办公制度及商务礼仪课件

办公制度及商务礼仪

集团公司办公室

2007年8月

第一页，共一百一十五页。内容概要

第一部分：办公室职能第二部分：办公室有关制度办法第三部分：有关商务礼仪第二页，共一百一十五页。第一部分：办公室职能第三页，共一百一十五页。办公室作为综合管理部门，肩负着综合、协调、管理、服务等重要职责，发挥着承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽作用。根据鲁能集团人〔2007〕49号《集团公司总部部门职责》，集团公司办公室主要职责有以下10个方面：第四页，共一百一十五页。1、负责为集团公司中心工作和领导决策提供参谋服务；2、负责集团公司重要会议和重大活动的策划、组织、协调；3、负责集团公司重要会议决议事项、领导决策事项和重点工作的督查督办；4、负责文秘工作；5、负责公共关系、行政事务和公务接待工作；第五页，共一百一十五页。6、负责文书、档案、保密和总值班工作；7、负责鲁能门户网站建设，内外部信息收集与交流，对外信息披露；8、负责公务车辆管理和后勤服务；9、负责外事管理和对外合作与交流；10、负责北京联络处的管理，代管山西办事处。第六页，共一百一十五页。▲上述职责可概括为：参谋策划、组织协调、督查督办、综合文秘、信息管理、行政管理、对外联络、后勤服务等。▲从某种意义上讲，办公室职能作用发挥得如何，在一定程度上反映着总部水平，代表着总部形象，体现着总部作风。办公室工作的好坏，不仅仅看自身的微观目标，更重要的是看在保证全局宏观目标中所起的作用。▲办公室应当围绕全局工作中的重点、难点、热点、敏感点问题，思考、设计和开展工作，为领导决策提供服务，为推进各项工作搞好组织协调。第七页，共一百一十五页。办公室工作离不开领导的信任和关心，离不开各单位的支持与配合。▲办公室的工作往往综合性比较强，很多工作需要涉及多个部门和公司，需要相互支持、相互帮助、相互促进，齐心协力完成任务。▲办公室工作应当积极争取赢得领导的理解、关心和支持，才能更好地发挥应有的作用。第八页，共一百一十五页。办公室工作必须根据形势发展的需要，围绕公司中心工作，不断创新，不断提升。集团公司办公室，近期总体工作思路是：进一步增强“四个能力”（公关协调、团队执行、学习创新、策划设计），强化“四个意识”（大局、创新、服务、奉献），树立“四个形象”（忠诚、团结、勤奋、廉洁），切实发挥综合协调、服务大局的作用，努力提高对集团全局工作的贡献率。第九页，共一百一十五页。第二部分：办公室有关制度办法第十页，共一百一十五页。近年来，办公室非常重视基础管理工作，不断制订和修订完善各项制度办法。主要包括：重大事项报告制度、保密工作制度、信息工作制度、向地方党委政府定期汇报制度、公文管理办法、档案管理制度、印章管理办法、督察督办制度、行政值班制度、出国管理办法、会议管理办法、接待管理办法等。上述制度办法主要内容如下：第十一页，共一百一十五页。一、重大事项报告制度▲所属单位发生下列重大事项必须报告集团公司：

1、改革、发展、管理、经营、队伍方面的敏感事项；2、生产过程中发生人身死亡、重伤、群伤事故，重大设备事故及停机停产，重大交通、火灾、盗窃等事故；3、影响鲁能声誉的政治事件、刑事犯罪、民事纠纷；4、集体上访事件；5、重大经济案件或受到执法机关查处的事件；6、重大泄密事件；7、重要视察、考察等活动（原则上厅局级及以上领导等）；8、重要涉外活动；9、各类突发事件及其它应报告的事项。第十二页，共一百一十五页。▲上述重大事项发生时，应在第一时间向集团公司办公室电话报告，随后进行书面报告。▲重大事项报告要实事求是，做到不拖延、不瞒报、不漏报，不能报喜不报忧。▲各单位负责人及办公室负责人应保持通讯24小时畅通。遇有人员、通讯方式变动，应及时告知集团公司办公室。第十三页，共一百一十五页。二、保密工作制度▲公司秘密是关系公司权益，在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。包括：1、重大决策中的秘密事项；2、尚未付诸实施的经营战略、规划等；3、重要会议记录、各类合同和协议文本等；4、财务预决算报告及经营、统计报表等；5、人事档案，工资性、劳务性收入资料；6、公司领导讲话和重要活动安排；7、其他应当保密的事项和资料。第十四页，共一百一十五页。▲公司秘密分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

(一)绝密：是最重要的秘密，泄露会使公司权益遭受特别严重的损害。如对外并购、二级市场运作、股权变更、收益分配等。

(二)机密：是重要的秘密，泄露会使公司权益遭受到严重的损害。如人事安排、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等。

(三)秘密：是一般的秘密，泄露会使公司权益和利益遭受损害。如人事档案、合同、协议、领导活动安排、尚未公开的各类信息等。第十五页，共一百一十五页。▲属于公司秘密的文件、资料，应当标明密级。对于密级文件、资料和其它物品，必须采取保密措施：(一)非经批准，不得复制和摘抄；(二)文件的收发、传递、清交、归档工作，由专人负责，存放在具有安全装置的柜橱内；外出携带必须采取必要的安全措施。(三)人员离开时，密级文件须入柜上锁，不允许在办公桌上摆放。第十六页，共一百一十五页。▲召开涉及公司秘密内容的会议，应采取下列措施：(一)选择具备保密条件的会议场所。(二)对参加会议人员，由召集人指定。(三)依照保密规定管理会议文件。(四)用专门的保密笔记本记录。(五)按照议题分别下发会议纪要。第十七页，共一百一十五页。▲在对外交往与合作中需要提供的资料涉及公司秘密，应事先经公司领导批准。▲对传阅的秘密文件、资料，阅后退交办公室文书，不得横传，不得向规定范围以外的人员传阅。▲跟随领导的司机、接触领导办公室的公务人员和秘书人员，凡与本人工作无关的密级文件，做到不看、不听、不传。第十八页，共一百一十五页。▲不准在私人交往中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准以普通信函方式传递公司秘密。▲公司对外宣传稿件、对外提供的资料和数据，要严格履行审查制度。▲发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即报告，并采取补救措施。第十九页，共一百一十五页。▲运行OA系统和互联网的计算机，必须设立安全有效的防火墙。任何人不得在电子公告系统、聊天室上发布、谈论和传播公司秘密信息。不得利用电子邮件传递公司秘密信息。▲公司淘汰的计算机必须删除硬盘上的所有储存信息。第二十页，共一百一十五页。▲出现下列情况之一者，给予警告和处罚：(一)泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；(二)已泄露公司秘密，但采取补救措施挽回损失的。第二十一页，共一百一十五页。▲出现下列情况之一的，视情节给予处分、解除劳动合同，直至追究法律责任。(一)故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；(二)为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；(三)利用职权强制他人违反保密规定的。第二十二页，共一百一十五页。三、信息工作制度▲加强信息化建设的规划。实施LN128工程（1个信息平台、2级数据中心、8大应用系统），建设覆盖各产业、各企业、各项目的信息管理系统，实现信息资源即时传递和实时监控，为管理提供信息依据。▲目前《集团公司信息建设规划》已经总裁办公会通过，正在推进实施。5月份专门举行了培训班。第二十三页，共一百一十五页。▲做好各所属公司子站建设1、子站建设要坚持“四个统一”：统一领导，统一规划，统一标准，统一组织实施。2、子站建设要做到“三个突出”：突出行业特点，突出时效性，突出人性化。3、各所属公司子站纳入集团公司门户网站。第二十四页，共一百一十五页。▲做好信息上报工作。主要包括：1、集团公司层面的重大事项。包括领导视察、召开重要会议、出台重要政策、重要项目进展等。2、所属公司的重大事项。包括项目重大突破、新企业成立、重要领导视察等。3、其他需上报的重要信息。▲加强信息披露管理。各公司子站对外披露和发布的本公司重要信息，须经本公司领导审查；凡涉及集团全局性工作的重要信息，须报集团公司信息中心审查，由门户网站统一发布。第二十五页，共一百一十五页。四、向地方党委、政府定期汇报制度▲为赢得地方党委、政府的关心支持，加快重点项目在规划审批、核准开工、资源配置、土地批复、环保支持等方面取得突破性进展，各重点项目公司（筹建处）要建立向地方党委、政府定期汇报工作制度。原则上要求：第二十六页，共一百一十五页。1、每半年向所在省（市、自治区）党委、政府主要领导汇报1次工作；2、每季度向所在省（市、自治区）政府分管领导和国家发改委等领导汇报1次工作；3、每月向所在省（市、自治区）政府主管部门汇报1次工作；4、建立与所在地市党委、政府日常工作汇报和沟通制度；5、加强对工作汇报的研究和策划，注重效果，突出重点，克服主要矛盾，解决关键问题。6、加强公关活动，强化项目宣传，提高突破能力。第二十七页，共一百一十五页。五、公文管理办法（近期集团公司办公室将专门举行文秘培训班）▲公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文由办公室统一收发、传递、用印、立卷、归档和销毁。▲公司常用的公文种类主要有：决定，通知，通报，报告，请示，批复，函，意见，会议纪要。▲按行文方向分为：下行文、上行文、平行文。▲公文一般由发文单位标识、秘密等级、紧急程度、字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送单位等组成。第二十八页，共一百一十五页。

▲正式公文用纸应按国际标准为A4型，左侧装订。标题用2号宋体，正文用3号仿宋体，每行28个字，每页22行。▲凡主送集团公司的请示、报告，由集团公司办公室统一处理。除特殊情况外，不要将报送的文件直接送公司领导个人。（各类工作呈报也应由集团公司办公室统一处理，便于登记、跟踪和督查）▲收文程序主要包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。第二十九页，共一百一十五页。▲请示和报告要分开，请示问题要做到一文一事，不要一文数事，更不要把请示的问题夹在报告、纪要、简报中。▲不能越级请示。集团公司不直接受理各公司下属机构的请示件。▲公文流转原则上通过OA系统进行，推进办公现代化。第三十页，共一百一十五页。六、档案管理制度▲档案是指生产、经营、管理等各项活动中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。▲档案管理工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是反映公司历史真实面貌、维护企业合法权益的一项重要工作，要坚持集中统一、真实可靠、完整齐全、便于利用的原则。▲集团公司及所属企业要加强对档案工作的领导和管理，为档案工作提供必要的条件，保障档案工作的正常开展。第三十一页，共一百一十五页。▲档案工作的基本任务：负责收集、整理和保管各种门类和载体的档案；指导所属单位档案收集整理工作；加强档案信息资源开发利用，为领导决策和各项业务工作提供参考和依据。▲档案管理工作的主要职责：设立档案室，作为各类档案的贮存和利用中心；接受集团公司各部门、企业形成的文件资料，并进行分类、整理和管理；为各单位提供查找利用；对各部门及所属公司档案工作进行指导、监督和业务培训。▲集团公司及所属公司、企业要根据企业实际，设立专、兼职档案管理员。第三十二页，共一百一十五页。▲工作人员在公务活动中形成的文件材料，按照规定应当归档的，必须收集、整理，并按规定时限交档案室集中归档管理。▲各业务部门指定专人负责经营管理中形成的各种载体文件材料，进行积累、整理，并按要求及时归档。▲凡属应归档的文件材料是维护企业合法权益和历史真实面貌的重要依据，任何部门和个人不得将公务活动中形成的档案材料据为己有或拒绝归档，不得伪造和擅自销毁档案。▲调离工作岗位时，须将应归档的文件资料等移交给原单位，不得自行带走或销毁。第三十三页，共一百一十五页。▲文书类档案（1）各类重要会议、重大活动等纪要及相关材料；（2）上级部门和有关单位制发的涉及公司的来文；（3）以集团公司、党委等名义制发的正式文电；（4）各类章程、制度、办法等文件材料；（5）各类工作汇报等重要材料；（6）与有关单位签订的合同、协议、会谈纪要等；（7）重要公务活动中的领导讲话等文件材料；（8）外事外访、业务考察中形成的各类材料；（9）经审定的中长期发展战略、规划、投资计划及重大改革调整方案等；（10）其他需要归档的文件材料。第三十四页，共一百一十五页。▲财务类档案(1)各类会计凭证；(2)各类会计账簿；(3)各类财务报告；▲审计类档案(1)各项审计通知、结论、决定等；(2)各项审计方案、记录等材料；(3)各项审计报告、整改方案及有关材料；(4)配合其他部门专案检查的有关材料。第三十五页，共一百一十五页。▲科技、工程类档案(1)大修、技改和科技进步等档案资料；(2)各类投资项目前期综合文件，工程初设、工程管理文件材料及图纸；(3)工程、物资设备招投标等文件资料。▲人事类档案(1)干部、职工档案；(2)调出、调入统计报表等；(3)劳动合同等形成的各种文件材料。▲照片档案(1)反映公司重要成果的照片；(2)重要公务活动、重大事件、重大事故的照片。

第三十六页，共一百一十五页。▲声像、实物档案(1)重要公务活动、重大事件、外事活动形成的音像材料；(2)重要会议形成的音像材料；(3)集团公司所获得的荣誉奖状、奖杯、奖牌、奖旗及各类奖励证书；(4)生产、经营、管理等方面所取得的资质证书，营业执照等各类具有法律效力的证件；▲其他需要归档的档案。第三十七页，共一百一十五页。▲归档时间：文件材料，应在次年6月30日前，将应归档文件材料由各部门负责人审定后，移交档案室归档；照片、声像、实物档案，应在活动结束一个月内移交档案室。▲为便于专业化管理和查找利用，人事类、财务类、审计类档案，由职能部门指定专人整理，并按有关规定立卷和归档保管，暂不移交档案室统一归档；科技类档案由业主单位按有关规定立卷归档。第三十八页，共一百一十五页。▲档案管理档案保管：核对、接收、分类编号等。档案库房管理：采用先进技术设备保管档案，做好库房防盗、防火、防光、防潮、防尘和防污染等。档案鉴定和销毁：保管期限分为永久、长期、短期三个档次。对失去保存价值的档案，编制销毁清册，经集团公司领导审批。档案更改：凡己归档的案卷原则上不允许修改。确因原档有误需要更改时，经集团公司领导批准。第三十九页，共一百一十五页。▲电子档案管理具有档案保存价值的电子公文、电子文献资料等，必须归档保护，维护电子文件的原始性、真实性。通过OA系统流转和签署的有关文件，及时进行整理归档，防止更改和丢失。▲档案信息开发利用档案室要为档案利用创造条件，提供方便，实现信息共享。各部门、所属企业查阅利用档案，应履行借阅手续，不得擅自转借、涂改、损毁、丢失档案，用后及时归还。

第四十页，共一百一十五页。七、印章管理办法▲印章是公司经营管理活动中行使职权、明确各种权利义务关系的重要凭证和工具。包括：公司印章、党委印章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章等。▲办公室负责对各类印章的刻制、保管、使用、销毁等进行指导和监督检查。▲新启用的印章，由办公室留有印模备案，并办理交接手续。第四十一页，共一百一十五页。▲除已经公司领导签署的发文、合同、协议等外，其他情况用印，须填写《申请单》，按程序审批后方可用印。▲印章原则上不得带出公司使用。确因工作需要携带外出使用时，须经集团公司领导批准，由专人负责携带使用。▲严禁在空白纸、合同范本、介绍信上加盖印章。第四十二页，共一百一十五页。▲废止印章由办公室负责收回，并按有关规定登记备案后，指派专人监督销毁。▲对于不按规定刻制、保管、使用印章，给公司造成经济损失、工作被动或不良影响的，视情况给予相关人员行政处分或经济处罚。构成犯罪的，依法追究刑事责任。第四十三页，共一百一十五页。八、督察督办制度▲重要工作事项，是指重要会议决定的重大问题；集团公司领导安排的重点工作。▲重要工作事项，由各部门、所属公司按工作要求、职责分工贯彻落实。办公室负责对总裁办公会等决策事项以及公司领导安排部署的重点工作进行督察督办。董事会决策的各类事项，由董事会秘书负责督察督办。党委会决策的各类事项，由政工部负责督察督办。第四十四页，共一百一十五页。▲督察、督办的主要任务是，督促有关单位按要求贯彻落实好重要工作事项；检查了解重要工作事项的贯彻落实进展情况，为集团公司领导掌握信息、指导工作、完善决策提供依据；协助集团公司领导对有关问题进行协调。▲督察、督办工作应实事求是、突出重点、讲求时效。第四十五页，共一百一十五页。▲有关单位对公司重要工作事项，必须认真贯彻落实。同一事项由几个单位共同落实的，主办单位应主动商同会办单位研究实施，会办单位应积极配合。▲集团公司安排的重大事项，有关单位应于15日内将执行情况反馈集团公司办公室。对紧急重要决策，办公室随时进行督察、督办。▲有关单位对贯彻落实集团公司重要工作事项中难以协商解决的问题，可报集团公司办公室协调。

第四十六页，共一百一十五页。九、行政值班制度

▲行政值班的主要任务：1、掌握、协调公司重要活动及信息动态；2、做好重要工作事项和重大活动的对外联络；3、保持与各级党委政府的信息渠道畅通，以及公司内部之间的工作联络和衔接；4、办理急办工作以及急电、急文；5、协调处理突发事件和应急事项。第四十七页，共一百一十五页。▲加强管理，确保值班电话畅通。集团公司办公室负责公司系统重要信息动态的综合汇总。集团公司各部门、所属公司主要负责人及办公室负责人随时保持通讯畅通。▲坚持重大事项请示报告和跟踪反馈制度。各公司对重要信息和重大事项，要根据情况及时向本公司领导或集团公司总值班人员报告；急情要务、安全事故等突发事件，必须及时向集团公司报告，并做好跟踪、协调、落实、处理、反馈等工作。

第四十八页，共一百一十五页。十、出国管理办法▲公司员工及受公司邀请参加公司组团的其他单位人员，到国外考察、业务洽谈、培训等，须报集团公司审批。申报文件包括：1、出访目的；2、出访国家及地区；3、境外工作期限；4、人员组成；5、经费来源；6、境外单位邀请函；7、出访路线及活动日程；8、出访任务的支持性文件：合同、协议等。第四十九页，共一百一十五页。▲出国组团必须根据工作需要，做到任务明确具体，人员精干内行。要严格控制团组规模及在外时间，一般一事一办，事毕即回国。▲集团公司组织的团组，由办公室会同有关单位，提出与出访任务相适应的参加人员方案，报总裁审批。▲须公司派员参加的出国任务，由集团公司办公室根据组团单位要求，提出建议方案，报总裁审批。▲各单位涉外合作项目，需到境外考察、验收、培训、参加会议等，由各单位按要求报集团公司办公室审查后，报总裁审批。第五十页，共一百一十五页。▲各单位申报的出国团组中，如有跨单位的人员（包括翻译人员），需由所在单位出具同意函，经组团单位统一向集团公司申报。▲集团公司领导因公出国，由集团公司总裁提出意见，报董事长审批；其他人员因公出国由总裁审批。▲集团公司人力资源部负责出国人员政审工作。第五十一页，共一百一十五页。▲出国人员出访前必须进行出国教育：1、明确出国任务。每个出国人员明确出国的工作内容、时间、要求及目标。2、涉外法规教育。明确并严格遵守涉外人员守则以及外事、保密、财经纪律等。3、学习涉外安全知识，增强安全意识，以防泄密、财物丢失及人身伤害等不安全事件。4、了解民俗民情，教育出国人员遵守当地法律、法规，尊重所在国家风俗习惯。5、遵守出入境、卫生免疫、海关检查、国际旅行、外交礼节等方面的规定和常识。第五十二页，共一百一十五页。▲加强出国团组的领导。指定政治性强、有组织能力、熟悉业务、善于管理的干部担任团组负责人，实行团长负责制，统一组织协调出国前后和在国外期间的活动。▲出国人员出访期间如发生意外情况，应及时向集团公司办公室报告。▲出访团组在出访期间，要圆满完成出访任务，并于回国后15日内写出出访报告，报集团公司办公室。第五十三页，共一百一十五页。▲对于长期在境外工作人员，要强化思想教育。主要负责人要定期回国述职，其他人员每季度要向境外负责同志汇报一次工作、学习、生活情况。▲对出国团组和人员进行必要的考核。对完成任务好，贡献突出的给予表彰；对玩忽职守、违法乱纪、损害国格的要严肃处理，情节严重的要追究团组负责人和出国人员所在单位的责任，并限制责任人再次出国。▲严格遵守财务纪律，出国费用执行国家有关规定和标准，确因工作需要在境外发生接待等费用，应在出国前提出申请。第五十四页，共一百一十五页。▲因公出国护照的管理护照的发放、种类、有效期均由外事部门确定。护照一经签发，即行生效。持照人应逐项核对护照各项内容，如有不符应及时反映。持照人用中文在护照上相应位置签名，否则仍属无效。▲集团公司办公室负责护照的收缴、集中保管和办理借用手续。对过期护照在请示外事部门同意后，负责定期销毁工作。▲出国团组负责人在回国后15天内以团组为单位收缴护照，统一交至集团公司办公室。

第五十五页，共一百一十五页。▲持照人如需再次使用护照，须向集团公司办公室提出申请并办理手续。▲常驻国外人员临时回国或因工作需要持有多次出入境签证的护照人员，护照可由持照人保管，到集团公司办公室备案。▲如护照丢失，应立即向集团公司办公室和当地公安机关报告挂失，所在单位应在两日内以书面形式报集团公司办公室，以便转报国家有关部门备案。▲对违反护照管理规定，集团公司根据情节给予必要的处理，严重者将不再派其出国或缓、停办其所在单位的出国事宜。第五十六页，共一百一十五页。▲牢固树立外事无小事的思想，杜绝违反外事纪律现象。▲任何单位不得违反集团公司有关规定绕过集团公司审批程序擅自派遣人员出国。▲不准参加出国旅游的团组或巧立名目公费参与出国旅游。▲必须严格执行国家外事有关规定，不得绕道或延长境外停留时间，不得随意追加顺访国家和地区。如有特殊情况，须报集团公司同意并经原审批机关批准。如确实来不及事先请示国内的，应尽可能征得我有关驻外使领馆同意，并在回国后如实报告，提供有效证明。第五十七页，共一百一十五页。▲要加强出国人员选拔，切实选拔政治可靠、德才兼备、业务对口、有业务经验的人员。不准弄虚作假，搞平衡和搭车出国。▲团组领导要切实加强团组人员管理，以身作则，严格遵守组织原则和外事纪律。▲如有亲属在前往国家（地区）居住，出访前需向集团公司如实说明。在境外执行公务期间不得擅自离开驻地单独活动，外出要2人以上。如有特殊情况，应向派团单位或团长汇报。▲不得涉足违反我国法律法规的敌对和色情场所，不得参与各类敌对组织活动，更不准将有反动内容的资料、音像制品带回国内。第五十八页，共一百一十五页。▲出国人员要发扬团结、友爱、互助的精神，讲究文明礼貌，维护国家和鲁能形象。▲出国人员要严守国家及企业的技术、商业秘密，严格遵守涉外保密规定。出访期间不要携带涉及上述秘密的文件资料，如确因工作需要携带，需报集团公司批准并采取保密措施。▲不得利用工作之便谋求私利，不得背着组织与外国人私下交易，不得向接待单位或个人索讨或变相索讨礼品，不得向外国人借款或挪用公款私用，不得私自让外国人邀请出访或资助子女、亲属出国求学或谋求职业。第五十九页，共一百一十五页。▲严格请示报告制度。在授权范围之外个人不得作出任何决定、承诺或签署任何协议等文件。对把握不准的问题要及时请示。▲要严格遵守海关有关规定，严禁携带违禁物品或超量携带限量物品。▲对违反外事纪律的，除按国家有关规定处理外，责任人及所在单位应写出书面检查，集团公司对责任人及所在单位采取通报批评、限制责任人再次出国、缓期受理责任单位出国任务申报等。第六十页，共一百一十五页。▲加强因公出国全过程管理1、加强审批管理。因公出国要坚持“必须、合法、有效”的原则。对无实质内容及重复考察任务不予审批。2、加强教育管理。经集团公司办公室授权，各单位出国专责人可负责本单位组团的出国教育。3、加强境外管理。团长要认真负责，严格管理，保证团组按批准的业务、期限、路线等完成任务。团组在境外接受驻外使领馆领导，如遇重大问题要及时采取措施，并向集团公司汇报。

第六十一页，共一百一十五页。▲因私出国管理1、因私出国是指职工出国定居、探亲、访友、继承财产、留学、旅游以及从事其他非公务活动。2、因私出国的全部费用由本人承担。3、公司高管人员及有关财务、涉密等人员因私出国，须经集团公司人力资源部提出意见并报集团公司领导审批。上述人员回国后，护照交集团公司办公室统一保管。4、如因工作需要，职工持因私护照出国执行公务活动，须按集团公司因公出国管理规定办理报批手续。

第六十二页，共一百一十五页。十一、会议管理办法▲各类会议应遵循精简、务实、高效、规范、节俭的原则，尽量压缩会议，能合并召开的会议合并召开，能以视频形式召开的以视频形式召开。▲集团公司办公室牵头负责集团公司重要会议的管理、协调和组织工作。第六十三页，共一百一十五页。▲按照会议内容和形式，集团公司会议分为综合性会议、专题性会议、例行性会议和其他类会议。综合性会议包括：股东会、董事会、监事会会议；年度、年中工作会议；党委会及扩大会议；总裁办公会。专题性会议包括：集团公司职能部门组织召开的专题会议、所属公司组织召开的专业会议。例行性会议包括：周工作例会、月度工作例会、经营分析会。其他类会议包括：现场会、报告会、座谈会、表彰会以及临时性会议等。第六十四页，共一百一十五页。▲对大型会议实行计划管理。集团公司各部门、所属公司于每年11月30日前，将次年度本单位主办的综合性、专题性会议提出计划，经集团公司办公室汇总审查后，报集团公司领导审批。▲各单位应严格执行集团公司审批下达的会议计划。因特殊情况需调整会议计划，或确需举办计划外综合性、专题性会议，主办单位应提前报集团公司办公室。第六十五页，共一百一十五页。▲对各类会议的组织实施，应明确主办或牵头单位、协助或配合单位，明确职责分工。对于大型综合性会议，应事先策划编制筹备方案，成立会议筹备领导小组和工作小组，明确责任人，充分做好准备工作。▲集团公司股东会、董事会、监事会按照《公司法》和《集团公司章程》有关规定召开，由董事会秘书负责组织。▲党委会议，由集团公司政工部和党委秘书负责组织。第六十六页，共一百一十五页。▲集团公司年度、年中工作会议由集团公司办公室负责组织，并应成立会议筹备领导小组和工作小组。▲总裁办公会由办公室负责组织。▲专题性会议根据会议内容由相关职能部门牵头组织，必要时由办公室等部门配合。所属公司组织召开的会议，需要集团公司领导参加的，应事先报集团公司办公室协调。第六十七页，共一百一十五页。▲周工作例会、总裁月度工作例会，由办公室负责组织。▲月度工作例会、经营分析会，由规划发展部牵头组织，有关部门配合。▲其他类会议和临时性会议，根据会议内容由相关职能部门牵头组织，必要时由办公室等部门配合。▲会议牵头组织部门根据需要撰写会议决议、纪要、督办通知等，报送会议主持人签发，并负责对会议有关事项贯彻落实情况进行督办、检查和反馈。第六十八页，共一百一十五页。▲会前、会中和会后形成的各类文件资料、音像资料等，由会议牵头组织部门进行统一汇总整理，并按照《公司档案管理制度》有关规定，及时移交档案管理部门立卷归档。▲涉及企业秘密内容的会议，应严格执行《公司保密工作制度》及有关制度规定。▲会议期间分发的涉密文件资料，会议结束后应由主办单位全部收回，任何个人不得将文件资料带离会场。▲对于密级会议纪要，应根据不同议题以书面形式分别下发相关责任单位。纪要发放应填写发放清单做好记录，接收单位应指定专人接收、妥善保管，每半年由发放单位全部收回后保存或销毁。纪要及各类密级文件均不得在办公自动化中传递，接收单位不得复制、转发或遗失。第六十九页，共一百一十五页。▲会议经费管理。一般性会议应安排在公司内部召开。大型综合性、专题性会议确需在外召开的，应尽量安排在系统内酒店召开。▲计划内会议经费随年度会议计划一并审批。计划外会议，经申报核准召开后，按规定程序办理经费审批手续。▲会议主办单位要严格按批准计划组织会议，不得擅自提高会议规格，严格控制住宿、餐饮等会议费用预算，不得借会务费乱开支。第七十页，共一百一十五页。十二、接待管理办法▲接待工作应坚持热情周到、文明礼貌；对口接待、定点接待；厉行节约、限额控制；规范标准、讲求实效的原则。▲集团公司办公室负责集团公司综合性接待活动的策划、组织、协调和管理，并对集团公司各部门及所属公司接待工作进行指导监督。▲对涉及较强业务性的接待事务，应按职责由相关部门负责牵头对口接待，办公室配合。第七十一页，共一百一十五页。▲接待按规格分为重要接待任务和一般接待任务。重要接待：指接地方党政机关领导，重要业务关系单位领导或团队，以及重要外宾和其他贵宾。一般由集团公司领导出面接待。一般接待：指接待地方党政机关、业务关系单位的一般工作人员。一般由业务部门负责接待。第七十二页，共一百一十五页。▲重要接待任务程序：负责接待部门填写《接待报告单》，详细拟定接待方案，经办公室审核后，报集团公司领导审批。接待方案应明确来访人员单位、人数、主要目的、行程安排、各环节主要陪同人员和工作人员分工等。▲一般接待任务程序：负责接待部门根据实际工作需要自行安排接待。▲外事活动按《外事接待管理标准》执行。第七十三页，共一百一十五页。▲就餐标准：根据客人重要程度和实际情况，从严控制宴请标准和陪同人数。▲住宿标准：住宿费用原则上由客人自行结算。确需公司安排并结算的，重要客人可安排在四星级及以上酒店；一般人员原则上安排在三星级及以下酒店普通标准间。▲接待工作中原则上不赠送纪念品。特殊情况确需赠送纪念品的，由接待部门提出意见，由办公室主任和分管领导批准。▲重要接待需要安排车辆的，原则上使用集团公司接待车辆，或调用所属单位接待车辆。确需承租车辆的，由办公室统一安排租赁。

第七十四页，共一百一十五页。▲重要接待中，集团公司办公室负责所有人力、物力资源的统一调配使用。▲集团公司各部门接待活动费用实行定额管理。定额标准依据《总部业务招待费年度预算》。▲重要接待及综合接待活动费用，由办公室统一结算；一般接待活动费用由接待部门在预算限额内自行结算。预算外费用履行审批程序后，经财务部审核报销。▲重要接待的相关资料需要保存的，接待任务结束后，应及时整理、存档。第七十五页，共一百一十五页。第三部分：有关商务礼仪第七十六页，共一百一十五页。只要参加商务活动，就涉及到礼仪。各种礼仪非常繁多。重点介绍位次礼仪，顺便介绍一下就餐、着装、介绍等常识。第七十七页，共一百一十五页。哪些场合需要考虑位次礼仪？组织会议时，需要考虑会场座次；接送客人时，需要考虑乘车座次；和人交谈时，需要考虑会客座次；上下楼梯时，需要考虑行进次序；出入电梯时，需要考虑先后次序；商务谈判时，需要考虑谈判座次；双边签约时，需要考虑签字座次；参加宴会时，需要考虑就餐座次；……第七十八页，共一百一十五页。

座次礼仪基本理念

▲内外有别1、礼仪规矩，更多用于正式场合。2、熟人和自己人间则不必太过严格。

▲中外有别1、国内政府会议及公务场合，座位讲究左高。2、国际交往中，座位以右为尊。有些需要按照国际惯例，如国际会议发言按拉丁字母顺序。3、地方社交活动，按照约定俗成的做法。第七十九页，共一百一十五页。

座次排序基本规则1、以右为上（遵循国际惯例）2、居中为上（中央高于两侧）3、前排为上（适用所有场合）4、以远为上（远离房门为上）5、面门为上（良好视野为上）第八十页，共一百一十五页。

开会座次排序根据中办掌握的原则：左为上，右为下。当领导同志人数为单数时，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列；当领导同志人数为双数时，1号首长排在居中座位的右边，2号首长排1号首长左边，其他依次排列。如下图示：第八十一页，共一百一十五页。第八十二页，共一百一十五页。▲几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握：如对一些德高望重的老同志，可适当往前排，而对一些年轻的领导同志，可适当往后排。▲对邀请的上级或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排。通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。第八十三页，共一百一十五页。

乘车座次排序

双排座轿车：情况一：主人或熟识的朋友亲自驾驶汽车时，副驾位置为上座。如坐到后面位置等于向主人宣布你在打的，不礼貌。如有两位客人，则与主人较熟悉、关系密切的一位坐在副驾位。情况二：专业司机驾车，一般公务接待场合时，主要考虑乘车者的安全性和下车时是否方便，第二排司机斜对角位置为上座位。副驾一般为陪同人员座位。情况三：职业司机驾车，接送高级官员、将领、明星等知名公众人物时，主要考虑乘坐者的隐私性，司机后方位置为上座，通常也称作VIP位置。第八十四页，共一百一十五页。

商务面包车：上座为车辆中前部靠近车门的位置。主要是考虑乘客的乘坐舒适性和上下车的便利性。

越野吉普车：前排副驾位置为上座位。越野车功率大，底盘高，安全性也较高，但通常后排比较颠簸，而前排副驾的视野和舒适性最佳，因此为上座位置。第八十五页，共一百一十五页。

会客座次排序自由式：不分身份、不分地位。适合非正式交往如亲友团圆、同学聚会，以及难以排列情况。比如都是重要客户，无法分清主次。中心式：犹如众星捧月，具有较明显的尊卑关系。适用于主题庆祝、给重要人物或长辈过生日、老师小范围讲学等。相对式：相对而坐，有一定距离。主要用于公事公办，需要拉开彼此距离的情形或用于双方就某一问题进行讨论。如：汇报工作、求职面试、洽谈生意等。并列式：平起平坐，亲密友善。主要用于会见朋友宾客或较为轻松的场合。国家领导人会见外宾，熟人或老朋友来访等。第八十六页，共一百一十五页。

行进位次排序

情况一：平面行进时两人横向行进，内侧高于外侧。多人并排行进，中央高于两侧。对于纵向来讲，前方高于后方。

情况二：上下楼梯时

纵向：上下楼时，以前方为上，把选择前进方向的权利让给对方。男女同行时，一般女士优先走在前方。但如遇着裙装的女士，上下楼时女士居后。

横向：陪同人员应该把内侧（靠墙一侧）让给客人。

情况三：出入房间时一般客人或位高者先出入，表示尊重。特殊情况，如双方均首次到一个陌生房间，陪同人员宜先入房门。第八十七页，共一百一十五页。

出入电梯顺序无人操作升降电梯：陪同人员先进后出，以便控制电梯，让客人进出方便，更方便帮客人按楼层。有人操作升降电梯：陪同人员后进后出。第八十八页，共一百一十五页。

双边谈判座次排序使用长桌或椭圆形桌子，宾主分坐于桌子两侧。若谈判桌横放，面门位置属于客方，背门位置属于主方。若谈判桌竖放，以进门方向为准，右侧为客方，左侧属主方。谈判时，主谈人员应在自己一方居中而坐，其他人员按职位高低自近而远在主谈人员两侧就坐。如有翻译人员，就坐于主谈人员的右边位置。第八十九页，共一百一十五页。

双边签约座次排列一般签字桌横放。签字者面门而坐，宾右主左。参加者列队站在签字者之后。中央高于两侧，右侧高于左侧。第九十页，共一百一十五页。宴会座次排列中餐宴席桌次排列规则排序原则：面门为上，以远为上。居中为上，居右为上。临台为上，开阔为上。桌次分布：以主桌位置作为基准；同等距离，右高左低；同一方向，近高远低。第九十一页，共一百一十五页。中餐宴席座次排列规则排序原则：以远为上，面门为上。以右为上，以中为上。观景为上，靠墙为上。座次分布：面门居中位置为主位；主宾双方交错而坐；同等距离，右高左低。第九十二页，共一百一十五页。省内圆桌