迎接教育部专家到文化传播学院接待方案

-.z.迎接教育部专家到文化传播学院进行检查评估工作接待方案文化传播学院办公室二零一五年五月十一日目录TOC\o"1-3"\h\u12512一、接待方针319761二、接待时间、地点、对象 33045三、接待容 312164四、接待工作机构 35476五、时间安排:625019六、后期工作：729254七、经费预算：720897八、附件 827527（一）注意事项829986（二）相关预案 85336（三）接待时的礼仪规及事项： 9-.z.为做好迎接教育部专家组评估考察各项工作的协调安排，经学校评建工作领导小组研究，制定本接待方案，根据实际情况，本方案可作适当调整。一、接待方针以各级教育部行政管理部门、上级有关文件指导精神要求为导向，结合学院的工作实际，全体教师职工、广大学生要树立大局意识整体意识，在评估期间坚守岗位，履行职责，服从安排，积极参与。高度重视，周密安排，热情接待，周到服务，为顺利完成评估工作任务提供一流服务，为学院增光添彩。在接待工作上既要实事又要充分体现学院特色、亮点，全体教职工、同学要以饱满的工作热情，高度的责任心和使命感确保评估工作顺利通过。二、接待时间、地点、对象时间：2015年*月*—*日地点：文德楼401会议室对象：**、**等3位评估专家接待容听取分管教学副院长对评估工作的汇报检查学校师资队伍、办学方针、培养方案等方面的容回答专家提出的问题四、接待工作机构（—）接待工作领导小组负责人：罗夏惠成员：罗夏惠、祖君、经华主要任务：对专家进校后工作日程安排和接待方案进行总体部署和安排，协调、督促、检查、指导各项工作及要求相关人员按照要求完成各项迎评工作。（二）接待工作小组1.汇报组负责人：罗夏惠成员：罗夏惠、祖君、经华主要任务：汇报学院专业建设、人才培养相关情况；解释专家检查过程中遇到的一般疑问；协助专家查阅教学资料；协助学校领导完成其他迎评工作；由院长负责好汇报PPT容，准备招生情况、教育情况等的专家评估资料

。评估资料:专家手册5本、评分表5套

。2.接待组负责人：静梅成员：明芳、唐东、学丽、白奇峰主要任务：（1）迎宾（选择形象好、气质佳、普通话标准的年轻老师负责此次工作。检查人员到达前30分钟，提醒相关人员做好迎宾工作）。（2）精心设计考察路线，扬长避短，凸显办学特色。在去往办公室的走廊中，设计一幅体现汉语专业文学艺术的海报和一幅体现广告创意的海报，展出传播系、广告系学生在征文比赛、大广赛中的获奖作品。在文德楼每一楼层安排好接待人员，摆设鲜花等，专家入场要以掌声相迎。（4）在会议室中，将分院科学合理的规章制度、各级教师及学生的得奖证书与优秀作品提前整合，设计成各种形状。将准备赠送专家的优秀广告作品、文章整理好，在视察结束后发放。（5）确定讲解员和陪同人员，进行适当的培训。**负责讲解，事先拟好讲解稿，把分院的专业建设与课程建设精炼的融入，展现分院特色；讲解时熟悉容，重要数字等信息要一口清。验收人员到来前1小时，再次提醒相关人员做好接待准备。3.后勤组负责人：文化传播学院学生会主席娴成员：学生会组织部、办公室成员主要任务：清洁工作准备会议室外清洁工作。负责打扫分院办公室、过道及走廊，检查、督促消毒落实情况，并及时处理可能出现的情况，尽可能保持通风，保证空气质量对办公室、通道等公共区域的墙面、地面和物体的表面包括门窗、桌面、沙发、洗手池、卫生间等。（**检查）会议室的清洁工作。提前一天清洁并布置接待室，保持室整洁有序，空气清新。正确摆放接待室所需物品。办公室里布置各种鲜花、茶水、水果等。正确摆放接待室所需物品。调试投影仪、音响等设备，放映相关资料；办公室里布置各种鲜花、茶水、水果等。（**检查）宣传准备文德楼前、会议室横幅"热烈欢迎评估专家莅临文化传播学院进行评估指导”、"迎评、促建、重在建设”横幅、宣传牌的悬挂。播放办公室设电子屏幕欢迎词"热烈欢迎教育部专家莅临文传学院视察指导工作”。在会议室中，将分院科学合理的规章制度、各级教师及学生的得奖证书与优秀作品提前贴。（**检查）会务准备提前印制座位牌、现场会场布置、座位牌摆放；负责会场秩序、临时需求等。

整理办公室的各种配置，调试投影仪、音响等设备，放映相关资料；7:30-8:00在岗，提前一天到场熟悉，保证电脑、投影仪开机，必须等专家参观或察看功能室后方可离开。4.宣传报道组负责人：郭猛主要成员：各年级广告专业班委主要任务：全程摄像工作；条幅横幅、宣传牌的制作；汇报PPT的制作。制作欢迎横幅、宣传横幅共2面，教学楼一幅，会议室一幅，建设，制作学院5分钟宣传短片。广告创意的海报的设计；当天完成活动的宣传报道撰写。5.仪表风纪组负责人：文化传播学院学生会副主席中建成员：学生会宣传部、文体部成员主要任务：学生着装恰当按规要求进行整理，下课期间禁止大声喧哗、嬉闹。见到专家要问好等。五、时间安排:时间地点容负责人员9：00一教4楼学院领导整齐着装站立一排，迎候专家组光临，引导至会议室。

罗夏惠、祖君、经华9：10—9：25学院办公室由书记简单介绍分院情况，着重汇报近两年的发展情况（使用ppt）罗夏惠9：25-9:40学院办公室院长汇报专业和课程建设，检查资料，相关领导人员必须在场，办公室主任作关于专业建设的报告。祖君9:40-9:50学院办公室专家提问经华9:50-10:30引导专家沿设计的固定线路对学院设施设备、校园文化、学生精神面貌初步考察，同时根据办学条件组的要求细致全面考察校舍和设施设备，全程陪同，静梅在前面引导。静梅10:30-11:00学院办公室欢送专家罗夏惠、祖君、经华、静梅、明芳、唐东说明：因专家组具体活动，时间安排还存在不确定的因素，如临时变动调整，以学校安排、教学检查协调组通知为准。六、后期工作：1、物资整理：接待场地物资整理。

2、总结提升：接待完毕后，组织总结大会，以改善不足，提炼经验。3、宣传报道：整理新闻稿件，在24小时之进行宣传报道。经费预算：名称单价（元）数量费用（元）矿泉水茶叶横幅烟酒办公用品其他总计八、附件（一）注意事项1.人员通知安排。各协调、责任人员要负责将各自职责围工作任务对相关人员进行转答、安排，说明注意事项。视察期间无教学任务的老师必须全部参与迎评工作。

2.确保对接到位。各环节责任人员要相互协调，保持联络，确保对接到位。

各小组要明确责任，在做好本职工作的同时，也要协助其他组的工作，紧密配合专家完成对我分院的评估工作。3.临时情况处置。遇到临时性突发状况要及时汇报、协调解决，重要事项及时报告。4.会场管理工作。每20—30分钟添加茶水或视情况而定；会后拍照，依据重要程度进行拍照留恋；会后整理（如专家需资料，装袋赠送）；5．事先安排人员关注专家活动，以便及时采取应对措施。（二）相关预案欲达目的:在专业建设与课程建设中展现本分院的特色，以吸引评估专家，给专家留下良好印象，使评估工作圆满成功。1.专家提问预案（1）专家来之前,分院进行相关问题的猜想及培训，召集分院老师收集和讨论体现分院特色的素材；（2）每位老师都得熟记本院的专业特色，了解本院的具体工作情况以及未来的发展动向；（3）专家的第一个问题由分院领导回答，其他教师先不回答；（4）专业性的问题由教研组负责人或资深教师回答；（5）所有回答问题的教师都应该以分院特色为重点（555111；1111），围绕专业建设和课程建设进行回答，切不可离题；2.查阅资料预案（1）可将突显分院成绩的资料放在显眼处（如近两年来分院获得的硕士点、广告大赛、征文大赛等成绩），以便专家看到亮点；（2）资料库由相关人员值班，以便讲解；（3）资料事先经分院教师整合，突出亮点和特色（如汉语言"555111”、广告学"1111”）；（4）查阅资料结束时，可以广告专业同学的优秀广告作品作为纪念礼物赠送给各位专家。（三）接待时的礼仪规及事项：1.握手力度：握手时力度要适中，太轻给人以轻视；太重，也不好；原则：要遵循"尊者先伸手”的原则，有女同志时要让女同志主动伸手；姿势：距离对方约一步，两足站立，正面朝向对方，上身微微前倾，双目注视对方，微笑伸手；时间：在心里默数1,2,3,4,5后才紧开手2.迎接礼仪要先介绍最高领导，依次介绍；把男士介绍给女士。"你好，这是王先生"；介绍的时候要谦虚谨慎，注意对方的年龄和职位。"总，你好，这是小王"千万别调换了。3.接待礼仪要走在客人前面。上楼、下楼都走在客人前面距离为一、两个台阶，不要走的太快