诉讼证据：企业如何在经营过程中做好“留痕”？(收藏)

诉讼证据：企业如何在经营过程中做好“留痕”？“打官司就是打证据！”企业聘请律师做法律顾问固然重要，但“巧妇难为无米之炊”，如果没有相关的证据做支撑，也必然得不到满意的结果。一、证据是诉讼之王疫情让不少企业陷入困境：合同履约艰难，经营计划搞乱，业务中断没有现金流，有些企业已经开始解散，甚至清算破产部分中小企业在未来可能会面临账款催收、违约索赔等纠纷是一个无法回避的话题，那么以诉讼为视角，当下，企业最应该做的其实是证据管理。《中华人民共和国民事诉讼法》（以下简称《民事诉讼法》）第七条规定：“人民法院审理民事案件，必须以事实为根据，以法律为准绳。”在民事诉讼中，原告主张某种法律关系，法官通过审查事实来判断这种法律关系是否成立。也就是说，案件事实的正确认定是正确适用法律的前提，是构成正当性裁判的基础，也是民事诉讼的核心和灵魂。在民事审判中，相当多的疑难案件成因是事实真伪难辨，法官对于事实如何认定难以形成内心确信，从而影响裁判正确及时地作出。问题的解决很重要，但是要以事实问题的查明为基础。事实问题的查明则有赖于当事人能否提供证明其主张事实的证据，而证据的准备除了发生纠纷后的收集和整理，更重要的是在发生纠纷之前，出于防范风险目的对证据的收集和保存。因此，证据管理，应当被企业重视并在日常管理工作中有效地规范和实践。二、关于证据的种类《民事诉讼法》第六十三条规定：“证据包括：（一）当事人的陈述；（二）书证；（三）物证；（四）视听资料；（五）电子数据；（六）证人证言；（七）鉴定意见；（八）勘验笔录。”上述法定证据种类中，书证、物证、视听资料、电子数据，其实是可以有意识地保存的，在企业开展业务过程中所发生的证据也基本是这几种形式。•书证指以记载的内容和反映的思想来证明案件事实；•物证则是以物理属性和外观特征来证明案件事实。从概念可以看出，书证是指记载的具体内容；而物证强调物体本质属性，例如，洽谈记录、合同文本、招投标文件、订单、收付款凭证和发票等属于书证，设备本身、标的物等都属于物证。所谓电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息，包括下列信息、电子文件：•1、网页、博客、微博客等网络平台发布的信息；•2、手机短信、电子邮件、即时通信、通讯群组等网络应用服务的通信信息；•3、用户注册信息、身份认证信息、电子交易记录、通信记录、登录日志等信息；•4、文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件；•5、其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息。视听资料是指以录音、录像等技术手段反映的声音、图像证明案件事实的材料，包括录音资料和影像资料（如照片、录像带、录音带等），是指以模拟信号存储的信息。这里需要注意，存储在电子介质中的录音资料和影像资料，适用电子数据的规定，如手机、数码相机、U盘中储存的照片、录像等。所以说，企业与客户之间履约过程中形成的电话录音、手机短信、微信聊天记录、电子邮件、电子交易记录等都是电子数据。除了上述四类证据以外，其他的证据类型往往是“事后证据”，不是能够通过事先保存取得的。而且上述四种证据在证明力上往往强于当事人陈述或证人证言，鉴定和勘验还是要以当事人提供的书证、物证等证据材料为依据。所以说，上述四类证据是企业在经营过程中要特别重视，且必须进行保存的。那么，对于企业来说，争议的类型和业务的不同，证据保存也会有不同的要求。区分对内或对外，企业内部涉及员工关系，证据保存可能涉及规章制度、劳动合同等相关方面；对外，根据企业业务类型，要根据相关法律规定和当事人合同约定进行考虑。例如，对于一家制造业企业，所涉及的法律关系主要为买卖合同关系，涉及到的证据主要包括买卖合同、订单、交货单、产品验收单、收款凭证、发票、往来沟通函件、质保及维修记录等。对于工程施工企业来说，涉及到的证据主要包括招投标文件、招标图纸、谈判记录、合同交底记录表、承包或分包合同及附件、补充协议、工程进度计划、履约过程中的工程联系函、重大事件、重大气象记录、政府行为记录、工程预算和结算文件、签证和洽商、往来沟通函件、工程验收文件等。说白了，证据管理工作就是沿着业务流程主线，收集、保存与合同履行过程和内容相关的证据材料。因新冠疫情影响合同履行，企业应当注意收集和保存的就是证明不可抗力和不能及时履行的相关证据，如政府关于交通管制、延迟企业复工复产等文件，道路封闭的现场照片或视频，通知对方解除合同的函件，与对方的短信、微信、邮件沟通记录等。此外，对于涉外贸易合同或承包合同，因企业在货物及物流等方面遭受严重影响，可能导致相应合同不能如期履行或不能履行的，各企业可以向中国国际贸易促进委员会等多地贸促会申请办理与不可抗力相关的事实性证明。三、关于证据管理的注意问题《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》（以下简称《民诉法解释》）第一百零四条规定：“人民法院应当组织当事人围绕证据的真实性、合法性以及与待证事实的关联性进行质证，并针对证据有无证明力和证明力大小进行说明和辩论。能够反映案件真实情况、与待证事实相关联、来源和形式符合法律规定的证据，应当作为认定案件事实的根据。”在争议解决过程中，法院和仲裁庭在认定案件事实时，主要审查证据的真实性、合法性和与待证事实的关联性。真实性指证据形式和内容都要反映案件事实情况。合法性指的是证据的收集必须符合法定程序，证据的形式必须满足法定的条件。而关于收集证据的限制，可以参考《民诉法司法解释》第一百零六条的规定:“对以严重侵害他人合法权益、违反法律禁止性规定或者严重违背公序良俗的方法形成或者获取的证据，不得作为认定案件事实的根据“。关联性是指证据与待证事实之间必须具有一定的联系。在具体实践中，针对企业在日常经营中的证据管理问题，要注意以下几点。第一，建立企业“履约证据管理清单”，即根据相关法律法规和合同约定，将企业在合同履约过程中常见的过程资料、往来文件中关键的、共性的和重复性的部分提取出来，制作相关模板，编号归档，形成履约证据清单。企业在证据管理过程中可以“照单”收集、保存，并在争议发生时，调取使用。第二，证据尽量收集原件、原物，并妥善保管。以电子数据、视听资料作为证据的，应当保存存储该视听资料、电子数据的原始载体。电子数据的制作者制作的与原件一致的副本，直接来源于电子数据的打印件，其他可以显示、识别电子数据的输出介质，均视为电子数据的原件。第三，书证方面，合同书在签署时要注意签约人的授权，并同时要求加盖公章和签字。如果合同中约定了双方的联系人（如收货人、验收人），那么在合同履行过程中的往来文件签字时，要注意要求合同中载明的“联系人”签字，否则，需要对方公司出具授权书或者事后追认。第四，电子数据的收集、保存。日常沟通、联络建议选择电子邮件，可以长期保存在服务器中，不易丢失，可信度高，发生纠纷，便于取证。微信聊天记录是无法从腾讯公司调取的，只存在于当事人双方的手机，所以，对于微信聊天记录，应当保存好存储聊天记录的原始载体。通过快递邮寄相关文件、物品的回执（妥投记录），需要及时在快递公司网页打印，以免超过时限消除记录。第五，基于交易全过程考虑保存证据。实践中，某个单独的证据原件，是不能充分证明某些