书面沟通的基本模式

书面沟通的基本形式备忘录电子邮件信函建议书报告摘要第一页，共三十七页。商务谈判备忘录第二页，共三十七页。第三页，共三十七页。催款函第四页，共三十七页。求职信第五页，共三十七页。第六页，共三十七页。XX经理：

您好！

我写此信应聘贵公司招聘的经理助理职位。我很高兴地在招聘网站得知你们的招聘广告，并一直期望能有机会加盟贵公司。

两年前我毕业于首都经济贸易大学国际贸易专业，在校期间学到了许多专业知识，如国际贸易，国际贸易实务，国际商务谈判，国际贸易法，外经贸英语等课程。毕业后，就职于一家外贸公司，从事市场助理工作，主要是协助经理制定工作计划、一些外联工作、以及文件、档案的管理工作。本人具备一定的管理和策划能力，熟悉各种办公软件的操作，英语熟练，略懂日语。我深信可以胜任贵公司经理助理之职。

个人简历及相关材料一并附上，希望您能感到我是该职位的有力竞争者，并希望能尽快收到面试通知，我的联系电话：139********

感谢您阅读此信并考虑我的应聘要求！

此致敬礼！

您真诚的朋友：

XXXX年X月X月

第七页，共三十七页。辞职信公司人事部：我因为要去美国留学，故需辞去现在的工作，请上级领导批准。公司的企业文化感化了我，我对公司是深有感情的。我留学归来之后，仍愿意回公司就职。感谢公司领导和同事在工作中对我的关心和支持，并祝公司兴隆。

市场部张三丰

X年X月X日第八页，共三十七页。回复投诉函第九页，共三十七页。邀请函第十页，共三十七页。报告的基本结构：标题概要目录主体部分(正文)结论和建议

第十一页，共三十七页。报告的特点如下：

报告是较正式的沟通方式。

报告能够传递复杂的信息。

报告对文件作永久的记录。

报告有助于商务决策的选择。

报告中可以使用图表等视觉辅助方法，使信息更清楚、更生动、更有趣。但是，报告需要事前的周密计划和准备，需花费时间和精力。第十二页，共三十七页。有效书面沟通的标准清晰(Clear)完整(Complete)准确(Correct)简洁(Concise)树立良好信誉建立友善关系第十三页，共三十七页。商业信函中的使用第十四页，共三十七页。WrittenCommunication

书面沟通PresentationofBusinessDocuments商业通讯文件的样式第十五页，共三十七页。商业通讯文件的范围BusinessLetters商业书信Memorandum备忘录FaxMessages传真E-mail电子邮件第十六页，共三十七页。商业书信组成部分1.Letterhead信头2.Reference参考3.Date日期4.Insidename&address收件人姓名及地址5.Salutation称谓6.Heading标题第十七页，共三十七页。商业书信组成部分7.Bodyofletter信文8.Complimentaryclose结尾问候9.Nameofsender寄件人姓名10.Sender’sdesignation寄件人头衔11.Enclosures附件12.Copy副本第十八页，共三十七页。Letterhead信头信纸质量象征着公司的质量信头通常包含：

1.商标 2.公司名称

3.地址 4.联络号码 5.办公室登记处和号码第十九页，共三十七页。Reference参考过去以”Ourref”或“Yourref”表示以姓名的首字排列： 写信人/打字者/档案编号或部门代号范例：

GBD/STGBD/st/Per1GBD/ST/134第二十页，共三十七页。Date日期英式写法为日-月-年 范例：12July2005美式写法为月-日-年 范例：July12,2005中式写法为年-月-日 范例：X年七月十二日第二十一页，共三十七页。InsideName&Address

收件人姓名和地址将以下数据分行并按顺序写出： 收件人全名及称谓 头衔 公司名称 地址范例：

MrJamesLeighton GeneralManager LeightonEngineeringCoLtd 12BrackenHill Manchester M608AS UnitedKingdom第二十二页，共三十七页。Salutation称谓已知收件人姓名时：

DearMrLeightonDearDouglas收件地址为一个机构时：

DearSirs不知收件人的姓名时：

DearSirorMadam第二十三页，共三十七页。Heading标题说明信件的主旨通常全为大写字母范例：

DearMrsJackson

INTERNATIONALCONFERENCE–24OCTOBER2005第二十四页，共三十七页。BodyofLetter信文段落之间须空一行(doublespace)行与行之间则不空行(singlespace)第二十五页，共三十七页。ComplimentaryClose

结尾问候在信的结尾予以问候以结束信件内容两种表达方式：结尾问候称谓YoursfaithfullyDearSirDearSirsDearMadamDearSirorMadamYourssincerelyDearMrLeightonDearMrsJacksonDearMelanie第二十六页，共三十七页。Sender’sName&Designation寄件人姓名及头衔在结尾问候下方空4-5行作为签名之用以全部大写打出寄件人姓名头衔置于寄件人姓名下一行 范例：

Yourssincerely

SOPHIEBOLAN(Mrs) Chairman第二十七页，共三十七页。Sender’sName&Designation寄件人姓名及头衔若签名者是以寄件人之名义发信时：

Yoursfaithfully

ShirleyJohnson

forGEORGEFREEMAN GeneralManager *或以perpro或pp(perprocurationem,i.e.“onbehalfof”)表示『委任、授权行为』第二十八页，共三十七页。Enclosures附件表达随信附上文件的方式有三种：在信件左下角贴上”enclosure”的标签在信件内容提到附件的那一行文字左边标注三个点在信的脚注(即寄件人头衔下方间隔一行处)打上”Enc”或”Encs”第二十九页，共三十七页。Copy副本如果信件副本须交付第三者时，加注”cc”或”Copy”以及其它收件人的姓名、头衔如果同一信件收信人超过三人以上，则以姓氏的字母顺序排列范例：

cc SusanJones,Accountant DavidRoberts,CompanySecretary NormanTaylor,GeneralManager若为“bcc”(blindcopycirculated密件副本)表示写信人不希望收信者知道第三者第三十页，共三十七页。ContinuationPages续页续页须在信纸上方打上页码、日期、收件人姓名前页无须注记内容尚未结束的字眼续页的信文必须包含至少3-4行文字尽量保持一个段落在一个页面中第三十一页，共三十七页。Memorandum备忘录提供信息询问讯息行动或决定通知询问行动或决定第三十二页，共三十七页。备忘录与商业书信之不同不需要称谓主文必须以条列方式分为数个段落不需要结尾问候在签名处不需要打上寄件人姓名及头衔第三十三页，共三十七页。传真与商业书信之不同须注明传真出去的总页数称谓可加可不加不需要结尾问候在签名处不需要打上寄件人姓名及头衔第三十四页，共三十七页。电子邮件的缺点时间系统错误标题不明确礼仪被忽略不讲究格式副本发送浮滥语法、拼字、标点使用草率第三十五页，共三十七页。网络礼仪(Netiquette)1.确定收信人电子邮件地址2.检查计算机内部时间系统3.写出清楚明确的标题主旨4.参考商业书信写作法则5.关闭大写按键(CapsLock)6.善用感性的语言(Emoticons)7.问候诚恳但可以不正式8.使用简洁且完整的句子9.检查讯息10.保留副本第三十六页，共三十七页。内容总结书面沟通的基本形式。您真诚的朋友：

XXXX年X月X月。

报告对文件作永久的记录。

报告有助于商务决策的选择。写信人/打字者/档案编号或部门代号。范例：12July2005。中式写法为年-月-日。段落之间须空一行(dou