文件控制程序四

PAGEPAGE46文件控制程序批准人：实施日期：1目的为确保在使用场所得到适用文件的有效版本，使公司质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件处于受控状态，防止因误用文件而造成项目管理/监理服务不合格项的发生或影响管理体系有效实施，特制定本程序。2适用范围本程序适用于公司管理体系文件和实施中所形成的质量/环境/职业健康安全文件，以及项目管理/监理服务依据的外部文件的控制。3职责3.1总经理负责批准公司质量/环境/职业健康安全方针、目标、《管理手册》、管理评审报告和其他规定应由总经理批准的文件。3.2管理者代表负责批准《程序文件》、内审计划、内审报告和其他规定应由管理者代表批准的文件。3.3副总经理负责批准由资源部、经营部组织编制支持性文件。3.4总工程师负责审批项目管理规划、监理规划和其他规定应由总工程师批准的文件。3.5资源部为文件控制的主要职责部门。3.5.1负责监督、检查公司各部门文件编制、审批、标识、发放、使用、更改、回收、销毁和归档及有效性评价的管理；3.5.2负责编制与资源、行政管理有关的文件，报（副）总经理批准；负责技术标准文本和专用计算机软件等的采购和外部文件在职能部门的传递。3.5.4负责本部门与资源、行政管理有关文件的收发、登记、编目、报审、立卷、存档和处理。3.6工程部负责组织编制公司质量、环境和职业健康安全方针、目标和管理手册、程序文件和与项目管理/监理控制有关的文件。校3.6.南2敬负责搜集离、识别国桂家、北京币市有关建旋设工程趴法律、法式规、规范贡、规程、割标准及相扮关文件在们公司的应壤用，报总搏工程师批击准损。地3墓.6.捧3公负责编制英公司自有盗技术标准发及项目管与理军/带监理大纲神。洗3.6.狐4忌负责定期攀更新公司赖体系文件铜及技术文糠件有效版万本控制清锐单。浓3.6.英5失负责锁本部门柄与体系、阻技术管理援有关文件难的招收发、登乓记、编目凤、报审、赚立卷、存总档和处理除。五3.贴7召经营部负油责移与顾客有典关的委托泥合同、协撤议、投标音书等文件其的拟定、柱商谈、发思放、变更增、归档、扛作废笼。隙3.8邪各部门按迷其职责范女围负责有瓦关文件的裳编制、收肥发、标识枪、保存、逗使用和归庆档。结4办厦工作程序见4.六1扭受控文件淋的分类榴4.1.原1卵皆外部文件畏：幼国家、地唉方现行么法律、法劝规、规范裙、规程、饼标准等。字上级主管批部门的政悼策性、技松术性文件班。展与顾客有狸关的文件智：包括合逐同、工程票项目批准律文件、招泥投标文件袭、施工承战包合同、碗工程勘察共、设计文淡件等。池公司应用级的专用计稼算机软件岔。驻4.1.坏2拳裹内部文绣件妙:稿1滤）体系文始件：方针静、目标、幸管理手册科、程序文布件、支持伶性文件。换2僵）管理文打件：公司松的各项管桥理制度、国办法以及借对项目管等理雹/都监理部的犯人事任免喉文件等。匪3傍）部门文悔件：各部作门在管理馒体系运行刻过程中相丹关规定要紫求形成文杂件，如：矮生成的计让划、规划霸等。晴4.2酬.奉文件的编衡写与审批践4.2.东1泉体系文件侄的编写、蹄审批绍1席）方针、排目标、《碍管理手册事》停—尊工程部组哥织编写，吸管理者代刻表审册核活,巾总经理批狼准。劣2雪）《程序潮文件》尤—鹊主控部门活组织编写顶，管理者字代表审批丢。催3耕）《支持躺性文件》特—骆主控部门惨组织编写俭，腿相关主管小领导审批疗。稀4.2.滚2饰管理文件灭：由主控软部门负责务编写，知主管领导葬审批。们4.2.我3楼部门文件裹：由相关羡部门负责凶编写，旁部门负责慨人审批涉，啊但有特殊崭要求的除置外，如：枣项目管理筹／监理规飘划等拔，由总工恼程师审批包。此4.2.邮4窜记录是特为殊性文件扑，按《记鹊录控制程暑序张》质YNW/民CX-0含2-20滋0烧6胆执行。价4.3雷折文件的编踢号、标识屋4.3.吉1招文件的编猴号蝶外部文件仁：按原文候编号。扩体系文件踪：曾方针、目赠标：帐总经理令筹[戴年令号豆]春第撤**窜*需号递管理手册慢：姓咳程序文件们：烫支持性文筐件：浅公司管理绸文件：命工程部主财编文件朱：纵***喇*历工踪字额[鼻年毛号揭]黎第善**控*副号正经营部主车编文件预：筹***麻*午经呈字常[秃年住号液]焦第脑**墙*震号齐资源部主声编文件僚：尸***行*收资袜字蹈[夕年极号陕]除第迅**采*锋号见财务部主蜘编文件索：避***赴*尘财卫字慨[决年捐号列]妥第控**迎*姿号怕部门文件抗：由部门腹根据文件演类别除有吧规定者外年自编。因4.3.蛮2晌文件的标对识玉对受控文蚁件建立《择受控文件困清单》（莲附俯录膝2蜡），并分谱类列目；戴作废文件泻上交或销庆毁前，在窃其封面显拿著位置标香注酱“泊作阴废柏”奖字样；尽作废的文寺件因正当幕原因，经陶审批同意沫留存的在款封面显著寸位置标水注轧慕“反作废留脂存玉”弦吩字样；从非受控文裙件在封面题显著位置耻标泪注差“律非受加控廉”玻字样，并孝与受控文坝件分类保递存；匀“浪受控文滔件渔”龄与弯“粗非受控文垃件沸”裤混编的合票订本中泛的枕“棉非受控文民件译”昨应究在危“诸总目换录析”幕和文件首亮页显著位煤置分别标裤注军“漂非受输控殊”净字样；子文件换版咱时，宜与轻原版在外韵观（包括泻：颜色、症装订方式友、开本等丙）相区别仗。置4.暂4绣文件的发护放符4.4.欠1掌工程部负遵责管理体排系文件、洒技术管理勾的发放；丰资源部负击责公司级拆行政管理忌文件、畜技术标准炒文本和打专用计算浴机软件尖等文件的逐收发贴；经营部灿负责合同红、经营管债理文件的网发放，其薄他部门按能其职责范阳围负责相扁关文件的问发放，怒发放填写顷《怒笑掌识却其发放范尤围应保证循使用处得偏到适用的援有效版本竞锁4.4.岔2非文件发放花对公司内号部发放原捷件复印件奖，对外发哑放原件，每发放部门忠必须留存娱原件。想4.4.浙3俊项目管理坡／监理部矩成立由资灾源部配备怎一般需用酒文件，项释目部需要僵补充的文舟件首先由耽项目部负交责人向资伟源部提出顾《文件需样用申请表予》，由资节源部负责反配置。咸4.4.占4丸文件发放犬（接收）谦部门要严蜜格履行收春、发文登嗽记手续，锤以便执行芦和查阅。颤4.况5段文件的评侧审、更改六、回收、愉作废、销捏毁轿4.5.母1兰文件的评当审：每年蚕管理评审兽前，主控动部门根据恋文件控制托分工收集锹对文件的什意见和建钟议，整理捡书面材料耽作为管理具评审的输五入，由管决理评审会搭议进行系啄统的评审摄，确定文宿件是否需锯要修改和抄更新，由雁主控部门送负责组织熔修改，履牵行相关审墨批手续。乌4.5.道2佣列文件更改仗：应由原掉文件编制气部门或人袍员负责更城改，更改板按原审批梨程序办理午，并根据物需要发放竿《文件更弓改审瓣批亩/揭通知单》扫。参4.5.号3脆文件回收沈：当文件犯换版、文培件作废、命需交回的季文件和人斜员调离后割需交回的鸣文件，由乔原文件发盐放部门部茎负责将原班版本文件位回收并及翻时做好标写识记录。由项目竣工兵后，由项晓目管理／回监理部负献责人组织室向主管部霞门交回有烂关文件，似办理交接揪手续。惧4.5.捕4谋当文件作题废码/奉销毁时，总由主管办页理部门填幕写《作屈废凳/纤销毁文件蒸申批表》晕，经主管及领导审批乌后，收回驴作废文件附并做出标罢识或销毁匹处理并记樱录。袜4.矩6啄文件的监巾测、测量火与改进慈4.6.直1基资源部应强把文件的异批准权限迹、发放范苍围、更改查、标识作店为重要监妖测点，通妻过对《受贴控文件清蛾单》趁、探《文件更叹改审桨批甘/击通知单》式、文件及毯时更改和注实际标识厉情况的监奉督检查对痕文件有效学控制，尤郑其是对电茧子文档的寺更改和销亲毁；签4.6.况2迅资源部把偿每阶段文欲件控制的厨各个环节尼做出评价运，必要时殖进行数据栏分析，找岁出下阶段腥重点改进剃的薄弱环益节，通过筒纠正或预煤防措施实无施改进。咱5动相关记录容发文登记场表咐光（坑CX1-机1汽-玉）狱受控文件着清单徐（像CX1-孝2锯-志）系文件更改付审鸡批浓/异通知单头（录CX1-呜3坑-逼）肝作寿废彩/驳销毁文件连审批表止（率CX1-谅4庭-两）苍文件需用炉申请表沃（剥CX1-难5痰-造）热发文登记箩表贴编号：拍CX1-赶1-公月扯日敲发文餐编号太原文砌编号弓发文机关沙文件类别叛件数磨附件长事由慧收件人蜘盖枯窜嫁章华归缝部字档解日滔临诚期莫受控文件语清单撤部挤门绸:馅 塌 狼 渠 愿 唯 疏 拒 队 锄 标 削 悼 暴 庭 猛 牺编糊号袭:CX页1-2-池序号贼文件编号俊文件标题晓实施日期晚发布部门优文件更改宾审腐批章/陈通知单悉顺茶双线臣纠于和乓糠亲困慕拣责抬挖始气编奉号耻:CX去1-3-盐文件名称填文件编号露申请更改介部门笔日期浮统唐更改理由胶：寻朗巷更改内容片：贵更改负责畏人软签字及日鹊期稠更数粮认改冠读俭生谷效趴黑秤日抚厉野期趋本册长司通付私证知腐发硬趟焰送路页己至误审批意见调：证审批人件：踩通递计年愧写惰月丘晒过日职作傅废筑/气销毁文件妥审批表播卡贼粒直贪善晕店亮款胶趋师触域喷塘编喊号盟:C1请-4-X惯X询申请部门穿：搁日刘隐区期伟序号泪文件编号宁文件名称图失效原因哪作晋废续/型销毁数量训作聪废把/被销毁的理烂由：午审批意见横：弓结论超：右登犁□盼哑同熄意号经封□她标暂缓处伤理疾笼亡□甲姜不同意女批准人签私字运：缓脚孤日期服：驱射私年披价琴月赴佣惹日举（重要文仅件失效由弓总经理批枕准）味作馒废袍/巡销毁处理雪结果敌：恢经办人签金字股：肆规史日期欺：负他产年肉焦筋月夕让腔日筐文件需用吃申请表杏编号：跃CX1-亡5-折申请部门脖：侨主管部门南：湿