XX化妆品有限公司文件和资料管理7

精心整理XX化妆品有限公司文件和资料管理.目的本规程对公司文件的分类、编写、更改、审核、批准、发放、作废、文件编号的申请、记录管理等进行了规定，确保公司所有文件都受控，各部门及各岗位都使用文件的有效版本，并在实际工作中有效实施。.适用范围本规程适用于公司各部门及所有文件和资料的管理。.术语和定义参见ISO9000:2000之规定。.职责各部门按职能负责行使文件和资料的归口管理工作，总经理办公室负责对各部门的文件管理进行指导和监督；各部门负责所起草文件和资料的统一标识、协调、发放、回收、销毁等控制工作；4.2各部门按其主管业务范围负责有关公司文件的编写/审核/批准，负责贯彻执行批准发布的文件；各部门负责本部门记录表格的审核、批准和发放；各部门负责对本部门持有文件进行有效管理并保证其有效实施；各部门应密切关注文件的执行情况和反馈信息并及时组织修改；全员执行过程中发现文件存在问题时，应及时填写信息反馈表交其部门负责人审阅后，由其传送文件编制的责任部门。.工作程序文件的分类一级文件：质量手册；二级文件：程序文件；三级文件：作业指导书；记录表格规范、标准a.包装材料检验标准（包括包装材料通用标准、包装物料产品标准等）；b.化工原、辅料检验标准；c.成品质量标准/产品内控标准；d.已备案的企业标准；e.工艺技术文件；f.引用国家、行业或其它标准，目前正作为公司产品的执行标准；g.国家强制执行的有关标准；顾客提供的文件和资料（包括图样）法律、法规（包括产品质量法、消费者权益保护法等）。公司内部各项管理规范、制度公司内部各部门之间、与公司外部之间的发出公文。文件的编写、审核和批准各部门按照《质量手册管理规程》、《程序文件管理规程》、《作业指导书管理规程》、《记录表格管理规程》及本规程的相关规定进行文件编写工作和表格的设制，编写人员应熟悉ISO9001：2000标准要求和本文件所规定的内容，对所编写的文件的全面性、准确性、符合性、适用性和有效性负责；各部门依据工作需要按照公司制定的模版，自行进行日常公文的起草、审核、批准和传递工作。文件审核审核人对文件的有效性、适用性、系统性负责；当文件涉及多个部门执行时，由文件编写部门组织相关部门对文件内容进行会审，会审人员对审定精心整理通过的文件进行签名确认并签具会审日期；文件批准文件标识文件标识的内容包括文件编号、受控状态及文件的有效性标识，以上所有标识对该文件而言都是唯一的。公司内部通用标准和产品标准编号格式为：Q/BBXXX-YYYY其中：Q-企业内部标准代号BB-公司代码：GL—xx化妆品有限公司（广州工厂）SL—xx化妆品有限公司（汕头工厂）LC—xx化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂）XXX-顺序号（001-999）YYYY-年号（以自然年号为准）一般性技术标准、管理规范和制度编号格式为BBDDAAATTXXXVV格式。修正号（VV）顺序号（XXX）部门下一级机构（TT）部门代号（AAA）文件类别（DD）公司代码（BB）其中：BB—公司名称代号：GL-xx化妆品有限公司（广州工厂）SL-xx化妆品有限公司（汕头工厂）LC-xx化妆品有限公司（广州工厂和汕头工厂）DD一文件类别（详见附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号）AAA一提出该作业指导书的部门TT一部门下一级机构的编号（如车间、科、室等）可以是从01—99之间的任何数字XXX顺序号，可以是从000—999之间的任何数字VV修正号，如是新作业指导书，则定义VV为00,作业指导书每修正一次，VV则递增01,VV可以是从00—99之间的任何数字。公文FE字（BBBB）XXX号其中：・F-部门英文缩写MG-总经理办公室；PD-生产部；PMC-PMC部；HR-人力资源/行政部；MRK-销售部；FIN-财务部；QT-品质/技术部

精心整理E-公文种类简称，如：联络书简称为联。BBBB-公元年号XXX-顺序号受控”和“非受控”。所有文件必须标识受控状态，盖蓝色“受控”或蓝色“非受控”章。印章格式如下:“作废”章；印章格式如下：文5.4.5“作废”章并妥善保存XXXX,为无效文件；部门件管理专按再发放到相应的工5.4格式如下:“作废”章；印章格式如下：文5.4.5“作废”章并妥善保存XXXX,为无效文件；部门件管理专按再发放到相应的工5.4文件发布、发^=标识后才能发布，否则视5.4.3所有管理文件由各门内部《文件分发清单》XXXXXXXX文件管理专用文件分发清单》发放到相应部门文件管理员，再按部岗位人员手中；文件更改“文件更改申请单”说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据，将所有与文件更改相关的资料汇总，提交品质/技术部，再由品质/技术部将需更改的信息传达到文件的原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按5.2规定进行；管理文件需更改、更新时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”说明更改原因，将所有与文件更改相关的资料汇总，提交原编写部门，由编写部门提出更改、更新意见并对原文件进行更改，同时按5.2规定进行；文件、资料更改的审批应由原审批人或相应职权的人员进行，同时应获得原始审批资料。文件、资料更改批准后，才允许发布。文件更改时注明更改标记和更改生效时间，由品管部文件管理员按照5.4规定的原发放清单发放修正后的文件、资料，同时回收原文件、资料并对回收文件进行“作废”标识。对重要更改还应发放“文件更改通知单”告知文件、资料使用人。文件作废及处理各部门文件管理员必须控制现场的作废文件、资料，所有使用现场不允许出现任何作废的文件（包括已经作废但未标识的文件）。作废或换版前的文件、资料由各部门文件管理员按“文件管理台帐”收回并记录，进行“作废”印章标识；质量体系文件由各部门文件管理员上交品质/技术部文件管理员进行“作废”印章标识；绝不允许现场出现任何“作废”文件，以防误用。各部门文件管理员每年的7月份汇总所有的作废文件，统一填写“文件销毁申请单”，说明作废及销毁原因，报各部负责人审核后，需有两人在场完成销毁工作。需作资料保留的作废文件，文件管理员需填写“作废文件留用申请单”，经各部负责人同意后，方能留档备存，原则上所作废销毁的文件都必须保留2份作为历史档案以备查。文件保管、复制、贮存、归档文件管理员对文件的管理必须建立《文件管理台帐》，文件的收、发、销毁、更改的信息都必须在台帐上进行登记。文件的复制者必须申请，填写《文件复制、补发申请表》，经部门负责人审核批准后，由文件管理员登记并向各部文件管理员索取文件原件进行复制，任何单位和个人不得随意复制任何文件，所有文件上只允许原始的文件管理专用章出现，而不允许有任何复印的文件管理专用章出现，否则视为违规。文件存载的媒体本公司所有文件所采用的媒体可以是计算机软件、软盘、光盘和书面文件，在目前公司MIS系统不健全的情况下，一律使用书面文件形式，同时完成签名手续。精心整理.支持性文件质量手册管理操作规程作业指导书管理操作规程表格管理操作规程.质量记录标准表格文件管理台帐文件更改申请、审批表文件作废留用销毁申请表文件分发清单文件复制、补发申请表文件更改通知单.引用文件ISO9001：2000.附件9.1附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号。附表1：本公司一般性技术标准、管理规范和制度编号AAATTDD800-总经理办公室0001-经营决策02-市场调研03-产品销售04-广告宣传05-售后服务06-资金管理07-价格管理08-会计管理09-统计工作10-审计工作11-外事工作12-程序文件13-作业指导书14标准表格精心整理15-质量记录16-计量检测17-仪器设备18-质量信息19-质量培训20-人事管理21规章制度22-薪资劳保23-教育培训24-后勤管理25-行政事务26安全保卫27-计划调度28-车间管理29-安全管理30-设备管理31-工艺管理32-环境保护33-能源管理34-采购管理"35-仓储管理36-产品管理-37-科技管理

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