档案学课件1：计算机应用第一讲

档案学课件1：计算机应用第一讲第一页，共44页。

随着科技的发展，社会信息化的普及及电子政务办公网络的出现，档案的管理也最终由传统手工管理向现代化管理转变。--档案工作现代化：指在档案和档案工作中逐步运用现代科学技术装备、现代科学管理手段，不断解决档案工作面临的种种问题，改善管理，提高工作效率。主要包括：档案工作技术现代化、档案工作组织与管理现代化、干部知识现代化档案工作现代化最直接的表现主要是：计算机技术在档案工作各领域的广泛应用。未来档案的发展模式：全文数字化、数字档案馆。（尽可能少触动实体档案，数字化后实体档案进行封存）第二页，共44页。第三讲档案管理软件第二讲

电子文件归档与管理第一讲

档案工作计算机应用的基本技能与相关知识第三页，共44页。第一讲

档案工作

计算机应用的基本技能与相关知识第四页，共44页。一、档案部门常用硬件基本知识概要

计算机硬件基本构成：第五页，共44页。

针对档案要求长期保存的特殊性，档案部门对各种硬件的选择也不同于普通办公。要求各类设备形成的文字、图像材料要能够稳定、长期保管，能够反复被再次读取利用。由此，我们着重介绍打印机、扫描仪、存储载体等几大类跟档案息息相关的硬件。第六页，共44页。

1.打印机和打印字迹

常用的打印机有：针式打印机、喷墨打印机、激光打印机、热升华打印机4种。

档案部门应对打印机打印字迹的耐久性引起足够的关注。第七页，共44页。

（1）针式打印机是传统的使用最普遍的计算机输出设备，针式打印机通过打印头上的一组钢针（通常是24根针）撞击色带和纸张，将色带上的颜色转移到纸上，打印出字迹。针式打印机的优点是结构简单，维护、打印成本低，但打印质量差，打印字体锯齿现象明显，且打印速度慢，噪声大。第八页，共44页。

针式打印机字迹的耐久性是由色带决定的，色带是用油溶性的有机颜料或染料与凡士林、甘油调制成浆状物，浸染尼龙布条制成。不同的色带厂家使用的色素成分不同，打印字迹寿命有差异。由于凡士林或甘油在纸张上会发生油渗现象，使打印字迹上的颜料或染料随之扩散，严重的扩散会使字迹模糊。针式打印机字迹属不耐久的字迹，易扩散，

温度越高扩散越严重。第九页，共44页。第十页，共44页。第十一页，共44页。

（2）喷墨打印机是通过打印头上的一组喷墨嘴（128或256个）将极微小的墨水滴喷到纸上，墨水被纸张吸收，完成打印。

彩色喷墨打印机可打印彩色图形，但要打印色彩效果较好的图形，还需喷墨打印机专用纸张。

喷墨打印机打印效果居中。第十二页，共44页。

喷墨打印机由于其价格在打印机中最低，主要应用于家庭和普通办公，但其喷墨的墨水是特制专用的，且墨水价格较高，加之喷墨打印机的墨盒容量很小，只有几毫升到十几毫升，使打印成本较高。

目前，市场上对爱普生品牌的喷墨打印机可以配制连续供墨系统，可以大大降低打印成本。第十三页，共44页。

喷墨打印机字迹的耐久性取决于墨水。喷墨打印机的墨水大多数是水溶性的染料墨水，少数墨水是颜料墨水。染料墨水喷墨字迹不耐光、不耐潮、不耐高温，易扩散。第十四页，共44页。

喷墨打印的字迹的耐久性不能简单判定，决定于所使用的喷墨墨水的耐久性。同是喷墨打印机，但不同品牌的喷墨打印机或同一品牌的喷墨打印机，所使用的喷墨墨水性质不同都会对字迹的耐久性产生影响。一般来说，染料墨水的耐久性优于颜料墨水的耐久性，黑色喷墨字迹耐久性优于彩色喷墨字迹的。水溶性墨水耐潮湿性差，油溶性墨水耐高温性差。第十五页，共44页。

目前，为了解决喷墨打印机，打印字迹材料耐久性问题，广东省档案局组织技术人员研制了档案专用墨水，打印的材料具有很好的耐久性。第十六页，共44页。

（3）激光打印机类似于复印机，都是将文字或图形成像在感光硒鼓上形成静电潜影，再使静电潜影转换为墨粉影像后转移到纸张上，最后加热定影使墨粉固着在纸上。激光打印机打印效果好，彩色激光打印机可打印彩色图形，但打印成本也较高。计算机技术档案管理信息化第十七页，共44页。

激光打印机使用的墨粉的主要成分是：碳黑、颜料或染料，热塑性树脂等。黑色墨粉的色素主要是最为耐久的碳黑，热塑性树脂经过加热将墨粉固结在纸上。激光打印机的字迹是由热塑性树脂固结粘附在纸张的表面，其耐高温、高湿性优于喷墨打印机和针式打印机，而耐摩擦性不如前两者。第十八页，共44页。

保管有激光打印机字迹的档案时注意不要将档案长时间重压，实践中发现长时间重压可能造成档案纸张的粘接，对档案造成损坏。也不要直接粘附在塑料档案装具，避免产生化学反应。第十九页，共44页。

彩色激光打印机，售价几千元起，价格偏高。彩色激光打印机打印彩色图像、图形和表格时，对彩色的合理分配是完全不同的，品质优良的彩色图像效果，不一定能获得很好的彩色图案、图形和表格。在选择彩色激光打印机时，首先要了解设备在彩色输出方面所拥有的彩色打印新技术和软件功能有多少，以及这些新技术与新功能是否适应自己彩色打印的需求。第二十页，共44页。（4）热升华打印机将4色固体染料气化后喷射到打印介质上形成图像。主要应用于打印照片上，打印相同幅面图片时，分辨率低于喷墨打印机，但其打印所形成连续色阶的打印效果，却可以和高端喷墨照片打印机相媲美，图片色彩过渡平滑自然是其打印的主要特点。也正因为该特点，热升华打印机不适合打印文字、表格等。一般的热升华打印机打印速度在九十秒左右，首张时间稍长，因为需要预热加热的打印头。优点：打印效果好缺点：打印成本高、打印速度慢、不适合打印文字、表格。第二十一页，共44页。打印设备小结：通过对各种常用打印设备原理和性能对比，可见，在目前激光打印机最适合我们档案工作。第二十二页，共44页。

2.数字化设备扫描仪

可将写、印在纸上的文字信息、图形、照片等输入到计算机。主要有3类：平板扫描仪、高速扫描仪、零边距扫描仪

。第二十三页，共44页。高速扫描仪与平板扫描仪的优缺点：高速扫描仪速度快，可双面扫描、但需拆除装订。平板扫描仪速度慢，但对档案的损害小。

所以在我们使用中根据具体情况加以选择。第二十四页，共44页。（了解一个指标）

分辨率（DPI）即DOTPERINCH，每英寸长度上扫描图像所含有的像素点个数

是衡量扫描仪性能的主要指标之一，分辨率高说明扫描仪的扫描精度高，输入计算机图像信息质量就高。

文字档案扫描要求>=200DPI，使用精度在600DPI以下扫描仪就可以满足要求.

照片档案扫描精度要求在300到1200DPI之间。

第二十五页，共44页。第二十六页，共44页。第二十七页，共44页。扫描档案、书籍的专业扫描仪，带自动校正功能。第二十八页，共44页。数码照相机也可以通过翻拍把文字、图形输入到计算机，更可以把拍摄到的照片直接输入到计算机。象素是衡量数码照相机的主要指标，500万像素以上的数码照相机可以比较清楚的拍摄文字信息。但在档案数字化中还未广泛使用，主要是数字化效率低，数字化后个体差异大，还需要软件校正，比较麻烦。第二十九页，共44页。

3.存储载体

(1)硬盘驱动器：有固态硬盘（SSD盘，新式硬盘）、机械硬盘（HDD传统硬盘）、混合硬盘（HHD一块基于传统机械硬盘诞生出来的新硬盘）。SSD采用闪存颗粒来存储，HDD采用磁性碟片来存储，混合硬盘(HHD:HybridHardDisk)是把磁性硬盘和闪存集成到一起的一种硬盘。绝大多数硬盘都是固定硬盘，被永久性地密封固定在硬盘驱动器中。第三十页，共44页。买硬盘的时候说是500G的，但实际容量都比500G要小的。因为厂家是按1MB=1000KB来换算的，所以我们买新硬盘，比买时候实际用量要小点的。硬盘厂商：希捷（Seagate）、西部数据（WesternDigital）、日立（HITACHI）、东芝（TOSHIBA）、三星（Samsung）第三十一页，共44页。硬盘保养1、读写忌断电2、保持良好的环境3、防止受震动4、减少频繁操作5、恰当的使用时间6、定期整理碎片7、稳定的电源供电，不要强制性关机。第三十二页，共44页。（2）软盘使用最早的便携式储存介质。容量一般为1.44MB，容量小，容易划伤，容易霉变，保存时间短。现在基本淘汰。第三十三页，共44页。(3）移动储存设备移动存储指便携式的数据存储装置，指带有存储介质且（一般）自身具有读写介质的功能，不需要或很少需要其他装置（例如计算机）等的协助。现代的移动存储主要有移动硬盘、USB盘和各种记忆卡。第三十四页，共44页。

（4）光盘包括CD光盘和DVD光盘，光盘又分为一次写光盘和可擦写光盘光盘是以光信息做为存储的载体并用来存储数据的一种物品。分不可擦写光盘，如CD-ROM、DVD-ROM等；和可擦写光盘，如CD-RW、DVD-RAM等。光盘是利用激光原理进行读、写的设备，是迅速发展的一种辅助存储器，可以存放各种文字、声音、图形、图像和动画等多媒体数字信息。光盘定义：即高密度光盘（CompactDisc）是近代发展起来不同于完全磁性载体的光学存储介质（例如：磁光盘也是光盘），用聚焦的氢离子激光束处理记录介质的方法存储和再生信息，又称激光光盘。第三十五页，共44页。我们常见的CD光盘非常薄，它只有1.2mm厚，但却包括了很多内容。从图1中可以看出，CD光盘主要分为五层，其中包括基板、记录层、反射层、保护层、印刷层等。(略)第三十六页，共44页。

发展趋势：

2012年11月，富士新技术单张盘片容量可达15TB。第三十七页，共44页。金质光盘，也称为CD-R光盘，是在一空白光盘上包上一薄反射性的金质层。银质光盘，也称为商用复制CD，具有一铝制薄层。因为不同的镀层方式，物理外观，特别是颜色，在这二类CD之间是不同的。一个空白金质光盘可用作可记录媒体，你可以使用一个CD记录器写数据和音乐信号到金质光盘，而一个银质光盘不能作为一个可记录的媒体使用，因为数据已经被压缩进聚碳酸酯。银质光盘的寿命大约是25年而金质光盘的寿命是70--100年。这个事实指出它们的不同用途：银质光盘是适用于数据传递和大量商用复制，而金质光盘对于数据存档来说是理想的。

光盘的理论寿命在20年左右，而个别盘片可达100年（如金盘），但为什么有些刻录光盘仅两三年就不能读了,这跟光盘的制作工艺和用料有关，同时与我们的保存方法和环境有关。第三十八页，共44页。如何保护光盘：光盘因受天气、温度的影响，表面有时会出现水气凝结，使用前应取干净柔软的棉布将光盘表面轻轻擦拭。光盘放置应尽量避免落上灰尘并远离磁场。取用时以手捏光盘的边缘和中心为宜。光盘表面如发现污渍，可用干净棉布蘸上专用清洁剂由光盘的中心向外边缘轻揉，切勿使用汽油、酒精等含化成份的溶剂，以免腐蚀光盘内部的精度。第三十九页，共44页。光盘在闲置时严禁用利器接触光盘，以免划伤。若光盘被划伤会造成激光束与光盘信息输出不协调及信息失落现象，如果有轻微划痕，可用专用工具打磨恢复原样。光盘在存放时因厚度较薄、强度较低，在叠放时以10张之内为宜，超之则容易使光盘变形影响播放质量。光盘若出现变形，可将其放在纸袋内，上下各夹玻璃板，在玻璃板上方压5公斤的重物，36小时后可恢复光盘的平整度。对于需长期保存的重要光盘，选择适宜的温度尤为重要。温度过高过低都会直接影响光盘的寿命，保存光盘的最佳温度以摄氏20度左右为宜。第四十页，共44页。