谈谈监理工程文件的管理

/谈谈监理工程文件资料的管理

我国的工程监理行业历经20多个春秋，按理说，监理业应留下了相当规范和有据可依的工程项目实施过程中的监理文件资料。

然而由于监理资料收集没有像施工技术资料管理那样细化，托付监理合同的约定又不是很具体．所以许多监理企业对监理资料都不重视，资料收集不全、不刚好归档、遗失等现象特殊严峻，结果一旦工程发生了质量、平安或运用方面的问题，就查不到依据、分不清责任．建设单位因此而拒付监理费甚至将监理企业告上了法庭的案例也越来越多。

笔者担当总工程师工作多年，起先由于担当管理者代表贯标的须要和总工的职责．编制过此方面的作业指导书，供项目部参考．后来，总监们结合自己的实际又给我反馈了许多看法,，经过数年来的积累，现就工程监理项目文件资料的收集。审查、标识。保管、移交、归档、借阅及销毁处理等管理工作，介绍给同行，供大家参考。

1职责分工

项目监理部负责收集工程项目监理资料。其中：总监对工程项目监理资料的签发。完善。归档，总负责。专业监理工程师对本专业监理资料的收集。汇总及整理负责。现场监理员对工程承包方的资料进行初审。公司总工办负责工程项目监理资料审查、标识、保管、移交、归档、借阅及销毁处理

2施工阶段的监理资料应包括的内容

(1)合同文件。包括：施工合同及托付监理合同；施工及监理中标通知书；业主授权书。

(2)勘察设计文件。包括：地质勘查报告；设计图纸及附件。

(3)监理文件。包括：总监任命书(总监代表授权书)；项目部启用函；工程质量／平安保证体系：监理规划；监理实施细则；监理交底；旁站方案；平安方案。

(4)分包单位资质报审表A3。包括：分包单位资质报审表；分包单位资质证书；分包单位项目经理和技术人员资格证，特种专业人员上岗证；分包协议／合同；分包单位业绩(近几年承包类似工程的证明材料)。

(5)设计交底、图纸会审纪要和设计变更资料。包括：图纸审查中心的设计审查看法书；设计交底书；图纸会审纪要；工程变更单C2。

(6)施工组织设计(方案）报审表A2。包括：总监或总监代表审核，签认并附审核看法；施工组织设计(施工方案)。

(7)施工方报审的平安资料。包括：平安施工方案及现场平安防护设施规划方案；建筑施工平安措施备案表(附备案资料)；建筑起重机械运用备案登记。

(8)工程开工／复工报审表及工程暂停令(A1、B2)。包括：建设用地许可证、规划许可证、施工许可证；施工企业营业执照。资质证书复印件；主要计量检测工具的鉴定证书；主要机械设备运用许可证；开工报告；施工现场质量管理检查记录。

(9)测量核验资料。包括：红线桩、限制桩交接记录；定位放线测量／验收记录；各楼层放线测量记录；沉降观测记录。

(10)工程进度支配资料。包括：总监及总监代表签署的“施工进度支配报审表”；月、周进度支配表；工程临时延期审批表A7；工程最终延期审批表。

(11)工程材料、构配件．设备的质量证明文件。包括：出厂合格证；厂家供应的质量证明书或检测试验报告。

(12)检查试验资料。包括：工程原材料。构配件，设备报审表A9；有资质的试验室出具的检测试验报告单；检验评定表。

(13)隐藏工程验收资料。包括：隐藏工程验收报验申请表A4；隐藏工程验收记录。

(14)工程质量验收记录、A4报验申请表。包括：检验批质量验收记录；分项工程质量验收记录；分部(子分部)工程质量验收记录；分部工程验收记录。

(15)工程计量单和工程款支付证书。包括：工程款支付申请表A5；工程进度款预算书；工程款支付证书B3。(16)监理业务文件。包括：监理工程师通知单BI；监理工程师通知回复单A6；监理工作联系单C1；会议纪要；监理记录(旁站记录，见证取样台账．巡检记录、监测记录等)；合理化建议；监理月报、监理日记。

(17)来往函。包括：外来文件及接收记录表；签发文件及发出记录表。

(18)质量缺陷和事故报告及处理看法。包括：工程质量事故调(勘)查记录；工程质量整改通知书；工程质量状况报告书；工程质量事故报告。

(19)索赔文件资料A8。包括：现场经济签证资料；费用索赔报告及审批等资料。

(20)竣工结算审核看法书。包括：施工单位申报的竣工结算报告书；监理审定后的竣工结算书：建安工程决算审计验证书。

(21)工程竣工验收资料。包括：单位工程质量竣工验收记录；单位工程质量限制资料核查记录；单位工程质量平安和功能检验资料核查及主要功能抽查记录；单位工程观感质量检查记录；工程竣工报告．附A10报验单；工程竣工验收记录；工程竣工验收报告。

(22)工程项目施工阶段质量评估报告。包括：工程各分部质量评定；2)节能，环境监测、功能运用和结构平安方面的评定：3)单位工程质量评估报告。

(23)监理工作总结。

3文件整理要求

文件记录应文字清晰．真实完整；文件资料应分类有序，签字、盖章齐全；文件应有编号，编号可按文件及工程编号，每份资料应有唯一编号，如：工程名称——文件名称——序号——页数——份数。

4文件收集管理要求

(1)监理文件资料的收集管理工作由总监或总监指定专人负责具体实施．并在各阶段监理工作结束后刚好整理归档。

(2)每个项目监理部的总监或总监指定的专人负责监理资料的收集、发放，应填写《文件发放／回收登记表》或《文件借阅／复制登记表》并填写《文件资料清单》分册保管。

(3)监理人员应督促承包方和施工进度同步整理并提交相关资料，现场监理初审并报专业监理工程师核签．若存在问题则责成承包方重新修改。

(4)专业监理工程师刚好组织现场工程核验，并对相关的工程施工资料及监理资料进行会签，将需总监审签的资料刚好审批。

(5)项目监理部对外文件均需按规定审签完毕后盖章，同时总监或总监指定的专人负责存档一份，并刚好外发。

(6)凡需报请地方建设工程质量监督站参加监督验收的分部、单位工程，其相关资料均应由勘察、设计、建设。施工、监理单位共同签字、盖章。

5资料档案组卷方法

同一系列的案卷应接受一种方法组卷，案卷内要反映出文件之间的有机联系，案卷外要突出案卷的特征，卷内书目不用编页号，排列在卷内文件之前，式样由公司统一规定。

(1)每个工程以单位工程按分册内容进行组卷装订，卷宗封面标明编号，工程(单位)名称、第几册、共几册等字样。

(2)卷内文件应按资料名称或内容及形成资料的时间排序，并编制相对应的卷内书目，如有缺漏，应在书目后注明，并在卷内留空百页，在空白页内说明缺漏缘由。

(3)装订。装盒的要求：案卷也要按类目进行编号，组成案卷的资料不能超过3cm，成册的资料保持原状，干脆装盒。文字材料，接受线绳三孔左侧装订法，要整齐、坚固、坚实，便于保管和利用，装订时必需剔除金属物。

6档案移交和管理

项目总监负责按文件资料保存期的期限组织汇编工程技术资料，对项目监理部按以上要求整理齐全组卷合格后签署看法，将资料移交总工办核验，核验合格后，填写《文件归档登记表》归档保存。

7文件资料保存期

(1)长期保存的文件有：合同文件、监理文件、工程进度支配资料、隐藏工程验收资料、工程质量验收记录、A4报验申请表、监理业务文件、质量缺陷和事故报告及处理看法、工程竣工验收资料、工程项目施工阶段质量评估报告、监理工作总结等。

(2)保存到竣工结算监理费收回后一年的文件有：工程计量单和工程款支付证书、来往函等。

(3)保存到主体工程保修期的文件有：分包单位资质报审表A3、设计交底、图纸会审纪要和设计变更资料、施工组织设计(方案)报审表A2、测量核验资料、工程材料等的质量证明文件、检查试验资料等。

(4)保存到保修期后一年的文件有：索赔文件资料A8、竣工结算审核看法书等。

(5)按工程等级保存的文件有：勘察设计文件。施工方报审的平安资料、工程开工／复工报审表及工程暂停令(A1B2)等(一等及特殊工程：长期；二等：5年)。

8资料的借阅

(1)收集期间的资料，借阅时要填写借阅申请，由项目部总监审批后方可借阅。

(2)归档后的资料，借阅时填写借阅申请，需有总工审批同意后，方可借阅。

9销毁程序

(1)资料管理人