公司档案管理制度及流程3篇

公司档案管理制度及流程3篇文件信息治理要求为：安全、精确、顺畅、高效。

安全，指信息传播流淌的安全。通过一系列的软、硬件措施及严格的规程、制度等，保证信息发送、流通、接收各个环节的安全。

精确，即信息发送、传递、接收，各个环节交接精确，通过肯定的核查程序避开信息误发、误传，造成不良影响。

顺畅，指信息传播顺畅，信息更新准时、到位。

高效，指信息的发送、传递、接收简洁有效，运转稳定。

人事档案治理流程篇二

一、受理条件：接收档案的对象

1、国有、集体企事业单位，混合全部制企业，私营企业，外商投资企业，民办科研机构、社会公益事业组织以及其他无主管部门单位的在职（法定退休年龄之内）人员；

2、律师、会计、审计、公证等社会中介机构，各社会团体的在职人员；

3、自主创业和暂未落实工作单位的大中专毕业生；

4、出国(境)留学人员；

5、辞职或者被辞退的机关工作人员；与用人单位终止或者解除劳动关系的人员以及企事业单位改革中的分流人员。

6、成教、自考、远程教育毕业生（必需有教育部学历认证电子注册备案表）。

二、申请材料：人事档案及人事档案材料原件

三、办理流程：

1、接收档案的程序

（1）、人事档案在学校里的应历届大中专毕业生由所在院校直接将人事档案寄到人才市场治理办治理；

（2）、人事档案在各地市人才沟通机构治理的流淌人员凭本人身份证原件及毕业证书复印件、金华市本级单位录聘用证明（点击下载》》》》》》》）（原籍为金华的毕业生可不供应）到人才市场治理办开具调档函将人事档案转入；

（3）、本地户籍的成教、自考、远程教育毕业生（必需有教育部学历认证电子注册备案表），直接将高中档案及大专或本科的学籍档案送到人才市场治理办归档。

2、档案材料归档要求：从中学开头至当事人最高学历，每一阶段的学籍材料、每一阶段工作经受材料都要归档（材料必需完整齐全），包括以下材料：

（1）、整套学籍档案；

（2）、干部履历表现或职工登记表；

（3）、历年年度考核表；

（4）、历年工资审批表；

（5）、毕业生报到及调动介绍信、工作调动的审批表等；

（6）、解除聘用关系的审批表或批复、退工证明等；

（7）、劳动合同；

（8）、参加党团组织材料；

（9）、职称初定、评聘或资格考试材料；

（10）、其他如奖惩材料、职务任免材料等按规定应归入档案的材料

3、档案转出:

人事档案转出须交清档案治理费用。其中有集体户口和党组织关系挂靠的，必需把集体户口和党组织关系先行转出。转出人事档案需供应以下材料：

（1）有工作单位的，需供应单位劳动合同和解除合同证明。

（2)依据档案转出去向供应身份证和转入地市(县）级以上政府所属人才沟通机构的调档函或政府人事行政部门开具的调令。

（3）其他认为需要的材料。

4、人事转递手续和转递方式

（1）、档案必需由档案保管单位整理齐全后密封并加盖密封章；

（2）、开具转递人事档案通知单；

（3）、跨省市转递必需通过机要交通寄送；

（4）、市内档案转递可通过机要寄送，也可派专人送交；

（5）、专人送交档案，除档案密封、开具转递档案通知单外，档案保管单位开具介绍信，送交档案人员须出具身份证或工作证；

（6）、个人自带、快递、挂号、EMS邮寄的”档案无论是否密封都不予接收。

公司档案治理制度及流程篇三

一、目的加强文件档案治理，标准公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。

二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。四、职责1、行政人事部：

1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；

2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；

3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。

2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政人事部；

2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。

4、各部门负责人1）负责对部门档案治理监视检查。

五、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》每季度向行政人事部移交。

a)归档范围及移交时间：每季度完毕后次月10日前。

b)档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规章见后。

c)档案资料的日常治理：

⑴电子类合同或其他需要保管的。电子文件，应当准时存放于指定电脑硬盘内。

⑵文件、合同资料要登记具体信息，并编制《文件（合同）治理记录名目》，以便检索利用。

⑶文件资料、合同要科学排列，按编号挨次存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

d)档案借阅(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；

必需带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必需当面点交清晰，如发觉遗失或损坏，应马上报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应准时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必需爱惜档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

e)档案销毁⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必需写申请销毁报告，编制销毁名目，报部门总经理批准，批准前方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必需由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁名目上签字。最终，把销毁名目和批准手续文件，一并存档永久保存。

2、档案治理细则1）档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、打算、决议、指示、规划、核准文件、证书等文件；

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；

⑷公司领导的批示、指示等；

⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；

⑺公司的各种工作规划、规划考核/总结、报告、统计报表及简报；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工嘉奖、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

⑽本公司公布的各类广告、宣传材料；

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

⑿外出公务活动（如学习、考察、调查讨论、参与会议等）所获得或形成的档案资料；

⒀财务档案资料；

⒁各种实物档案；

⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求⑴归档的文件资料必需完整、真实、精确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必需齐全。

⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以依据需要，按二份原件存档。经办部门依据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥当保存，行政人事部以影印本归档。

⑶声像档案摄录必需具体记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必需是原版，在清楚、完整的特别状况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必需原件归档，并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间⑴即时归档以下文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理完毕或取得后即时归档：

a)公司规定的密级文件；

b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c)合同、协议书等正本及过程资料；

d)公司干部任免的文件材料以及关于职工嘉奖、处分、考核的文件材料；

e)其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；

b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；

⑶电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进展、随办随归。

b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c)每年3月底前必需向行政人事部移交上一年度的全部归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接⑴部门内档案交接部门档案治理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。

6、档案移交公司的流程a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

b)行政人事部依据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；

c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；

7、档案保管⑴档案编号a)档案按类别应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有肯定范畴，不能笼统模糊。

b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用肯定挨次依次排列，以便查阅。

c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

d)档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随便修改。

e)建立《档案名目》存于案卷盒内，便于查阅。

8、附则：本方法由公司行政人事部制定并负责解释。

六、相关记录1、《文件（合同）治理记录名目》2、《文件档案移交名目》3、《档案移交清单表》4、《档案借阅审批单》5、《档案分类编号表》6、《档案治理流程》文件（合同）治理记录名目记录编号:日期：

序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收原/复接收人备注部门移交名目记录编号:日期：

序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。

记录编号:移交性质档案类别合计移交说明接收意见档案移交清单表日期：

□离职□