致远软件合同管理业务应用解决方案

致远软件合同管理业务应用解决方案致远软件合同管理业务应用解决方案北京致远协创软件有限公司TIME\@"yyyy'年'M'月'd'日'"2016年4月29日目录TOC\o"1-5"\h\z\u1 合同管理概述 页合同管理概述企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的。一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系。企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。合同管理通常的过程如下所示：利用致远协同办公平台所提供的合同管理功能可以满足企业的资产办公需要，同时有以下优势：人人可用人人会用——群众基础良好；组织人员信息齐全——直接利用方便；表单模板功能强大——超级表单好用；流程审批智能便捷——痕迹链条完整；信息按需记录存储——数据真实准确；查询统计数据轻松——生成报表容易；管理业务按需定制——企业发展适应；工作衔接优化整合——企业内耗减少；一次投入全面应用——企业成本降低。同时，利用协同完成合同管理的功能，第一，合同管理的全过程都能监管，工作清晰、权责明确；第二，工作流一体化，数据信息集中化，质量效率的提升可观；第三，将组织的规章制度化无形为有形，贯彻落实不遗余力；第四，协同伴随组织的成长而变化更新。从合同准备到订立通常所花的时间并不太长，但合同履约期限可能不短，因此能延续地管理好合同的执行非常重要。通常情况下除了合同约定的事项外，合同执行的关注点在于合同变更补充以及收付款。合同管理解决方案业务特点合同管理的业务导图如下所示：主要特点有：覆盖合同准备、合同订立、合同执行的整个过程，期间的各个环节、流转次序、审批意见的全部信息都完整记录。合同的相关数据在流程处理过程中自动生成、悄然记录、有序流转，数据的真实可靠性有保证。审批过程完全体现出组织中各个岗位职务的权责，确保经济数据符合组织的管理要求，便于审计监察工作的开展以及对相关人员的问责。履约结束或合同解除后，可以对合同的相对方（签约单位）进行诚信评估与记录，对合同的履行情况或解除原因进行总结，从而提高合同管理的质量与水平，为今后的合同订立提供参考依据。合同在执行过程中变更、补充的痕迹以及不同的合同版本均保留，即使合同各方经办人员更迭，都能清晰地查看合同执行的历史情况与历史文档。智能归档合同，使合同的查询与检索方便快捷。自动生成有关编号和格式文件（如中标通知书），内容统一避免不必要的问题。操作智能化，切实落实企业的管理规章制度，按需生成各种报表。自动向合同执行者发出提醒（如收款、付款），并生成相关单据要求执行者及时处理。外部的法务人员（如律师）能方便的处理合同相关事宜，时效性提高。功能可以方便地进行适应性更改，并与其他业务管理应用进行对接，从而随企业的发展而发展壮大。业务应用架构合同管理的业务逻辑图如下所示：图例：流程数据库数据判定流程走向可能的流程走向读取数据写入数据输出数据触发并复制数据功能设计合同准备功能说明：立项审批：对所需签订合同的项目及其相关事务提请立项并完成审批，以进行后续的工作。招标文件审批：经办人关联立项审批流程（若有），填写招标信息（招标内容、方式、日期、标底等）并上传招标文件文档进行审批，系统自动生成招标文件编号，审批完成后经办人总结审批意见修订招标文件后再次上传文档。需要使用印章的，系统自动生成印章使用审批流程并推送到印章管理人员的待办事项中。招标文件用印并发出后，经办人记录招标文件公告或发放的相关情况。中标审批：经办人关联招标文件审批流程，填写评标小组的人员、投标单位的信息（名称、资质、投标金额、评分、商务谈判情况）以及中标建议（若有评标小组，则按小组的意见）进行审批，系统自动生成中标通知书文本与编号，审批完成后需要使用印章的，系统自动生成印章使用审批流程并推送到印章管理人员的待办事项中。中标通知书用印并发出后，经办人记录发放中标通知书的相关情况。投标文件审批：经办人填写投标信息（招标单位、金额、日期、投标金额等）并上传投标文件文档进行审批，系统自动生成投标文件编号，审批完成后经办人总结审批意见修订投标文件后再次上传文档。需要使用印章的，系统自动生成印章使用审批流程并推送到印章管理人员的待办事项中。投标文件用印并发出后，经办人记录投标的相关情况（如中标相关信息）。合同订立功能说明：合同审批：经办人填写合同的基础信息（包括名称、类别、标的、金额、履约期限、相对方等），立项信息（若有则关联立项审批流程）、招标信息（若有则关联招标文件、中标审批流程）、投标信息（若有则关联投标文件审批流程）、收款约定与付款约定（若有）并上传合同文档，系统自动生成合同编号，审批完成后经办人总结审批意见修订合同后再次上传文档，系统自动生成合同档案并保存上述信息。需要使用印章的，系统自动生成印章使用审批流程并推送到印章管理人员的待办事项中。合同打印与用印后，经办人记录合同生效、送达、归档的日期，系统自动保存到合同档案中。合同档案：存储合同的基础、立项、招标、投标、收款、付款信息，存储合同的变更、补充记录以及执行与评估情况。通过合同资产档案可以输出合同签约金额、合同收款情况、合同付款情况、项目合同情况、合同履约状态等统计信息供合同管理人员使用。系统通过合同资产档案可以向合同经办人发出收款、付款提醒，自动生成收款、付款、履约评估流程并推送到合同经办人的待办事项中。印章使用审批：合同相关审批流程完成后系统自动复制相关数据到《印章使用审批单》推送给印章管理人员处理，印章管理人员核对后无需再审批即可用印并记录印章使用情况。合同执行功能说明：合同变更：经办人选择已签订的合同，根据实际执行情况填写合同需要变更的相关信息（金额、履行期限、相对方、收款约定、付款约定等）并上传变更后的合同文档，审批完成后经办人总结审批意见修订合同后再次上传文档。需要使用印章的，系统自动生成印章使用审批流程并推送到印章管理人员的待办事项中。合同打印与用印后，经办人记录合同生效、送达、归档的日期，系统自动保存变更后的信息到合同档案中，存储本次变更以及变更前的合同文档到“合同变更记录”中。补充合同：经办人选择已签订的合同，根据实际执行情况填写补充合同的相关信息并上传补充合同文档，审批完成后经办人总结审批意见修订补充合同后再次上传文档。需要使用印章的，系统自动生成印章使用审批流程并推送到印章管理人员的待办事项中。合同打印与用印后，经办人记录补充合同生效、送达、归档的日期，系统自动存储本次补充以及补充合同文档到合同档案的“合同补充记录”中。合同状态变化与评估：合同履行中因故需要终止、解除或中止以及合同履约结束时，经办人选择已签订的合同，填写相关情况说明，对合同相对方（签约单位、合作单位）进行信用评估并对当前合同履约情况加以总结。审批完成后，系统自动存储评估与总结信息到合同档案的“合同执行与评估”中。合同款项功能说明：合同收款：经办人选择已签订的合同及收款约定，填写收款说明，经财务部门审批（针对发票等）后由经办人或出纳记录收款的明细情况。通常情况下，由合同档案触发收款流程并提前（提前时间根据需要设置