物资采购工作流程物料采购计划制定采购订单与追踪办法

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档一、采购计划根据物料需求计划及库存生成的物料需求，并综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行物料合并，也可以人工干预和修改。另外，有些原材料的采购提前期很长（有的进口件要半年以上的采购周期），因此有可能超过主生产计划周期。这类采购的采购计划应经过销售、财务与计划等部门的综合讨论与评估来确定所需的数量和时间，然后制定材料的中期或长期采购计划。非生产性物料，计划外物料，零星采购配件等。由当事人填写请购单，申请物料必须要有详细的名称，规格尺寸，单位，数量，交期及是否指定品牌。如没有实际数据也可提供样品。请购人填写后交由部门主管或经理审核批准，各部门每周汇总后采集中转交采购部。二、询价落实采购订单的采购供应商。采购人员向搜索到的供应商询价，了解各种可能的优惠条件，建立报价、供货条款等记录，对各供应商进行比较。三、供应商选择通过对报价供应商提供的质量、价格、交期、运输方式、付款条件等因素。分析、筛选，确定“首选供应商”，建立供应商档案，向建立了文档的供应商执行采购作业，对一些“一次性”采购，可以建立临时供应商档案，以达到简化信息量。四、订单生成在采购订单下达前进行种种核定，如采购提前期是否足够和有效，核对物料号、数量、批量，可否动用安全库存；是否有需要人工添加的采购件等。同时还要确认采购的必要性和采购条件的合理性，根据库存费用、运输和价格优惠政策等因素合并某个时期内同一物料的采购量。相当一次“确认”过程。五、审批采购订单生成后，由采购员提交部门主管或经理进行最后的确认与审批。采购计划生成订单采购计划生成订单下达订单来料检验订单结算合格入库异常问题订单跟踪生产物料计划需求非生产物料请购六、采购订单与供方签订协议，确定规格数量、价格、交货批次、运输装卸方式、交货地点、验收条件与付款条件等。同供应商物料代码的对应关系，需要在这个阶段明确。为了避免可能出现的不确定因素，对采购件往往采用安全提前期，合同协议上的交货时间要早于需用时间，适当提前。七、采购单跟踪在下达采购订单后，期间要对下达的物料进行定期的跟踪，以避免由于供方、物流、第三方等不必要因素而影响物料的正常交货期。八、验收入库验收报告，核对采购单、到货量和发票的一致性，进行库存事务处理，在出现不合格品时，要及时采取补救措施。九、退货处理当发现有不合格品时，可以有不同的退货处理流程。例如，未付款退货，退货退款，补齐，返修，特采等。都要根据公司当前的需求而定。十、财务结算进行付款结算，由采购人员与仓库进行实际入库数量的与开票数量的准确性，为了避免票务问题发生，尽可能的要求供方在开具发票前传对账单。供应商订单管理供应商订单管理采购部门财务收货管理供应商管理结算管理采购计划物料需求计划仓库部门用款计划客户结算送货下单十一、运作流程供应商检验接收供应商检验接收客户库存盘点仓库销售部门计划部门物料计划请购处理生产发料产品入库生产财务在制盘点采购精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档物料领发管理规定总则制定目的规范物料领用、发放流程，使物料领发管理有章可循。适用范围公司内各种原材料、半成品（在制品）的领用、发放作业，除另有规定外，悉依本规定办理。权责单位资材部负责本规定制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规定制定、修改、废止之核准。物料领用规定领料依据生管部计划人员依订单及成品库存状况，发出制造命令，确定生产产品名称、规格、客户、数量及交期。生管部物控人员根据《制造命令》、《产品用料明细表》，确定该批产品各制造工程可领物料之明细。物料明细包括物料编号、名称、规格、可领用数量。可领用数量依下列方式确定：可领用数量=制造命令批量*每单位产品用量*（1+损耗率）其中单位产品用量及损耗率依《产品用料明细表》确定。《批领（发）料单》一式四联，一联由生管部自存，一联交制造部相关工程，一联交资材部相关仓库，一联交财务部。《批领（发）料单》作为物领用、发放之依据。领料流程制造部物料人员依据《批领（发）料单》核定数量，开具《领料单》。《领料单》应注明领用物料所用之制造命令号码、《批领（发）料单》号码，以及领用物料之编号、名称、规格及领用数量，其领用数量应少于或等于《批领（发）料单》核定之数量。《领料单》经制造部权责主管审核后，由物料人员持单向所属仓库领用所需物料。《领料单》一式四联，一联由制造部自存，一联交仓库，一联送物控人员，一联转财务部。当《批领（发）料单》上所核定数量之物料领用完毕后，制造部不论何因需追加领用物料时，须开具《物料超领单》方可领料。超领规定由制造部相关人员填具《物料超领单》，注明超领物料所用之制造命令号码、批量、超领物料编号、名称、规格及超领数量、超领率，并详细阐明超领原因。超领原因一般有：原不良补料（即上工程之不良品，需追补）。作业不良超领（因本工程作业原因产生不良需超领）。下工程超领（因下工程超领物料，需本工程追加生产数量，导致需追加领料）。其他原因。超领权限规定超领率低于1%时，由制造部主管审核后，可领用物料。超领率大于1%时小于3%时，由制造部主管审核后，转生管部物控人员审核后，方可领用物料。超领率大于3%时，除上述人员审核外，需经生产副总审核，方可领用物料。《物料超领单》一式四联，一联由制造部自存，一联交仓库，一联送生管部物控人员，一联交财务部。委外加工领料规定协力厂商根据采购之《委外加工单》，开具《领料单》向物料所属仓库领较。《领料单》需注明委外加工单号码、物料编号、名称、规格与数量，领用数量应小于或等于《委外加工单》核定之数量。协力厂商需超领物料，必须填写《超领料单》，经采购、物控人员核准，方可领料。《领料单》、《超领料单》均一式四联，一联由厂商自存，一联由仓库保存，一联送物控，一联送财务部。财务部应将属厂商原因之超领责任从付款中扣除。物料发放规定发料作业仓管人员接收领料单位的《领料单》或《超领料单》。审核单据是否手续齐全，与《批领（发）料单》规定之编号、名称、规格、数量是否相符。符合者予以放物料，并当面点交完成，除领料单一联退领料单位外，其余三联由仓库接收，其中一联自存，另两联分开汇总后，每日送往财务部及生管部物控人员。根据《领料单》及《超领料单》记录《物料管制卡》，应注意将单据号码记入，以备核查。注意事项1)应遵循先进先出之原则。2)确保库存剩余物料之标示及可追溯性。3)保证发出及余留之物料均妥善包装、保护，不影响品质。4)确因特殊原因，物料不能化整为零，发料数量必须大于领料数量时，以物料调拨形式将多出之物料发出参阅物料调拨管理规定。批领（发）料单制造单位：NO、___________制造命令号码产品名称客户产品料号规格批量序号物料名称料号规格单位可领数量备注确认：________审核：_________填表：__________领料单领料单位：年月日序号制造命令号码物料名称料号规格单位领用数量备注仓管：__________审核：__________填表：__________超领料单超领单位：