会议管理制度

会议管理制度一、目的：为规范公司会议管理，提高公司整体工作效率，使信息资源充分共享，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。二、适用范围：本制度适用于东莞市XXXX科技股份有限公司的会议管理。三、会议类型：（一）公司周行政例会1、主持与记录：周行政例会会议由行政中心负责召集，行政总监主持，行政总监进行会议记录。2、召开时间：周行政例会会议召开的时间为每周一下午18：30。特殊原因需要延期召开的由总裁办提前通知。3、参加人员：总经理、总监、各部门经理或指定代理人及总经办秘书等。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前半天向总经办公室请假。4、公司周例会会议纪要统一由总经办公室负责下发。5、会议内容：公司领导讲话，上周例会事项跟踪落实情况，本周各部门提交会议事项和其他经总经理同意在会议发表的内容。6、会议事项包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等。（二）公司专题会议1、主持与记录：公司专题会议由专题会议发起人主持。专题会议发起人指定人员进行会议记录。2、召开时间：公司专题会议召开的时间根据专题会议的要求制定。3、参加人员：根据专题会议的内容召集相关部门及人员。由于出差等特殊原因不能参加的，应提向发起人请假。4、公司专题会议纪要统一由总经办公室负责下发。5、会议内容：1）公司年度计划会议。2）公司年度、半年度述职会议。3）公司重大项目会议。4）公司其他重要管理层会议等。（三）公司协调会议1、主持与记录：协调事项主要负责单位负责人，召开部门秘书进行会议记录。2、召开时间：公司协调会召开的时间根据协调会的要求制定。3、参加人员：根据协调会议的内容召集相关部门及人员。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前请假。4、公司协调会会议纪要统一由总经办负责下发。会议纪要事项由会议记录人负责跟踪落实。5、会议内容：市场、生产、研发、人事等协调会。（四）公司技术分析会议1、主持与记录：技术分析会由生产部门、技术部门或研发部门负责召集，又召集部门负责人主持，由主持人指定相关人员负责进行会议记录。2、召开时间：具体时间根据实际需要安排。3、参加人员：参会人员由召开部门据会议内容指定。4、公司技术分析会会议纪要统一由记录人负责下发并负责跟踪落实，会议纪要、会议出席人员名单（会议签到表）。5、会议内容:研发人员在研发过程中所遇到的各类技术性问题，包括研发方法的改进意见、研发工作总结或数据分析、新技术开发等。四、会议制度要求：1、所有应参会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。2、会议主持人应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作。3、每一次例会须用统一格式的会议纪要记录会议内容，会议纪要由总经办负责保管。4、会议组织者应根据会议内容提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好标示座位牌、会议器材、用品等（根据需要准备茶具茶水、小食等）；5、除公司周例会、公司专题会议外，其他会议组织应遵照“谁发起，谁组织”的原则。6、会议组织者须遵守以下规定：6.1组织者不得迟于会前6.1组织者不得迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。会议主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。会议进行中，组织者应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。属讨论、决策性议题的会议，组织者应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。组织者应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。7、参会人员须遵守以下规定：7.1应准时到会，并在《会议签到表》上签到。7.2会议发言应言简意赅，紧扣议题。7.3遵循会议主持人对议程控制的要求。7.4遵守会议纪律，与会期间应将手机调到无声或振动状态，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。7.5做好本人的会议记录。8、会议考勤记录由会议记录人员负责。9、会议记录人员应遵守以下规定：9.1以指定格式编写会议纪要、会议出席人员签到表及会议事项跟踪落实表格。9.2做好会议纪要、会议出席人员签到表和会议事项跟踪落实表格统一提交总经办归档、保管。10、下列情况下，均应整理会议纪要：10.1公司各类临时行政会议；10.2须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；10.3其它组织者要求整理会议纪要的会议。11、会议纪要的发放或传阅范围由总经办确定后统一下发。12、会议纪要为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。五、会议违纪处罚1、迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间未到的，计为迟到。迟到罚款30元/次，违纪者应于会议当天交纳现金。2、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。会议开始后，任何请假视为缺席。缺席罚款50元/次。3、迟交周总结计划。凡参加公司周例会人员下午16：点后提交的总结计划均视为迟交总结计划。迟交总结计划罚款30元/次。4、未交周总结计划。凡参加公司周例会人员下午17：30点前未提交总结计划的均视为未交总结计划。未交总结计划罚款1元/次。5、手机响铃。凡参加公司周例会人员未将手机调至无声或震动状态的，罚款10元/次，违纪者应于会议当天交纳现金。6、请事假。除出差、处理紧急突发事件、市内公干、病假外请事假不参加例会的，罚款10元/次。7、其他会议违纪。凡参加会议未佩带工牌者罚款50元/次，违纪者应于会议当天交纳现金。六、会议奖励凡参加周例会人员连续一年未违纪者，奖励1元。附件1：会议事项记录表附件2：会议出席人员名单附件3：会议纪要每周落实情况统计表附件4：月度会议纪要落实情况统计表附件5：季度会议纪要落实情况统计表附件1:会议事项记录表附件2：附件2：会议出席人员名单会议名称：会议主持：会议时间：记录人：部门姓名是否出席备注部门姓名是否出席备注是出差请假是出差请假1112123134145156167178189191020附件3:会议纪要落实情况统计表（周查）附件3:（纪要编号：会议日期：）NO责任部门完成情况签字1完成情