电子档案管理和传统档案管理利弊分析

电子档案管理和传统档案管理利弊分析电子档案管理和传统档案管理利弊分析

随着科技的开展和计算机的遍及，档案管理水平也取得了飞速的提升，从传统的档案管理进一步开展成如今的电子档案管理。电子档案管理提升了办事效率，方便了人们的生活，但是，它同样存在着平安风险和不健全的问题。在当今社会，各行各业都采取计算机的方式管理档案，数据逐渐增大，给管理带来了挑战。因此，对于电子档案管理的研究是十分有意义的。

1电子档案管理与传统档案管理的区别

电子档案管理，就是通过计算机等伎俩来记录文件内容并且保留管理。记录过程简单易操作，不会用到笔墨等办公用品，并通过网络进行永久保留。与传统的档案管理方式相比，电子档案管理有如下特点：

1.1在时间上

电子档案管理和纸质档案管理存在着一定的差别，体现在采用电子档案管理的方式可以做到在记录的同时归档，或者在一定的时间和范围内，在满足档案管理部门要求的情况下，可以通过网络把文件发送给管理的机构并进行归档，这一点，可以节省送档案，打印档案等不必要的时间，为人们的工作生活提供了很多便利。传统的纸质档案管理方式略显麻烦，它需要提前设定方案或者安顿时间，以便相关部门把文件资料集中归档，并且需要特定部门进行回收和处理。这一过程既浪费时间，又浪费人力物力。

1.2在方式上

二者的归档方式具有一些差别。电子档案的管理，需要掌握一定的信息技术操作的能力，并且会操作相关的软件。操作过程为：工作人员通过相关的管理软件，在各个档案上粘贴标签，每一份档案都有独自的编号，以便归档。这样的过程操作起来比拟繁琐。而纸质档案管理比拟简单，开证明就可以办理。

1.3在存储方面

电子存储方式和纸质的管理方式也存在差别。电子档案是在计算机或者网络上存储，但计算机或者网络易出现故障，或者电子数据会出现纰漏，不利于档案的保留。因此，现在的电子档案管理有所改良，一般情况下要进行备份，还要对文件的具体格式进行转换，操作完成后才进行统一的保留。而传统的纸质档案管理只需要保留好纸质的资料，使之不受损坏即可，但是对环境的要求会比拟高，需要枯燥平安的环境，因此更加困难。

1.4在管理的办法方面

电子档案管理的方式比拟复杂，需要对待管理的档案进行分类，并需要对资料进行编目，在接受文件的第一时间，工作人员需要给每一份档案一个唯一的编号，同时还有给出相应的类别号、档案号、文件号，以便在使用时能够方便查找。这样，在查找使用时，就可以通过专业的检索工具进行电脑检索。

1.5在查询使用方面

电子档案管理和传统的档案管理也存在一定的差别。电子档案管理可以在计算机上操作，无需固定地点和时间，但需要注册用户的个人信息，在使用时通过个人帐号和密码才能够登陆查询或使用所需档案文件。而传统的档案管理那么需要向相关部门进行申请，并且有工作人员帮助查找才能使用档案，这个过程效率比拟低，浪费时间。

2电子档案管理的优点和缺点

2.1电子档案管理的优点

用计算机或网络进行电子档案管理这种方式，最大的优点就是可以大大提高工作效率，无论是在保留方式上，还是在查询使用方面，都节省了珍贵的时间，尤其是在传输方面，电子档案管理通过网络进行传输，省去了打印，发送等步骤，节省了时间，同时省去了不必要的花费，现如今随着专业管理软件的开发和不断完善，使电子档案的管理变得更加方便和标准。

采取计算机信息技术这种形式进行档案管理，不仅提高效率，也对环境爱护作出了一些奉献。首先就是采用网络的形式进行档案管理，节省了纸张，这一点不仅节省了资金，同时也减少了对树木的砍伐，爱护了树木和环境，其次是这种方式可以减少笔墨和办公用品的使用，再一次节省开支，防止了不必要的浪费。

2.2电子档案管理的缺点

使用这种方式进行档案管理，除了以上我们例举的几个优点之外，还存在着一些缺乏，主要有下列几点：

1.立法不够完善，虽然我国法律部门已经制定了一些关于档案管理方面的法律章程，但不健全的法律实施环境也给电子档案管理带来了许多挑战，受法律爱护范围不够明确，法律实施困难，破坏性大等问题仍然存在，这需要我们在此领域进行进一步的研究和完善。

2.计算机等电子信息技术的不平安性也给电子档案管理带来了不平安性，这体现在计算机易出现漏洞或中毒的情况，一旦计算机发生硬盘损坏现象那么不利于档案的保留。因此，这需要我们在技术上进一步的完善，我们需要加强电子备份，运用云技术等新兴技术伎俩进行保留，并且还要通过加设密码，定期清理消毒，安装杀毒软件等方式进行维护。

3.用于管理电子档案的存储设备容易发生过期、老化或亟待更新等问题，长时间保留或许会出现无法读取等严重后果。这就需要相关的工作人员定期维修更新，并且备份保留。

4.对于工作人员的技能要求较高，因为电子档案管理需要工作人员具有熟练的操作技能，这就需要工作人员有专业的技术储藏以及长期的工作经验。因此需要长期锻炼或进行技术培训。

3可采取的措施

〔1〕根据电子档案的存储特点和方式，进行科学的方案安顿，确定传输时间，并在年内进行信息汇总处理，及时增加新的信息。

〔2〕由于电子档案的信息处理都是通过计算机等设备完成的，所以应招募合格的信息操作人员，并及时进行培训。

〔3〕保管时应注意环境条件，电子档案的保留需要适度的环境，保留档案的设备需要防尘，防磁，防划。工作人员也应对存储设备维修更新技术有一定的了解，以便能够及时处理设备的突发状况，保证档案的平安。

〔4〕健全电子档案查询使用的相关制度，设立实名制，并进行权限限制，确保使用者通过身份进行实名登陆，以确保档案的平安。

4结束语

电子档案的管理方式与传统的档案管理方式相比，在一定程度上提升了管理的效率，节省了时间和金钱，且有助于国家的环境爱护。在这些方面，运用电子档案管理方式进行档案管理具有较大的优势，同样，传统的纸质管理