生产文件管理工作指引

NUMPAGES5PAGE10第1页共5页工作指引文件编号：xx文件页数：第1页共5页版本号：2.1文件名称：生产文件管理工作指引适用范围：xx有限公司收文部门：生产部、品质部、PMC部、技术部拟制：审核：批准：有否会签○不需会签●需会签会签部门品质部PMC部技术部会签人会签日期会签部门会签人会签日期更改记录版本号更改部门更改人/日期审核人/日期批准人/日期生效日期更改内容1.0生产部2.0生产部2．1生产部目的为了规范文件的正确使用，保证相关质量管理体系文件的正确性、一致性、有效性和可追溯性，落实质量体系文件管理的各项规范，特制定本工作指引；适用范围本工作指引适用于xx有限公司。职责3.1生产部：3.1.1负责编写/审核相关程序文件及支持性工作指引等。审核的内容包括：文件的可行性、实用性、可操作性、格式规范等；3.1.2负责评价文件执行的有效性；3.2生产部主管：3.2.1负责编写相关工作指引等文件；3.2.2监控文件的落实状况；3.3生产部文员：3.3.1负责本部门文件的格式审核与会签的传递/呈递工作；3.3.2负责文件接收、整理、保存、传阅、借阅及相关记录。3.4生产部拉长、组长：3.4.1负责对文件的宣传、培训、执行落实，并实施监督；3.4.3文件实施过程中若有异常及时反馈上级领导；3.5生产线全体员工：严格按照文件作业,发现异常情况立即报告拉长、组长,有权拒绝没有文件或与文件要求不符的作业；3.6文控中心：负责对公司受控的文件和资料实施规范管理。名词解释无流程流程图责任部门相关文件相关记录文件维护文件以旧换新文件存档文件的执行文件的发放文件的接收文件维护文件以旧换新文件存档文件的执行文件的发放文件的接收生产文员生产文员所有人员生产文员生产文员/相关部门所有人员《受控文件发放登记表》《质量手册》《文件借用登记表》《受控文件补发申请单》《受控文件报废申请单》流程说明6.1文件的接收6.1.1生产部文员接收工作指引或程序文件后,应在对应文件夹的目录中进行登记。6.1.2生产部文员接收到作业指导类文件,应在《受控文件发放登记表》中作登记并发放。6.1.3生产部文员在接收文件登记后,新制的文件资料应立即下发到各需要组别,更改或作废文件应立即替换相应的旧版本文件或回收作废文件。6.2文件发放6.2.1质量手册、程序文件发放范围按《质量手册》有关规定执行。6.2.2生产部文员与生产各拉长、组长进行文件交接,在《受控文件发放登记表》签收人栏签字；各拉长、组长文件用完或阅完之后交文员统一保管，文员在回收情况记录送交人栏签字，代表文件已收到。6.2.3所有受控文件其它人员不能私自复印一律由文控中心复制、拷贝、装订、并在复制件盖上相应的受控印章。6.3文件使用6.3.1对于下发的一级文件、二级文件、三级工作指引文件，由生产部文员牵头负责文件的传阅工作，并做出传签的时间要求，参与文件传阅的人员包含主管、拉组长和拉组长指定的人员，阅览后，各传阅人员在文件最后一页背面空白处签名和日期，作为文件阅览的记录。6.3.2对于下发的三级文件（不包含工作指引），由相关拉组长牵头负责文件传阅工作，并做出传签的时间要求，参与文件传阅的人员包含拉组长和拉组长指定的人员；阅览后，各传阅人员在文件最后一页背面空白处签名和日期，作为文件阅览的记录。6.3.3在使用文件过程中必须严格按照文件的内容进行操作与执行，如果发现异常立即与文件编写人协商直至解决为止。6.4文件的存档6.4.1文员把文件分类存放在相应的文件夹,并做目录同时更新电子档。已存档的文件一般不允许从文件夹中取出。若需要取走文件，须经过文员同意后在《文件借用登记表》上进行登记，填写内容包括文件编号、文件名称、借用人、借用时间、归还时间及备注。6.4.2借阅人所借阅文件资料，不允许在文件上进行涂改，不允许将文件丢失或转借、翻录复制。6.4.3各类文件要分类装订、建立目录、标识规范、易于查找。6.5文件的补发6.5.1在文件发放范围内发放的文件,因故丢失、损坏而需要文件发放单位重新发放的为文件补发。6.5.2因工作需要补发文件,由各使用单位详细填写《受控文件补发申请单》,由部门主管及经理签字后交于相关文员,予以补发。6.6文件的更改、回收、作废6.6.1当生产线拉长、组长、作业员发现工艺文件作业指导书不能符合实际操作，需要新制、更改或作废文件时，首先电话通知文件编写人或负责人到现场进行确认，是否需要更改文件。6.6.2作业指导书需要更改和作废时,根据文控中心所提供的变更内容(包括日期、版本、份数),收集需更改的旧版本作业指导书与文控文员进行交接,并在《受控文件发放回收记录表》上签名,接收新版本的作业指导书放入相应的文件夹内保存。6.6.3文件作废由文控中心执行,生产部