论人事档案的管理创新

论人事档案的管理创新论人事档案的管理创新

人事档案真实地记载和反映职工个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是职工个人自身成长历史的真实记载，为企业组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据，为企业合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着公司工程建设开展的不断深入，企业人事档案管理也出现了许多新情况、新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快开展，更好地为企业组织、人事工作效劳，就此结合几年来档案管理的实践，就企业人事档案的管理工作谈谈几点体会。

一、人事档案的概念

人事档案是在人事管理活动中的重要书面材料。是由组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中逐渐形成的，记录个人不同时期、阶段的开展历程，是宝贵历史材料，他比拟真实的客观记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系以及个人德、能、勤、绩等方面的材料。

二、人事档案管理的社会价值

人事档案自身的社会属性决定着它的社会价值。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是记载人生轨迹的真实材料依据。同时人事档案工作是组织人事工作的有机组成局部，在组织人事管理体系中占有相当重要的地位。具有法律效用，它具有重要的凭证价值和绝对的参考价值。生活中只要有相关的人事管理活动，就会有相关的人事资料形成，因此就必须发展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案存在和利用的社会价值不可估量。

三、我国人事档案管理中存在的主要问题

〔一〕人事档案材料不全

人事档案短缺，材料内容不完整：如履历表、年度考核表、学历、职称、工资、表彰、处罚等材料不全，填写工程不完整。

〔二〕管理人员配置缺乏

人事档案管理是一项专业性很强，政治性和机密性超强的工作。人事档案材料只有专人管理，独自寄存，才能显示其重要位置。目前为止人事档案管理大多数已由人事处的工作人员专职负责，属于非专业人员管理，且专人专属，对档案工作精力投入明显好于过去，这样提高了人事档案管理的水平。

〔三〕干部职工对人事档案的认识缺乏

有的人填写像履历表、年度考核表等类似的表格时，有的人敷衍了事不认真：一旦档案落在个人手中，认为由自己保管更平安，用起来也更方便，不愿意将材料交给档案管理人员。

〔四〕各类毕业生学籍档案的管理方面的缺乏

近年来，随着大本、大专、中专毕业生就业体制的改革和人事代理制度的改革变化，在各类毕业生学籍档案的管理方面，有些部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。

四、加强人事档案工作的主要措施

保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理办法。传统的管理办法在一定时期有它的科学性，但随着形势的开展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的标准化和信息化：

〔一〕实现档案材料收集、归档和鉴别的标准化

人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否标准化将直接影响进档材料的质量，对收集的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不合乎要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属于归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

〔二〕改良档案的检查与查阅办法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化

对人事档案的检索，无论是采用“四角编码〞法还是“笔形编号〞法均是利用姓氏检索的办法进行，这两种办法均是有一定科学性，但用记起来费时，用起来繁琐，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为了提高档案管理水平，可以采取计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行人事档案原件管理系统，使查档人员利于计算机在不接触档案的前提下查阅档案原件，不仅可以提高查阅档案速度，同时也有利于人事档案的保密和平安。

〔三〕加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程

人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理伎俩的科学化、现代化，又包括管理理念的现代化、科学化。管理伎俩的科学化、现代化，最终是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为根底的员工信息系统。而这个系统的初步要求那么是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机管理。

〔四〕利用现代化管理伎俩

人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓新伎俩，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化伎俩建立人才信息收集、反应和跟踪系统。

五、人事档案管理问题的创新思路

〔一〕加强宣传、教育是做好档案工作的重要根底工作

只有通过广泛宣传活动，才能形成档案工作的社会共识，才能从基本上体现档案的价值。发展各种形式的档案法律法规宣传和教育，使档案工作与大众的日常生活密切地结合起来，促使大众形成良好的档案意识，为各项工作政策的贯彻执行打好坚实的社会根底。与此同时，档案管理人员应树立正确的人生观、世界观、价值观，立志为档案工作奉献出自己的才华。加强档案管理人员业务知识培训，使档案管理人员认识到档案的重要性，档案管理的重要性。加强档案管理根底业务培训，努力培养档案管理人才。档案管理工作专业性很强，要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代化科技伎俩和先进的管理办法管理档案的根本技能。

〔二〕建立健全科学合理的人事档案管理制度

在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、标准化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理〞；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案平安；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

〔三〕建立、健全和完善档案工作制度是实现档案管理标准化的必要措施

档案工作综合性强、波及面广，为了保证档案管理工作的正常标准发展，必须建立健全的规章制度，对机构设置、管理体制、管理范围、收集归档、整理、鉴定、保管、借阅、利用等各项工作做出明确规定，以使档案在管理的全过程中到达标准化、制度化，为档案工作的发展提供重要的制度保证。随着政治经济体制改革的不断深入以及人事制度的改革，《《考察、考核、学历、学位、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来新的更高的要求。比方人才流动，档案未随着人员流动转移等，也给收集材料增大了难度。档案管理人员在收集档案材料时：一方面应做到内部收集与外部收集相结合，在