大学采购合同管理细则

大学采购合同管理细则第一章总则第一条为进一步加强我校采购合同管理，规范采购合同签订流程，防控合同管理风险，维护学校合法权益，根据《**大学合同管理规定（试行）》、《**大学招标采购管理规定》等文件要求，结合学校实际，制定本细则。第二条凡校内各单位使用纳入学校预算管理的资金对外签订的货物、服务和工程采购合同，均适用本细则。第三条学校各单位商洽各类采购合同，应当遵守国家法律、法规和贸易规则，坚持平等互利、协商一致、诚实守信、责权利相统一的原则，维护学校的正当权益。任何单位和个人不得擅自以校内单位、部门名义对外签订采购合同，不得利用合同损害学校利益。第二章管理机构及其职责第四条学校采购合同管理遵循防范风险、责权统一、各负其责的原则，合同承办单位、合同归口管理部门、招标采购中心及对外合作和法律事务办公室依据各自职责范围,在合同管理的各个环节，严格履行职责，维护学校权益。第五条合同承办单位为采购合同管理主体，主要职责包括：（一）负责采购合同事项的真实性、可行性；（二）负责查验采购合同相对方的主体资格和资信状况等;（三）负责落实采购经费，与合同相对方进行采购合同的协商、谈判，起草合同文本，并对合同内容进行全面逐条审查；（四）在授权范围内，与合同相对方订立合同；（五）负责履行合同义务，监控合同相对方的履行情况;对于合同履行过程中出现的问题及时采取有效措施予以解决，重大问题及时向合同归口管理部门、对外合作和法律事务办公室报告；（六）负责本单位合同及其履行、变更、解除等有关文件资料的备案和保管工作；（七）加强对本单位全年招标限额以下采购事项的统筹管理，严格杜绝规避政府集中采购品目或拆分项目规避政府采购及公开招标的情况；（A）配合相关部门，处理合同纠纷。第六条合同归口管理部门对职责范围内所涉采购合同事务进行归口管理，主要职责包括：（一）负责对合同承办单位提交的采购合同内容进行审查，审核合同事项的真实性、可行性，合同相对方的主体资格和资信状况等；（二）对重大项目或涉及较高专业技术的合同条款聘请有关专家参加论证或评估；（三）负责采购合同履行过程的监督检查，对合同执行进度和效果进行检查验收；（四）配合相关部门，处理合同纠纷。第七条合同归口管理部门与合同承办单位重叠时，同时履行双重职责。第八条招标采购中心为采购合同的审查部门，主要职责包括：（一）负责拟定修改学校采购合同管理的基本制度和相关合同范本；（二）负责对采购合同的经济性条款、合同相对方经营范围和资质状况、合同文本规范性等进行审查；（三）负责对招标采购项目的合同文本与采购文件、中标供应商投标或响应文件的内容进行一致性审查；（四）负责政府采购合同信息公开和财政部采购计划管理系统学校采购合同执行上报工作；（五）负责学校采购合同信息统计和数据上报工作；（六）协助相关部门处理采购合同纠纷。第九条对外合作和法律事务办公室统一指导采购合同管理事务，主要职责包括：（一）负责对招标限额以上的采购合同内容、条款进行法律风险审查，提供意见或建议，确保合同的合法性；（二）负责统筹协调校内相关部门参与解决合同纠纷与调解、仲裁与诉讼事务；（三）监督采购合同的履行。第三章采购合同的分类及文本第十条为保证合同管理有效性和可行性，根据采购限额和形式，分为以下三类：（一）第一类合同：学校规定的招标限额以上（现标准为20万元），由招标采购中心负责组织的招标项目所签署的合同；（二）第二类合同：学校规定的招标限额以下（1万及以上至20万以下），由合同承办单位采购人自行与供应商洽商的采购合同；（三）第三类合同：中央预算单位集中采购合同（简称央采合同），主要是集中采购目录内的货物和服务采购。第十一条采购合同文本内容应当完备、严密，除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外，还可以根据具体实际情况在双方协商基础上约定相关条款。采购合同一般应包括以下条款：（一）当事人的名称、住所，法定代表人姓名、职务,委托代理人姓名、职务、联系方式；（二）标的（包括种类、数量、质量等要求）；（三）价款及其支付（包括计算方法、支付方式进度、结算方式等）；（四）履行期限、进度要求、交货地点和方式；（五）验收标准及方法；（六）违约责任；（七）解决争议的方法；（A）其他根据合同实际情况应当具备的条款（包括但不限于名词和术语的解释、当事人的权利和义务、风险承担、知识产权归属、保修、保密、合同的生效和解除条件等）；（九）合同签订的时间地点。第十二条国家或行业有合同示范文本的，应当优先选用，但需要认真审查，合同承办单位可根据具体项目的特点和要求，对有特殊要求的项目在合同相应条款中进行特别约定。若无标准示范文本的，合同承办单位原则上应采用学校统一的格式文本。采购合同文本由合同相对方提供的，合同承办单位、合同归口管理部门应认真审阅，必要时向对方提出修改意见，共同协商确定文本。第四章采购合同的审核与签订第十三条采购合同提交申请日期应为合同生效及实际履行日期之前，原则上不得补签合同。招标采购合同应当在中标、成交通知书发出之日起30日内，按照采购文件和中标人投标文件的规定，与中标人签订完成采购合同，如遇特殊情况无法按时签订合同的，需提前报请学校批准。第十四条符合本细则第十条第一类合同，合同承办单位采购人应当在中标、成交通知书发出之日起15日内，将拟定的采购合同通过合同管理系统（现为办公信息系统用印审批单形式）经合同承办单位主管领导签署意见后报送招标采购中心。招标采购中心进行一致性审查后，转合同归口管理部门、财务处、对外合作和法律事务办公室签署意见，其中重大工程项目转审计处签署意见，最终上报主管校领导审批。采购合同审批通过后3日内，应将合同文本和签订采购合同承诺书一同递交招标采购中心。第十五条符合本细则第十条第二类合同，合同承办单位采购人需履行前期采购申请程序（参见《**大学招标采购管理规定》），经各归口管理部门审批后，将采购申请资料（备案表及询价说明等）和合同文本一同递交招标采购中心审核用印。第十六条符合本细则第十条第三类合同，中央预算单位集中采购合同为带防伪水印的制式合同，合同承办单位采购人直接将合同文本递交招标采购中心。第十七条采购合同根据管理权限完成相应审批后，原则上应由合同相对方先盖章（合同章或公章），合同承办单位行政主要负责人（科研项目为经费负责人）应在每份采购合同的委托代理人处（合同甲方）签字并签署日期后，将合同文本递交招标采购中心用印。第一类合同加盖“**大学”公章和法人或授权人章，第二类合同加盖“招标采购中心合同专用章（2）”和法人授权人章，第三类合同加盖“招标采购中心合同专用章（1）”和法人授权人章。第十八条采购合同原则上一般不少于5份，学校的合同承办单位、招标采购中心、财务处、合同归口管理部门等应当各留存1份，合同相对方单位1份（具体根据合同相对方的需求）。合同签订后，原则上不得再增加份数。办理进口的采购合同，还需准备外贸代理机构与国外供货商签订的外贸合同和外贸进口代理协议。第十九条按照《**大学合同管理规定（试行）》中的审核时限要求，招标采购中心在5个工作日内予以审核。涉及各部门会审的招标采购合同，各审查部门原则上应在3个工作日内予以审核。如审核过程中涉及校外单位，审核时限依相关约定执行。合同审核完毕后，合同承办单位采购人及时领取合同，并填写《采购合同印章使用情况登记表》，做好用印登记；未经批准的采购合同不予办理用印。第二十条签订采购合同时需同时签订其他事项合同（协议）的，采购人应确保采购合同以外的合同（协议）已经过相关审批程序批准，包括但不限于技术协议、安全责任协议、质保协议、安全施工管理协议、担保协议、廉政协议等。第五章采购合同的履行、变更、解除及纠纷处理第二十一条采购合同生效后，合同双方应当根据诚实信用原则，认真按照约定履行合同，并根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。第二十二条合同承办单位应当对采购合同的履行进行跟踪管理，督促合同相对方全面履行合同。在合同履行过程中，对合同双方相互来往的文书以及便签、便函等，合同承办单位应当妥善保管。第二十三条合同承办单位应当及时向合同归口管理部门及对外合作和法律事务办公室报告合同的履行情况及结果。第二十四条合同签订后，原则上不得随意变动。如确需签订补充合同、变更、解除合同的，应依照法律规定，经合同双方协商一致，且按本细则第四章规定的程序进行审查后，方可变动。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分，与原合同具有同等的法律效力。工程类采购合同在约定范围内对合同价款进行变更的,按学校的工程变更和签证管理方式进行办理。第二十五条采购合同履行过程中如发生纠纷，经协商无法解决导致诉讼或仲裁的，合同承办单位、合同归口管理部门应积极收集证据妥善处理，同时报送学校对外合作和法律事务办公室。如需委托律师或法律人员，由对外合作和法律事务办公室办理委托相关事宜。第六章采购合同备案及归档第二十六条根据财政部政府采购信息公开要求，对于政府采购限额以上的采购合同应履行相应的信息公开及备案程序。政府采购合同中涉及国家秘密、商业秘密的部分可以不予公告，但其他内容应当公告。其中，合同标的名称、规格型号、单价及合同金额等内容不得作为商业秘密。涉及保密的采购项目合同按照国家关于保密事宜的规定执行。第二十七条政府采购限额以上的采购合同签订当日，合同承办单位采购人应主动向招标采购中心告知采购合同中是否具有涉及国家秘密、商业秘密的事项。招标采购中心按法规要求在“中国政府采购网”上进行公告。第二十八条采购合同及相关资料作为学校对外活动的重要法律依据和凭证，相关单位及人员应当保守合同秘密,并妥善保管、及时归档，不得随意处置、销毁、遗失。第二十九条采购合同签署后，相关管理单位应根据《**大学合同管理规定（试行）》的归档原则，报对外合作和法律事务办公室备案，并及