石化工程竣工资料文件编制指南

本指南规范了××××项目项目交工技术文件归档与整理的要求和方法；适用于巴陵石化新建、扩建、改建和技术改造等项目的交工文件编制、档案整理及档案验收。T组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。挥生产能力或工程效益的工程。件：是最基本的整理单位，一般不同编号(文号、图号、合同等)或不同的题名的材料作为一件。件号即卷内文件的排列顺序号。3、项目文件的归档范围及执行标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)。《石油化工工程建设交工技术文件规定》(SH3503-2007)。《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2002)《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)《建设工程监理规范》(GB50319-2000)《石油化工建设工程项目监理规范》SH/T3903--2004。中国石化厅[2006]54号关于印发《中国石油化工集团公司建设项目档案验收办法》的4归档文件的份数所有交工技术文件应归档2份，1份正本(全部为原件)，1份副本；以上归档文件相应的份(只读光盘)并具有目录检索功能，所有副本必须加盖编制单位公章.5责任和组卷.组册要求5.1总体说明：5.1.1各承包商在项目管理过程中使用“项目专用章”的应出具其公司发出的专用章授权。5.1.2交工技术文件表格参照SH/T3503-2007规定。标准。不适用的工程如下：建设工程项目中有关铁路、公路、港口码头、电信、35kV以上送变电工程和油气田、长输管道工程的交工技术文件内容及格式应按有关国家标准、行业标准的规定执行。锅炉、压力容器、起重机械、电梯等安装工程的交工技术文件内容除执行本指南外，还应执行建设工程项目所在地特种设备安全监察管理部门的规定。土建工程所用的交工技术文件内容和格式除执行本指南外，还应执行建设工程项目所在地建设行政主管部门的规定。5.2交工技术文件组卷与组册交工技术文件，由施工单位根据SH/T3503-2007标准规定组卷。一个建设项目的交工技将材料证明册、专业册并入专业综合册。■建筑工程宜按施工记录、试验记录、工程质量验收记录的顺序汇编组册。■设备安装工程宜按设备位号顺序、安装工序顺序组册，同一设备的附属设备、附属设施按动设备、静设备分开组卷。■管道安装工程(包括室外给排水工程)宜按管道编号顺序、安装工序顺序组册，阀门检验、保温、保冷、脱脂、防腐等交工文件一并编入。■电气工程宜按供配电系统设备和系统位号顺序组册。■仪表工程宜按控制、检测系统位号顺序组册。■竣工图按专业进行分类组册，同专业图纸按图号顺序排列。■所有与施工有关的设计变更、现场洽商、材料变更等文件按专业放在相应专业卷的专业纸在后，也可单独成册。■消防和火灾报警资料按专业单独成册(综合册、材料证明册、专业册)。5.3监理文件组卷与组册■监理文件分二类：施工监理文件、设备监造文件。由监理单位按《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、《石油化工建设工程项目监理规范》(SH/T3903-2004)等规范编制。对于无法按单位工程分开的资料可以在相关卷/册中放原件的复印件(加盖公章)，并在交工技术文件说明中说明。■设备监造文件按单台设备进行组册，并由物资装备部门按主项工程进行汇总形成移交目■在监理资料中应包括总监理工程师任命书、监理工程师明细、监理资质等文件。5.4商务文件的组卷与组册(由物质采购部门组卷)■商务文件主要是指在项目管理过程中产生的合同(商务和技术合同及合同汇签表)、合同变更、技术协议、招投标及标书等相关文件。■商务文件由形成单位按文件的时间、类型、事项组卷。一般一份文件为一卷，文件较多5.5项目设备随机文件组卷与组册，项目所属的档案部门做好随机资料的接收登记；项目使用单位档案部门也可委托项目管理部资料人员进行随机资料的接收、但档案部门必须归档保存设备的随机资料一套。成套设备(或其它)卷。■各专业卷按装置单元、设备位号排列，每台设备资料单独装订1册，1台设备有多册独成册可不必重新装订，但每册资料中不得有铁订、回型针等易锈蚀材料。5.6电子声像文件组卷与组册设计、监理负责范围内的声像、电子文件的组卷。项目建设过程中的声像档案(照片、摄像材料)由监理单位制作成光盘向档案部门归档。■建设项目声像档案归档主要内容包括：开工前的原址、原貌的照片、录像；地基及基础话及其它重要活动的照片、录像。■施工过程中的照片资料按照上述顺序组册。■各编制单位的照片资料作为资料最后一册(不限一册)单独成册。6卷内文件的排列6.1卷内文件的排列要求■各种审批文件和审批内容须按审批文件在前、内容在后的顺序排列。■__________施工日志、大事记必须移交原始记录。■各施工单位须向业主提交质量保证书，放入综合卷或综合册中。专业进行分类组册。，■一张设计变更单涉及到多份图纸且图纸位于不同的卷/册中时，应在其它卷/册中放入原设■工程变更一览表、工程联络单一览表应放入综合卷中或各专业卷的综合册中。6.2交工技术文件的排列6.2.1综合卷■卷内目录(模版见附件5)■封面(SH/T3503－J101A/B)■交工技术文件总目录(SH/T3503-J102)为装置建设工程的交工技术文件总目录编列在交工技术文件首卷、首册的次页。表中的页数指各卷册的总页数。模版见附件1。■交工技术文件目录((SH/T3503-J103)为本册文件目录。模版见附件2。位，施工依据的标准，本卷主要内容，其他需要说明的事项)，模板详见附件3■施工组织设计及批复文件■综合性工程技术专题洽商记录■开工报告(指施工单位办理的工程总体开工报告)■重大质量事故鉴定报告■工程中间交接证书(为工程总体中间交接证书)■联动试车合格证书■工程交工验收证书(为工程总体交工证书)部”)6.2.2专业卷综合册■封面(SH/T3503－J101C/D)■交工技术文件总目录制单位，本册的主要内容、组册原则、册内文件排列方法，其他需要说明的事项)－交工技术文件目录((SH/T3503-J103)为本册文件目录。模版见附件2。■施工组织设计及批复文件■专业开工报告(施工单位提交监理审查的专业工程开工报告)■重大质量事故鉴定报告(专业工程重大质量事故处理报告)■工程中间交接证书(专业工程中间交接证书)■联动试车合格证书■工程交工验收证书■交工文件移交证书6.2.3专业卷材料证明册设备/原材料和半成品质量证明文件宜按品种、规格、材料、质量证明文件类型等分类、顺序编制，列明目录，便于查找；质量证明文件上需注明原材料使用部位(或区域)及使用数量；其册内排列顺序依次为：■封面(SH/T3503－J101C/D)■交工技术文件目录((SH/T3503-J103)为本册文件目录。模版见附件2。■交工技术文件说明(包括本卷的分册情况，本册的主要内容、编制单位、编制原则；与■设备/材料质量证明文件一览表及质量证明文件■工程变更一览表及材料变更文件(指涉及其承包采购的设备、材料的变更的设计变更)■设备及材料变更文件■材料发放一览表(用于对材料质量证明文件的追溯)6.2.4专业卷专业册■封面(SH/T3503－J101C/D)■交工技术文件目录((SH/T3503-J103)为本册文件目录。■交工技术文件说明(包括本卷分册情况，本册文件的施工内容、编制单位、主要内容，与工程内容、让步接收的情况说明等)■专业工程技术专题洽商记录更文件备材料代用单■工程质量事故鉴定报告■本专业的施工记录和检测、实验报告■施工质量验收记录6.2.5竣工图卷■封面(SH/T3503-J101A/B)■交工技术文件说明(包括本卷分册情况，本册文件主要内容、编制单位、编制原则，与本册内容相关的文件所在卷、册号；其他需要说明的事项)，模板详见附件17。6.3监理文件的排列■封面(SH/T3503-J101A)■交工技术文件总目录(SH/T3503-J102)为装置建设工程的交工技术文件总目录编列在交工技术文件首卷、首册的次页。表中的页数指各卷册的总页数。模版见附件1。■交工技术文件目录((SH/T3503-J103)为本册文件目录。模版见附件2。卷/册主要内容，其他需要说明的事项)■交工技术文件总目录■监理文件(各施工单位报审的资质材料集中组到监理文件中)试生产文件的排列参照施工文件制作，其册内排列为：■封面(SH/T3503-J101)此三项：封面、交工技术文件总目录、交工技术文件说明，由■交工技术文件总目录(■交工技术文件说明6.5设备随机文件的排列由施工单位组卷时要封面(SH/T3503-J101)、目录、说明，由甲方形成单位组卷时不要■封面(SH/T3503-J101)■交工技术文件目录■交工技术文件说明装指南、操作指南)、总装图、零部件图等。厂家已成册的、可直接按册组卷。6.6电子声像文件的排列6.6.1电子文件的排列6.6.2照片文件的排列■照片档案卷内目录照片档案总说明■照片：每张、每组(相同事由为一组)按时间先后排列，并要在每张照片下标注：事由、时间、地点、主要人物(注明姓名、职务、所在单位全称、人物所在位置、背景和摄制者。■摄像材料要注明主要内容、起止日期、播放时间和播放环境，并配有解说词。7填写说明及注意事宜7.1工程建设交工技术文件的填写7.1.1工程建设交工技术文件案卷封面的填写(模板见附件1)■档号统一由各档案室填写。■档案馆号暂不填写。■案卷题名基本结构：项目名称+装置名称+单元名称(分部分项名称)+卷名+册名，例：巴陵石化12万吨苯乙烯/年脱氢反映装置建筑工程卷综合册册名：册名或册名加主要内容，如综合册、材料证明册钢结构、专业册泵安装等；各竣工图卷册名填写专业名称或专业名称+主要内容，如总图、工艺管道管道设计总体部分■起止日期处填写卷内全部文件形成的起止日期。■保管期限分为永久、长期、短期三种期限，各类文件的保管期限见《国家重大建设项目文。■密级分为绝密、机密、秘密三种，同一案卷内有不同密级的文件，应以卷内文件的高密级作为本卷密级。7.1.2卷内目录的填写(模版见附件6)■封面作为第一页，备考表放在案卷结尾，不在卷内目录中列出、不打页码。■各卷/册之间不连续编号，页号必须用打号机打印，严禁手写。■综合册、材料证明册、专业册合成一册的，每册之间使用各册的封面隔开，页码顺序打”标识。■资料名称必须写全，即案卷题名+文件名称。■日期处填写案卷内文件或图纸的日期。■页号处填写案卷内文件/图纸的起始页号，最后一份文件填写起止页号。■其它交工文件卷内目录参照此要求。7.1.3SH3503封面未实行工程总承包的工程项目，填写J101C。■工程名称处填写项目工程全称。例：巴陵石化分公司12万吨/年苯乙烯工程“脱氢反应、苯乙烯精馏、PSA脱氢尾气精制、苯乙烯辅助(含冷冻站)、苯乙烯中间罐区、控制室、变配电室”等。。■册名处填写册名+主要内容，如综合册、材料证明册钢结构专业册泵安装、脱氢反应7.1.4卷/册号仪表安装卷6/7，竣工图卷7/7。筑工程卷(卷号2/7)共10册(综合册1册、材料证明册2册、7.1.5交工技术文件总目录(综合卷用)模版见附件1■工程名称的填写与案卷题名一致，7.1.6交工技术文件目录(模版见附件3)■为各册交工技术文件详细目录P“15-20”。7.1.7备考表■备考表须加盖编制单位公章。■其它交工文件的备考表参照此要求。7.1.8交工技术文件表格的其它填写说明：■表格中的“结论”栏用于建设单位/监理单位填写检查确认情况。可填写“合格”或“不合格”，也可填写“符合设计和规范要求”或对其安装质量作出评价；检查的内容。当表格中“数据”填写不满时，应在最后一行数据下面填写“以下空白”词进行■表格中未发生的项目应填写“/”。7.2监理文件的填写说明T■SH3503封面根据实际情况选择使用A表或C表,承包单位签字盖章处为空。7.3设备随机文件的填写说明关表格，具体填写方法参照施工文件填写说明。8交工文件的质量要求使用复印件的在保证准确、清晰的同时必须加盖红章，并在旁边注明原件存放处。■交工文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、纯蓝墨水等；文件必须纸质优良、字迹工整、线条清晰、图面整洁，利于长远保存。■录音、录像、照片文件应保证载体的有效性，电子文件应使用不可擦写的电子介质存储。■个别易褪色材料形成的文件(如：复写纸、热敏纸等)，必须在原件后附一份复印件，印件与原件为同一页码。■交工文件必须字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。■项目文件中文字材料幅面尺寸规格为A4幅面(297mmX210mm)。■项目文件的纸张采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。件根据实际情况盖总包或分包单位公章；竣工图卷3503封面、备考表由设计单位在施工总包单位处盖章、签字。■页号编写位置：单面书写在文件右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。归档。9交工文件的装订要求■案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复，幅面采用国际标准A4型(297mm×210mm)，图样折叠时标题栏露在右下角。■需用装订的案卷用线绳装订，装订大小必须一致，四边整齐，前后加边条；装订采用三孔双线的方法，孔距为80毫米，结打在后面。■交工文件内不能使用任何金属、胶水等易腐烂、生虫、不利于长期保管的物质。■检测记录和材料合格证等小于A4幅面不能直接装订的资料，须粘贴或使用棉线缝在A4须详细说明并加盖单位公章。纸出图专用章。10竣工图的编制要求■竣工图必须完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。，由设计单位在原图上加盖终版图章，施工单位加盖竣工图章。■在施工中发生过设计变更的，由设计单位按最终修改状况绘制最终版施工图，加盖终版图章或在标题栏中注明为“终版图”后发施工承包单位，施工承包单位核对确认后加盖竣工交。■凡新建工程涉及原有工程内容变更时，应由建设单位负责在相关的交工技术文件说明中增补必要的资料或说明。■引进工程竣工图应在国外承包商提供的最终版施工图按上述规定编制，竣工图的审核人应为施工承包单位专业技术负责人。不准确或短缺时要及时修改和补齐。■竣工图的内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。■竣工图卷应有详细的编制说明和目录。■所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。■竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。责■竣工图的的折叠要求：竣工图按GB/T10609.3-89要求统一折叠，装订成册的A3幅面图。■竣工图章样式：见《石油化工工程建设交工技术文件规定》(SH3503-2007)，设计院未(SH3503-2001)。A图并保存为PDF格式；B、直接用AUTOCAD格式转换成PDF格式，设计单位出具承诺书，承诺书中需有所有设计人单位可以选择以上两种方式中的任何一种出版竣工图的电子版文件。■文件制作前提：所有电子文件都需在打完页码后方可制作。■电子版文件必须是原件纸质资料的扫描版，其格式为PDF。扫描分辨率一般要求为■竣工图的电子版可以用底图直接扫描成PDF文件。■电子版文件应分类建立文件夹，卷内目录每个序号扫描成一个单独的文件。竣工图是每各级文件夹名必须完整详细，并与纸质版相对应。■归档光盘的标签面应注明项目、专业、内容及编制单位、编制人等信息，可使用专门的“光盘标签笔”(非溶剂基墨水的软性标签笔)书写或使用专用设备材料打印或使用光雕刻录设备进行刻写。归档光盘禁止使用粘贴标签。目录设置为项目名称/专业文件名(存储介质)，如：苯乙烯装置工艺管道竣工图(DVD)dxcel12竣工资料编制各方的职责12.1承包商职责■承包商负责交工技术文件的完整性、真实性、有效性，统一性；■承包商应严格执行承包合同和业主规定的有关文档管理的要求和标准；12.2设计单位职责设计单位负责竣工图编制。12.3检测单位职责■负责合同范围内或委托范围内无损检测报告和其他检验试验报告的编制；交被检测工程的施工单位组卷；■报告应符合如下规定：12.4设备、材料采购单位职责负责合同范围内材料、设备质量证明文件和设备随机资料的汇编、发放。负责所属范围12.5监理职责12.6工程建设主管部门和项目实施部门职责公司工程建设主管部门负责项目交工技术文件形成、编制、归档的控制与监督，组织文件能按要求归档。项目实施部门负责项目文件材料的登记、发放和控制，协助公司工程主管部门、档案室做好项目文件材料的归档和管理。负责组织对受控承包商、监理单位交付的文件完整性和正确性审查、验收。12.7相关职能部门的职责将项目管理过程中形成的应归档的文件(原件)，分项目移交到项目所属档案室归档。12.8质量监督部门责任质量监督部门对承包商收归档的资料完整性和准确性进行抽查，督促承包商确保质保资准确性。12.9档案部门职责公司档案主管部门负责工程项目交工技术文件形成、编制、整理、归档的业务指导、监收；并对符合档案标准的交付文件进行接收。13交工技术文件审核流程■档案部门根据相关规范和要求指导各承包商、监理等单位制作交工技术文件。■各承包商向监理单位、项目所在的档案室提供完整的交工技术文件说明、交工技术文件总目录和卷内目录，确定交工文件的组卷和册内文件的排列。■各承包商、监理等单位完成组卷工作后，交项目所属的档案室审查组卷情况。组卷审查合格后，由各单位对交工文件内容的完整性、有效性进行自检。■各承包商把交工资料依次交项目部、监理、质量监督部门进行审查，监理单位把监理文件交项目部、质量监督部门进行审查，并按审查意见进行修改，审查合格后签署《竣工资料■交工技术文件盖章、扫描、装订，并提交word格式的交工技术文件总目录和卷内目录。■各承包商、监理等单位将交工技术文件(纸质和电子版)、《交工技术文件移交清单》■并交档案部门审查装订和扫描质量，审查合格后签署移交目录清单。■承包商凭项目所属的档案部门签署的《XX项目交工技术文件移交清单》和《竣工资料验收会签表》方可进行最后的工程结算(验收汇签表见巴陵石化办〔2009〕357号附件)。附件1案卷封面附件2交工技术文件总目录附件3交工技术文件目录附件4-1交工技术文件说明(综合卷)附件4-2交工技术文件说明(专业卷)附件4-3交工技术文件说明(监理文件)附件5电子文件目录附件6案卷卷内目录档案馆(室)号：(案卷题名：)如巴陵石化煤代油配套部分主装置安装工程——酸性气体脱除单元(2200单元)工艺管道竣工图第四册苯乙烯精馏资料名称土建工程综合册土建工程(苯乙烯精馏)册卷号交工技术文件总目录SH/T3503-J102综合卷页数册号序号交工交工技术文件目录资料名称封面交工技术文件总目录交工技术文件目录交工技术文件说明…Xx图页次1356…SH/T3503-J103文件编号…1234附件4-1综合卷交工技术文件说明2.各卷的主要内容及组卷方式2.1综合卷主要包括……2.2建筑工程卷主要包括……2.3设备安装工程卷主要包括……2.4竣工图卷……六、编制依据(施工依据、组卷依据等)附件4-2交工技术文件说明(专业卷)SH/T3503-J104交工技术文件说明本册的主要内容、其他需要说明的事项。——各专业工程卷的其他册或分册：本卷分册情况、本册文件的施工内容、编制单位和无损检测