采购管理制度（范本06）

目的使集团总部及分子公司采购管理规范化、标准化；有效控制采购成本。范围适用于集团总部及分子公司所有的采购行为。权责总部各职能部门、各分子公司：根据生产或工作需要提出采购需求；物资采购部：编制采购计划，采购物品询价、物品采买；分子公司总经理：负责本单位1500元（含）以下非固定资产采购的审批；总裁：负责分子公司1500元以上非固定资产采购的采购审批；固定资产采购、采购合同的审批权限按有关审批权限规定执行。采购原则货比三家、保质保量、节约成本。原则上所有物品都由集团物资采购部统一采购。各分子公司急用、少量、金额较小的，可酬情安排在当地采购，但须报备采购部备案。材料申购部门划分机械设备：使用单位生产耗材：生产单位办公用品及其它公共用品：各使用单位报，人事行政部门汇总建材产品：基建部门其它材料：使用部门流程：见下图流程经办责任人提交要求需求申请需求单位单位负责人每月28日前各需求单位在每月底28日前将次月的采购计划报集团采购部审核汇总物资采购部29日1、在每月29日前汇总各单位的采购申请，依采购类别审批权限呈报核准2、在接到申请计划时，须根据实际需求情况仔细审核。按审批权限报批物资采购部需求单位当月1、根据采购物品需用日期进行采价，按权限报批后方可购买；2、无法采购或延期须及时告知需求单位；3、如有临时采购，特殊情况的，请购单位须以电话或其他方式预审批，事后及时补办审批手续。需求单位到货时1、根据请购单和采购合同内质量要求予以验收；2、办理入库手续，并将入库手续传回采购部门进行报销。流程说明：需求单位要根据生产实际需要如实提出采购申请计划，切实依请购单上如实填写物件名称、规格、数量、需用日期，以及质量要求。1.2紧急请购时，由请购部门在《申购单》注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。采购人员必须配合紧急采购。矿山作业、机械设备易损易坏，保证生产持续、正常，需要购置备品配件。采购的备品配件除了保质保量外，还必须符合规范程序。单位主管必须根据实际情况予以核实，有必要的须加以控制、删减，并于每月29日前报公司采购部汇总。物资采购部如实汇总各单位提交的采购申请数量，按权责报批后尽可能安排统一采购，开出请购单，要求依需求时间安排采购任务。1.6物资采购部须在收到《采购计划表》一天内依审批权限报批，并通知采购人员；生产过程易耗品需经总裁审批方可采购；请购单位依请购单上注明的各类条件予以采价。数量较大、金额较大或质量期较长（或须在使用过程检验质量）的还须签定合同，注明付款条件，方式，保质期等要素。采购员根据申购单，首先确认单价（根据市场行情）后进行采购，尽可能以正式发票及收据付款。杜绝用烟壳纸和其他纸张等收条，同时在发票及收据上注明用途、部门，并办理入库验收手续；请购单位应在接到核准后的请购单后的五个工作天内采价完毕，并将书面采价情况（采购合同）按权限报批。请购单的开立、传送：适用表单：固定资产请购使用《固定资产请购单》，非固定资产请购使用普通《申购单》。固定资产请购时，请购经办人员应依实际情况需要开立请购单，并注明物品的品名、规格、数量等详细内容经部门负责人审批后交财务等相关部门会签后送采购部。非固定资产请购时，请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参考库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期等详细内容经部门负责人审批后送采购部。.3请购单开立时应考虑请购单审批时间及供应商交货时间适当提前，考虑到交货期等因素，一般情况下，本地可采购的物品，到少要比需用日期提前一周申请；要到外地（福州以外）采购的物品，到少要比需用日期提前一个月申请。采购管理内容供应商开发采购人员要不断加强学习，了解熟悉各种原物料的相关知识，加强信息获取能力的培养，针对所需采购的商品或服务，系统地对资源市场进行调查，了解供应情况。在对供应市场有了一定了解后，采购人员应初步选择一些供应商进行接触寻找潜在合格的供应商。2询价、比价、议价采购经办人员接到请购单后应根据请购件的缓急进行计划并寻找供应商进行询价，询价时应参考市场行情及过去采购记录。采购询价原则上至少应找两家供应商。采购人员对供应商的报价必须进行比价、议价，在保证供货品质的前提下最大限度降低采购价格。7.3订购7.3.1请购物品的价格经审批后，采购人员即可向供应商订购物品，订购时应以降低

采购风险，控制采购成本及保证质量为原则。7.3.2采购合同的应按《合同管理制度》相关要求进行合同草拟及呈报评审。7.4进度控制7.4.1采购部门应分询价、订购、交货三个阶段控制采购作业进度，每个阶段都要即时跟踪，防止出现断料而影响生产的情况出现，也要避免过多的不合理库存。.4.2当出现进度异常情况时，要即时上报并向相关部门反馈情况以商讨应对办法。物流配送批量采购尽量要求供应商送货上门，尽量避免自提。采购员应在采购合同中注明运输条件以及运输方式、运输费用承担者等。验收入库根据有关仓储管理规定对物品办理验收手续，并通知仓库收料，将请购单仓库联交于仓库作为收料依据，同时通知相关部门验收。仓库根据验收报告收料，并开出入库单交于采购。付款核销.1整理付款采购完成并经仓库收料后，由采购人员整理资料向财务部申请付款或核销。相关资料必须完整，包括发票、请购单、入库单等。.2异常处理.1退换货处理:经验收不合格的商品，由验收部门提供验收报告，采购部根据验收报告通知供应商退货或换货。2.2对不到位服务，采购应通知供应商改善。11其它1供应商管理.1确立主、次供应商。物资采购部应对供应商的产品或物料质量、供货能力和价格进行分析评价，确定主供应商和次供应商。.2采购人员应积极主动经常保持与供应商间的沟通，与供应商保持良好的关系。11.1.3物资采购部应对供应商进行定期考核，在供应商确定后，就应定期对其按产品退货率、交货逾期率和问题配合度等方面进行评价考核，淘汰不良供应商。11.2电脑化作业管理采购部应建立数据库，对相关采购资料进行电脑化管理以方便查询、比价及提高效率。11.2.2请购单及合同均需录入电脑。12相关制度:12相关制度:《财务管理制度》《合同管理制度》(TB-CG(2005)(TB-CG(2005)C-01)(TB-CG(2005)C-02)(TB-CG(2005)C-03)《采购计划表》《申购单》《固定资产请购单》实施日期及解释权：本规定2022年4月第一次修订，2022年7月1日起发布实施，之前发布的相应规定同时废止。本规定解释权归集团物资采购部，修订时亦同。固定资产请购单编号:TB-CG(2005)C-03请购编号： 申请日期：2005年月日公司部门请购者填写品名规格说明库存数量申购数量预计金额需求日期2005年月日用途说明请购者部门负责人财务管理部执行副总裁总裁董事局主席说明：询价记录和收货记录在背面1、本表单在集团各单位需请购固定资产如：办公设备、办公家俱、通讯工具等使