广东某建筑企业物资管理制度

PAGE第14页共14页物资管理制度一、总则1、为加强公司物资采购、验收、储存、发放、使用等环节的规范管理，建立科学、规范的物资管理体系，保障生产，发挥物资采购规模效应，杜绝过去采购分散、价格信息不畅、费用过高的现象，有效降低物资采购和使用成本，提高经济效益，经公司各主管部门会议讨论通过，特制订本制度《汕头市***建筑工程有限公司物资管理制度》。2、本制度适用于公司本部及公司所属各项目部。二、物资管理部职责1、负责物资采购、保管、出入库管理制度的制订实施和各岗位职责的制定；负责对物资采购员、验收员和保管员的监督与管理；负责对公司所属各项目部物资采购计划的制定，采购合同的签订，物资仓储管理的监管及审批；负责针对物资采购的询价、议价、比质、比价采购招标的审定；负责监管各下属部门按时、按质、按量地采购本公司（公司所属各项目部）所需各种物资。2、公司对物资实行分类管理，将公司生产经营用的物资进行分门别类；物资的科学分类是企业开展物资管理的基础性工作，由公司物资管理部负责进行。3、公司所属项目部物资的采购、验收、保管工作统一由公司物资管理部归口管理，物资的直接使用管理由使用项目部负责，物资管理部负有审批，审定和监督检查的责任。4、公司物资管理工作应按“科学有效，高质低价、监督制约，保障生产，运行效益最大化”的原则，及时更新观念，结合实际整合资源，合理调整物资管理架构和管理权限，确保物资采购工作能够不断满足企业发展的需要，同时切实发挥其它相关部门的监督作用，不断加强各项工作的规范化管理，保证工作的透明度，杜绝漏洞，防止工作中不正当行为发生。5、物资管理部负责本制度的编制，修订，发布及解释。三、物资控制流程1、采购流程管理1.1采购人员纪律操守1.1.1牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。1.1.2遵守公司的各项规章制度，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。1.1.3廉洁自律，秉公办事，不谋私利。严禁在物资采购过程中私下收受回扣或酬金等形象的发生。1.1.4严禁参加任何与采购业务相关的宴请和娱乐等活动。1.1.5树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购计划的正常运行及相关工作的正常开展。1.1.6采购过程中严禁与供应商相互勾结，哄抬价格等虚假行为以致损害公司利益。1.2材料申报程序1.2.1各项目、部门需求物资时，须填报《物资采购材料申请表》，必须指定专业技术人员（或指定人）负责采购计划申报的填报工作，并与所属物资部门对接，递交本项目仓库保管员查核申购物资有无库存、避免造成库存积压，并在申请表上签名方为有效。1.2.2物资采购申请计划是采购工作的原始依据，是物资管理各项工作的开始；计划制定和填报直接影响到采购工作的及时性、准确性和采购成本的合理性，因此，各项目、部门负责人必须高度重视并抓好计划的编制和填报工作，做到严肃、认真、规范、准确和及时。1.2.3各项目、部门的主材及大批量物资采购均要求填报月度采购计划《物资采购材料申请计划》。填报计划时，所需物资的名称、规格、数量、到货时间、技术要求以及有何特殊要求等，均应填写清楚、整洁；如附有图纸或样品的须一并报送物资管理部门，图纸需要技术人员签名确认；计划不得涂改，如有涂改需填报人员签名确认；如有条件的由电脑打印，并签名确认。1.2.4项目物资部必须将项目、部门申报的大批量物资（主材）采购及月度采购计划上报公司物资管理部审批，审批后方可开展采购业务。1.2.5各单位、各部门应及时做好物资采购计划并及时填报。1.3采购实施程序1.3.1采购流程管理采购人员接到经批准的《物资采购材料申请表》，先核对采购内容，查阅《物资供应商登记台帐》和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或供应商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价，做到“货比三家”和“三比一算”即：即比质、比价、比服务，算综合效益；并参考公司原有历史采购价格，选择最合适的供应商，在条件相同的情况下优先选择合格供方。1.3.2对于供应商的报价资料进行整理后，采购经办人员应对所需采购的材料进行市场调查、成本分析、做到心中有数，对各供应商的规模、生产供应能力、技术力量等进行综合比较，拟订议价方式及各种有利条件，和经批准的采购方式与合适的供应商议价。1.3.3采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《物资采购材料询价表》，如果采购金额在2万元以内且无须签订《购货合同》的情况，经项目物资部主管、生产经理、项目经理在《物资采购计划申请表》审核签字后，可直接安排进行采购。遇同类型物资采购金额将达2万元以上或任何需签订《采购合同》的情况，应执行合同汇签制。合同汇签审批通过，方可签订《物资采购合同》。在特殊情况下，汇签手续未及时办理完毕但征得公司物资经理同意，项目可先行安排部分现场急需物资的采购。原则上不能影响施工进度安排。1.3.4对询价比价采购的材料每次采购前必须有原始“材料询价表”，询价表中注明：品名、规格、数量、计量单位、单价、品牌（产地）、付款方式、供货期限、质保期（如材料有质保期）、供应商联系人、联系电话、报价有效期、加盖供应商公章等。各片区物资管理部门应做好原始“材料询价表”的存档工作，待施工项目完工后交由公司物资管理部备查。2、验收流程管理2.1验收人员纪律操守2.1.1爱岗敬业、认真严谨、优质高效完成工作。2.1.2诚实守法、廉洁自律、严守工作纪律。2.1.3做好物资入库验收，抓好数量质量关。2.1.4及时准确地向相关单位汇报物资到货、验收与调拨情况。2.1.5严禁参加任何与验收工作相关的宴请和娱乐等活动。2.1.6严禁在验收过程中接受供应商的吃、喝或其他贿赂；损害公司利益。2.2物资验收程序2.2.1验收人员应根据《物资采购计划申请表》、采购合同对送达物资的符合性进行验证。验收人员在接到主材的采购计划时，应把各种物资的需求计划数登记在《主要材料进场验收动态表》上，以便于直观地控制物资的进场数量；无计划的物资不得进场。2.2.2为确保采购物资数量准确，质量符合要求，物资验收工作由验收人员和使用项目部各专业技术负责人共同负责；工程主体材料，机械设备及具有特殊使用要求和质量要求的物资必须由验收员和使用项目部门各专业技术负责人共同验收。2.2.3大宗材料(沙、石、土等)的验收，可先采用《验收原始记录》或《验收临时记录》进行登记，同时应在当天验收结束后及时进行统计；沙、石、土等进场时，应对其数量进行抽查记录。抽查量方比例在10-20%之间，如达不到10%时，将视具体情况给予一定的处罚（如通报批评、扣绩效工资或年终奖金等），严重的给予辞退。对抽查量方记录，按统一表格，按不同的供应商，不同材料，并按进场日期先后填写。2.2.4对以重量为计量单位的材料，必须认真复核，对于配套才能使用的配件，必须检验其成套性；对重要物资，验收人员必须通知报填计划负责人及相关技术负责人到现场参加验收工作。2.2.5对构成工程实体的材料，经外观检验合格进场后，应及时对其质量状态进行标识，经检验和试验合格的材料方可投入使用，进场材料一经验收合格应即刻通知施工单位，确保不耽误施工生产。2.2.6材料临时验收记录办理结算手续后，应在“存根联”及“货主联”加盖“已结算”章，做到结算数量准确无误，汇总装订后送项目物资主管审核签名。2.2.7验收合格的物资，由验收员在规定的时间内向保管员提供该材料的实际验收数量，供应商名称、合同编号及相关资料，保管员根据验收员所提供的数据办理入库登记手续。2.2.8当月验收工作结束后，验收人员应对各种验收资料进行汇总装订，及时归档，验收员应加强与物资使用部门、物资部及公司物资管理部的沟通，做到发现问题及时汇报。2.2.9验收不合格的物资应拒收并作退货处理。沙、石、土等地材，现场验收不合格时应填写“地材拒收登记表”，对拒收原因予以说明。3、仓库流程管理3.1仓管员纪律操守：3.1.1诚实守法，廉洁自律；3.1.2爱岗敬业，认真严谨，优质高效完成本职工作；3.1.3严守工作纪律，严禁不假外出，擅离工作岗位；3.1.4严禁直接和供应商联系；3.1.5严禁从事黄、赌、毒活动。3.2仓库实施程序3.2.1物资到库时，应审核送货清单上物资名称、规格型号、产地品牌等是否规范，是否有采购员签名确认，清单和实物必须相符，如有不符，清单连同实物均给予拒收，并做好详细记录，对入库物资要进行严格把关。3.2.2物资入库时，仓管员要对其外观质量进行检查，如包装是否完好，有无变质、生锈、变形等，有特殊要求的物资，必要时通知使用单位（部门）共同参与验收。3.2.3物资入库时，对于承诺书（合同）里的物资，仓管员要对比承诺书（合同）价格，进行详细核对；对于承诺书（合同）以外的物资，送货清单上必须要有采购员的签名，仓管员才能验收入库，同时还要参照历史购买价格进行核对；如果价格变动异常，则应作好记录，并及时反映给部门主管处理。3.2.4物资验收合格后，应于当天办理入库手续，进行登账、立卡、财务入账，按物资贮存要求做好堆码、标识等工作。3.2.5物资发放，做到“先进先出，推陈贮新”，以防止物资变质、损坏、报废。3.2.6保管员须凭领料人的有效《领料申请单》发料，领料人领料后应在《发料单》上签名确认；队长助理（现场管理员）以上人员到仓库领料的，直接在《发料单》上登记领料。（附：领料申请单须经所在部门队长助理以上签名方为有效）。3.2.7领料人应合理计算领用数量，审批人应严格把关，保管员应认真监督，避免领料过多，造成浪费；在发放材料时，严禁一次发料多次使用，坚决杜绝材料损耗浪费现象的发生。3.2.8对于各类易损用品及按规定发给个人长期使用和保管的用品（不包括固定资产），领用时执行以残换新制度。3.2.9仓库要因地制宜，合理规划，充分利用空间；贮存物资应做到分门别类，摆放整齐，标识明显，存取方便；物资的堆放应做到“上小下大，上轻下重，控制高度，井井有条”。对于送达施工现场的物资，使用项目、部门应提供相应的贮存场所，贮存场所条件应与物资的性能相适应，露天存放的物资应上盖下垫。3.2.10为配合项目部（部门）的成本核算要求，保管员在每日工作结束后对当日进场物资、领用物资做好登记，建立材料进场，领用台帐。当天开具的入库、出库单据做好登记后将财务联送往项目财务部。3.2.11贮存物资应按时进行盘点，每季度由各项目物资部主管组织对全部物资盘点一次，同时邀请所在项目的财务人员参与监督盘点，并制作完整的盘点表（一式二份，保管员一份，财务人员一份），经相关盘点、监盘人员签名审核后存档备查；财务人员应积极协助仓管员做好每季度盘点工作，有义务监督各仓库及时清理出积压、变质和保存期满的物资，年终由物资管理部会同财务管理部对全部库存物资进行全面性的盘点清查。4、物资结算管理4.1对采购时直接有购货收据或购货发票的，可直接按财务报销流程办理。不予另外办理结算手续。4.2每月初项目物资部通知各材料供应商到项目部办理上月供应物资结算手续。供应商主要分为两种：①材料已入库，②材料未入库（主要指地材类等、地材一律不入库，特殊情况除外）。4.2.1材料已入库结算手续：物资部与供应商以有效单据双方确认后，出具《入库材料确认单》，再与财务部核对无误后，转经营部，由经营部出具《内部对账单》，最后由供应商、物资部、经营部、财务部、项目负责人依次签名后，予以结算。原件留项目物资部留档，复印件发供应商，供应商以此作为付款依据。4.2.2材料未入库结算手续：物资部与供应商以有效单据双方确认后、出具《进场材料确认单》,由物资主管确认后，转经营部，由经营部出具《材料款结算证书》，最后由供应商、物资部、经营部、项目负责人依次签名后，予以结算。结算证书原件转财务部入账，复印件发供应商，物资部自己留档。供应商以此作为付款依据，结算结束后物资部收回供应商验收单客户联。5、物资调拨、报废、处理流程管理5.1物资调拨5.1.1所有涉及物资跨部调拨的活动，都必须以表格的形式上报公司物资管理部，公司物资管理部负责对调拨物资的统一调配管理工作，任何单位或个人不得以任何理由私自进行物资调拨。5.1.2当物资发生调拨时，调出或调入单位的物资保管员都应认真核对其名称、规格、数量，并签名齐全。使用单位对所调入的物资应量材而用，合理堆放和加以保护。5.1.3物资调拨手续：调出调入双方填写《物资调拨单》、填写需调入物资的名称、规格、数量、单价、金额、购置日期等，双方部门，单位负责人签名确认后，递交片区物资部、片区物资部负责人确认无误后上报公司物资部，经公司物资部审批后，实行物资调拨。5.2物资报废5.2.1库存物资的报废，应由仓库保管员填写《物资报废申请表》，经所在部门（单位）负责人审核后，报送物资管理部；金额在5000元以下的，由物资管理部审批，金额在5000元以上的，由公司领导审批。5.2.2在用物资的报废，由使用部门（单位）提出，填写《物资报废申请表》；金额在5000元以下的，由使用部门（单位）负责人签名，报送公司物资管理部，由物资管理部审批，金额在5000元以上的，由公司主管领导审批。5.2.4物资处理各单位（部门）应厉行节约，积极修旧利废，提高物资的利用率。对于可回收再利用的物资，各单位（部门）应对回收物资进行分类整理和登记，对损坏物资进行维修和保养，经专业技术人员检验合格，确定其使用性能后，移交给物资管理部门处理。对于项目完工后的各种主要材料、施工设备，零星材料、机械配件、小型机具及电动工具等，除少量地方材料（譬如砂、石等）随机处理外，其他主要材料应调入下一个工程项目，如没有接下来的工程，须将该材料、设备等及时调到片区物资总库。由物资管理部门处理。6、固定资产流程管理6.1固定资产定义使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、运输、办公、生活工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等，且单位价值在2000元以上（含2000元）均列入公司的固定资产范围，如生产设备、汽车、空调、计算机、复印机、打印机、摄像机、数码相机、投影设备等；单价金额在100—2000元以内的物资均列入低值易耗品范围，如U盘、移动硬盘、文件柜、办公桌椅、饮水机、装订机械等办公设备。6.2固定资产管理部门6.2.1房屋、建筑物、机器、机械、运输类等施工设备为公司物资管理部管理范围。6.2.2办公设备及生活工具属于公司办公室管理范围。6.3固定资产购置6.3.1各片区，各部门需购置固定资产时需填写《固定资产购置申请表》，应详细填写申请日期、申请部门、资产名称、规格型号、单价、主要用途、建议厂商等，由使用部门负责人、单位负责人、物资管理部、总经理批准后由相关部门购置。固定资产领用时，使用人须在《资产领用登记表》上签字。6.4固定资产调拨6.4.1凡列入公司的固定资产未经公司主管领导和总经理批准，任何单位或个人不得擅自调拔、转移、借出和出售。6.4.2固定资产调拨手续：调出调入双方填写《固定资产调拨表》、填写需调入资产名称、规格、数量、单价、金额、购置日期等，双方部门，单位负责人签名确认后，上报公司固定资产管理部门，经公司领导审批后，方可实行固定资产调拨。6.5固定资产报废6.5.1申请资产报废应符合下列条件之一：6.5.1.1申请报废的固定资产已超过其使用年限，且不能继续使用；6.5.1.2定资产受到毁损和丢失，且无法弥补和修复以便继续使用的；6.5.1.3电子设备及高科技产品未达到使用期限，但因技术发展已列入同类产品淘汰产品范围的，已限制了工作效率的进一步提高。6.5.1.4固定资产报废手续：由使用部门（单位）提出，填写《固定资产报废申请表》；注明报废资产的编号、名称、单位、数量、原值、预计残值、购置日期、使用年限、报废原因、经所在部门、单位负责人签字确认后上报公司资产管理部门。经公司领导批准后，予以报废。6.6管理部门应会同财务部每季度盘点一次资产，查明有无丢失、毁损或未列入帐的固定资产，保证账实相符。在清查时发现固定资产毁损和盘盈、盘亏，要查明原因，盘点后应制作“资产盘点表”（一式二份，保管员一份，财务人员一份），经相关盘点、监盘人员签名审核后存档备查；年终由资产管理部门会同财务管理部对全部固定资产进行全面性的盘点清查。6.7物资折旧：固定资产和部分低值易耗品计提折旧采用预计残值率为固定资产原值的5％的计算方法分类计提固定资产折旧。计算机等办公设备折旧年限为5年，汽车、生产设备等折旧年限为10年，财务部应按月计提固定资产折旧，及时计算各固定资产原值、累计折旧及净值。低值易耗品的核算采用一次摊销法。四、附则1、本制度自总经理批准之日起生效并实施。现行制度中若有与本制度规定不相符合的，一律以本制度规定为准。2、支持性表格：《物资分类明细表》（文件编号：DCJZ-WZ-09/01[附]）《物资采购材料申请表》（文件编号：DCJZ-WZ-01）《物资采购材料申请计划》（文件编号：DCJZ-WZ-02）《物资采购材料询价表》（文件编号：DCJZ-WZ-03）《主要材料进场验收动态表》（文件编号：DCJZ-WZ-04）《物资供应商登记台帐》（文件编号：DCJZ-WZ-05）《进场材料数量抽查纪录表》（文件编号：DCJZ-WZ-06）《地材拒收登记表》（文件编号：DCJZ-WZ-07）《领料申请表》（文件编号：DCJZ-WZ-08）