SAP运行管理制度MRO

ERP系统运行管理制度物资供应管理1.目的为保证物资模块所需数据的刚好、精确录入，实现选购 部内部与分公司其它模块之间的有效集成，标准业务流程，确保SAP系统的有序运行，特制定本制度。2.适用范围适用于选购 部主数据维护、准备、选购 、出入库、移库等流程的操作运行管理。3.职责3.1由各专业准备、选购 员负责本专业新增物料主数据信息的收集填报，综合准备、管理组ERP主数据维护员负责物料主数据编码生成和投入ERP系统；大批量的新物料主数据由综合准备员负责协调支配。3.2供应商主数据由综合准备、管理组供应商管理员负责维护。3.3外部客户及领料单位主数据由分公司财务处维护。3.4综合准备、管理组负责物资准备、维护货源清单、销售业务等操作，选购 部负责物资选购 、入库冻结、维护选购 信息纪录等操作，仓库保管员负责入库过帐、开出库单等操作。财务处负责开具系统发票及寄售结算等工作。4.业务流程和要求4.1选购 信息记录维护流程和要求依据选购 部每年公布的价格体系，由选购 员负责在价格生效之前将其维护到系统中，更新旧的选购 信息记录，以保证适时接受有效的选购 价格。在维护时必需正确录入供应商、物料、选购 组织、价格有效期间、不含税净价。4.2货源清单维护流程和要求货源清单由准备员负责维护到系统中，要求按物料逐个录入明细资料，主要包括：物料、供应商、有效时间段，并刚好打印货源清单，报相关领导在线外审批。货源清单在规定的时间段内有效，过有效期需重新维护货源清单。4.3需求到请购流程和要求4.3.1大修工单和修理工单通过系统自动生成预留，由综合准备员执行综合平衡生成选购 准备。4.3.2工程需求由客制程序通过系统自动创立准备和预留，由综合准备员执行综合平衡生成选购 准备。4.3.3分公司各需求单位提报的需求准备，由专业准备员手工创立预留，并执行综合平衡生成选购 准备。4.3.4各专业准备员对系统自动生成的选购 准备，查看综合平衡结果，依据供需状况，修改选购 准备。4.3.5综合准备、管理组在接到需求单位提报的需求准备更改通知，由综合准备员确定是否承受。同意修改的，由准备员和选购 员，进展相应的准备和合同修改、调整和确认。不同意修改的通知并返回需求单位。4.3.6选购 准备经审批〔线上和线下〕后，下达选购 员执行。4.4需求准备核销流程和要求对于须要进展核销的工程工程，准备员运行工程准备核销表程序，按工程、需求准备单号定期进展需求准备核销。对于须要核销的大修工程，准备员运行年度大修准备平衡表，按工程、需求准备单号定期进展需求准备核销。4.5请购到付款流程和要求选购 员依据订单办理入库后，打印入库单，并随附供应商发票、其它费用单据及经主管领导审批的汇款申请单，交选购 部结算员到财务处办理付款手续。4.6框架协议选购 流程和要求对价格随行就市的长期合同及按时间进度交货的分批交货合同，可维护框架选购 合同。4.7代储代销选购 流程和要求4.7.1依据准备员下达的选购 准备，属代储代销范围内的物资，选购 员生成无金额的代储代销选购 订单，由合同管理员审批后作为代储代销收货的依据。4.7.2代储代销物资出库前须要做一步库存转移，由供应商寄售库存类型转为非限制运用库存类型。4.8询比价、招投标选购 流程和要求依据准备员下达的选购 准备，选购 员可以在线上生成询价单，收到询价单位的报价后，维护报价，并生成选购 部选购 合同；选购 员也可以在线下完成询比价、招投标，依据其结果在系统中维护选购 订单。4.9委外加工选购 流程和要求发生委外加工业务时，准备员可以依据需求创立I为L〔分包〕的委外加工选购 准备，并须维护组件：待加工的原物料、所需的总需求数量、工厂、发货仓储地点等。选购 员可以参照委外加工选购 准备创立委外加工选购 订单。保管员依据委外加工选购 订单发料给供应商，经供应商加工后，最终由保管员和选购 员进展收货流程。4.10代储代销结算流程及要求每月财务关帐后，由财务处依据代储代销消耗状况，按供应商开列结算清单，交选购 员，由选购 员通知供应商遵照结算清单开具发票。4.11收货流程和要求4.11.1供应商送货到仓库后，保管员依据供应商所附订单原件或复印件，刚好通知选购 员办理入库冻结〔103〕。4.11.2供应商送货到现场的，由选购 员办理入库冻结，将现场收货证明及订单原件或复印件，交保管员据实办理入库。4.11.3保管员依据入库冻结生成的凭证号，告知质检员，进展质检。质检合格后，保管员进展入库过帐，并打印出入库单。4.12分公司内部领用发料流程和要求分公司内部领用发料遵照分公司财务制订的内部领用程序执行。4.13移库流程-库位移转流程和要求仓储管理部门提出移库需求，经选购 部管理部门同意后，进展库位移转业务处理：在系统上实现物资库位之间的移转，并实际进展物资搬运。假如有物资新的库位，还需维护物料主数据的仓位〔四号定位〕。4.14退库流程和要求4.14.1退单并退料的，由选购 部准备员找出原发货单据确定退库品种及数量，领料单位将实物运输到仓库，保管员进展退库操作并开退库单。4.14.2退单不退料的，由选购 部保管员对开出的领料单进展冲销，并打印出冲销单据及正确的领料单交领料单位，并按正确的提货单进展出库过帐。4.15供货商的退货流程和要求依据退货的物资品种及数量，选购 员从系统中找出对应的入库单据，并通知供应商及保管员，保管员退还实物，在系统中注明退货缘由后进展退货过帐。4.16库存物资报废流程和要求准备员填报报废清单，在线下完成全部审批流程后，由准备员在系统中做报废除帐。4.17维护价格主数据流程和要求〔寄售〕4.17.1依据相关部门发布的信息价，由选购 部指定人员维护到系统中。4.17.2其它价格条件由选购 部管理部门商定的取费比例及条件，指定专人维护到系统中。4.18关联交易对外销售合同处理流程和要求4.18.1核算单位为存续局部的物资需求，由准备员维护销售订单，售达方为上述各单位。4.18.2纯外部客户，在确认有此客户主数据后，准备员开立销售订单。4.19关联交易和对外销售退货流程和需求-销售合同4.19.1退单并退料的，在财务未开发票的状况下，由选购 部准备员开立退货销售订单及退货提货单，提货单交领料单位，领料单位将实物运输到仓库，保管员办理退货出库单。4.19.2退单并退料的，在财务已开发票的状况下，每年进展集中办理退货，由退料单位出具税务局的退货证明，选购 部准备员开立退货的销售订单及提货单交领料单位，领料单位将实物运输到仓库，保管员办理退货出库单。4.19.3退单不退料的，由选购 部准备员对开出的提货单进展冲销，并打印出提货单冲销单据及正确的提货单交领料单位，保管员接收上述两种单据，并按正确的提货单进展出库过帐。4.20关联交易和对外销售发货流程和要求对纯外部客户的销售，由准备员依据销售订单开具提货单，外部客户凭提货单到财务处付款，财务处在其上加盖“货款收讫章”，外部客户持单到仓库，保管员依据盖有“货款收讫章”的提货单进展发货，并开立出库单。4.21开立发票流程和要求财务处人员依据发货单在SAP系统中开立系统发票，并据此在金税系统开具增值税专用发票及平凡发票。4.22错误发票处理流程