质量管理体系文件编写指导书

经典word整理文档，仅参考，双击此处可删除页眉页脚。本资料属于网络整理，如有侵权，请联系删除，谢谢！1目的为使集团公司的管理体系文件编写规范化，特制定本指导书。2范围适用集团公司管理体系文件的编制和编码标识。3引用标准GB/T1.1标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写规则GB/T19000质量管理体系基础和术语4职责4.1检测分析中心负责组织集团公司相关管理体系文件的编写及格式的管理。4.2管理体系各单位根据本指导书，编写管理体系文件并进行有效控制。5管理内容及要求5.1体系文件分类公司管理体系文件包括手册、程序文件、作业文件、质量计划、外来文件、记录表式等。5.2编写原则5.2.1遵循PDCA管理原则，可采用流程图的形式描述各个过程。5.2.2以标准为依据，满足实际需要，标准条款要求应体现在管理体系文件中。5.2.3组织规模、管理特点和活动过程的需要，切合实际，便于检查，有利管理。5.2.4清晰、完整，措辞准确、通顺，易于理解，不使用可能引起误解的语言，1遵循语言文字规范，例如：使用标准或规范的名词、术语和概念，特殊情况下应予以必要的说明。涉及产品或过程的名词、术语和概念应使用本行业或专业约定的提法。文字表述应力求准确、平实和明快，防止含混不清或二义性。正确使用数字、符号、表格和图片资料，规范使用定量描述的方法和法定的计量单位。5.2.5各层次、各单位之间要统一协调，下一层次的管理体系文件要对上一层次的管理体系文件保持一定的连续性和继承性，注意与基础文件协调一致。管理体系与其它管理体系之间应相互协调。5.3文件格式5.3.1版面统一用WordA4横向或A3横向；页边距上、下、左、右均为22mm，幅面允许偏差±1mm；页眉15mm，页脚17.5mm；正文要求：正文标题宋体三号，加粗；正文内容章节名称，宋体四号加粗；正文内容宋体小四号。以上行距23磅；附录及正文中的表、18条、段前段后等均为0行。5.3.2封面封面要有公司名称、文件层次、编码、上分隔线、文件名称、版号、管理部门、受控状态、发放编号、编制、审核、批准或标准化审查、下分割线、发布和实施日期。具体见表1。表1封面编写要求位置封面第一行居中宋体二号山东广富集团有限公司文件层次分为手册、程序文件、作字体字号235宋体四号按《文件控制程序》进行编码行靠右编码下方上分隔线分隔线粗2字体字号宋体小初/文件名称由管理对象和业务特性两宋体一号可用“(第×版)”或“(试用版)”789现或封面第四行居宋体四号表示，其中“×”用汉字一、二、宋体四号即文件的编制部门，用简称文件分为“受控”和“非受控”两盖红章大类，由文件管理部门根据需要加盖“受控”或“非受控”印章由单位代码和发放顺序号组成，由文件管理部门加盖“单位代码”章，宋体四号在“单位代码”章后填写发放顺序号，中间用“—”划分宋体四号即文件的起草人宋体四号审核、批准权限参照《文件控制程宋体四号序》附表1516分隔线.7由管理部门确定发布和实施日期，发布实施日期封面倒数第一行宋体四号--5.3.3文件审批单和更改履历表文件审批单、更改履历表置于封面之后或在封面上体现，以表明文件审批、更改状态。5.3.4正文5.3.4.1正文的层次划分为：章、条、段、列项和附录。5.3.4.2章是正文内容划分的基本单元，在正文层次中是基本组成部分，每一章均应有标题。5.3.4.3条是章的细分，同一层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。条的设置是多层次的，需要时可分到第五层。在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一。35.3.4.4段是章或条的细分，段不编号。5.3.4.5列项是段中的子层次，可以在章或条中的任意段里出现。列项应由引语引出，引语末尾加冒号。5.3.4.6附录是正文层次的表现形式之一。附录必须有标题，并应在正文中明确地提及。附录中的章、条、图、表和数学公式的编号前均应加上识别该附录的字母，字母后跟下脚点，如：A.1、图A.1、表A.1。5.3.4.7正文一般包括页眉、页脚、标题、目的、范围、引用标准、术语、职责、管理内容及要求、检查与考核、相关文件、附录和终结线。正文编写要求见表2。表2文件编写要求序号123456宋体三号与文件名称相同宋体小四规定文件的应用、适用领域在正文中提到的被引用的标准（文件）宋体小四标题主要规定引用的标准和使用本文件涉及到的其它术语列项及其编号宋体小四7a)明确由哪些单位实施此文件；b)明确本文件中规定的各项质量管理活动的负责单位；条文的示例、宋体小四注、脚注8c)明确各单位的职责、权限及单位之间的相互关系。宋体小四4序号a)识别该活动所需的过程，阐述该活动宋体五号b)规定开展每个过程所需的资源和信息；9宋体小四c)规定为确保每个过程的有效运行和控制所需的准则和方法；宋体小四d)说明如何控制活动的进行，制定其验证方法，并留下凭证。阐述如何监督活动实施，检查文件实施效果，适情考核。10宋体小四于单位的陈述应参照下列语句开头和结尾。开头语句“记录的管理执行《记录控制管理程序附录由“附录”和“表明顺序的大写英文字母”组成，分两行书写，第一行写标题。1213的1/4。终结线不能另起一页编排。5.4文件编码标识，具体执行《文件控制程序》相关规定。5.5文件编码标识说明5.5.1码标识；5.5.2识位置原则上定为记录名称与表式之间的左方，确有理由的，可视情况而定；5.6文件发放编号5□□发放顺序号6检查与考核检测分析中心抽查文件执行情况，同时通过内部审核和外部审核，对体系内各单位进行检查，如发现不符合按相