件和资料名称代码:

质量手册―qm程序文件―cop标准作业规程―wi

质量记录―qr外来文件―ed审核报告―iqr

4.3.3要素号与gb/t19001―2000idtiso9001:2000第4章“质量体系要求”中的条目编号一样。

4.3.4部门代码:

品质/拓展部―pz经营部―jy人事行政部―rz

财务部―cw客服部―kh秩序维护部―zh

工程部―gc景观环境部―jj

4.3.5受控文件:

总经理―01副总经理―02财务部―03行政部―04品质/拓展部―05

经营部―06项目部―07

注:假如一个部门发放的文件超过2份及以上时,应在上述编号后加分编号,例如工程部发放3份文件,则受控编号分别为09―1、09―2、09―3以此类推。

4.4文件条款的编号。

4.4.1文件条款用阿拉伯数字和小写英文字母来表达。

4.4.2文件条款以四个层次为限,分别是条、款、顶、点。

4.5文件标识的识别:

a/0

4.6文件更改状态的识别:

a/0

更改状态识别数字“o”为此页文件首版,以此类推。

5.0记录

5.1《受控文件清单》

6.0相关支持文件

物业公司经营部员工绩效考评实施作业规程

物业公司经营部员工绩效考评实施标准作业规程

1.目的

规范经营部员工的绩效考评工作,确保公允、公正、公开考评员工的德、绩、能、勤。

2.适用范围

适用于物业管理公司经营部员工的绩效考评工作。

3.职责

⑴.经营部经理负责经营部员工的周检工作。

⑵.公司分管副总经理负责经营部员工的月检和经营部经理的周检工作。

⑶.公司总经理负责经营部经理的月检工作。

4.程序要点

⑴.经营部员工的工作标准

①.经营部业务员在选购 物品、对外托付服务时,必需根据《分供方评审标准作业规程》、《选购 管理标准作业规程》和《对外托付服务标准作业规程》的要求进行工作。

②.经营部业务员在对外出租自由物业时,必需按《自由物业租赁标准作业规程》进行工作。

③.经营部业务员在接受业务培训时,应当严格根据《经营部员工培训标准作业规程》参与培训并考试合格后上岗。

④.经营部经理除应当严格按经营部全部标准作业规程工作外,还应切实履行标准作业规程给予经理的领导、监控、组织职能。

⑤.经营部全体员工除应严格根据标准作业规程进行工作外,还应严格遵守公司其他相关标准作业规程的要求。

(2)绩效考评评分结构

a)绩效考评中的日检、周检、月检、抽检均按分制进行。各种检查考评的要求详见《绩效考评管理标准作业规程》。

b)经营部业务员的绩效考评分值构成如下:

c)执行本岗位标准作业规程质量(满分20分);

d)工作效果(满分20分);

e)培训质量(满分20分);

f)服务质量(满分10分);

g)执行公司其他标准作业规程质量(满分20分);

h)其他质量(满分10分)。

c)经营部经理绩效考评的周检、月检、抽检分值构成如下:

i)岗位标准作业规程执行质量(满分10分);

j)培训质量(满分10分);

k)自身工作技能(满分10分);

l)服务质量(满分10分);

m)工作效果(满分10分);

n)工作责任心(满分10分);

o)处事公正性(满分10分);

p)遵守公司其他相关作业规程质量(满分10分);

q)团结协作质量(满分10分);

r)道德水平(满分10分);

(3)绩效考评实施扣分细则

a)经营部业务员的扣分细则:

*经营部业务员当值工作时不按经营部相关标准作业规程工作,每次检查每发觉一项一般违规在对应项目(岗位标准作业规程执行质量)中扣减1~2分;严峻违规扣减3~4分;引起不良后果的视状况扣减5~10分,扣完为止;

s)经营部业务员不能按时、按质、按量完成目标工作任务,如非因不行抗力或不合理工作支配造成的,视状况扣减'工作效果'项目分值1~20分,扣完为止;

t)经营部业务员不按《经营部员工培训标准作业规程》参与培训或培训考试不合格,每发觉一项一般违规,在对应项目内扣减相应分值1~2分;严峻违规扣减3~4分;引起不良后果的视状况扣减5~20分,扣完为止;

u)业务员对外工作时不符合《公司机关员工服务标准作业规程》的要求,每次检查每发觉一次一般违规,扣减'服务质量'项目0.5~1分;严峻违规扣减2~3分;引起不良后果的,视状况扣减4~10分,扣完为止;

v)进行绩效考评时,如发觉同时违反两个以上考评项目的违规行为,应在对应项目内同时进行扣减。

b)经营部经理的扣分细则:

w)严格按经营部全部标准作业规程进行工作,每次检查每发觉一项一般违规扣减对应考评项目1~2分;严峻违规扣减对应项目3~4分;引起不良后果的,扣减5~10分,扣完为止;

*)经营部经理当值时仪容仪表、言行举止达不到《公司机关员工服务标准作业规程》要求,每次检查每发觉一项一般违规,扣减对应考评项目1~2分;严峻违规扣减3~4分;引起不良后果的,视状况扣减5~10分,扣完为止;

y)经营部经理支配、组织、检查不力,本部门工作效果达不到相关标准作业规程要求的,每次检查每发觉一项一般违规,扣减对应考评项目1~2分;严峻违规扣减3~4分;引起不良后果的,视状况扣减5~10分,扣完不止;

z)经营部经理不遵守公司其他相关标准作业规程,每次检查每发觉一项一般违规,扣减对应考评项目1~2分;严峻违规扣减3~4分;引起不良后果的,视状况扣减5~10分,扣完为止;

aa)上述各项考评,发觉违规现象(行为)时,除应在上述对应考评项目内进行扣格外,还应同时分析造成违规的缘由,如属因培训不够、不合格造成的,应同时在'培训'栏目内扣分(一般扣1~2分,严峻扣3~10分);如属自身工作技能低、素养差造成的,应同时在'工作技能'栏目内扣分(标准同上);如属工作责任心不够造成的,应同时在'工作责任心'栏目内扣分(标准同上);如属处事不公正造成的,应同时在'公事处理'栏目内扣分(标准同上);如属团结协作不畅造成的,应同时在'团结协作'栏目内扣分(标准同上);如属道德水准不高造成的,应同时在'道德水准'栏目内扣分(标准同上);

bb)考评时发觉违规行为同时触犯两个以上的考评项目,则应同时在对应的考评项目中同时扣分,直至扣完对应栏目分为止。

c)一般违规、一般程度、一般状况是指偶发性的,因马虎大意引起的,或因记录签名不清、不全要求或有肯定的客观因素(需经确认),造成的程度稍微不合格;严峻违规,严峻程度是指明知故犯引起的不合格;造成不良后果是指引起连锁反应,造成实际损害、恶劣影响或引起其他工作质量受到连带影响的结果。

d)'其他'栏目是指为本公司相关作业规程所包括,或超出本规程4.3.1和4.3.2所列出的缘由造成的不合格所设置,假如未发生或未出现,该栏目考评时应当给出满分10分。

e)检查、考评时,如出现《行政奖罚标准作业规程》中所列明的应受嘉奖事务,则应视情节在正常考评完毕后在总分中追加1~20分(但总分不应超过100分),另依据《行政奖罚标准作业规程》对受考人追加惩罚。

f)绩效考评扣分细则的说明权在公司品质部。

5.记录

(1)《经营部业务员周检、月检、抽检考评表》

(2)《经营部经理周检、月检、抽检考评表》

6.相关支持文件

(1)《绩效考评管理标准作业规程》

(2)经营部全部标准作业规程

(3)公司全部相关标准作业规程

(4)《行政奖罚标准作业规程》

(5)《员工工资与福利管理标准作业规程》

物业公司银行存款管理作业规程

1.0目的

1.1本规程规范银行存款管理,确保存、取款的合理及平安。

2.0适用范围

2.1本规程适用于公司银行存款的管理。

3.0职责

3.1出纳员负责银行存款的存、取、结算及余额的核对工作。

3.2财务部会计负责银行存款的核算工作。

3.3财务部经理负责银行存款管理的监督。

4.0程序要点

4.1银行存款的基本原则

4.1.1公司原则上只能在一家银行的一个营业机构开立一个基本存款帐户,不能在多家银行及一家银行的几个分支机构开立基本存款帐户。

4.1.2出纳员应根据开户银行规定保留库存现金,超过规定为库存限额的现金应刚好送存银行。

4.1.3禁止出租、出借银行帐户。

4.1.4出纳员应正确、刚好登记银行存款日记帐,做好与银行的对帐工作。

4.2银行存款的结算

a)公司如需运用支票结算往来业务时,由经办人填写费用报销凭证或《银行支票借据》。借据内容包括:借支人、借支用途、票据金额等;

b)财务部经理在接到《银行支票借据》或费用报销单后应仔细审核,如有疑异应即时查明予以处理;如无疑异应在财务审核栏内签署姓名及日期;

c)《银行支票借据》或费用报销单经总经理批准后生效;

d)借支人赁审核手续完整的《银行支票借据》到出纳员处签名领取支票;

e)出纳员在填写支票时应运用蓝、黑墨水、墨汁或碳素墨水;

f)出纳员填写现金支票时应具体填明单位或个人、用途、金额等;

g)出纳员填写转帐支票时,除按规定填写收款单位或个人、用途、金额等,还必需在支票的左上角加画两条斜线;

h)出纳员将填写完毕的支票交财务部经理加盖留存银行印鉴;

i)加盖留存银行印鉴时,应将印盖在签发人签章处,不能盖在磁码打印带上;

j)出纳员在交付支票时,应让收票人在支票存根联上签字,同时在支票借据上的票据号码栏内填写支票号码;

k)出纳员收到外单位签发的支票时,50万元及以上的应在当日送银行办理进帐,50万元以下的支票至迟在次日到公司开户银行办理进帐;

l)公司原则上禁止签发空头支票和远期支票,如因特别缘由必需签发没有金额的空头支票时,应列明支票的限额;

m)须要补充库存现金时,应报财务部经理批准后运用不画线支票;

n)公司托付银行代发工资时,应将当月应发的工资资料制单后,连同一张填制完整的支票交开户行即可;

o)出纳员或经办人应妥当保管支票,如有遗失应刚好挂失。加给公司造成经济损失的《按发票、支票、印鉴专用章管理标准作业规程》中的相关规定处理。

4.3银行存款的清查

4.3.1公司财务部出纳员应于每月31日将公司银行存款日记账与银行对账单进行核对,以便检查账目是否有遗漏。

4.3.2银行日记账与对账单假如不符,应查明缘由并刚好调整。一般状况下,不符的缘由有两个:

a)记账错误、出纳员应仔细检查银行日记账有无错记现象;

b)未达账项:

―公司已记增加,银行未记增加的款项;

―公司已记削减,银行未记削减的款项;

―银行已记增加,公司未记增加的款项;

―银行已记削减,公司未记削减的款项。

4.3.3出纳员在逐笔核对银行对账单后,应依据详细状况编制《银行余额调整表》。

4.3.4假如调整后的存款余额相同,说明双方账目无错误;假如余额有误,则说明账目发生错误,出纳员应刚好汇报财务部经理查明缘由子以更正。

4.4银行存款资料的保管

4.4.1财务部会计在月末将银行存款资料汇总编制凭证、登记账薄进行相关的账务处理。

4.4.2财务部经理对银行资料进行仔细的审核,无误后将其加密在财务部长期保存。

4.5本规程的执行状况作为财务部相关人员的考评依据之一。

4.6引用文件和记录表格

4.6.1《银行余额调整表》

4.6.2《银行支票借据》

物业公司仓库管理作业规程

1.0目的

1.1本规程规范仓库管理工作,确保对仓库物品进行平安、高效、有序的管理。

2.0适用范围

2.1本规程适用于公司本部及下属各管理处的仓库管理工作。

3.0职责

3.1公司选购 员负责物品的选购 工作。

3.2仓库管理员负责物品验收、入仓、领用手续的办理和库存物品的保管。

3.3公司财务会计负责物品的核算。

3.4公司财务部经理负责仓库管理工作的监督。

4.0管理工作要点

4.1库存物品的限额标准

4.1.1日常消耗物料的库存限额:

a)一般为每月平均消耗量的1.2倍;

b)特别状况另行处理。

4.1.2常备的零件物品的库存限额:

a)一般为每月平均消耗量的1.5倍;

b)特别状况另行处理。

4.2物品选购 的申请

4.2.1仓库管理员原则上应在每月25日前依据仓库实际库存量,编制下月物品选购 安排。

4.2.2当仓库物品低于规定的库存限额时,应刚好填制所需物品的选购 安排。

4.2.3仓库中无储存的零星、应急物品由运用部门负责人填制选购 安排。

4.2.4仓库管理员应在每月28日前将选购 安排交公司财务部经理审核。

4.2.5公司财务部经理依据下列内容审核:

a)仓库实际库存量;

b)当月实际消耗量;

c)库存物品的限额标准;

d)下月预料消耗量;

e)下月资金预算。

4.2.6财务部经理审核:

a)选购 安排不合理的,应刚好予以调整申购安排;

b)选购 安排合理的,财务部经理应在财务审核栏内签署姓名、日期。

4.2.7选购 安排在每月30日前报公司总经理审批。

4.2.8总经理审批同意后,交选购 员根据相关规定进行选购 。

4.3物品的验收程序

4.3.1物品验证的要求:

a)每次选购 物品单位数量少于10个的,要求100%抽样验证;

b)每次选购 物品单位数量多于10个的,要求10%-50%验证;

c)选购 物品必需具备合格证,特殊对批量购买的物品必需要验证物品的合格证,物品合格证由仓管员保存;

d)对目测无法验证的物品,必需运用相关工具帮助验证;

e)物品的规格、数量等必需与《选购 安排单》上的内容相符;

f)仓管员应将常用物品的说明书、运用说明书及保修卡等资料在验证无误后交财务部保存、备查。

4.3.2物品验证的方法

a)物品包装的验证:

-物品外包装平整光滑,密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹;

-留意核对物品外包装上的生产日期及有效期。

b)物品质量的验证:

-细致检查物品表面有无擦伤、破损、无裂缝或扭曲变形;

-验证铁制品时,应留意物品有无锈迹;

-转动物品连接部分,检查其转动是否敏捷,有无大的磨擦声;

-检查物品接口部分,看连接处有无松动、滑丝现象;

-验证物品质地是否符合购买要求;

-检查物品附属件是否齐全。

c)物品性能的验证:

-应对物品的机械部分应反复试动,检查其敏捷性、精确性;

-验收具有弹性的物品时,应对物品反复伸缩或弯曲,一般状况下,合格品应回复或基本回复原状;

-验收电器物品时,应运用万用表测试。

4.4物品的入仓程序

4.4.1物品的入仓程序:

a)选购 员原则上应在物品选购 回来的当日,将物品送交仓库验收,特别状况不能在当日入仓的,应报财务部经理批准后另行处理;

b)如选购 员通知物品供应商送货上门,选购 员应陪伴供应商一起到仓库验货;

c)仓库管理员应对符合购买安排的物品进行验收;

d)阅历收合格的物品,仓库管理员应开具《进仓单》,登记仓库物品明细账,并将物品分类存放;

e)仓库管理员应依据当天的物品验收单,刚好登记物品明细账;

f)仓库管理员应在每月6日、16日、26日,将《进仓单》汇总后,交财务会计进行账务处理。

g)拔到部门或管理处干脆运用的开具《物资干脆单》,经运用部门经理签名后,由运用人干脆领用。

4.4.2退回物品的入仓程序:

a)相关人员将未运用完的物品送到仓库;

b)仓库管理员应依据核查结果,进行验收:

―合格品,填写《进仓单》,在备注栏内填写“退回物品入库”字样,存入合格品存放区内;

―不合格品,存放在不合格品区等待处理。

c)仓库管理员应在每日下班前,依据退回物品《进仓单》,登记仓库物品明细账,以10天为一期送财务会计进行相关的账务处理。

4.4.3设备工具的入仓程序:

a)新选购 的工具按物品的入仓程序执行;

b)以旧换新的设备工具入仓程序:

―经办人应凭其所在管理处主任签名确认的《工具借领单》到仓库办理旧工具入仓手续;

―仓库管理员经检查无误后予以办理入仓手续,发给新工具,同时在运用《工具登记卡》上由经办人签名确认;

c)退还的设备工具入仓程序:

―仓库管理员依据运用人的《工具登记卡》上的项目,逐项清点退还工具;

―仓库管理员对退还的工具进行验收;

―仓库管理员应在《工具登记卡》上登记,并由运用人所在部门负责人签名确认后存档。

d)借用工具入仓程序:

―工具借用人在工具送还仓库前必需把工具清理干净;

―仓库管理员依据设备工具的领用记录,进行验收;

―仓库管理员应刚好在《工具登记卡》上登记。

4.5仓库物品的存放管理

4.5.1物品存放仓库的自然条件:

a)有通风设备;

b)光线足够;

c)面积宽敞。

4.5.2仓库物品的存放分类:

a)易燃、易爆与挥发性强的物品;

b)吸水性强、简单发潮、发霉和生锈的物品;

c)常用工具、材料和配件等;

d)易碎、易损物品;

e)食品类。

4.5.3物品存放仓库的区域划分:

a)合格物品存放区;

b)不合格物品存放区;

c)待检物品存放区。

d)处理物品存放区

4.5.4仓库区域划分的方法:

a)在货架上标识并隔离;

b)划线挂标牌。

4.5.5仓库物品的存放要求:a)易燃、易爆与挥发性强的物品应单独设置仓库存放,存放时应留意:

―四周无明火、远离热源;

―摆放在地下;

―配备灭火器;

―保持包装完好;

―库房结构坚实,门窗封闭坚固;

―库房门内开。

b)吸水性强、简单发潮发霉和生锈的物品存放时:

―用经过防水处理的货架放置;

―放在干燥的地上或货架上;

―配备防潮通风设施。

c)常用工具、材料和配件等:

―不规则物品,用盒或袋装好后摆放;

―规则的物品整齐的摆放在货架或地上;

―体积较大、体重较轻的牢靠墙上放或挂在墙上。

d)易碎易损的物品:

―体积较小或瓶装物品,放置货架的底层、整齐的摆放在地上;

―体积较大的,应靠墙立放,放置上方不悬挂物品;

―放置位置有胶垫。

e)食品:

―放置在经过防水处理的货架上;

―配备通风、防潮设施。

4.6仓库物品的领用管理

4.6.1物品领用程序:

a)物品领用人应凭其所在管理处经理签字确认的《领料单》到仓库办理材料领用手续;

b)仓库管理员依据《领料单》上所列品种,逐一发放;

c)仓库管理员依据《领料单》内容登记仓库物料发放明细登记;

d)仓库管理员以10天为一期,将《领料单》汇总后交财务会计核对,并进行相关的账务处理。

4.6.2工具的领用管理:

a)工具运用人应凭其所在管理处经理签名确认的《领料单》到仓库领用工具;

b)仓库管理员应依据运用人《工具领用卡》的记录,核对原卡上的领用工具是否有重复现象:

―如经核对,已有领用记录,但没有报废或其他处理记录,仓库管理员应拒绝发放;

―如经核对没有该工具的领用记录,将工具发放给领用人后,并在《工具领用卡》上登记。

c)仓库管理员以10天为一期,将《领料单》汇总后交财务会计核对,并进行相关的账务处理。

4.6.3借用工具的领用程序:

a)凡因工作须要借用工具的人员,应凭其所在管理处经理签名确认的《工具借领单》,到仓库办理工具借用手续;

b)仓库管理员依据《工具借领单》,与仓库建立的借用工具登记卡核对无误后发放;

c)仓库管理员对借用的工具应依据规定的归还期限督促借用人按时归还。

4.7仓库物品报废的管理

4.7.1报废的标准:

a)物品到有效期;

b)客观缘由造成物品工具已无运用价值的;

c)按其他有关规定需报废。

4.7.2物品报废的程序:

a)报废物品经办人凭其所在管理处经理签名确认的《物品报废单》到仓库办理物品报废手续;

b)仓库库存的物品报废,由仓库管理员负责填写《物品报废单》;

c)仓库管理员打算好报废物品的有关原始资料:

―入库时间;

―物品性能介绍;

―运用时间;

―运用说明;

―其他有关资料。

d)公司财务部经理,应组织相关人员验证;

e)报废物品交总经理经理审批;

g)仓库管理员依据审批看法,将报废物品的相关财务资料交财务会计核对并进行相关

的账务处理。

4.8仓库物品的清点

4.8.1每月25日前,仓库管理员应对仓库内物品进行逐一清点。

4.8.2依据清点结果,填写《库存物品盘点表》。

4.8.3仓库管理员应将库存物品明细账的余额和盘点表上的实物余额进行核对:

a)经核对无误的,仓库管理员应依据当月发生的入库单及出库单,编制《库存物品进、耗、存表》,同时编制下月选购 安排;

b)如经核对有误:

―实物多于账面余额的,报财务会计进行账务处理;

―照实物少于账面余额的,原则上视详细状况依据公司相关规程处理。

4.8.4仓库管理员应在28目前将当月《物品盘点表》、《选购 安排表》报送公司财务部。

4.8.5公司财务部主管会计组织会计人员于每月25-31日对仓库物品进行抽样或全部核对,并于当月31日前将核对结果报财务部经理。

4.9仓库物品管理资料的保管

4.9.1财务会计应在每月末将仓库物品的财务原始单据编制记账凭证、登记簿,并进行账务处理。

4.9.2仓库物品管理的财务资料交财务部经理审核无误后,加密在管理处财务部长期保存。

4.10仓库物品的管理状况,作为财务部相关人员、仓管员职效考评的依据之一。

5.0引用文件和记录表格

5.1《物品报废单》

5.2《工具登记卡》

5.3《库存物品进、耗、存表》

5.4《物品进仓单》

5.5《物品出仓单》

5.6《库存物品盘点表》

物业公司材料申购作业规程

物业公司材料申购标准作业规程

一、物料金额在500元以上的按下列程序办理:

1、申购单位到经理助理处填写材料《申购单》,并按《申购单》备注说明仔细填写。

2、经理助理审核。

3、由经理助理报经理审批。

4、由办公室报公司领导审批。

5、申购单位凭审批报告选购 相应物品,凭审批报告和入库《验收单》及发票到经理助理处按《费用报销审核标准作业规程》办理费用报销手续。

二、物料金额在500元以下的按下列程序办理:

1、申购单位到经理助理处填写材料《申购单》,并按《申购单》备注说明仔细填写。

2、经理助理审核。

3、由经理助理报经理审批。

4、申购单位凭审批的《申购单》选购 相应物品,凭审批的《申购单》和入库验收单及发票到经理助理处按《费用报销审核标准作业规程》办理费用报销手续。

三、购买物品借款按下列程序办理:

1、修理部在物业财务可办理借款手续。其他单位可实行先购物后报账,或者联系供货商干脆送货上门,也可到公司财务办理借款手续。

物业公司合同管理作业规程

物业公司合同管理标准作业规程

(七)

1.0目的规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作程序,确保公司利益、信誉得到保障。

2.0适用范围适用于物业管理公司全部合同的管理工作。

3．0职责

3.1总经理负责公司全部合同的签署及重要合同的评审。

3.2人事行政部负责本项目合同审核、监管及归档(包括员工劳动合同)。

3.3各部门负责人负责合同的履约执行。

4.0程序要点

4.1合同管理的范围:包括对外供应服务的合同和对外托付服务的合同。

4.1.1对外供应服务的合同,包括以下几类:

(1)开发/建设单位或业主委员会托付进行物业管理的合同;

(2)投标书;

⑶对外租赁合同;

(4)公司承诺供应的常规服务和管理合同;

(5)顾客(业主、住户或其他托付方)托付公司进行选购 、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同;

(6)公司车库、车棚、车位运用或泊车合同;

(7)其他对外供应服务的合同。

4.1.2对外托付服务的合同,包括以下几类:

(1)选购 合同;

(2)招标合同;

⑶劳动合同;

(4)公司托付顾客(供应商或其他受托付单位)进行选购 、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运等合同;

(5)其他须进行对外托付服务的合同。

4.2合同的形式包括以下几种形式。

4.2.1书面的和非书面的。

4.2.2协议或其他法规性文件的规定和要求。

4.2.3规范合同和格式合同。

4.2.4口头承诺。

4.2.5招、投标书。

4.3合同的制定。

4.3.1一般状况下由合同的执行部门负责制定,其内容包括以下条款:

(1)标的;

(2)数量和质量(或工作内容);

⑶价款或酬金;

(4)履约期限、地点方式及其他履约条件;

(5)合同终止条件;

(6)违约责任;

(7)专用合同约定的其他必要条款。

4.3.2各种合同若有合同范本,可依照合同范本填写或修改各项条款。

4.4合同的评审。

4.4.1评审权限:

(1)标的在10万元以下的合同,由总经理托付分管副总经理组织合同执行部门及人事行政部经理进行评审;

(2)标的在10万~50万元的合同,由总经理组织有关人员进行评审;

⑶标的在50万元以上的合同,由董事会进行评审。

4.4.2评审内容。

(1)对外供应服务合同的评审内容:公司的履约实力;顾客供应的价格;合同的风险;合同的条款是否明确;合同是否合法;合同的社会效益;其他须要评审的内容。

(2)对外托付服务合同的评审内容:分供方的履约实力;分供方供应的价格;分供方的信誉;分供方供应服务的售后服务;合同的条款是否明确;合同是否违法;合同的风险;合同履约监控实力;其他须要评审的内容。

4.5合同的签署与生效。

4.5.1合同经评审合格,由总经理签署。非书面的合同除外。

4.5.2经总经理签署的合同按印章管理规定办理盖章审批手续。

4.5.3全部书面合同均须加盖公司印章,合同页数在一页以上的必需加盖骑缝章。

4.5.4经签署并加盖公司印章的合同正式生效,须公证的合同,经公证后生效。

4.5.5公司承诺供应常规服务和管理的合同签署与盖章形式不受以上条款的限制。

4.5.6生效的合同原则上一式四份,公司与顾客各两份,需进行公证的须报公证机关一份备案。

4.6合同的编号与归档。

4.6.1书面合同统一进行编号,编号的方法按档案管理的规定办理。

4.6.2一般状况下书面合同由公司人事行政部统一归档(经总经理审批同意,由其他部门保管的除外),归档方法按档案管理的有关规定办理。

4.6.3公司归档合同原件,合同履行完毕或需分阶段付款的,报财务部存档一份,部门需按合同条款监督顾客履约的,按档案管理的有关规定办理复印审批程序后,由部门负责人保管一份复印件。合同执行完毕后,须将合同返还公司归档。

4.6.4合同条款涉及保密事项的,有关部门均担当保密责任。

4.7合同的履约。

4.7.1对外供应服务的合同,由供应合同服务的部门负责履约,重要的合同由总经理或人事行政部监督履约。

4.7.2对外托付服务的合同,由合同执行部门监督分供方履约,重要的合同由总经理或人事行政部监督履约。

4.7.3合同执行部门须将合同履约阶段性状况向总经理汇报,重要合同须以书面形式汇报。

4.7.4公司监控全部书面合同(员工劳动合同除外)的履约进度,对违反合同进度的刚好向总经理汇报。

4.7.5合同履约完毕,对重要合同的执行效果再次进行评审。

4.8合同的变更与废止。合同双方不能履约或不能完全履约或合同中须变更废止状况出现需进行合同条款变更或废止时,由合同执行部门向人事行政部提出合同变更申请,人事行政部按合同评审程序跟进评审变更条款或废止合同,重要合同由总经理干脆组织变更条款或废止合同。

4.9合同的续约。合同期满且需办理续约的,由合同执行部门按合同要求提前通知人事行政部,由人事行政部经理按合同评审程序跟进评审,重要合同由总经理干脆组织合同评审。

4.10合同的统计。每年12月31日前,由人事行政部对书面合同进行清查统计,写出专题报告。专题报告内容包括:合同清单,履约完成状况,存在或需跟进的问题等报总经理批阅。总经理给出批示看法,由人事行政部按总经理批示看法办理。

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物业公司员工考勤管理作业规程

物业公司员工考勤管理标准作业规程

1.0目的

规范工作时间、假期、打卡、签卡、请(休)假、销假、加班及考勤统计工作。

2.0适用范围

适用于物业管理有限公司经理(含)以下员工的考勤管理工作。

3.0职责

3.1总经理负责工作时间调整申请的审批。

3.2副总经理负责各部门经理的签卡、请(休)假、销假的审批。

3.3人事部负责员工考勤管理的复核与监督工作