集团有限公司档案编码制度范例

企业有限企业档案编码制度模范企业有限企业档案编码制度模范企业有限企业档案编码制度模范企业档案编码制度文件编号：WI-A-14文件版本：A/0文件种类：制度文件部门总裁办提报人编制审核批准宣布时间自赞同之日起推行时间自赞同之日起改正记录版本改正时间改正人赞同人改正内容说明履行时间A/0新增制度自赞同之日起1目的为完满企业档案资源管理，有效保护和利用档案，提高档案管理水平，适应企业档案资源管理信息化的要求，保护企业利益，防范风险，制定本制度。合用范围2.1本制度合用于企业所有档案实体。术语和定义3.1全宗：全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。3.2模卷：由互有联系的若干文件组合而成并装订成卷放入档案盒的档案保留单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。3.3档号：在整理和管理档案的过程中，以字符形式赐予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并拥有统计监察作用。3.3全宗号：指立档单位的代号。比方：无锡食尚网络科技有限企业的全宗号为WXSS。详见附件1《企业档案全宗号代码表》。3.4种类号：全宗内档案类其他编号，在同一个全宗内不相赞同出现重复的种类号。比方：会计档案类会计凭据的种类号位KJ01，详见附件2《企业档案种类号代码密级及保留限时表》。3.5模卷号：种类内模卷的次序号，在同一个档案种类内不相赞同出现重复的模卷号。3.6根源原则：指依照档案的根源进行整理和分类，要求保持同一根源的档案不可以分别、不相同根源的档案不得混淆的整理原则。根源原则起源于近代法国的“敬爱全宗原则”。3.7事由—年度—保留限时分类法：档案管理中的一种复式分类方法，第一依照档案反应内容将全宗内档案分红各个种类，再依照档案形成的年份进行分类，尔后依照档案的保留限时对档案进行整理分类。3.8年度—保留限时—机构分类法：档案管理中的一种复式分类方法，第一将档案按其形成的年度进行分类，然后将档案按划定的保留限时分类，最后将档案按其形成或包办机构分类。档案编码的依照为保持档案之间的有机联系，依照国家档案局宣布推行的《档号编制规则》（DA/T13-1994）和归档文件整理规则(DA/T22-2000)的详细要求，联合无锡食尚网络科技有限企业《企业档案资源管理制度》中对企业档案种类的区分，以及对每一大类档案的二级分类方法，依照档案管理的“根源原则”，参照“事由—年度—保留限时分类法”及“年度—保留限时—机构分类法”制定本编码规则。第2页共8页档案编码的原则5.1唯一性原则：制定档案编码的规则时，须保证在应用该规则进行档案编码时，对同一档案不会出现相同编码，并且不会出现空号漏号现象。5.2牢固性原则：编码规则一旦确定，将长久使用。5.3合用性原则：编码规则要尽可能简洁，易编码、易鉴识、易操作，适应计算机和信息化技术应用的需要，便于保留利用。5.4合理性原则：档号构造必定与企业档案的整理分类系统相适应。5.5扩展性原则：档号必定有适合的递加容量，以便适应不断扩大的需要。档案编码的推行要求6.1档案编码的方法企业档案一般以件为单位整理归档，工程项目档案中的基建档案需要立卷归档，按件归档与按卷归档采用不同的编码方法。依照现有各样档案采用的不相同的分类法，档号的编码采用不相同规则，依照现有的档案数据及未来的需要，档号的编制规则分为“年度—保留限时—机构分类法”编码、“事由—年度—保留限时分类法”编码两大类，而“事由—年度—保留限时分类法”，又依照档案归档方式不相同，编码分一文一件编码以及模卷文件编码两类：6.2档案编码方法采用“事由—年度—保留限时分类法”一文一件编码：1）行政管理类档案档号如：WXSS-XZ01-2011Y-0001；2）财务审计类档案档号如：WXSS-CW03-2011Y-0001；3）人事类档案档号如：WXSS-RS01-2011Y-0001；4）研发生产类档案档号如：WXSS-YF02-2011C-0001；5）营销事业类档案档号如：WXSS-YX01-2011Y-00016.3档案编码的规则6.3.1“年度—保留限时—机构分类法”档案编码的规则文书档案、合同档案、产品档案档案编码时，对归档资料先后依照不相同的全宗、形成年度、保留限时和机构分类，尔后对同类文件编件号，件号以4位流水号方式展现。此编码规则中，种类内文件的件号是连续存在的，不受档案盒的影响。比方第一盒档案的文件序号从0001到0100，第二盒档案的文件序号是从0101到0200。档号：由全宗号、种类号、年度保留限时、文件序号组成，组成构造为：全宗号－年度保留限时－机构简码—文件序号。全宗号：4个字母。详见附件1《企业档案全宗号代码表》年度保留限时：档案形成年份（4位阿拉伯数字）、档案保留限时代码（1个字母，详见附件3《档案保管限时代码表》）机构简码：档案形成或包办机构的简称。2到3个汉字组成，详见附件4《机构简码》。文件序号：文件的次序号（4位阿拉伯数字组成，从0001编起）。文件序号依照归档先后次序以流水号的形式编著。第3页共8页全宗号、年度保留限时、机构简码与文件序号之间使用连结符“－”连结。档案编码（即文件档号）的样式以下（其中Z代表汉字，Y代表阿拉伯数字，X代表字母）：XXXX-YYYYX-ZZZ-YYYY档案全宗号（详见附件1）文件形成或承档案生办机构简码成年度（详见附件4）档案保留限时代码（详见附件3）文件序号（文件的流水号）比方：WXSS-2011Y集-公关-0001，无锡食尚网络科技有限企业2011年度永远保留的企业公共关系部的第一件档案。6.3.2“事由—年度—保留限时分类法”一文一件编码的规则文书档案中的职工个人档案（即人事档案）、文书档案中的资本营运档案、工程项目档案中的房地产档案、工程项目档案中的设施仪器档案、科研档案、会计档案、声像书刊档案、实物档案、董事长档案、电子文件档案，对归档资料先后依照不相同的全宗、档案种类、产生年度、保留限时分类，尔后对种类内文件编流水号。此编码规则中，种类内文件的档号是连续存在的，不受档案盒的影响。比方第一盒档案的文件序号从0001到0100，第二盒档案的文件序号是从0101到0200。档号：由全宗号、种类号、年度保留限时、文件序号组成，组成构造为：全宗号－种类号－年度保留期限－文件序号。全宗号：4个字母。详见附件1《企业档案全宗号代码表》种类号：一般由档案一级分类种类代码（2个字母）、档案二级分类种类代号（2位阿拉伯数字）组成。而声像书刊档案须采用三级分类号，如SS0101，SS0203等；房地产档案种类号为5位，如GF001，资本营运档案种类号为7位，如WS10001。详见附件2《企业档案种类号代码密级及保留限时表》年度保留限时：由档案形成年份（4位阿拉伯数字）、档案保留限时代码（1个字母，详见附件3《档案保留限时代码表》）文件序号：文件的次序号（4位阿拉伯数字组成，从0001编起）。文件序号依照归档先后次序以流水号的形式编著。全宗号、种类号、年度保留限时与文件序号之间使用连结符“－”连结。第4页共8页一文一件档案编码（即文件档号）的样式以下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯数字）：XXXX-XXYY-YYYYX-YYYY档案全宗号档案生（详见附件1）成年度档案一级分类种类代码（详见附件2）档案保留限时代码（详见附件3）档案二级分类种类代号（详见附件2）文件序号（文件的流水号）比方：WXSS-KY01-2011Y-0001：无锡食尚网络科技有限企业科研档案配方文档2011年度永远保留的第一份配方。模卷文件编码的规则工程项目档案中的基建档案须组卷归档，立卷档案编码分为档案盒编码以及盒内文件编码两类。立卷文件编码时，对归档资料先后依照不相同的全宗、档案种类、产生年度、保留限时分类，尔后对种类内立卷档案盒编流水号，在档案盒编码的基础上，再对峙卷档案盒内文件编流水号。此编码规则中，种类内立卷档案盒的编号是连续存在的，而档案盒内文件编号与其他档案盒内文件编号不是连续排列的。比方第一盒档案的模卷号为2010Y0001，盒内文件序号从0001到0100，第二盒档案的模卷号为2010Y0002，盒内文件序号是从0001到0100。档案盒编码的规则①盒号：由全宗号、种类号、模卷号组成，组成构造为：全宗号－种类号－模卷号。②全宗号：4个字母。详见附件1《企业档案全宗号代码表》③种类号：由档案一级分类种类代码（2个字母）、档案二级分类种类代号（2位阿拉伯数字）组成，从GJ01开始，每个工程对应一个种类号。详见附件2《企业档案种类号代码密级及保留限时表》④模卷号：由档案形成年份（4位阿拉伯数字）、档案保留限时代码（1个字母，详见附件3《档案保留限时代码表》）、模卷次序号（4位阿拉伯数字，从0001编起）组成。其中，模卷次序号依照归档先后次序以流水号的形式编著。全宗号、种类号与模卷号之间使用连结符“－”连结。第5页共8页档案盒编码（即盒号）的样式以下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯数字）：XXXX-XXYY-YYYYXYYYY档案全宗号档案生（详见附件1）成年度档案一级分类种类代码（详见附件2）档案保留限时代码（详见附件3）档案二级分类种类代号（详见附件2）模卷次序号（模卷的流水号）比方：WXSS-GJ01-2010Y0001：无锡食尚网络科技有限企业基建档案2010年度永远保留的第一盒档案.盒内文件编码的规则①文件编码：由全宗号、种类号、模卷号、文件序号组成，组成构造为：全宗号－种类号－模卷号－文件序号（即盒号－文件序号）。②文件序号：模卷内文件的次序号（4位阿拉伯数字，从0001编起）。全宗号、种类号、模卷号与文件序号之间使用连结符“－”连结。注：盒内文件编码是在档案盒号的基础上，增加文件序号一栏，文件序号指归档模卷内文件的次序号。盒内文件编码的样式以下（其中X代表字母，Y代表阿拉伯数字）：XXXX-XXYY-YYYYXYYYY-YYYY档案全宗号档案生（详见附件1）成年度档案一级分类种类文件序号（模卷内文代码（详见附件2）件的次序号）档案保留限时代码（详见附件3）档案二级分类种类代号（详见附件2）模卷次序号（模卷的流水号）第6页共8页比方：WXSS-GJ01-2010Y0001-0015：无锡食尚网络科技有限企业基建档案2010年度永远保留的第一盒档案的第15份文件。6.4特别情况下档案号编写说明有多个立档单位的档案全宗号的编写：·归档档案若是有多个立档单位的，以主办单位的代码作为档案全宗号。比方广州立白（番禺）有限企业与立白日化有限企业联合发文，而主办单位是广州立白（番禺）有限企业的，档案全宗号应为PYLB。若是多个立档单位是平行关系发文，则依照文件中第一个发文单位的代码作为档案全宗号。特别情况下档案年度的编写说明：一份文件有多个时间特点的．分年度时．以文件签发日期（成文日期）为准，据以判断文件所属年度。碰到某些特别情况，按以下原则办理：①跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；②跨年度的规划、计划、估计，放在文件内容针对的第一个年度；③跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；④跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；⑤跨年度的非诉讼案件，放在了案的年度；⑥法例性文件放在宣布或赞同的年度。没有注明落款日期的档案资料．应经过比较等手段考据档案的正确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。确实无法确定年度的，用“0000”注明档案生成年度。6.5编码制度有关人员的职责①企业兼职档案管理员负责对档案编码的编制和填写。②总裁办档案管理主管负责对档案编码的审察和校订。③总裁办副主任负责对档案编码工作的指导和支持。6.6档案编码的表记地点档案编码将依照文件编码、模卷编码分别表记在归档档案的不相同地点。①文件编码：文件编码表记在归档文件的右上方空白