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文档简介

文件管理制度文件管理制度一、总则为了保证公司管理的规范，文化建设的进展，有效利用文件资料资源，提高文化建设质量，特订立本文件管理制度。本制度应适用于全体员工。二、文件的定义文档是公司数码信息的一种形态，它包括全部公司文件，记录，报告，备忘录，短信，图像，音频和视频等信息载体。三、文件管理的原则1.规范性。要求遵从规章制度，明确每一位员工在文件管理中的责任和义务。2.积极性。激励员工努力工作，提高自身素养，提高整体的公司效率。3.效率性。为了能够提高工作效率，使得文件管理制度的规范和标准，促进公司的和谐进展。四、文件的分类1.公司办公室工作的文件;2.生产管理的文件;3.财务管理的文件;4.基本建设的文件;5.科研管理的文件;6.队伍管理的文件;7.后勤管理的文件;8.安全管理的文件。五、文件的保密1.公司机密文件应设置管理部门，对外尽可能的保密;2.国家保密文件应遵守国家保密部门的要求;3.保密要对涉及公司人事、财务、技术等机密的文件进行保密，严禁外泄。六、文件的管理1.文件的命名文件命名应遵奉保障公司积极、快速、便利的原则，命名规定应遵从以下两项原则：（1）统一标准，易于管理。文件名称必需明确，简洁，能快速辨别出其所属的领域。（2）合理使用完可能简短的名称。文件名称应以实际的文件类型依据文件的表现形式命名，以便轻松的查找该文档。2.文件的储存（1）内部文件的储存应放置内部机密文件储存柜中，外部文件的储存应放置在合适的地方，保持整齐。（2）各类文件应依照归类储存，确保能够快速找到所需要的文件。（3）文件存储时，避开文件叠放，应注意文件柜房的湿度要适合。3.文件的归档文档的归档重要是公司机构内及机构间作为有效管理手段进行的工作，是标志着文件的阶段性完成。（1）文件归档的依据，应当是事实与规定的表现，并依据实在情况采纳合适的文件形式进行存储保存。（2）清楚标注文件归档的时间、位置、负责人等明白信息。4.文件的流转（1）文件流转必需有审批流程，必需在文件中让相关人员签字。（2）参加流转的人员应当负责好监控每一份文件的流向，妥当保管好每一份流转文件的安全性。七、文件删除的原则（1）不需要归档的文件，在经过必要的结案后尽快销毁。如已归档的文档，如无紧要价值应尽快销毁。（2）在删除文件时应注意保留有价值的文件和标明在什么情况下文件被删除，依照记录。（3）删除文件应严格遵从公司文化建设的规定，查验权限严格，符合规定。八、违反管理条例的处理对于不遵守本文件管理制度的行为将视该行为的性质和情节予以处理，包括口头警告、书面警告、立案检查、行政惩罚等处理措施。九、结论企业文件管理制度是企业工作的核心制度之一，能够有效的保证公司的文化建设、办公效率和各类文件的安全、隐 私。制度本身的严谨和执行力度的有效都是保证文件管理制度在各个方面有效实施的紧要

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