办公室档案管理制度

办公室档案管理制度为加强办公室档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为社团联合会和各社团管理服务，结合实际情况，特制定本制度。

一、立卷、归档第一条各部门、各社团平时要做好文献的收集、整理，文献的整理、上缴工作是各部门、各社团的一项重要任务，必须认真做好。第二条各类文献材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门、各社团文献立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文献案卷的接受归档工作。第三条文献立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考运用价值的各种文献（涉及收、发文电，内部文献，各种会议文献，文献汇编，簿、册、图表，出版物原稿、磁盘等），均属立卷归档范围。第四条立卷的原则。遵循文献的自然形成规律，保持文献之间的历史联系，区分文献的保存价值，便于保管和运用。第五条立卷方法。根据立卷原则、文献的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。1、分年度。将文献按其形成或针对的年度分开。2、分级别。将文献按其重要性提成公文和一般文献。3、分问题。将文献按其内容所反映的问题分开。4、分期限。根据文献的不同保存价值，将文献按不同的保管期限分开。5、保管期限分为永久、长期、短期三种。（1）永久保存。凡是反映部门、社团重要职能活动和历史面貌的（例如章程、申请批文、社团成立申请书等）有长远运用价值的文献，划为永久保存。 （2）长期保存。凡是在相称长时间内部门、社团需要查考的文献，划为长期保存。长期保存为2023至50年。 （3）短期保存。凡是在较短时间内部门、社团需要查考的各种文献，划为短期保存。短期保存为2023以下。第六条文献的组合。组合的基本作法如下：1、法规性文献，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。2、会议文献应单独组合。3、记录、报表、名册等各类表格文献，应组合在一起。4、工作计划、总结等文献，一般可按部门或社团名称组合。5、特殊性文献材料，可根据具体情况进行组合。第七条档案袋内文献的排列。档案袋内文献应区分不同情况进行排列，密不可分的文献依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文献按文献的重要限度或形成时间先后排列。第八条文献归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文献归档2份或3份。对无保存价值和重份文献，需要办理销毁手续。第九条归档时间。部门或社团应于活动后一周内，将应立卷归档的文献整理立卷，向办公室移交归档。第十条归档文献案卷的规定。部门或社团移交归档文献案卷，应符合下列规定：1、归档文献齐全、完整。2、每个案卷必须填写案卷文献目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，笔迹工整、清楚。3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文献的内容和成份。第十一条案卷文献一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室。

二、档案的管理和运用第十二条办公室按照社团联合会对档案管理的规定，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅运用、记录等工作。第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，按程序进行档案销毁。第十四条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、笔迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。第十五条档案的运用。运用档案人员，按规定办理档案运用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。第十六条借用档案人员必须爱惜档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要仔细检查，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管主席报告，按有关规定解决。第十七条档案室工作人员，接待档案运用人员要热情，认真负责，按规定提供运用。填写好查阅档案登记表。第十八条平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文献、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文献，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。第十九条保证文献、材料的安全，做好保密工作。为进一步提高我办档案管理工作水平，根据《中华人民共和国档案法》和省、市档案主管部门的相关规定，结合实际，制定本制度：

归档范围

一、市信息办机关及各处室在公务活动中反映本机关职能活动、有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文献材料，由综合处负责收集、整理和归档。

二、各处室公文办完后，应及时将公文定稿、正本和有关材料向综合处移交。

三、财会、记录和固定资产登记等档案，在会计、记录年度终了后，编造清册，交由综合处归档。

四、市信息化建设项目全过程档案。

档案保管

五、所存档案应当分门别类、系统科学、内容完整。

六、办理完毕的文书档案资料,一般应以年为单位，在次年六月底前按规范格式立卷归档。

七、档案管理员应当做好以下工作：

1、维护好档案的安全,做好防盗、防火、防光、防尘、防潮、防鼠、防高温工作,对损坏、霉变、散失的档案,及时采用修补、复制、收集等补救措施。

2、每季度对档案进行检查,发现问题及时向领导报告,保证档案安全与完整。

3、严格按规定办事，对进出档案室的档案做到“五清”，即:登记清、清点清、检查清、核对清、档号清。

4、保持文档室内清洁卫生，适时通风透光，保持适宜的温、湿度。

八、档案管理员工作调整时，应履行交接手续。

档案查阅

九、查阅档案应当严格履行批准登记手续。

1、机关各处室、二级机构因工作需要查阅档案资料，需经综合处审核，分管领导批准;

2、外单位查阅档案的，应持公函,并出示查询人员有效证件,经综合处审核，报分管领导批准后，方可查询。

十、查阅档案应在文档室内进行，档案材料不外借。

十一、查阅档案的单位和个人不得擅自复印和拍照,因工作需要,经分管领导批准，方可复印、拍照。

十二、凡查阅档案,不准在档案资料上涂改、污损、抽拆、勾画,不准在档案材料上标注任何符号。归还档案时，档案员必须进行检查，如发现有损坏档案的现象，应当追究查阅者的责任。

档案保密

十三、认真贯彻实行《保密法》，严格执行党和国家的保密制度，维护档案的完整与安全。

十四、未经许可，非档案工作人员不得进入文档室,不得翻阅档案案卷。

十五、查阅涉密文献资料时，应报分管领导批准后方可查阅，不允许复印、拍照等任何形式的复制。确需复制的，须报单位重要负责同志审批，并严格按照《保密法》的相关规定执行。

十六、归档档案不允许带出文档室以外。查阅档案时,不得翻阅其它无关档案。

十七、文档室和档案柜应当随时加锁，保证档案的安全。

十八、未经批准,文档管理员不得擅自提供、抄录、拍照、公布档案内容。

档案登记记录

十九、建立档案记录台帐，对档案的收进、移出、保管、运用等情况进行登记和记录，做到及时准确无误。

二十、按照有关规定，准时向档案行政管理部门和专业主管部门的档案管理部门报送档案记录年报。

二十一、准时完毕上级档案行政管理部门部署的登记和记录任务。

档案鉴定与销毁

二十二、按照国家档案局下发的档案鉴定标准对本单位的所有行文进行鉴定。

二十三、档案鉴定后，对没有保存价值的文献(即不归档的文献)和保存期满的档案才干进行销毁。

二十四、凡需销毁的档案,应编制销毁清册,由办领导批准后,方可在有保密资质的造纸厂销毁。

二十五、批准销毁的档案,必须由两人以上监销，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。特殊情况可暂缓销毁。

二十六、因档案管理人员责任心不强导致不良后果的，视情节给予处分。

市信息化项目档案管理

二十七、市信息化项目档案管理遵循《科学技术档案案卷构成一般规定》（GB/T11822-2023）和《归档文献整理规则》（DA/T22-2023）相关规范。

二十八、综合处统一受理项目建设单位的文档报送和档案管理，建设单位不得拒报、瞒报。对不按规定提交项目建设档案的，市信息办有权暂停该信息化建设项目后续工作，所有后果由项目建设单位负责。

二十九、根据《合肥市信息化项目管理实行细则》规定，信息化项目建设档案涉及：

1、项目申报材料：财政预算“一上”截止前，向市信息办申报下一年度信息化专项资金的建设计划和项目预算；申请立项报告及项目建设方案。

2、项目论证材料：项目建设方案。

3、项目立项材料：项目建设内容及预算简表；项目正式批复。

4、项目实行材料：项目建设协议；《合肥市信息化建设项目执行情况表》

5、项目验收材料：技术报告、开发工作报告、测试报告、监理报告、用户报告、经费使用报告及建设协议规定提供的有关资料；项目验收意见书。

6、经费支付材料：工程款支付情况

7、绩效评估材料：自我评估和第三方绩效评估报告

三十、信息化项目建设单位在报送项目纸质材料时，应一并提供电子版以供存档。

三十一、为保证档案质量，项目建设单位应按照以下统一标准，整理标准文档。

1、文档的编制应遵循科技文献材料的形成规律，按照产生的时间顺序，并按照案卷内科技文献材料的有机联系进行整理，各类材料应完整、准确，如实反映