财务报销及审批制度

财务报销及审批制度一、目的与范围为加强公司财务的管理，规范财务报销及审批程序，特制定本制度，本制度适用于集团及下属各分公司、门店等。二、要求各部门人员应本着“控制成本、合理节约”的原则，按照本制度与费用预算进行费用报销，各部门负责人对本部门员工费用开支严格审批。费用报销的原始凭证须真实合法有效，严禁伪造各类费用原始凭证。严禁要求他人或替他人报销费用。有上述情况或其他违反本制度的，虚报、瞒报费用，对弄虚作假的经办人及部门负责人，将按相关规定予以报销款倍处罚。三、费用报销规定办公、低值易耗品类费用各类办公文具用品及低值易耗品统一由集团采购部按季度采购。采购办公用品及低值易耗品，原则上优先使用原来的供应商。在同质的情况下，如果有其他供应商价格低于原来供应商，使用新供应商。邮电、通讯费个人通讯费、电话费、餐费等个人通讯费、电话费、餐费等以补贴的形式在每个月工资中发放，具体补贴标准以公司的另行规定为准。邮寄费各部门的邮件资料寄送统一由人力资源部管理，便于控制邮寄成本。邮寄费用报销时需随附邮寄清单，非公务的邮寄费用不得报销。3.3会议/培训费参加各类专业、行业性会议，事先需经集团董事会批准方可参加。经批准后的培训费用按实报销，报销时应随附主办单位提供的邀请函、会议通知或其他证明材料。因参加会议而发生的差旅费按照出差规定报销。出租车与私车公用规定出租车、滴滴打车等：非紧急和实际需要的情况下，严禁打车；打车需事先经过经理以上批准；打车费需提供行程和车费发票等证明资料；享受有车费补贴的职员，因此所有市内车费，不再报销。差旅、交通费住宿费报销标准住宿费本着节约、安全、卫生与公司实际需要原则，按照下列标准报销，特殊情况需填写情况说明，批准同意方可报销。3.5.2.3多名人员一起出差的，同性别尽量2人住一间房，报销原则按高级别员工的报销标准来。3.5.2.4优先选择经济型酒店。员工报销住宿费用，除提供住宿发票外，还需要提供酒店出具的原始账单明细。住宿费凭住宿发票，在规定标准范围内实报实销，超出标准部分自理。城市之间汽车费与差旅市内交通费报销出差所产生的交通费用实报实销。出差当地的市内交通费，应优先乘坐地铁、公交车等交通工具，地铁与公交车都不达到之处，方可考虑乘坐出租车。业务招待费餐费本业务招待费报销仅限副总级以上级别的管理层指派业务招待的，方可按照本制度报销，否则子公司所有员工不得以任何形式报销业务招待费业务招待费需上级领导批准后方可在报销范围内实报实销，报销时需在报销单上写明招待人数，以及点餐清单，报销单需附发票等原始单据。招待餐费报销标准如下：客户级别餐费招待标准（每餐/人）购买礼品各子公司、未经报备审批购买礼品的，一律不报销。礼品采购由总公司负责。特殊情况经董事长审批同意后，方可进行采购与报销。四、报销审批流程及签字权限：报销审批流程：费用报销人自行将报销附件连同批核的《请购单》粘贴于规范的《报销单》后，并按《报销单》上内容书写规范、完整、无漏写、错写现象，大小写的金额必须一致，并在报销人处签字。报销人将整理好的《报销单》送本部门负责人复核并签字确认。报销人将审批好的报销单据交至财务部，由记账会计进行审核OK后，由会计主管复核签名；对不符合报销要求的退回给报销人。记账会计审核OK后的报销申请单由总经理核准。出纳根据核准后的《报销单》支付款项或结清借款。报销单的填写及发票要求报销单填写规范，附件齐全。不论什么报销单，都需要有支持的附件，比如合同、协议，发票等。先付款再取得发票的，一定要在付款当月交到财务部。月底付款的，最迟号交到财务部。粘贴方法。请款单与发票都挺按照要求粘贴好拿到财务处签字报销单的签字必须符合要求，报销人、领款人、出纳、会计、部门负责人、领导审批都应该在各自的签字部位签字，如遇不同签字处为同一人的，也需要在各个签字处签字。对公支付的与对私支付的，分开填写报销单。报销单填写的报销内容必须与附件、发票保持一致，如有不同必须说明原因，原因不合理或者不符合报销要求的不予报销。费用报销应提供合法真实有效的发票及行政事业单位收据；如特殊情况为收据报销时，收据上必须有服务方的合法印章。购物报销原则上必须提供原始购物发票，否则不予报销，正确开发票的方式事先向财务部咨询。报销的费用是属于项目开支的，必须填写清楚是哪个项目的开支，报销的费用是属于子公司的开支，必须填写清楚是子公司的。费用报销规定：各部门应做到当月费用当月报销，当月不能及时报销的最迟在次月报销并说明原因。超过两年月度未能及时报销的费用，公司有权拒绝支付。五、备用金（借支）的申请及管理规定：5.1备用金借支申请方式：由申请人书面填写备用金借支单，注明备用金的用途、金额及报销或归还时间等，经部门及公司负责人审批后交财务部申请付款；由申请人在公司微信群向公司领导申请，经公司领导批准后，将微信截图向财务部申请付款。申请人预支备用金后，必须及时报销。原则上当月25日前申请的备用金必须在当月报销，当月25日后申请的备用金当月不能及时报销的可在次月报销；特殊情况不能当月或次月报销的必须事先说明原因，最迟在次月报销冲抵。凡是当月或次月发工资前未能及时将备用金报销冲抵的，财务在次月发工资时从申请人工资中先扣回借支的备用金，再实报实销。5.3财务部出纳在每月底或次月初，对未及时报销的借支备用金进行统计，并通报各部门负责人或预支人，催促报销冲抵。六、出差及接待费用规定：所有出差及接待费用必须先申请报备批准后，且费用申请须在各个权限范围内，方可报销。同时注明原因