项目管理处人力行政管理工作质量标准

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附件6第6部份

项目管理处人力行政管理工作质量标准

一、行政管理工作的任务1．档案管理。

2．办公用品发放和管理。

3．员工宿舍、员工食堂的管理。4．物业日常用品的选购和库房管理。

5．人事聘请和人事档案的管理。

6．员工手册的编辑、修改、培训和解释。7．物业工作的质量检查。

8．总经理办公室的日常事务处理。

9．与村委会、工商、小区办等政府有关部门的协调联系。10．处理与与业主之间的法律纠纷。

10．组织员工的各项文体活动。

11．与客服部门合作组织社区的文体活动。12．审查管理各部门向业主发通知的程序。

二、档案管理

1．管理目标：建立建全档案管理体系，结合ISO9000质量体系认证，为申报区级、市级优秀物业管理住所小区打下坚实的基础；向业主委员会转交完整的物业资料，为物业管理合同的竟标续定制造良好的企业形象。2．档案管理的类别：

工程类：

竣工图纸、规划许可证、施工许可证、房屋销售许可证、工程竣工验收合格证实、消防验收合格证实、工程沉降观测报告、占地面积的测绘报告、绿化规划说明，绿化施工批准证实、水电施工批准证实、水电能源供给的协议书、环境评价书、房屋使用说明书、房屋质量保证书、房屋实测面积的测绘报告、所有的设计变更洽商记录、钢材、水泥等主要材料和构架的质量合格证实、砂浆、混凝土试块试压报告、水、暖、气等管道的打压实验报告、雨、污水排水立管闭水实验和通球实验的报告、全部设备和材料的订货合同，产品合格证、使用说明和维保协议、电缆铺设记录。电缆实验记录，全部电气设备实验调节，绝缘遥测、送电验收的记录、发电机、电动机试运行的记录、生活水箱卫生许可证、环保局对环境检测合格的证实、四方验收的所有技术资料、物业对设备设施接管验收的所有验收记录、物业在设备运行过程中对设备设施实施维护保养和技术改造的记录和相关技术资料等。业主信息类：

房屋的销售合同、房屋销售过程中对业主有特别允诺的书面材料、收房流程确认单、业主对房屋验收的验收单、物业管理服务合同、业主记下表、亲属记下表、车辆记下表、庞物记下表、向业主发放物品的记录、在物业服务过程中业主的报修记录、为业主提供特需服务的记录、与物业洽商各种事项的记录、业主投诉的记录、房屋出租状况的记下、业主户内发生各种行事案件的记录、向业主发出各种通知的记录、业主户内发生各种突发大事的记录、其它与物业管理有关的记录、业主对房屋举行装修的所有档案资料，房屋装修的档案资料前期由工程部保管，装修验收完毕后转交客服部入业主档案。

文件类：全部已经审核批准的各部门的管理体系文件、全部与开发、施工单位等商议事项的文件、全部与物业管理有关的规矩文件、全部公安、工商、消防、卫生、建委、税务、各级政府等执法部门向物业下发的文件、全部对员工嘉奖和处分的文件、全部公司经理睬议打算事项的文件、各部门年终的工作总结材料等。

工作记录类：各部门的所有工作记录、全部业主报修的派工单、各种会议的会议记录、与业主洽谈的各种洽谈记录、各种大型活动的记录等。

人事类：全部物业人员的入职记下表、全部人员的上岗证件（复印件）、劳动合同、全部人员的考勤记录、全部上级对下级、平级对平级、下级对上级的评语材料、全部业主物业人员的评语材料、特别工作业绩的相关记录。年终个人工作总结材料等。

培训类：

各种公司的培训资料、各部门的培训资料、全部外请单位对物业人员的培训资料、各种专业技术的培训资料等。资料类：

全部设备设施的使用说明、修理保养的技术资料、各种宣扬资料、绿化资料等。

重事件件类：园区内发生各种刑事案件的纪录资料、因物业工作人员失误给公司或业主造成重大损失的记录资料、业主大会的重大打算大事的记录资料等。

其它类：

不在以上类别范围中但需要保存的与物业管理有关的资料。3．档案管理的相关规定：

1）物业全部的档案均由行政管理部门举行管理。

2）能做电子版的档案必需做成电子版由行政部和相关部门共同保存电子版。3）业主档案在客服部门保管、业主装修档案前期在工程部保管，其它档案装订后一律交行政部入档案室存档。

4）暂时不能存档的档案资料，又各部门保管，必需接受行政部的指导、检查，行政部对档案管理工作负直接责任。

5)档案资料中全部记录表格只能用黑色签字笔举行记录，不能使用圆铢笔和其它色彩的笔做记录。6)全部记录必需仔细填写，不能任意涂改，特别状况需要举行涂改的涂改处必需有涂改人的签字。

7)全部记录表格应按公司统一规定举行文件编号。

8)各种记录表格公司有范本的要同一使用公司的范本。9)全部记录的大事应编写挨次号。

10)各种记录表格应切合有用性举行编制，原则上各种记录表上不应有空格，对必需有些列项浮现空格时可用斜画线填写。

11)对于记录表中下一项内容与上一项相同时必需用文字举行填写，不许用点点或符号填写表示与上项相同。12)各种记录按月收集存档，存档的记录必需编辑成册做封皮。普通性工作记录存档期为一年，重要大事的记录存档期5-10年（带※号的为重要记录）。

13)全部存档的文件资料必需按系统编撰成文件体系存入档案盒中，档案盒内第一页必需编撰文件名目，名目中必需标注文件页码。

14)档案盒侧面必需按规定标注文件体系的名称，便于文件的查找。15)档案盒必需整齐码放在文件柜中，文件的标注一侧必需对外，便于查看。

16)文件查阅后必需按页码放回文件盒中，不许将页码放乱。

17)全部档案资料的借阅必需经行政主管同意，借阅人员必需填写资料借阅记下表。三、其它工作

1．每月向总经理申报各种办公用品的采买方案，批准后举行采买，货比5家，广泛征集各部门看法后，指定供给商长久合作。但在合作过程中严格控制商品的质量。

2．根据有关规定控制发放各部门的办公用品，并指导各部门节省使用办公用品，杜绝铺张。

3．对员工宿舍要有制度、有培训、有

检查，杜绝脏乱差的现象，象军队一样严格管理，象家庭一样和睦温馨。

4．与厨师人员不断交流，搞好员工伙食，确保员工要吃饱吃好。

5．严格管理库房，全部库存商品必需整齐码放在货架上，使用统一标签标注，便利各种物品的查找，严格执行出入库记下的制度，每三个月盘点一次，确保账目清晰无差错。

6．按聘请程序聘请物业人员，对已上岗的人员举行岗位培训、考勤监督等人事管理。

7．日常指导和督导各部门的质量体系工作，每月举行质量检查一次，有评选、有判分，准时订正物业工作的不足，增进物业整体工作的质量不断提高。8．在总经理授权的状况下代表总经理与各系统的政府部门举行交流，参与政府部门的各项会议，向总经理汇报向物业员工传达政府部门的有关精神和打算。

9．处理与业主之间的法律纠纷，明确各方责任，对于少数无正值理由长久否决缴纳物业管理服务费的，帮助律师起草律师函和起诉材料。

10定期组织丰盛多彩的员工文体活动，（每月为员工过生日一次、业余大事要组织员工的羽毛球、乒乓球、象棋等体育竞赛、每年组织员工的旅游一次等）征求员工看法，不断象总经理建议改进和增强员工文体活动的内容。11．定期组织丰盛多彩的业主宣扬和文体活动，（每月在大门岗组织一次物业规矩宣扬日活动、收集物业与业主的纠纷案例组织业主举行案例分析交流会、组织业主举行羽毛球、乒乓球、象棋等体育竞赛、每年组织业主的旅游一次等）征求业想法见，不断象总经理建议改进和增强业主宣扬活动和文体活动的内容。

12．全部对业主发出的通知、商议函等文件由行政部负责审查，必需确保格式正确、语句通顺，无错别字、尊敬用语，充分体现公司水准。

四、行政管理部须要的管理制度1．岗位职责。※

2．档案管理制度。

3．办公环境的管理规定。※4．员工仪容仪表的管理规定。※

5．考勤的管理制度。

6．办公用品发放和使用的管理规定。7．库房管理规定。※

8．物品进出库的管理规定。※

9．员工宿舍的管理规定。※10．物业工作质量检查的管理规定。※

11．员工定期考核的管理规定。

12．员工浴室使用的管理规定。※13.年终评比优秀员工的管理规定。

14．越级上告的管理规定。

15．各部门向业主发通知的工作程序的管理规定。带※号的为必需上墙的管理制度。

五、员工手册的编辑和培训

1．员工手册的内容应包括企业简介、总经理致词、企业文化的的介绍、企业的进展、企业