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文档简介
刘蔚-浅谈档案管理信息化建设刘蔚:浅谈档案管理信息化建设
如今,信息技术在各行各业的应用越来越广泛,档案管理工作也应该与时俱进,实现档案管理信息化是社会开展的必然趋势,它是以计算机技术为根底的现代化管理伎俩,给档案管理注入了新的血液,并在档案管理中发挥着重要的作用。中化地质矿山总局贵州地质勘查院作为国有事业单位,将信息技术引入档案管理工作,进一步提高工作水平,树立良好的社会形象。所以加快档案管理的信息化建设进程,具有重要的现实意义。
1档案管理信息化建设的必要性
传统的档案管理在新形势下暴露出了较多的问题,已经影响了档案管理工作的开展,妨碍了其前进的脚步。首先对于一个单位来说,档案管理的内容多且繁杂,采用传统的档案管理模式,既消耗时间又消耗精力,还特别容易出错,严重影响了档案管理的效率。其次,档案根底设施缺乏,对档案的存储不利,在传统的档案管理中,纸质档案是主要的载体,时间一长,受潮、虫害等给档案管理造成了巨大的损失,严重者甚至出现了丧失档案的情况,档案的利用率较低。而档案管理信息化建设,不仅能够使以上问题得到妥善解决,还能够发挥更多的作用。
2信息技术在档案管理中的优越性
与传统的档案管理相比,信息化档案管理优势明显。首先,对于信息量特别大的地质勘查院而言,不仅大幅度提升工作效率,而且档案信息的存储量更大,查阅也更加方便,能够很好的满足工作需求,同时,降低了本钱,纸制品的耗费得以减少,人员编制得以精简,其次,把工作人员从繁重的工作中解脱出来,减轻了档案管理工作人员的劳动强度,以更高的热情投入到工作中去。另外,地质勘查院的档案管理工作波及的范围比拟广,既繁琐又复杂,利用信息化伎俩进行管理,可以使工作更加标准、更加严格。还有,实现了资源共享。网络为人们提供了一个开放的交流平台,借助兴旺的网络技术实现资源共享,利于工作的发展。
3档案信息化建设面临的问题
1、管理方式落后
随着工作内容不断细化,档案的数量增长较快,传统的档案管理已经滞后,如果一味停留在老路上,不仅管理效率无从谈起,反而给管理部门增加了负担,不利于工作的发展,因此,急需改变这种现状,加快档案管理信息化建设,提高管理效率,使档案的价值实现最大化。
2、制度不完善,工作不标准
主要表现在职责不够明确,在工作中做事推诿,不足主动性,导致档案管理随意性大、比拟盲目,使得很多有价值的资料收集、归档不及时,造成资源浪费,问题频频出现,另外,由于人为原因,使档案破损严重,丢失了档案资料的价值与功能,对单位来说损失不小。
3、意识淡薄,人员素质低
由于档案管理工作不能够直接产生经济效益,所以对档案工作重视程度不够,虽已有改观,但收效甚微,使档案的利用率较低,适应不了新形势的开展趋势,其次,短少专业的管理人员也是档案现代化管理水平低的一个重要原因。往往从事档案管理的工作人员年龄比拟大,接受新鲜事物慢,知识老化严重,对计算机技术掌握不熟练,工作态度也存在很大的问题,根本上是以此消磨时间,不能为档案管理的实际工作带来有益的帮忙。
4推进档案管理信息化建设的对策和倡议
1、加大宣传力度,增强档案意识
档案管理工作不能够直接产生经济效益,虽然外表看起来是这样,但是深入的思考一下,会发现单位的其他工作或多或少的与档案资料挂钩,所以档案管理为其他工作提供便利,帮忙其发明效益,对企业的工作具有明显的帮忙作用,所以,要从思想上转变观念,从上至下都要高度重视,积极对待,充沛认识到档案管理信息化的重要性,使档案管理工作取得实效,发挥出应有的作用。企业要通过多种形式加强宣传,让员工和领导逐渐接受信息化档案管理方式,提高大家的认识,为档案管理实现信息化、提高档案管理水平奠定坚实的思想根底。
2、深化档案改革,升级管理方式
档案资料种类丰盛,将信息技术引入档案管理中,实现档案管理的信息化。信息存贮技术,成为档案信息化管理的根底,不仅提升了存储空间的涵盖量,使信息的存储更丰盛,而且能够做到与快速检索的有机结合;在档案管理中应用多媒体技术,检索结果的准确性提高了,信息检索的流程简便了,减少了不必要的烦琐,大大提高了档案的利用率,同时打破了时间空间的限制,有效的实现了资源共享;条形码技术主要解决的是档案管理中出现的缺档、摆放错误等问题。其操作简便,信息查找的时间缩短了,也减轻了工作人员的劳动强度;汉字辨认技术实现了文字的自动输入,既省力又快捷又高效,不但减少了重复工作,更加便于信息的存储和查找。档案的信息化管理是开展的必然趋势,给工作提供了极大的便利,使档案管理工作的效率大大提高
3、提升档案管理工作人员的整体素质
实施档案信息化建设,人才队伍的建设是问题的关键。档案管理人员业务水平的上下直接影响着档案管理现代化的开展,因此对档案管理人员提出了更高的要求,不仅要对档案专业知识熟悉,还要努力掌握计算机技术、网络技术等,这与档案管理信息化建设息息相关,这样才能适应新时期档案工作的要求。企业要挑选责任心强、能力强、做事严谨的员工从事档案管理工作。要不断对他们进行业务培训,加强学习,提高其业务能力,提高工作人员的整体素质,提高档案管理工作的效率和工作质量。另外,通过培训,使档案工作人员了解档案工作的需求形势,使档案管理工作适应形势开展的需要,促进档案资源的开发和利用。
4、健全档案管理制度,为档案管理现代化提供保障
目前档案管理工作制度不够健全,严重制约了档案管理工作的科学开展,所以应积极完善、健全档案管理制度,使档案管理更加标准、更加科学。结合单位的实际情况,制定奖惩制度等,调开工作的积极性,使《n案管理更加标准化、科学化,做到有章可循,有法可依,进一步提高档案的效劳功能和利用率。
5结语
档案信息化使档案载体、档案工作、档案利用等方面都发
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