档案整理基本方法讲座1

档案整理基本技能主讲人—陈明2010.05.29文件材料立卷方法既是古今中外从事文书、档案工作探讨者探究的课题，又是从事具体立卷工作者的难题。前言一、文书档案的整理基本技能文书档案的整理主要有两种方法：一是按卷整理，也就是我们平常所说的传统文书整理方法；另一种是按件整理，也就是归档文件整理。文书档案的整理（卷）收集剔除不必归档的文件材料分类组卷卷内文件排列拟写案卷标题复查调整编页号填写卷内文件书目拆除金属物裱糊装订填写案卷封面填写备考表案卷排列编制案卷书目文书档案的整理（件）文件的收集剔除装订编页号确定保管期限归档文件的分类归档文件的排列编号编制书目填写备考表装盒填写档案盒封面、盒脊

编盒号排列上架文件的收集本单位在生产建设和管理活动中形成的，具有查考利用价值的，作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

收集的重点

本单位自生文件材料；上级及其他机关针对本村颁发的文件材料。

留意收集的文件是否是生效文件。文件是否收集齐全完整。收集的文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。剔除

对文件材料的剔除

一份文件归档与不归档，要站在本村的角度上来权衡，有用则留，无用则不留。

对归档文件上金属物的剔除

如钉书针、大头针、回形针等。

防止两种倾向

把关不严，凡文必档。

要求过严，使该归档的文件被剔除，给以后利用造成困难。

装订

归档文件的装订，是归档文件整理工作的基础环节。接受符合档案疼惜技术要求的装订材料重新加以装订，以固定文件页次，防止散失，便于保管和利用。组件归档文件的整理是以件为单位进行的。

一般状况下一份文件就是一件。文件正本与定稿为一件（定稿过厚的，也可单独为一件）；

正文与附件为一件（附件数量太多或太厚的，也可各为一件）；

文件附有文件处理单、拟办单或领导批示、签批条的，应与文件同为一件；

原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件；各种报表、名册、图表等按其原来的装订方式，一册或一本为一件。排序

正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；

转发文件在前，被转发文件在后；

批复性文件在前，来文在后；

有文件处理单的，应作为文件的首页与文件一同归档。

装订方式

接受左侧装订的，应将文件内的纸张左侧对齐的同时将下侧对齐。接受左上角装订的，应让文件内的纸张左侧对齐的同时让上侧对齐。装订材料

选择粗细适中的棉线或不锈钢钉书针装订进行装订×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××三点一线装订×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××不锈钢钉×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××缝绳机走线编页号

以件为单位编页号，凡有文字、图表的页面均应编制页号。假如是几份文件同为一件时，逐页编制总页号。注:页号的位置应编在文件的右下角或左上角。

确定保管期限对于一件归档文件，如何确定它的保管期限，要站在本单位的角度来考虑，总的原则是：由价值确定期限，价值高则期限长，价值低则期限短。上级文件针对本单位的机构设置、领导人任免、人员编制、职称评聘、表彰先进或处分的文件永久反映本单位主要职能活动的文件反映本单位非主要职能活动的文件贯彻执行政策性、法规性30年10年＋＝＝＝注：上级文件包含上级主管机关、非主管机关和平级机关的文件本级文件反映本单位历史面貌、领导决策、人事、主要职能活动的文件永久反映本单位非主要职能活动的文件一般事务性、参考性、临时性的文件30年10年＋＝＝＝注：本单位正式发文要从文件的内容价值考虑。状况简报一般放在30年立卷。下级文件典型性、综合性的文件一般事务性、参考性、临时性的文件30年10年＋＝＝注：下级机关报送的文件材料可遵循不报就不归，报了就归的原则。归档文件的分类

通用的分类方法是年度――保管期限―机构（问题）。在平常的工作中，可按二级分类法或三级分类法进行。二级分类法就是将归档文件先按年度分类，再在年度下按保管期限分类（简单地说：就是先分年度，再分保管期限）。①按年度――保管期限分类

例：2007年―――永久、30年、10年2008年―――永久、30年、10年2009年―――永久、30年、10年三级分类法

就是先将文件按年度分类，每个年度下按机构（问题）分类，再在机构（问题）下按保管期限分类。

②按年度――机构（问题）――保管期限分类例：2007年―党群政务―永久、30年、10年

综合治理―永久、30年、10年社会保障―永久、30年、10年1、年度将文件按其形成年度分开，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。注：只考虑文件形成年，不考虑文件内容针对的年度。2、问题将文件按其内容所反映的问题分开，把反映同一问题的文件集中在一起，以保持与同一问题有关的文件之间的历史联系。党群类行政类干部任免中层干部任免主要领导干部任免干部撤职干部任职如：党委书记、党委委员、团支部书记、工会主席等如：乡（镇）长、局长等如：科长、股长等如：书记、局长等人事工作3、机构将文件按编委批准的内设组织机构分开，把同内设机构的文件集中在一起。两点要求

①分类方案必需科学好用，保证文件无交叉，无遗漏。②分类方案应保持相对稳定，的确须要调整时，只能微调，不行大动，以免造成混乱。归档文件的排列

归档文件在确定保管期限、分清年度以后，应按问题相对集中，使文件类型显明清晰。在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间，重要程度排列。按时间依次排列同一事由的归档文件，按文件形成的时间依次排列。按重要程度排列

不同事由的归档文件，按事由的重要程度排列。①主要职能活动中形成的文件排列在前，其他工作形成的文件排列在后；

②综合性工作形成的文件在前，具体业务工作形成的文件在后；

③按责任者或承办部门集中排列；

④按不同问题分别集中排列；

⑤会议文件、统计报表等成套性文件也可以集中排列。编号归档文件应依分类方案和排列依次逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章的项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。全宗号年度室编件号机构（问题）＊保管期限馆编件号（页数）＊必需运用符合档案疼惜要求的字迹材料填写，如碳素墨水。禁止运用圆珠笔、铅笔、红蓝墨水等不耐久的书写材料填写。全宗号22年度2008室编件号26机构（问题）＊办公室保管期限永久馆编件号（页数）10页全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。年度：是文件的形成年度，接受公元纪元，以四位阿拉件数字标注，如2008年，应标注为“2008”而不能简化为“08”。保管期限：按归档文件划定的保管期限填写，是哪种保期限就填写哪一种。室编件号：按归档文件排列依次编写的件号填写，由档案室负责填写。类别：填写类别的规范化简称，接受机构分类的，填写机构名称，接受问题分类法分类的，填写问题类名。页数：填写一件文件的总页数，即一件文件最终一页的页码。归档文件书目设置的项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。件号责任者文号题名日期页数备注编制书目1、件号件号责任者文号题名日期页数备注001002件号：指归档文件的室编件号。2、责任者件号责任者文号题名日期页数备注001杭州市政府002杭州市人事局责任者：指制发文件的单位或个人。填写时应写全称或通用简称，责任者过多时可适当简略，即第一个责任者+本单位。

留意（1）应使用全称或通用简称；不能使用本部、本委、本局等含义不明，难以判断的简称。（2）以落款（盖章）单位为准填写，不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写。（3）报表的责任者，应填写填报单位，即盖章单位，而不是报表的印制或发送单位。（4）联合发文，只填写主办单位。即联合发文的文件字号属于哪个单位，哪个单位就是主办单位。如发文字号较多，则根据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务，责任者即为这个单位。如本单位也属于联办单位之一，应把本单位必须填入责任者内。如为查阅方便，可把所有联办单位全部填入责任者栏内。（5）问文与复文作为一件时（请示与批复、函与复函、转发与被转发等），只填写复文单位即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的单位即可。（6）未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。3、文号件号责任者文号题名日期页数备注001杭州市政府杭政［2008］8号002杭州市人事局杭人［2008］52号文号：指发文字号，应填写机关代字、年度、文件依次号。留意（1）要照实抄录，不能省略。（2）联合发文，填写主办单位文号即可。（3）期刊类文件，如简报、信息、动态、杂志等，只填写期刊号即可。（4）报告与批示、转发与被转发、请示与批复等，只填写批示、转发、批复件文号即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的文号即可。（5）不能填写如“会议文件之一”等文件顺序号，“情况反映”等刊物名称。4、题名件号责任者文号题名日期页数备注001杭州市政府杭政［2008］8号关于全面加强农村基层组织建设的意见002杭州市人事局杭人［2008］52号关于构建城乡统筹基层党建新格局的通知题名：指文件标题。一般应照实抄录，副标题不抄录，文件没有标题或标题不清晰的，应补充拟定标题，并加中括号[

]。留意（1）凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的，应照原题名填写，不得随意更改或简化。（2）因为在第2栏中已经标明责任者，所以在“题名”这一栏中只需填写问题和文种。如：杭州市政府有一份文件，完整的题名是《杭州市政府关于构建和谐社区的通知》。题名栏只需填入“关于构建和谐社区的通知”。（3）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名（包括补充和改换题名），外加方括号[]填写。如：中共杭州市委组织部印发的任免文件，有的题名中仅有“通知”两个字，则必需补充拟写文件事由，加在文种之前，以便查阅，可拟写为“[关于干部任免的]通知”。①原题名只有文种的，应依据文件内容补充拟写文件题名。如：“关于贯彻执行中发〔2008〕29号文件的通知”，从文件题名中看不出文件的内容，实际上是关于加强社区档案工作的领导的文件，填写题名时，应补充为“关于贯彻执行中发〔2008〕29号文件[加强社区档案工作的领导]的通知”。

②文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。如：原标题《中共杭州市委组织部关于陈业秀等同志职务任免的通知》。在这个通知里，有我们市档案局钱云祥一名同志的职务任免。那么，市档案局存档此文件时，标题要重新拟为［关于钱云祥等同志职务任免的通知］。

③原标题不针对立档单位事由（问题）但文件内容中涉及到立档单位的，应按实际内容改换原标题。（4）对于一些请示件，批复不另行文。如：杭州市档案局写给潘祖光副市长的请示：《杭州市档案局关于召开档案工作表彰大会的请示》，潘祖光副市长作了批示，不再另外行文答复，此时，文件处理单与请示件为一件，题名可以拟写为：[关于杭州市档案局召开档案工作表彰大会的批复]，责任者一栏填写为“潘祖光副市长”。①领导只是在文件处理单上做了看法或者批示，没有正式行文答复，这张文件处理单就可以看作是复文。②只在请示件上签批请示看法，可在请示件题名的后面补充。如：“关于购买复印机的请示、[批复]”。（5）正件与附件为一件时。如：原标题《关于进一步加强我市精神文明建设的确定》，附件是：市民公约。那么题名应为：“关于进一步加强我市精神文明建设的确定（附：市民公约）”。①假如附件多，内容比正件重要，又是单件装订，附件的题名要依次列出，题名前加“附件×”。②正文题名不能反映出附件内容的，要在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。

（6）会议记录应填写每次会议的主要内容。如：××会议记录［1、××××；2、××××］。会议纪要的填写：××××会议纪要（第×期）：［××××××××］。简报、令、状况反映等填写方法类同会议纪要形式。（7）干部、党员、知识分子花名册，

干部定期统计报表，党员统计报表等填写形式。如：国家机关、企事业单位干部定期统计报表拟写为：××××年干部定期统计报表5、日期件号责任者文号题名日期页数备注001杭州市政府杭政［2008］8号关于全面加强农村基层组织建设的意见20080106002杭州市人事局杭人［2008］52号关于构建城乡统筹基层党建新格局的通知20080912日期：即文件的形成日期，填写时应以8位阿拉伯数字标注，前4位为年，后4位为月日。月日不是两位数时，数前补

“0”。留意1）文件未注明日期的应根据文件内容考证出来并填上；2）只有年无月日的标为“××××0000”。6、页数件号责任者文号题名日期页数备注001杭州市政府杭政［2008］8号关于全面加强农村基层组织建设的意见2008010620002杭州市人事局杭人［2008］52号关于构建城乡统筹基层党建新格局的通知2008091215页数：填写每一件归档文件的总页数，即该文件最终一页的页码。一份文件由几个部分组成的，把几个组成部分的页数相加之和即是这份文件的页数。留意

若在空白页加盖归档章，则此页也算作一页。7、备注件号责任者文号题名日期页数备注001杭州市政府杭政［2008］8号关于全面加强农村基层组织建设的意见2008010620缺批复002杭州市人事局杭人［2008］52号关于构建城乡统筹基层党建新格局的通知2008091215＊备注：填写文件须要补充和说明的状况，包括文件残损、修改、移出、销毁等。备注栏填写不下时，可在备注栏内加注“*”号，将具体内容移入备考表中填写。①归档文件书目封面归档文件目录

全宗名称

年度保管期限机构（问题）全宗号22年度2008保管期限永久

机构（问题）起止件号室

1～57

馆杭州市档案局2008永久一、杭州市卫生局文书档案接受组织机构－－年度分类法，文件整理依据文件级整理，文件按机关党委、办公室、人事保卫科、医政科（中医管理科）、预防保健科、基建财务科、干部保健办公室、市献血办、市爱卫办依次排列。二、市卫生局二00八年度文书档案共整理1235件，其中永久1034件、30年38件、10年161件。②整理说明杭州市卫生局文件材料整理说明③目次目次永久类别名称起止件号盒号所在页号党委1－4011办公室41－5826办公室59－9438人保科85－110413医政科111－116515防保科117－124516基财科125－136517干部保健办137－147617市献血办148－167618市爱卫办168－201719件号责任者文号题名日期页数备注001中共杭州市委杭委［2008］8号关于XX等同志任免的通知200801062002中共杭州委组织部杭组干［2008］52号关于XX等4名同志任免的通知2008091215④归档文件书目盒号：1保管期限：永久归档文件目录备考表：放在盒内全部归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。盒内文件情况说明

整理人：

.

检查人：

.

年月日.填写备考表

盒内情况说明：本盒第12件为复制件,第16件有铅笔书写的字迹.第27件缺杭州市组织部[2008]62号《关于XXX的批复》。

整理人：

检查人：

立卷时间：

盒内状况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等状况。属于归档文件整理阶段发觉的状况，由整理归档文件的人员负责填写；属于档案管理阶段发觉的状况，由档案人员负责填写。整理人：即负责整理归档文件的人员姓名。盒内情况说明：本盒第12件为复制件,第16件有铅笔书写的字迹.第27件缺杭州市组织部[2008]62号《关于XXX的批复》。

立卷人：李明

检查人：

立卷时间：

检查人：即负责检查归档文件整理质量的人员姓名。盒内情况说明：本盒第12件为复制件,第16件有铅笔书写的字迹.第27件缺杭州市组织部[2008]62号《关于XXX的批复》。

立卷人：李明

检查人：张山

立卷时间：

日期：归档文件整理完结的具体时间，即年、月、日。盒内情况说明：本盒第12件为复制件,第16件有铅笔书写的字迹.第27件缺富阳市组织部[2008]62号《关于XXX的批复》。

立卷人：李明

检查人：张山

立卷时间：2009年6月30日

装盒

①归档文件按室编件号的顺序装盒。

②按保管期限装盒，不同保管期限的归档文件不能混装在同一盒中。

③

末盒应预留空位，以便装入遗漏文件。装盒完毕，应在档案盒封面上填写全宗名称，即单位名称。

杭州市档案局填写档案盒封面、盒脊

全宗号年度2008保管期限永久

机构（问题）办公室起止件号室1／45

馆盒号

25全宗号：依据市档案馆给各单位定的全宗号填写。年度：用4位阿拉伯数字填写保管期限：填写永久、30年或10年全宗号年度2008保管期限永久

机构（问题）办公室起止件号室1／45

馆盒号

254）机构（问题）：填写分类方案中相应机构（问题）的类目名称。5）起止件号：在“室”栏填写该盒内排列最前和最终的归档文件的件号,用“／”把这两个件号连接起来。“馆”栏暂不用填写。编盒号

按保管期限逐年编制总的顺序号。以四位数字标注，如0001―9999。将档案盒按保管期限和盒号先后次序依次侧立放入档案柜内。排列顺序：自上而下，自左至右。排列上架

分类装订填写案卷封面编制会计档案书目编制案卷号二、会计档案的整理基本技能分类类别――年度――保管期限类别定为四类即会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其它类。年度指会计资料形成的年度。会计档案保管期限分为永久和定期两种。其中定期又分为25年、15年、10年、5年、3年五种。装订凭证Ａ、去掉金属物，选取适当厚度（一般不超过5厘米）。

Ｂ、以上边和左边整齐为准，右边和下边要求折叠整齐。

C、用棉线在左上角装订，并用纸包封装订角。

D、加盖骑缝章。

装订帐簿

B、左侧装订：三点一线。

C、对订本式帐簿（死页帐），不需拆去空页，按已有填写内容的页面编依次号，或在运用前已编上连续页号，可干脆利用原有页号。

D、对活页式、卡片式帐簿活页帐，应拆除硬封面，抽出空页，重新，另加封面、封底，装订成册。

Ａ、按自然形成的帐簿，一册一卷

。

装订报表

D、编制卷内书目（同文档），加加封面。

E、左侧装订，三点一线。

A、月度、季度、年度财务报告应分别装订立卷，也可合为一卷。

B、决算审核看法书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订。C、财务状况说明、财务报告等要与报表一同组卷归档，并放在被说明报表前。装订其它类

A、调整表、对账单等装订成册。

B、发票或收据存根联整本的不用装订。

C、移交清册、档案书目、销毁清册等装订成册。填写案卷封面全部会计档案均按要求填写

案卷封面。杂卷题名格式立档单位名称年度文件内容文件名称＋＋＋例杭州市人事局

二OO八年度

现金出纳

帐编制会计档案书目要求同类别同期限编制案卷号案卷标题

起止时间保管

期限

案卷

张数

备注会计档案书目