项目工程资料档案管理流程

工程工程资料档案治理流程(总14页)--本页仅作为文档封面，使用时请直接删除即可----内页可以依据需求调整适宜字体及大小--治理体系文件工程工程资料档案治理指引密 发放编号：编 制：审 核：批 准：版本修订记录序号 修订日期 修订内容 修订人 版本 备注1目的性。适合范围﹑使用、保存及销毁等治理工作。定义档案纸、图表及声像载体材料等。资料为说明所取得结果或所完成活动的证据性文件。密级档案资料按密级分类，有如下几种：展经营中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料。表、统计资料、重要会议记录、公司经营状况等。同、协议、尚未进入市场或尚未公开的各类信息。治理方法档案资料治理原则1〕档案、资料分级与编码原则：件、制度等；B、集团公司级：行政治理文件、制度；标准、流程等；C、职能部门级：公司职能部门间的往来文件、资料、信息，D、参建单位级：工程技术部与个参建单位间往来的治理性文件；E、工程建设级：工程报建、技术文件、质量文件、竣工备案等资料、档案件规定执行。4〕本制度如与集团相关制度冲突，以集团制度规定为准。档案治理职责工程技术部必需设置专职、专业资料档案〔内业〕治理员；档；档案利用。定期对参建单位档案治理质量进展检查、监视和指导；负责工程档案验收，移交城市档案馆；城建档案馆。移交后，相关手续报集团公司档案室归档。单位工程竣工验收后向集团公司移交资料、档案。档案的收集、归档2〕依据资料来源及重要性对资料进展分类、编码，登录名目表；3〕资料、档案存放档案袋〔盒〕中须与资料名目一一对应。文件材料归档要求层次清楚，符合其形成规律。〔或载体〕优良，字迹工整，图样清楚，有利于长期保存，手写局部一律用碳素墨水钢笔或者碳素墨水签字笔书写，禁用铅笔、圆珠笔等书写。各类归档材料一般为一式一份。归档资料、图纸幅面大小应按A4规格折叠，装订结实、编号连续。〔三份〕，经交接双方、监交人签字后，三EXCEL〔包括卷内名目清单和案卷名目清单〕。档案保管按有关治理规定确定档案资料保存期；都必需严格的手续，做到增减有据，数字准确，确保档案不散不丢。档案必需存放于档案柜内，排列整齐、美观。保持档案室内干净、室内通风、枯燥。档案资料使用工程技术部、公司职能部门因工作需要可查阅资料档案；手续；《档案资料借用审批表》，经授权人签字同意前方可借用或复制；核对、办理退还手续。借阅的档案资料未按期归还、丧失、损坏或泄露，视情节轻重追究当事人的责任；改、沾污、标记、拆散、抽页、折角、转借和丧失。档案资料使用审批权限1〕因工作需要使用公司隐秘级以下档案资料，由各部门负责人审核；档案移交A、移交时间要求移交、归档。个月内完成资料整理、归档，移交。个分包工程的招标工作完成后，将该分包工程招投标相关的文件资料归档，移交。交。B、移交标准要求：凡归档移交的档案资料，必需保证全部资料为原件，内容真实、签字盖章齐全，无涂改现象。档案资料鉴定和销毁A、档案资料的鉴定档案鉴定、销毁在工程治理中心见证下进展；成。B、档案资料的销毁C、档案资料的销毁程序资料，确认无误后，方可销毁！销毁后，负责销毁人员应在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名盖章。《档案资料销毁清单》抄送集团档案室。调〔离〕职时档案交接的治理〔离〕职时，必需与集团公司档案治理人员、行政治理中心档案治理人员、接任资料档案治理人员办理交接手续。档案资料治理责任有以下行为之一的，应对直接责任人赐予行政处分，或依法追究法律责任：损案；档案治理人员玩忽职守，造成档案损坏或遗失。支持性文件《集团公司档案治理制度》相关记录工程工程文档总名目；工程施工、监理提交文档资料及要求；集团相关部门应向工程技术部供给的文件资料；长期保管档案名目；档案资料使用审批表。工程工程文档总名目集团公司治理制度、流程A1-1公司集团公司治理制度、流程A1-1公司程定A1-2A1-3文件〔A1)工程技术部人员架构及职责A1-4集往来文件A1-5团、公司…及工工程公司会议纪要A2-1内部资料A

号

门司术部术部术部

归档形式/电子书面/电子/电子

门术部术部/力

备案 形式电子 工程类电子 工程类/档案管理部门

书面/电子 术部

书面/电子工程技术部例会纪要〔A2) 要专题会议纪要…

A2-2A2-3A2-4

术部术部术部

书面/电子 / /书面/电子 / /书面/电子 / /合同文件〔工 程

B1-1B1-2

术部术部

/电子/电子B册治理料

类〕 材料设备合同文件〔B1)…工程治理筹划书工程治理 资料资料〔B2)工程报告

B1-3B2-1B2-2B2-3

档案管理部门

书面/电子书面/电子书面/扫描书面

工程技术部术部

书面/电子书面/电子扫描扫描

等7册 分册 分类 别验收资料

号B2-4B2-5B2-6B2-7B2-8

门术部术部术部术部术部

书面书面电子/电子/扫描

门///

备案 形式///规案，及评审表

B2-9 术部

书面/电子 理中心

划、施电子 工方案件…

B2-10

工程技 电子 / 术部施工总进度打算报表施工月进度打算报表打算 施工周打算报表治理〔B3)分包商进场打算样板确认打算…设计图纸图纸会审及交底记录设计及变 及审批表更签证〔B4) 工程签证及审批表嘉奖/罚款通知单…

B3-1B3-2B3-3B3-4B3-5B3-6B3-7B4-1B4-2B4-3B4-4B4-5

术部术部术部术部术部术部术部术部术部术部术部

书面术部电子术部电子书面//书面//书面//书面//

理中心书面理中心书面//书面//书面/电子//书面/电子//书面/电子//

册 分册 分类 别工程付款台帐工程进度款审批单进度 甲供材料设备进度款审

号B5-1B5-2

门术部术部工程技

电子书面

备案部 备案门 形式 备注/ // /款支 付〔B5)

B5-3

书面 / /工程量确认单扣款通知单…供货单位资质材料设备 材料选购资料治理

B5-4B5-5B6-1B6-2B6-3

工程技书面/书面//书面//书面//书面//书面//书面//术部术部术部术部〔B6) 材料验收资料…施工单位资质

B6-4B6-5C1

术部术部术部

工程管书面 理中心 电子书面 / /CC〔含包〕施工单位工程技术部质员名册C2术部书面//资质治理资料核评价表C3术部书页电子D册监理

往来文件…监理单位资质监理部人员名册监理单位 及细则治理资料监理例会纪要

工程技C4 术部D1 术部D2 术部D3 术部工程技D4 术部工程技D5 术部

书面/电子/电子/电子

////

// 资质//册分册分类文档名称分册编归档部归档形式备案部备案别号门门形式序号文件名序号文件名纸质版份数是否版提交时间〔提交时间均时间〕提交单位审批时限〔天〕说明甲方监理1施工治理人员名单及通讯录2是入场一周内施工施工施工施工施工施工施工施工施工//112任命书1否入场一周内//13企业营业执照和资质证书2否入场一周内//2〔复印件加盖鲜章〕入场一周内//2〔复印件加盖鲜章〕入场一周内//2〔复印件加盖鲜章〕入场一周内2221图纸交底及会审后两周内报送内报送天内5822133施工、监理、建设各一份施工、监理、建设各一份备注监理通知单D6监理考核表D7工程技术部术部书面//书面工程管理中心电子监理工作总结D8工程技术部术部书面往来文件D9书面/电子…各阶段政府批文类E1工程技术部书面/电子工程管理中心电子与政府有关的资料E册政府政府文件法律、法规文件清单E2工程技术部术部书面/电子//政府发文E3书面/电子//…声像档案F1工程技术部术部电子//多媒F册体及声像/实物档案F2实物//…G其它类…4入渝证明书〔外地来渝2否企业〕5工程相关人员执业证书2否6开工报告3是7施工组织设计5是8总进度打算3是9总材料打算3是9设计交底后，必需在该10专项施工方案5是11监理单位企业营业执照2否分部〔专项〕工程实施 10专项施工方案5是11监理单位企业营业执照2否12和资质证书监理人员名单及通讯录12和资质证书监理人员名单及通讯录1否13总监任命书2否14工程相关人员执业证书2是15监理规划3是16监理实施细则3是17周例会纪要、监理月报4是理入场一周内 监理入场一周内 监理入场一周内 监理

2 5 221/ // / 1/ / 2/ / 2〔复印件加盖鲜章〕要〕检验批划分/构配件/设备报审表工序报验表〕工程验收表

图纸发放后15天 监理天，且必须在该分部〔专项〕工理程实施前设计交底后2天内由监7是理公司负责整理完成，6设计交底后2天内由监7是理公司负责整理完成，6是建设单位负责签章完善74否材料、设备进场后1天〔包括机具〕4否下一步工序施工前施工施工施工施工4 否 下一步工序施工前 施工

125 〔1完工后交档案馆的监理档案。下同〕5 121 施工、建设各一份，2322 2 1122122131份、甲方工程师收封面。2231份、甲方工程师收封面。2231份、甲方工程师收封面。2211132212231812232231份。〔1件〕23〔分部工程〕验收纪要

由施工单位整理，验收 施6 否 会议完毕后其次天 工设计变更通知 8 否 / 设计技术核定单 8 否 / 建设现场签证28月度进度打算28月度进度打算3是2329月度材料打算〔主材：5是10

4 否 /3 是 每周三上午报送

施 2 2工一份125一份125125125工钢筋、水泥、商品砼〕月度材料打算〔除钢钢筋、水泥、商品砼〕月度材料打算〔除钢材、水泥、商品砼2030筋、水泥、商品砼以5是钢材、水泥、商品砼的外〕其他材料打算31月度零星材料5是7打算月不超过三份施工施工

施工、监理、建设各一份施工、监理、建设各10113232重要材料〔构配件〕进场及检查记录4否23施工33月工程