档案管理规定及流程

及流程SANYGROUPsystemofficeroom【SANYUA16H-公司文件档案管理制度及流程 、目的、归程序和方法确保完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义1：指过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业、宣传等活动中所直接形成对企业有保存价值各种字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责1、行政人事部：）中和制度执行及检查工作并负责督促指导部门理；）公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；）收集、整理、分类、鉴定、统计、保和其他资料；）利用和销毁监控利用和销毁全过程确保的安全；）档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；）档案管理办法、使用知识。2其他各部门相关人员：负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；档；财务按规定独立建档保管财务档案财务按规定独立建档保管财务档案3各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。4各部门负责人1）负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序1档案资料的收集对中形成进编制制《（）、等需要保存分别进整理编制《向行政人事部移交。归档范围及移交时间：25日前。档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。档案资料的日常管理：电子类需要保管电子应当存放于指定电脑硬盘内。文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。⑶ 齐排放在文件／档案柜中。档案借阅不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；借档必须档案，不、损、、、、、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；档案销毁⑴对已失去利用价值的档案，时，必须写申请报告，编制目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。2、档案管理细则1）档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；⑷公司领导的批示、指示等；⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；公活动（如、考、、会议等）料；档案资料；各种档案；⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。3、档案资料的归档要求⑴档的文件资料必须完整、真、准确，如请示批复、复印本正式稿等必须齐全。⑵ 原件存门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈品）档，并保持其完好无损。4、档案资料的归档时间⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：公司规定的密级文件；重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；合同、协议书等正本及过程资料；公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；其他认为需要即时归档的资料。⑶定期归档25日前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；⑶电子声像档案的归档重要电子声像档案应实时进行、随办随归。一般归定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。3月底前必须向政人事部移交上一年度的所有归文件数据集，政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。5、归档文件的等级划分及保管期限需归的文字、音及物材料的分级、保管期限如下：级 型 、简介、来发，人事方面的种文二重要示、涉及工程的员三普通核算、、档案方面的管用品

永久五年以上三年、出车及维修6、档案交接⑴部门内档案交接部门管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《移负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。7、档案移交公司的流程经办部门检查文件或档案，编制移交清单；行政人事部根据移清单，查收卷与文件，并与部门每月提的清单核对；完整齐全且符合公司要求，移双方在移清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；8保管⑴编号档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。分类各级名称经确定后，应参照《分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。分类及编号的增补修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。9、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。六、相关记录1、《文件（合同）管理记录目录》2、《文件档案移交目录》3移交清单表》4借审批单》5分类编号表》6、《档案管理流程》文件（合同）管理记录目录记录编号:日期：号 题

/人 备注移 交目录记录编号:日期：号 称 /交单位 交人 日期收单位 日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案移 交清单表记录编号:日期：类别□离职□调岗□归档档案所属年度保管期限长期数量永久短期合计人：接收人：人（部门）接收人（部门）经办人：经办人：日期：年月日接收日期：年月日见证人：日期：年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案 借阅审批单记录编号:日期：门 人 理 总 事部 使用目的序号 内容 复印 归还日期 备注档案 卷宗号： 目录号： 部门：日期：号

档案分类编号表 部TYYK+部门+类别+年份+编文件 部

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