项目管理的网络沟通本体系统

PAGEPAGE1项目管理的网络沟通本体系统研究1．摘要青岛某项目具有投资主体多元化、技术复杂、质量要求严格、协调困难等特点，在项目执行过程中会受到外界各种因素的干扰，工期、质量、费用得不到保障，项目管理者迫切需要项目管理软件协助管理。项目管理网络沟通本体系统引入了六个本体，帮助项目管理者在复杂的项目环境下提高管理效率，并且设计了信息沟通三层架构本体系统，规范了项目的沟通渠道。该系统是结构化与非结构化相结合的项目管理平台，结构化的设计能使繁杂的信息更方便检索、查看，非结构化的设计能使参与项目的人员自由地表达观点，为一些先进的思想、具有发展潜力的建议创造有效的成长空间，从而形成群体智能，拓展决策者的思维空间，增强了决策的效益和效率。2．前言在项目中，沟通不可忽视。项目经理最重要的工作之一就是沟通，通常花在这方面的时间应该占到全部工作的75%-90%。良好的沟通才能获取足够的信息、发现潜在的问题、降低成本、控制好项目的各个方面。青岛大炼油工程是中国石化为适应加入WTO后的形势而调整炼化企业布局的重要战略项目，采用IPMT＋EPC（采购透明）总承包＋监理的项目管理模式。项目工艺复杂、工期紧迫、质量要求严格、投资巨大、项目参与方众多、建设单位项目管理人员高度精简，因此项目管理具有较大难度，应充分利用项目管理软件，加速信息在项目各参与方之间的流动和知识在企业内的传播，实现信息的有效整合、利用和知识的共享，最终形成群体智能，增加决策的合理性、科学性及快速反应。青岛炼化非常注重信息化建设，投入大量资金启动ERP、P3等项目，提高了项目管理水平。P3是目前国内外最常用的项目管理软件，它的常见功能有：（1）成本预算和控制；（2）制定计划、资源管理及排定任务日程；（3）通过各种数据监督和跟踪项目；（4）生成甘特图、网络图、资源图表、日历等各种报表。从以上的功能可以看到，P3软件存在以下局限：（1）以定量化处理信息为主，（2）信息主要以数量化的形式表示，即只能收集结构化的信息并主要以各种数量值形式表示出来。（3）非结构化的成分极小，难于充分表达项目参与各方主观思维。本文引入了20世纪末导致人工智能取得长足进展的“本体系统”设计思想。本体系统能够用于复杂非结构化问题的知识管理。通过本体系统，解决了项目管理中沟通的非结构化问题，并运用项目管理知识体系尽可能地实现沟通的结构化，使结构化与非结构化高度地结合在一起。结构化与非结构化相结合的网络沟通本体系统有利于项目参与方表达各自的思想，讨论项目中出现或即将出现的一系列问题；有利于项目各部门间的协作；更有利于项目管理者掌控整个项目，方便快捷地收集到与项目有关的各种信息，并发布有关项目的各种决策。因此，项目管理网络沟通本体系统的研究对规避项目风险、提高项目效益具有重大意义。3．项目管理沟通3．1项目管理的定义项目管理就是为了满足甚至超越项目涉及人员对项目的需求和期望而将理论知识、技能、工具和技巧应用到项目的活动中去。项目管理可归纳为范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、采购管理、沟通管理和整合管理九大知识领域。3．2项目管理沟通的定义项目管理沟通是指项目管理者与被管理者之间、项目管理者与项目管理者之间、项目被管理者与项目被管理者之间，即项目成员内部互相之间或者项目成员与外部公众或社会组织之间发生的，旨在完成项目目标而进行的多种多样的形式、内容与层次的,对项目而言有意义信息的发送、接受与反馈的交流全过程,及各项目管理组织对该过程的设计、规划、管理与实施与反省。3．3项目管理沟通的意义项目管理中，因为沟通是是个软指标，沟通所起的作用不好量化，而沟通对项目的影响往往也是隐形的，因此成功的项目中人们往往感受不到沟通所起的重要作用。然而，在失败项目的痛苦反思中，却最能看出沟通不畅的危害。沟通对项目的成功，尤其是像青岛大炼油这样的大型项目的成功太重要了。沟通对项目管理的重要性可以归结为五点：（1）形成群体智能的条件大炼油工程的各参与单位都有丰富的工程项目管理经验以及雄厚的技术力量，通过适当的沟通渠道充分挖掘工程人员的聪明才智，实现知识共享和人力资源整合。（2）决策和计划的基础通过项目内、外部环境之间的信息沟通，决策者能够准确、完整、及时地掌握众多的变化的项目信息，从而为决策提供依据。

（3）组织和控制管理过程的依据和手段在项目内部，没有好的信息沟通，情况不明，就无法实施科学的管理。只有通过信息沟通，掌握项目各方面情况，才能为科学管理提供依据，才能有效地提高项目决策层的组织效能。

（4）建立和改善人际关系是必不可少的条件信息沟通、意见交流，将许多独立的个人、团体、组织贯通起来，成为一个整体。信息沟通是人的一种重要的心理需要，是人们用以表达思想、感情与态度，寻求同情与友谊的重要手段。畅通的信息沟通，可以减少人与人的冲突，改善项目参与各方的关系。

（5）项目决策者成功领导的重要手段项目决策者通过各种途径将意图传递给下级单位或人员并使之理解和执行。如果沟通不畅，下级单位或人员就不能正确理解和执行领导意图，项目就不能按经理的意图进行，最终导致项目混乱甚至项目失败。因此，提高项目经理的沟通能力，与领导过程的成功性关系极大。3．4项目管理沟通的内容按照项目管理沟通内容的性质、大小和重要程度，以及其沟通覆盖范围大小，可以将管理沟通的内容分为以下六个大类：（1）情感沟通因为信息、知识、技术以及其它任何资源的生产力的发挥，全都要依靠人的有效工作。而人因为有情绪、情感，具有个人局限和偏好，所以在工作中并不总是理智的，因此，了解和疏导、调节人的情感必然是项目管理和沟通的重要工作。（2）操作性业务信息沟通这类沟通是指项目成员对关于自己怎么工作和应该怎么工作以及目前工作状态如何的基础、基本业务信息的沟通。项目每天日常的运行，要依靠它来正常有效地维持。（3）责任、权利、利益沟通由于项目员工和员工之间的责、权、利范围划分，在项目内部是动态发展和存在交互作用的，所以并非总那么容易清晰地划分清楚。因此,在项目管理中,不仅正常的、已能确定的责、权、利关系需要沟通,而且当它们发生发展、变化,有些员工对其认识开始模糊和难以把握时,尤其需要及时进行深入的沟通。责任不明,或权利不适调,或利益分享结构不清,都会产生影响,最终造成项目员工无法发挥积极性和高效率,高效益地工作。（4）决策性业务信息沟通决策越重大,需要获取信息量越大,对项目影响越大,决策者越需要广泛收集一切能够收集到的相关信息,征求具体操作者、协作者的意见,几经反复,才能保证决策的质量,并获得广大管理者和执行者的支持。另外,决策做出后,也需要解释和分解决策,将其转化为所有相关部门、人员和所有决策执行者都能够深入理解的业务信息,清晰地传达给应该传达的人员和部门。（5）制度沟通跟项目决策一样,项目制度在制定前、中、后都需要良好沟通。制定前沟通保证制度的针对性和可操作性,即现实性；制定中沟通保证制度的全面与完整及与其他制度的配套性,即制度的科学性；制定后沟通保证制度的准确理解,及时执行,效果监测,即制度的实效性。在所有制度沟通中,都必须有反馈,以便对制度制定、执行过程中的偏差进行及时、必要的调整。制度的价值和意义的最终体现，在于制度执行，并产生了预期生产性积极效果。制度沟通的最终目标是项目成员人人知所当知,并为当所为。（6）项目外部沟通项目并非生存在商业真空中,而是生存在与客户、供应商、承包商、分包商、政府、竞争对手、金融机构、社会公众共同组成的社会大环境中。项目的资源必须来自外界,而项目的产出必须输出到外界,才能实现项目配置和转化资源并从中取得利润的经济目标。青岛某项目尽管是国家重点工程，得到当地政府的大力支持，但是如果与项目外部没有良好有效的沟通，也势必影响项目的进展，例如征地、拆迁、基础设施的配套、环境卫生等问题的解决必须建立在与当地政府、社会民众的良好沟通之上。以上六大项目管理沟通内容大部分是非结构化的信息沟通，运用目前结构化的管理软件无法达到管理目标。因此在项目管理中，尤其是像青岛大炼油这样的大型项目中，项目管理者往往耗费大量的时间与精力在沟通上，却依然无法达到预期的效果。4．本体的理论体系4．1本体的定义本体论最早是一个哲学概念，是关于世界某个领域的分类体系。近年来，计算机领域和人工智能领域的专家和学者都引入了这一概念。4．2本体的作用总的来说，构造本体的目的都是为了实现某种程度的知识共享和重用。本体的作用主要有以下两方面：（1）本体的分析澄清了领域知识的结构，从而为知识表示打好基础。本体可以重用，从而避免重复的领域知识分析。（2）统一的术语和概念使知识共享成为可能。3构造本体的原则本体作为通讯、互操作和系统工程的基础，必须经过精心的设计，并遵循一定的准则、方法，这是一个非常费时费力的过程。目前比较认可的指导本体构造的原则有以下5个：（1）清晰：本体必须有效的说明所定义术语的意思。定义应该是客观的，与背景独立的。（2）一致：本体应该是一致的，也就是说，它应该支持与其定义相一致的推理。它所定义的公理以及用自然语言进行说明的文档都应该具有一致性。（3）可扩展性：本体应该为可预料到的任务提供概念基础。它应该可以支持在已有的概念基础上定义新的术语，以满足特殊的需求，而无须修改已有的概念定义。（4）编码偏好程度最小：概念的描述不应该依赖于某一种特殊的符号层的表示方法。因为实际的系统可能采用不同的知识表示方法。（5）本体约定最小：本体约定应该最小，只要能够满足特定的知识共享需求即可。这可以通过定义约束最弱的公理以及只定义通讯所需的词汇来保证。4．4构造本体的方法论框架一些专门对本体系统进行研究的群体公布了构造本体系统的方法论框架：（1）界定范围：决定本体系统包含哪些、不包含哪些因素。（2）适当地定义领域术语和名称，使得该领域的层级能够清楚地包含在名称的逻辑层级中。（3）捕捉领域关于各种术语的通用知识，并用逻辑语句或领域公理的形式表述出来。（4）提出假设来运行关于公理和具体问题事件的推理过程，并从本体系统中获取信息归纳起来，本体系统的基本构成就是：“一个本体系统可能采用不同的形式，但是不可或缺地，它应该包含一个有关术语的词汇表，和一些对于这些词汇意义的描述。其中包括定义和概念相互关系的意义的说明，它们共同构成了一个领域的基本结构，并对其中术语的可能性解释进行约束。”5．项目管理网络沟通本体系统的研究需求5．1目前项目管理所面临的一些问题尽管改革开放以来我国项目的管理工作有了很大改进，但是依然存在着诸多问题，严重影响项目的效益，归纳起来主要存在以下问题：1、公司与项目部之间、公司各部门之间信息沟通不畅，各项数据无法共享，经常造成公司办事效率低下，很难对业务进行规范化管理。2、项目管理效率偏低，经常无法做出及时反应。3、不能及时对工作经验、知识进行总结、积累，经常犯同样的错误。4、缺少一套全方位的工程项目记录资料。5、材料、设备的统计经常滞后于项目实际情况。6、材料费经常超标、失控，材料成本控制变成纸上谈兵。7、项目的成本控制工作流于形式。8、进度控制与成本控制业务严重脱节。9、不能有效地管理和控制分包商进度、变更、付款。10、项目人员经常需要面对大量单据处理。11、对于项目中的突发事件，不能及时应变。12、没有能够利用群体智能，解决项目中存在的各种难题。13、项目各部门之间信息沟通不畅，导致群体蒙昧，难以控制项目风险。这些问题归结起来就是沟通的问题。沟通了有意义、有价值的信息，交换和传播了知识、思想、意见、想法和科技，从而使团队合作、组织协调、目标完成、资源优化组合等等得以实现。而且由于沟通加强了项目组织对所有能利用的各种资源的组合和优化配置，从而使相同的资源得以发挥出更高的效率、效能和效益。因此，我们要提高项目管理水平，提高项目的营利能力，研究项目管理网络沟通本体系统是非常必要的。5．2项目管理网络沟通本体系统的优势在项目管理中，越来越多的人认识到：在现代信息社会，项目管理的本质和核心是沟通，项目管理的难度和难题也就是沟通的难度和问题。而在项目管理中，网络沟通相对于其它沟通方式（例如口头沟通、书面沟通、电报沟通、电话沟通等）具有诸多优势：1、网络能够实现在不同地域的不同项目参与方即时或非即时沟通，把项目管理者从各种大大小小的会议中解脱出来。2、网络沟通平台能够对项目中的各类数据进行快捷的统计、分析。3、网络沟通平台能够使沟通按照一定的规范进行，即使沟通过程结构化，减小了沟通澡音。4、项目成员能够在网络沟通平台上讨论项目出现或可能出现的各类问题，体现群体智慧。5、网络沟通平台能够有效应对各类突发事件。6、项目中的各类信息资源能够在网络上进行共享，实现无纸办公，降低管理成本。6．项目管理网络沟通本体系统设计6．1项目管理网络沟通本体系统的设计目的项目管理网络沟通本体系统的设计目的，是方便项目经理获取足够的信息、发现潜在的问题、提高质量、降低成本、控制好项目进度等各个方面。这个本体系统借鉴BBS的广泛参与性，运用本体技术并加入了项目管理的思想和方法。同时，这个平台也借鉴了项目信息化管理平台的信息流通、处理特性，使项目经理在这样的一个平台上完成所有的信息沟通，实现对整个项目自始至终的监控。项目成员的兴趣、能力、出发点、关注点的随机性使得在传统环境下这些信息足以成为一团乱麻，因此需要一种转换，能够将无结构的群体信息转换为系统的、有结构的群体认知，以提高参与者的系统理性水平。本体系统的设计，为这些信息的有序化提供了方法，使得所有信息在时间序列中成为一个可以被识别的树状结构。通过检索器的辅助功能，又为参与者信息查询和信息关系的识别提供了条件。6．2项目管理网络沟通本体系统的设计需求项目管理通常会涉及广泛的系统因素，它的复杂性反映在问题涉及面十分广泛，需要考虑项目有关各方的意见和建议，并且在有限的时间内使问题得到解决。项目管理层面临的大部分问题都具有不确定性、与原有计划相冲突的特点。此类问题没有约定的解决方案，因此应运用认知本体系统，使个体的智慧迅速整合为群体智慧，为项目管理层提供解决问题的最优途径。项目管理的网络沟通本体系统不仅要实现“群体智慧集成”，此外，还提供项目管理层自上而下的信息发布和项目实施层自下而上信息汇报、统计、分析，为项目管理层决策提供依据。对此，我们将相关的认知本体设计分为六个模块：1、行为本体：这个本体模块中的概念，用以帮助人们了解参与信息交互的个人的行为特征，比如个人的态度，是赞成、反对还是质疑等等。这些行为概念基本上是在人们的日常生活中自然理解和共享的。2、内容本体：这一本体中的系统概念，用以帮助参与讨论的人员，在输入和读取过程中确定信息的属性，同时便于群体在合作中增强信息关系的识别和提高查询效率。3、信息性质本体：这个本体模块中的概念，帮助项目成员在输入、读取和查询的过程中确定信息的特性，明确信息的用途，同时提高查询效率。比如新闻、公告、工作日志、项目议案等。4、管理职能本体：这个本体模块中的概念，帮助项目的决策层、管理层及时把握项目所处的阶段，以及出现的问题，有利于及时觉察问题、解决问题。这个本体模块能让项目管理者抓住项目中的焦点、重点。5、过程本体：这个本体模块，是建立一些信息交互过程中，帮助参与者进行信息查询和识别的自动化功能及其概念。与个体认知过程的特定需要和支持方法相关，是个体智能在群体交互中得以发展的重要辅助工具。6、共识状态认知本体：在群体交互的每一个时间截面，都存在一种参与群体在整体上的“认知状况”，这个认知状况的描述，属于问题讨论的参与者在整体上的一种反省能力。这种能力对于个人来说属于个人的智能，但是这种建立在具有公共性认知基础上的个人智能，在认识范围和它对于公共人群形成共识的潜在意义，我们又可以认为它具有一定程度的公共性。6．3本体的概念设计支持项目中问题讨论和决策的项目论坛设计，实际上包含两方面的工作。其一，是研究项目问题讨论和智能发展模式，运用本体系统的设计提供网络实现基础；其二，是将本体设计的内容融入论坛功能和结构的设计。这两项工作是相辅相成的。6．3．1行为本体的概念设计参与项目议案讨论过程所进行的沟通，必然地包括一系列沟通的行为。这些个人的信息行为所包含的认知方面的意义，主要可以从发言所包含的态度方面反映出来，所以功能设计中，我们设定以下行为本体概念，这些概念在人类的自然行为中是天然共享的：支持：对一种认知对象表示支持；反对：对一种认知对象表示反对；质疑：对一种认知对象提出疑问，表示怀疑；建议：为某信息的提出者提供建议；一般回复：不具有上述倾向的其他回复6．3．2内容本体的概念设计内容本体，用来刻画在群体交互过程中具有某种特定意义的信息对象。这些信息对象在不同的应用领域可以采用不同的内容。在项目管理网络沟通本体系统中，根据项目管理的需要，我们设定下述概念体系，作为项目管理沟通中用来确定信息认知意义的共享概念：项目规划：指项目所有工作都经过成本预测、逻辑排序、设定时间目标和优先性安排之后，将项目工作进行列表或进行其他类型的可视性展示。目标管理：通过确立目标以及监控执行此目标来对项目进行行政管理的计划。信息查询：按照己经设定的查询类别或关键字对系统中的信息进行查找。评价体系：对项目进展情况、项目质量、项目成本等各方面进行评价的一套方法。办公系统：辅助日常办公管理的一套工具。投资分析：对投资项目的可行性、项目前景进行分析。项目计划：在特定的时间内，应用一定的资源，针对某一具体项目的未来行动方案采取的一种统筹设计。项目分解：按照项目的特点，把项目细分为若干个子项目或具体可实施的工作。项目监控：对实施中的项目进行监督控制，使其按计划进行。风险管理：对项目目标进行主动控制，对项目实现过程中遭遇的风险或干扰因素做到防患于未然，以避免和减少损失。竣工管理：指项目竣工后所进行的竣工验收、竣工资料管理、竣工结算、产品移交等管理内容。统计汇总：对项目中的各类数据进行收集、汇总、统计、分析。综合办公管理：包含项目中的财务管理、人事管理、公文流转、行政管理、会议管理及其它模块所没有涉及到的项目管理内容。范围管理：对一个项目从立项到完成的全部生命周期中涉及的项目工作范围所进行的管理和控制过程。时间管理：采用科学的方法确定进度目标，编制进度计划，进行进度控制，在与质量、费用目标协调的基础上，实现工期目标。费用管理：采用科学的方法进行费用预算以及费用控制，在与质量、时间目标协调的基础上，实现费用目标。质量管理：在与时间、费用目标协调基础上，为保证项目产品的质量而采取的管理方法。沟通管理：要保证项目信息能够被及时、适当地生成、收集、分发、存储以及最终进行处理的过程。人事管理：建立一种对项目员工进行规范与监管的机制，以项目高效率、低成本完成。采购管理：关于如何从项目外部获得物资或服务的管理内容。综合管理：如何确保对项目的不同构成要素进行正确的协调。它包括了项目开发计划，项目执行计划，全程变化控制。6．3．3信息性质本体的概念设计项目新闻：与项目有关的己发生的各类信息。项目公告：需要对项目成员广而告之的信息。工作日志：由各模块负责人书写的工作记录。原始数据：与项目相关的各类未经过加工处理的数据。突发事件：在项目的计划之外发生的紧急事件。项目议案：与项目相关的、需要群体讨论的问题。工作指令：对项目中相关工作的指示或是命令。6．3．4管理职能本体的概念设计计划：根据项目外部环境的情况和自身的特点，确定项目中该模块未来某一时期的目标及实现方法、途径。执行：对计划中所确定的目标进行实施。冲突：计划中的目标或行动在实施过程中发生冲撞。变更：对计划的内容所进行的修改。收尾：目标实施结束时的一系列善后工作。6．3．5认知过程本体的概念设计群体智能的形成和发展必然需要经历一定的认知过程，这个过程中可以包含一系列的个人信息交互行为和组织行为。认知过程本体的设定，意义在于确立一些支持“人—机—人”智能联合的共享技术工具。1、对于个人交互行为，过程本体包括输入和输出两个部分涉及的技术与工具。输入过程：要求个人遵循行为本体、内容本体、信息性质本体和管理职能本体的信息属性界定方式。这是个人自由参与的群体非结构化交互最终得以结构化的必要前提；输出过程：主要是为个人提供对于群体信息交互过程中的信息及其关系的查询。这些查询需求可以根据项目中问题的重要、缓急程度和项目的不同性格、项目经理对项目的关注点设定工具。在针对项目中信息沟通的系统中，作为查询线索，我们设定以下共享概念：关键词查询、作者查询、计划查询、执行查询、冲突查询、变更查询、收尾查询、建议查询、疑点（根据“质疑”）查询、反对查询、范围管理查询、时间管理查询、费用管理查询、费用管理查询、质量管理查询、沟通管理查询、人事管理查询、采购管理查询、综合管理查询、项目新闻查询、项目公告查询、工作日志查询、原始数据查询、突发事件查询、项目议案查询、工作指令查询。2、项目问题讨论中的组织行为，对于群体智能的形成也是不可或缺的。与BBS相比较，群体智能的形成需要从无序走向有序。最明显的是，对于比较明确的项目问题的讨论，需要一位主持人。这位主持人的意义在于对问题讨论的方向进行引导，对讨论中出现过的建议、意见、争议点进行汇总，使抱有相同观点的个人不进行重复的表达，为项目问题的讨论者提供方便。6．3．6共识状态认知本体的概念设计所谓共识识，必然是是有对象的的。群体智智能的发展展，通常在在一个参与与团体中，都都需要围绕绕某种问题题的不满意意状况而展展开。共识识是群体智智能发展所所得到的结结果之一。用来构建共识识状态认知知结构的概概念系统，称称之为“共识状态态认知本体体”。在项目目管理网络络沟通本体体系统中，这这个本体由由下列概念念构成：问题汇集：对对所有被提提出的问题题的全面认认识，是系系统把握项项目管理问问题状况的的前提，所所以在一个个认知状态态的时间节节点上，应应该对已经经提出的所所有问题进进行汇集。共识汇集：对对于出现“支持”的讨论点点进行汇集集，把握问问题中共同同认可的部部分，把这这部分内容容分离开，使使讨论点集集中向有争争议的内容容，提高讨讨论效率。意见汇集：对对于出现“反对”的讨论点点进行汇集集，整体观观察讨论中中出现的不不同意见，并并作为观察察讨论成熟熟度的线索索。成熟度：参参与者可以以对讨论过过程各种问问题进展的的充分性进进行判断评评价。作为为阶段性成成果的一个个识别指标标。共识状态认知知本体，将将共识、意意见、问题题及其讨论论成熟度，通通过计算机机的辅助功功能，比较较高效而全全面地展示示给项目决决策研讨的的参与者，使使之建立对对于项目问问题的整体体认识，并并将其作为为项目决策策的认知基基础。建立立这样的群群体智能环环境，有可可能为项目目加快进度度、降低成成本、提高高产品的竞竞争力、提提高客户的的满意度。6．4项目管管理的网络络沟通本体体系统的架架构设计6．4．1项项目管理沟沟通的架构构模式项目管理理一般可以以抽象为决决策层、管管理层、实实施层三层层管理模式式，针对这这种项目管管理模式本本文提出了了相应的信信息沟通解解决方案——三层信息息沟通架构构（见图1）。项目管理信息息沟通三层层架构是一一种总体架架构，即在在总体规划划，满足全全面需求的的前提下构构建的信息息化框架，有有了这样的的整体框架架，在进行行信息沟通通过程中就就具有了很很强的灵活活性。既能能满足发展展中的信息息化建设要要求，又可可以根据信信息化建设设的实际情情况，只建建设某个模模块或者实实现某部分分功能而不不影响总体体思想的实实现。6．3．2三三层网络沟沟通架构的的构成三层架构的项项目管理网网络沟通体体系是一个个总体框架架的平台架架构，除满满足信息和和数据的多多级管理外外，还注重重项目管理理的核心业业务，满足足各个业务务的沟通管管理要求，实实现业务的的协同和沟沟通机制的的建立。（见见图2）1、面向决策策层的一级级信息沟通通平台◆服务对象：：上级主管管部门、业业主单位。◆主要功能：：工程信息息查询、项项目宏观目目标制定与与下达、决决策支持、协协同办公管管理等。◆涵盖模块：：项目规划划管理、目目标管理、合合同信息查查询、进度度信息查询询、质量报报表查询、费费用分析报报告、评价价体系管理理等。◆工作原理：：第一层（一一级平台）用用户登陆平平台，进行行办公管理理和项目管管理。在项项目管理各各模块里可可以直接或或间接获得得各种的项项目信息，而而不需要登登陆到第二二、第三层层的沟通平平台。在本本层查阅的的信息是通通过平台从从下级平台台收集并遵遵循一定的的格式整理理得到的。当当基层人员员将数据采采集并录入入到系统以以后，平台台便开始对对这些数据据进行分类类分层管理理，操作人人员在整个个过程中仅仅能查看、审审批或决策策，不具体体参与数据据的统计和和筛选，这这样就保障障了数据的的真实性，所所有数据均均来自各种种规范、标标准、办法法所规定的的数据源计计算分析处处理的结果果。根据这这些结果，管管理者还可可以调整目目标，优化化过程，完完善管理。2、面向项目目管理层的的二级信息息沟通平台台◆服务对象：：项目指挥挥部、项目目管理公司司、企业主主管部门。◆主要功能：：沟通、计计划、目标标分解、项项目监控、办办公管理等等。◆涵盖模块：：投资分析析、项目计计划管理、项项目分解、目目标管理、项项目监控、风风险管理、竣竣工管理、统统计报表、综综合办公管管理等。◆工作原理：：该层在整整个项目管管理过程中中，占据着着中心地位位。在项目目中，管理理层起着上上传下达的的重要作用用，将上层层任务分解解，对下层层工作进行行管理，对对项目数据据进行确认认、汇总和和进一步分分层处理的的作用，为为上层提供供更为科学学全面的决决策支持信信息。与上层平台的的数据来源源相同，任任何数据处处理采用的的数据均来来自原始记记录，取自自数据源，这这里的数据据是经过第第一层处理理分层以后后的数据，通通过本层的的第二次分分层处理以以后将直接接报送到上上级平台。3、面向实施施层的三层层项目管理理信息沟通通平台◆服务对象：：施工单位位、监理单单位、供应应商、分包包商及其他他相关企业业。◆主要功能：：业务管理理、施工记记录、项目目执行、统统计报表、文文件上报等等。◆涵盖模块：：该层包涵涵项目的九九大要素管管理：范围围管理、时时间管理、费费用管理、质质量管理、沟沟通管理、风风险管理、人人力资源管管理、采购购管理、综综合管理。◆工作原理：：本层是整整个平台体体系的数据据源头，是是二级平台台管理控制制和一级平平台决策管管理依据的的直接数据据来源。这这里将记录录在项目具具体执行过过程中的各各项数据信信息和文件件资料，被被记录的数数据将按照照平台预设设好的计算算方法和分分层思想，形形成新的数数据信息，直直接体现在在二级平台台，并在二二级平台参参与第二次次数据分层层，然后报报送到一级级平台。尽尽管各级平平台对数据据需求不同同，然而，毫毫无疑问这这些报表、报报告、决策策信息、图图表，都是是基础数据据的处理结结果。平台台担负起了了整个处理理过程，对对数据进行行分层管理理，将各层层结果体现现在相应层层平台来确确认过程的的执行。本本层除了是是数据来源源层之外，还还是问题的的发生层，项项目中所存存在的问题题基本上是是在实施层层发现的。因因此，本层层的问题讨讨论就显得得相当重要要。三层网络沟通通架构的具具体工作原原理见图3。6．3．3三三层架构的的优势1、整体架构构，而又各各自独立三层架构的项项目管理体体系把项目目的各个参参与方和各各个工作层层面都囊括括了进来，在在全盘考虑虑了项目的的各个层面面需求和总总体目标的的前提下，进进行了全面面规划。对对于每一个个平台层，都都是一个独独立的管理理平台，满满足该层的的业务需求求和信息化化建设目标标，同时，又又满足整体体目标和系系统架构，各各层通过连连接因特网网或者大局局域网参与与大平台的的监控管理理和工作协协同。对于某个平台台层业务内内容有了新新的需求，而而这些新的的需求又不不涉及到其其他层管理理时，独立立的平台层层可以完全全进行独立立管理和功功能拓展，而而不影响现现有工作的的执行和其其他平台的的数据传送送和监控。2、组织机构构调整方便便整个个平台体系系是一个总总体架构，在在系统内具具有很强的的灵活性。如如果增加某某一单位，只只需要在该该单位所处处平台批准准用户名，即即可加入该该项目的信信息沟通。某某单位因故故退出该项项目，则删删除该单位位所拥有的的用户名，该该单位即无无权了解与与项目有关关的信息。3、各自独独立的信息息、数据保保留和知识识沉淀各级平台有自自己的管理理特色和重重点关注的的内容，通通过平台分分层可以重重点突出地地体现各个个平台层用用户的关注注点，沉淀淀各个层的的经验数据据，并为将将来的工作作提供可参参考的量化化经验。凡是本层参与与过的数据据信息都将将记录到本本层平台，形形成该层的的一个独立立的数据库库，并可以以对这部分分资源进行行管理和分分析，沉淀淀经验和知知识。4、兼顾项目目的横向广广度和纵深深发展的管管理要求在项目管理中中，从施工工层到管理理层再到决决策层，关关注点逐渐渐转向横向向信息，如如：了解项项目的综合合信息、多多项目的综综合信息、人人事信息、财财务状况、企企业形象等等等，反之之，从上层层到下层，管管理者的关关注点则转转向纵向信信息，逐渐渐转向某个个项目、某某个项目的的业务管理理和控制的的细节上。各各个层的要要求不同，拓拓展的方向向也不相同同，所以对对于相同的的一个平台台，需求方方向完全不不同。通过过平台分层层，很好地地解决了这这个问题，各各个平台有有各自的侧侧重点和建建设目标，相相对独立的的各层内，完完全体现了了上级管理理要求和自自身的管理理特色。5、符合信息息化建设的的原则信息化建设过过程是一个个复杂漫长长的过程，他他将伴随着着企业成长长和项目的的推进不断断地完善和和深化，它它的建设过过程应该是是一个统筹筹规划、分分步实施、关关注试点、持持续改进的的过程。平平台的三层层架构体系系为客户充充分考虑了了总体规划划要求，为为企业信息息化的持续续改进提供供了充分的的准备和余余地。在进行项目管管理信息化化的过程中中，采用分分步实施的的方式有利利于逐步优优化需求和和保障信息息化良好的的应用，而而又能满足足信息化的的总体目标标的逐步实实现，建立立完善信息息化体系。7．项目管管理网络沟沟通本体系系统的应用用7．1项目管管理网络沟沟通本体系系统应用的的重要意义义项目管理随时时都要面对对各种不同同的突发问问题，丰富富的实践经经验是妥善善解决问题题的关键。项项目团队中中的成员都都是各行业业的专家，拥拥有不同的的背景、知知识、技能能和经验，为为了最完美美解决问题题，项目成成员全部拥拥有这种经经验是最好好的，但是是实际情况况显然不可可能达到这这种高度，交交流和分享享就显得非非常重要了了。所以说说：对项目目而言，团团队成员的的知识和经经验是十分分宝贵的，在在项目成立立后，首要要的问题就就是要推动动成员沟通通，促成成成员知识的的共享和创创新。另外，尽管项项目团队具具备完整的的项目知识识，但是项项目成员却却不可能达达到完整掌掌握项目知知识的水平平，因此，专专业化的项项目管理工工具（例如如MicrrosofftPrrojecct，PrimmaverraPrrojecctPllanneer（简称P3），SurreTraakPrrojecctMaanageer）给沟沟通带来了了障碍，没没有经过专专门培训的的项目成员员很难理解解结构化的的沟通信息息。这就需需要一种简简洁易懂的的非结构化化信息模式式——陈述性文文档。在项项目管理中中，情感沟沟通，操作作性业务信信息沟通，责责任、权利利、利益沟沟通，决策策性的业务务信息沟通通，制度沟沟通等都非非常适合于于陈述性文文档沟通模模式。项目目管理网络络沟通本体体系统为陈陈述性文档档这种非结结构化的信信息模式提提供了人机机对话的平平台，促进进了项目管管理沟通，让让项目管理理者从各类类大小会议议中抽身而而出，集中中精力去决决策或执行行决策。7．2项目管管理网络沟沟通本体系系统的应用用1、建立基于于网络沟通通本体系统统的沟通平平台当项项目管理者者决定某项项目采用网网络沟通本本体系统进进行沟通管管理的时候候，项目经经理需要建建立基于本本体系统的的沟通平台台，包括软软件系统的的建立和硬硬件设备的的配置。项项目管理网网络沟通本本体系统只只是项目管管理活动的的概念化说说明，通过过抽象出项项目管理中中一些现象象的相关概概念而得到到的模型，它它是经过精精心的选择择而得到的的最基础、最最抽象的概概念。要把把此本体系系统运用于于实际操作作，首先应应该建立基基于此本体体系统的应应用软件，或或者使用别别的项目建建立起来的的应用软件件。因为该该本体系统统具有开放放性与灵活活性，所以以各个项目目可以根据据自己的项项目具体需需求对其略略加修改。本本体系统对对硬件要求求较低，它它采用B/S（B/S：Browwse/SServeer，浏览器/服务器）架架构，客户户机只需要要一个浏览览器或配置置较低的单单机（PC机），整整个系统只只需要一个个服务器作作为数据库库。因此硬硬件配置成成本低，绝绝大部分项项目都可以以承受。系系统的构建建不受地域域的限制，客客户机只要要能够接入入Inteernett便可实现现与系统的的信息共享享。2、培训项目目团队每一类管理软软件在推广广应用之前前都需要进进行培训，项项目管理本本体系统沟沟通平台也也不例外。相相比之下，项项目管理本本体系统沟沟通平台只只需要较少少的培训便便可以使项项目成员顺顺利地使用用。首先，本本体系统的的共享概念念容易为项项目成员所所接受，很很少涉及专专业内容，同同时又不繁繁琐。其次次，本体系系统沟通平平台采用BBS（BBS：电子公公告板）的的形式，吸吸取了BBS操作简便便的优势。项项目成员所所需要做的的只是在相相关信息属属性的分区区内，按照照平台规定定的格式用用陈述性的的语句表达达自己的沟沟通内容。再再者，平台台配备适合合于本体论论的智能化化搜索工具具，可以引引导项目成成员进入该该信息属性性的分区，也也可以使项项目成员在在很短的时时间内可以以搜索到自自己所需的的各类信息息。培训项目成员员之外，项项目经理还还需要培训训平台各分分区的主持持人。这位位主持人的的意义在于于对于项目目研讨中的的关注点：：疑问、共共识、意见见、分歧等等进行分析析整理，帮帮助项目团团队对某个个问题形成成共识。主主持人还需需要把握问问题研讨的的时限和成成熟度，使使问题研讨讨更具有效效率，更符符合项目需需求。此外外，主持人人还负责新新用户加入入的审批，老老用户退出出的核查，用用户权限的的管理。3、信息发布布项目管理沟通通的一个重重要方面是是“上情下达”。项目经经理可以通通过以下方方式向项目目成员发布布信息。（1）、把与与项目相关关的重大消消息（政府府发布的政政策文件、市市场信息、项项目里程碑碑事件等）以以新闻的方方式发布于于项目信息息门户。（2）、把与与项目相关关且对所有有项目成员员具有普适适性的、不不涉及具体体工作的信信息发布在在项目公告告区。例如如对于某些些重要的任任务，项目目经理可以以利用提醒醒功能在任任务开始或或结束前的的某个时间间提醒项目目经理及相相关人员。（3）、按照照项目计划划，项目经经理把工作作任务以电电子邮件的的方式发布布于项目个个体，以Web方式发布布于工作指指令区。项项目成员使使用电子邮邮件系统接接收邮件，并并打开、阅阅读邮件后后，可以直直接在原邮邮件上答复复，是否接接受分配的的任务，并并可说明原原因。项目目经理收到到后可以自自动在项目目上更新。Web方式发布布的工作指指令直接进进行回复，说说明是否接接受分配的的任务以及及能不能按按时完成任任务。（4）、工作作组分配后后如果项目目计划发生生了变化，如如时间和工工作量的变变更，任务务撤消等，项目经理将按照“变更”本体向变更工作所属区域或个体发布变更要求。项目成员在阅读变更信息后，将按照行为本体概念进行回复。（5）、项目目经理把项项目冲突的的处理结果果、协调意意见发布于于相关讨