电子文件归档与整理课件(电子档案整理)

电子文件管理与归档陕西省档案局(馆)杜佳琦3/4/2023jiaqidu2006@163档案信息化建设过程1.基础设施建设2.档案信息资源建设3.标准规范建设4.应用系统建设5.人才队伍建设6.档案信息平安保障体系建设3/4/2023jiaqidu2006@163电子文件的两个事例摩根斯坦利银行的数据备份2001年9月11日，美国纽约世界贸易中心大厦在“9.11”事务中倒塌。位于这座大楼中的很多公司因为其全部业务数据被毁，无法接着开展业务，只得申请破产。世界著名的摩根斯坦利银行的总部及其数据也毁于这次事务中，但是该银行接受的数据备份系统，在数英里外的新泽西州的蒂内克保留着备份数据，在重新安装好硬件系统后，第三天就复原了营业。国家档案局组织电子文件管理状况调查

2006年国家档案局组织的一项调查表明，中心和国家机关、中心企业已有将近80%的单位接受了办公自动化或电子政务系统，共已产生各种类型电子文件2亿件，成为各项工作真实记录的重要组成部分。本次讲座的内容大纲一、电子文件与电子文件管理概述

（一）电子文件的概念（二）电子文件的种类（三）电子文件的管理目标（四）电子文件的管理标准二、电子文件的归档与整理

（一）电子文件的归档范围（二）电子文件的归档方式3/4/2023jiaqidu2006@163一、电子文件与电子文件管理概述

（一）电子文件的概念电子文件是在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依靠计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。3/4/2023jiaqidu2006@163两个基本特征:1、电子文件由电子计算机等数字设备生成和处理。通常又叫“数字文件”。2、电子文件是文件的一种类型。

3/4/2023jiaqidu2006@163电子文件构成的三要素是内容、背景、结构。

(国际档案理事会电子文件委员会1996年制定的《电子文件管理指南》文件的概念)1.内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息；

3/4/2023jiaqidu2006@1633/4/2023jiaqidu2006@1632.背景是指能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及和文件之间相互关系的信息；

3.结构是指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落支配，电子文件所运用的代码、格式，以及载体等方面的信息；3/4/2023jiaqidu2006@163（二）电子文件的种类依据电子文件的特点，有以下两种划分方法。1.按电子文件的信息存在形式划分:

（1）文本文件（Text，代码为T）（2）数据文件（Database，代码为D）

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（3）图形文件（Graphic，代码为G）（4）图像文件（Image，代码为I）（5）影像文件（Video，代码为V）（6）声音文件（Audio，代码为A）

（7）程序文件(Program，代码为P)（8）“超媒体链结文件”（Hypermedia，代码为O）3/4/2023jiaqidu2006@1632.按电子文件的功能划分可分为主文件和支持性、帮助性、工具性文件

（1）主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。对于纸质文件而言，任何一份文件都是主文件，可以独立地发挥作用。而电子文件生成、运行和存在于确定的软硬件环境中，须要以相应的支持性、帮助性、工具性文件作为读取和处理条件。

（2）支持性文件主要是生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。

（3）帮助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起帮助、工具作用的文件。3/4/2023jiaqidu2006@163（三）电子文件的管理目标1.保证电子文件的真实性是指文件内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后照旧保持不变，与形成时的原始状态一样。2.保证电子文件的完整性三个方面的含义一是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损；二是作为记录机构活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其它形式的相关文件数量齐全，文件之间的有机联系得以揭示和维护；三是与主文件有关的支持性、帮助性、工具性文件及相关参数齐全。3.保证电子文件的长期可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读，可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。3/4/2023jiaqidu2006@163

（四）电子文件的管理标准

电子文件管理特有的标准。近年来，我国先后制定了以下电子文件管理标准：1.《磁性载体档案管理与疼惜规范》（DA/T15-1995）2.CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（第一部分：电子文件归档与档案管理；其次部分：光盘信息组织结构）(GB/T17678.1-1999)3.《电子公文归档管理暂行方法》（国家档案档案局令第6号）4.《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）5、公务电子邮件与管理规则（DA/T32-2005）6、电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T38-2008）7.以下3项标准业经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为举荐性行业标准，现予以发布，自2010年6月1日起实施。

（1）DA/T46-2009《文书类电子文件元数据方案》

（2）DA/T47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》

（3）DA/T48-2009《基于XML的电子文件封装规范》3/4/2023jiaqidu2006@163二、电子文件的归档与整理

（一）电子文件的归档范围

确定电子文件归档范围的原则

1.基于电子文件的特性，确定归档范围。

2.基于电子文件的管理特点，确定归档范围。

3.基于“双套制”归档要求，确定归档范围。

3/4/2023jiaqidu2006@163（二）电子文件的归档方式分为逻辑归档和物理归档1.逻辑归档逻辑归档是指在计算机网络上进行,不变更原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

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2.物理归档物理归档是指把计算机及其网络上的电子文件以网络传输或介质传递方式移交给档案部门的过程。以网络传输方式进行的归档亦称在线归档，以介质传递方式进行的归档亦称离线归档。（1）在线归档（2）离线归档3/4/2023jiaqidu2006@163（1）在线归档举例：OA系统电子文件的归档需两个平台：办公自动化系统平台和档案管理信息系统平台；利用两个平台的无缝链接，将办公自动化系统中流转的具有查考利用价值的电子文件进行网上立卷归档；3/4/2023jiaqidu2006@163网络环境下文件材料立卷归档工作流程如下：3/4/2023jiaqidu2006@163第一阶段：OA系统环境下OA系统流转完毕的电子公文，将进入系统内的档案管理模块，由兼职档案员作归档处理。

（图1）3/4/2023jiaqidu2006@163

（图2）3/4/2023jiaqidu2006@163（图3）3/4/2023jiaqidu2006@163其次阶段：档案管理系统环境下当专职档案员对导入档案管理系统的归档信息完成预处理后，就可以登录档案管理系统（如图4），进入对应的档案表内（如图5），对归入的电子文件进行档案化操作。3/4/2023jiaqidu2006@163

（图4）3/4/2023jiaqidu2006@163

（图5）3/4/2023jiaqidu2006@163从编辑界面（图7）看，专职档案员在这一阶段的主要工作是依据形成部门纸质归档文件的整理结果、利用OA系统导入的数据信息对每份文件的缺失数据进行补充，并对不合理的数据加以修改。须要补充和修改的项目主要有：1.案卷/盒号：件号，即文件号2.保管期限：永久、30年、10年3.密级：隐私或公开4.题名：文件标题，归档文件中含部分未经OA系统流转的材料，应对题名作相应修改，以更全面地揭示文件内容5.起止日期：文件日期6.页数：每一份归档文件有图文页面的总页数7.是否OA归档：是或否3/4/2023jiaqidu2006@163（图6）修改前的案卷编辑界面（图7）修改后的案卷编辑界面3/4/2023jiaqidu2006@163

（图8）3/4/2023jiaqidu2006@163(2)离线归档及整理

1.归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，档案部门予以帮助、指导。2.管理类文件形成的静态图像、文本等电子文件应以不同的保管期限为单元，依据电子文件形成时间的依次分别拷贝至相应载体。（举例）文书类：年度---机构---保管期限

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3.产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、探讨课题或建设项目为单元，依据归档电子文件类别分别整理。

4.照片、声像类文件形成的图像、声音等电子文件，依据形成时间的依次排列拷贝至一盘或多盘载体中。举例：数码照片收集、整理

3/4/2023jiaqidu2006@1633/4/2023jiaqidu2006@163依据国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》中举荐的图像数据格式，规定归档的数码照片需接受JPEG（JPG）格式。整理：分类接受年度---组（事由、专题）排列依次年度---组---张（1）不同年度所形成的照片，按年头先后依次排列。（2）一年内所形成的照片按组排列，组与组按形成的时间依次排列。（3）每组内的照片按图像所反映的重要程度结合照片形成的时间依次排列。照片编号：全宗号---年度---组号---张号3/4/2023jiaqidu2006@1633/4/2023jiaqidu2006@1633/4/2023jiaqidu2006@1633/4/2023jiaqidu2006@1633/4/2023jiaqidu2006@1633/4/2023jiaqidu2006@1633/4/2023jiaqidu2006@1633/4/2023jiaqidu2006@163