公文写作的步骤

公文写作的步骤商务文书写作需要经过六个步骤：制定行动目标、确定文章的正式程度、确定文章的整体风格、确定层次结构、列出文章大纲、撰写文章初稿。以下对这六个步骤的要点做详细说明。一、制定行动目标在撰写某一个商务文书之前，应该首先回答一个问题，即希望该文书的对象收到文书后采取什么行动，这个问题的答案就是撰写商务文书的行动目标。制定目标的误区在撰写商务文书时，考虑的行动主体是收取商务文书的一方。因此，撰写商务文书表达的意愿是“被动目标”，对方的实际行动才是“主动目标”。很多人撰写商务文书时往往陷入一个误区，把自己的被动目标当做主动目标，也就是只关注自己的主观想法或需要完成的工作任务，而忽略接收文书的对方的感受。认识到这个误区的存在，就要想办法将被动目标转变为主动目标。这就需要再问自己一个问题：作为商务文书的撰写者，我们在乎什么？换言之，我们从撰写商务文书、正确传递信息、获得对方行动响应的过程中，能够收获什么？只有将撰写者在乎的内容与希望对方采取的行动保持一致，才能有效地把被动目标转化为主动目标。避免误区的案例下面以一个总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件为例。在某公司中，总经理让他的秘书准备组织全公司秘书开会，要求她在确定时间和地点之后，发一封邮件告知所有秘书。这封邮件就是一个商务文书。在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标是“让所有秘书都参加会议”，而不是简单地通知会议的时间和地点。因此，在邮件中仅仅明确会议的时间和地点还不够，这样并不能确保所有秘书都按照要求参加会议，而应该进一步要求所有秘书在会议前一个星期确认是否参加会议。要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目标转化为主动目标。总经理秘书在乎“所有秘书都按时参加会议”这件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有到齐，就意味着自己组织工作失败。换言之，总经理秘书希望在总经理面前表现良好，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员到齐，所以总经理秘书需要其他秘书给一个能否与会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。二、确定文章正式程度确定文章的正式程度时，需要把握以下内容：1.判断依据：正式指数判断商务文书中应该采用的正式程度时，可以应用“正式指数”操作。正式指数主要根据以下三个问题确定：•撰写者本身是否了解目标读者？•目标读者的地位比撰写者低吗？•商务文书的内容是好消息吗？商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在1－10之间予以打分。例如，特别了解目标读者的为10分，比较了解的为7、8分，不了解的甚至很不了解的为1－3分；给下属写文书则为10分，给平级写则为5分，给上级写则为1分；内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。三个问题的得分之和越低，相应的商务文书应该越正式。2.正式程度的表现了解了正式指数的内容之后，就需要了解商务文书正式程度的表现方面：F形式形式是指商务文书采用的媒介形式，例如电子邮件、书信或便签等。媒介形式不同决定商务文书的体裁、格式以及称谓的具体内容。按照正式程度划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，会给目标读者受到重视的感觉。一般的电子邮件和便签则属于非正式的商务文书。F称谓称谓就是指对目标读者的称呼。尸语气语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有轻松愉快和凝重严肃之分。三、确定文章总体风格撰写商务文书的第三个步骤是确定文章的总体风格。1.把握依据：游说矩阵把握商务文书的总体风格时，可以依据游说矩阵。如图1所示，在游说矩阵中，纵坐标

表示资源的充足程度，即沟通内容是否在目标读者的资源及能力范围之内，是否强人所难横坐标代表商务文书的撰写者与目标读者立场的一致程度，即双方是否相互认可。这两方面的因素共同决定了商务文书的总体风格。图1游说矩阵图1游说矩阵1“丨51 ::—1由此可以看到，商务文书的总体风格可以分为四种类型：第一象限的简单型，特点是撰写者与目标读者立场一致，并且资源充足、不存在障碍；第二象限的说服型，特点是资源充足，但撰写者与目标读者立场不一致；第三象限的艰难型，特点是撰写者与目标读者立场不一致，资源也不充足；第四象限的解决问题型，特点是撰写者与目标读者立场一致，但资源并不充足。2.总体风格设定根据游说矩阵的分析结果，可以按照以下方式来把握商务文书的总体风格：F简单型简单型商务文书的总体风格是以罗列事实为主。简单型商务文书的行动目标对目标读者的难度不大，并且立场也保持一致，所以在内容上只要告诉目标读者要发生的事情即可，篇幅可以尽量简短。F说服型由于说服型商务文书的行动目标与目标读者不一致，撰写者需要改变读者原来的想法和认识，尽管资源状况充足，仍然需要与目标读者进行反复沟通。因此，这类商务文书通常篇幅较长，简短的形式无法表达清楚，并且需要突出强调撰写者的利益所在，充分分析自己观点或想法的优势和好处，以达到转变目标读者立场的目的。F解决问题型解决问题型商务文书通常用于员工与领导进行沟通并且意见不一致的时候，总体风格是有问有答且篇幅较长。换言之，在这类商务文书中，撰写者运用将问题和答案打包的形式向目标读者提供一种甚至多种方法的解决方案。F艰难型艰难型商务文书在资源和立场上都遇到了障碍，达到有效沟通的几率很小，是否有值得花费精力撰写就要三思而后行。【案例】安排新年晚会某公司总经理要求秘书安排公司的新年晚会，预算是5000元。在这个事件中，秘书可能需要撰写以下几种汇报邮件：秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近，且饭菜可口，预算也没有超出5000元。这种情形属于简单型，秘书撰写商务文书向总经理汇报的时候，只要简单地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。秘书找到了一个场所，各方面都符合要求，只是报价与预算相比超出500元。这种情形属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理汇报的时候，可以选择这个场所的好处及优点自问自答，把事情分析清楚，力图使总经理形成“虽然超支500元，但是物有所值”的认识。秘书打算向总经理提出新的建议——在预算要求内，组织员工听新年音乐会。这种情形属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出建议时，需要强调利益所在——不仅可以给员工留下一个美好的回忆，还能够提升整体素质。撰写商务文书之前，先分析商务文书的总体风格，可以使撰写者清楚地认识到文书的重点所在，从而使商务文书逻辑清晰、重点突出，更容易达到行动目标。四、确定文章层次结构撰写商务文书的第四个步骤是确定文章的层次结构。商务文书的层次结构主要包括五种类型：连贯式、并列式、分析问题式、问答式、行动结果式。连贯式所谓“连贯式”，是指商务文书的层次结构是按照事情发展的时间顺序展开的。突出的重点连贯式层次结构突出的重点是事情的前因后果以及发展脉络。采用这种层次结构的商务文书在整体上是浑然贯通、连成一体，因此读者不能颠倒顺序或者从中间节选开始阅读，否则表达的意思就不再完整。适应的情形在日常工作中，这种层次结构适用于工作报告、事故调查报告、工程报告以及程序安装说明等，这些文体的共同要求都是内容清楚明白。并列式所谓“并列式”，是指商务文书的各层次之间是并列的关系，又被称为“天鹅下蛋式”。突出的重点并列式层次结构突出的重点是每段前面的前提择要，作为后续并列内容的引子。并列式层次结构的各层次间是并列关系，所以便于读者按照兴趣或关注的重点分段阅读。适应的情形在日常工作中，这种层次结构适用于报告、总结和建议书等类型的商务文书。挣*要点提示商务文书的层次结构包括：连贯式；并列式；分析问题式；问答式；行动结果式。分析问题式所谓“分析问题式”，是指从问题出现到最终解决的逻辑关系展开的层次结构。在实际工作中，出于不同需要，分析问题式层次结构还可以分为以下四个类型：第一，“只有结果”，这种商务文书没有必要提及问题的原因和相关分析，包括批复、指示、命令等。第二，“提出问题并分析问题”，例如情况简报。第三，“提出问题并解决问题”，例如公告和通知。第四，“提出问题、分析问题、解决问题”，这种类型包括了处理问题的整个逻辑，例如指导性的通报和决议。问答式所谓“问答式”，是指运用问答的形式组织商务文书的全篇内容。F突出的重点问答式层次结构突出的重点是问题的设计。问题是为突出文书的主旨进行的利益引导，不能随意设计，要突出利益和避免不良后果的方法。适应的情形在日常工作中，这种层次结构适用于企业内刊、内部通讯以及操作程序指南等商务文书。行动结果式所谓“行动结果式”，是指在商务文书中先提问题、后突出结果以及结果的实现方式的层次结构。例如，“夏天草坪长得特别快，一个星期不剪就会很难看，夏日剪草是一件非常痛苦的事情，我们公司生产的XYZ型号家庭剪草机，可以使剪草这项繁重的体力劳动变得轻松。经过计算，我们公司的剪草机比同类型机器可以节省30%的时间以及20%的能源。选择我们的产品将是您明智的选择。”值得注意的是，不同的层次结构在同一商务文书中可以穿插使用。例如，某个事故报告在总体上采用连贯式，但在分析原因时则可以采用并列式，最终目的都是为了将文书的核心意思清楚地呈现给读者，所以二者并不矛盾。五、列出文章大纲列出大纲的好处现在计算机已经广泛普及，大多数人撰写商务文书时就忽略了列大纲的步骤，往往直接就动笔撰写。需要明确的是，撰写商务文书之前，列出大纲实际上“磨刀不误砍柴功”。列出大纲之后，撰写时就能够有的放矢。撰写商务文书是“七分想，三分写”的过程，列提纲就是在建立思维次序，确立了合理的撰写次序后，具体内容的行文就水到渠成了。快速列出大纲的方法利用大纲有序组织撰写者的思路，有以下两种方法：提纲法这是最常见的列提纲的方法，就是围绕商务文书的核心主旨，按照时间顺序以及逻辑关系，将主要内容罗列出来，再往里边填充具体内容的方法。辐射法辐射法是一种发散思维的方法，在西方被称为“脑力激荡法”或者“头脑风暴法”。撰写者从中心点出发，把联想到的东西或想法随性地写在纸上，在这个过程中，一开始不必着急考虑内容的价值问题和整理逻辑关系，而是当所有想法都呈现出来之后，再进行整体梳理，这样做的好处在于不会漏掉撰写者的任何想法。【案例】申请参加培训某公司的一位财务人员想报名参加新会计制度的讲解培训班，但是由于公司在控制成本，原则上不批准任何培训申请，所以她打算给经理写一封邮件，让他批准并支持自己的请求。这个商务文书的行动目标很简单，就是财务人员希望经理同意自己参加培训并支付培训费用。结构层次可以采用行动结果式，分别分析参加和不参加培训对公司产生的帮助或造成的损失。当然，层次结构也可以采用并列式，即并列地分析自己参加培训的原因。财务人员在做商务文书的大纲时，为了达到沟通目的，可以采用辐射法，在纸上列出以下几点：接收培训后在工作中可以减少出错，参加培训可以了解到新的合理