会议规划及管理制度

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档会议规划及管理制度目录：1、会议规划及管理制度2、合同评审及管理制度3、涉密会议保密管理制度会议规划及管理制度1.目的为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。2.职责2.1综合部负责会议管理，所有重要会议要公司领导批准后到综合部登记备案。2.2会务工作主要由综合部承办；其他部门主办或召集的会议，综合部应协助。2.3除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由综合部整理、分发、立卷、存档。3.会议分类3.1周例会（经营管理层）3.1.1会议组织：综合部3.1.2会议主持人：公司董事长3.1.3会议参加人：总经办成员及公司各部门领导3.1.4会议内容：a、听取各部门汇报上周工作总结及本周工作计划；b、上周遗留问题解决情况；c、对上周工作总结并部署下周工作内容。3.1.5会议记录：综合部3.1.6会议时间：每周一下午14:30。3.2月度总结和计划会（经营管理层）3.2.1会议组织：综合部3.2.2会议主持人：公司董事长3.2.3会议参加人：总经办成员及公司各部门领导3.2.4会议内容：a、听取各部门汇报上月工作总结及本月工作计划；b、上月遗留问题解决情况；c、对上月工作总结并部署下月工作内容。3.2.5会议记录：综合部3.2.6会议时间：每月第一周周一下午14:30开始3.3工作述职会（经营管理层）3.3.1主持与记录：工作述职会议由综合部负责召集，董事长主持，行政专员进行会议记录。3.3.2召开时间：每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间由综合部安排。3.3.3参加人员：总经办成员及公司各部门领导3.3.4会议内容：各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。3.4半年度董事会和股东会（决策层）3.4.1会议组织：董事会秘书，综合部配合3.4.2会议主持人：公司董事长3.4.3会议参加人：公司股东及董事3.4.4会议内容：提前准备会议议题，会上讨论并决议3.4.5会议记录：综合部3.4.6会议时间：每年6月下旬和每年的1月份3.5其他会议3.5.1公司年终总结表彰大会总结全年工作情况，部署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由行政管理部具体组织实施。3.5.2各专题会议相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、企划工作、预算管理及合约事宜等专项工作进行讨论、部署和总结。3.5.3员工发起的会议公司员工可以发起一定级别的会议，员工对公司的某一制度，或者工作中出现的问题提出解决方案，需要多个部门协同时，可以提请适当级别的会议。由行政管理部门将会议纳入临时会议的范围，并由董事长批准。3.5.4培训会议不定期举行，重要培训内容是：政策分析、分享；业务培训、交流，出差政策学习汇报等。根据研发生产部、市场部、公司综合部的通知和公司领导安排进行，培训会议需讲师提前准备。会议召开4.1会议安排4.1.1凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将董事长批准后的会议通知单报综合部，由综合部进行统一安排，方可召开。4.1.2各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。4.1.3会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向会议主持人请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议部署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。4.2会议的准备4.2.1公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政管理部提前做好投影设备连接调试工作；4.2.2会议之前，综合部负责根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；4.2.3特别重大会议，应由综合部转专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：会议议程安排(应提前报交公司领导或主要参会者）；会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；会议场所布置；会议服务人员的安排；会议签到；会后事项安排；会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。4.3.1会议召开及传达：应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议；参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料；与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求；重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容；与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，行政管理部将不定期抽查与会人员的会议记录；公司会议的会议纪要由综合部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档；会议结束后综合部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由综合部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。5.会议纪律4.1与会人员必须按照会议通知（书面或口头）规定的时间准时到会，不得迟到、早退。如因特殊情况不能参加，必须提前请假或征得会议主持人同意。公司员工需向部门经理或主管领导请假，部门经理以上级别需向董事长请假，未获允许或未做说明者视为缺席。公司成立“会议基金”，参会者出现无故缺席、迟到、早退等行为时，须自觉赞助会议基金，具体如下：a、公司领导无故缺席赞助200元/人/次，迟到、早退赞助100元/人/次；b、公司各部门主管无故缺席赞助100元/人/次，迟到、早退赞助50元/人/次；c、公司员工无故缺席、迟到、早退赞助50元/人/次；d、每月缺席、迟到、早退超过两次者，赞助金额加倍。4.2会议前，参会人员须根据会议议题提前准备好资料。4.2会议期间，参会者必须将手机关机或调至震动状态，不准大声接、打电话，不得影响会议发言。附则本制度由综合管理负责解释，如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。综合部2016年12月9日精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档合同评审及管理制度第一章总则第一条：根据公司文件精神，结合项目实际情况，为加强项目部的合同管理规范化，严格项目成本控制，加强效益观念，提高项目综合效益，特制定本办法；第二条：本办法适用于项目对外签定需加盖公司印章的各类经济合同、协议等法律文件；第三条：本办法合同是指：1、建筑工程承包合同及相应的经济、法律文件；2、履行建筑工程承包合同所签定的分包合同，包括劳务分包合同和包工包料分包合同；3、履行建筑工程承包合同所所签定的材料、设备采购合同，包括用于主体工程的、构成永久工程的材料设备和为完成永久性工程的周转材料、机械设备的采购租赁合同；4、为完成永久性工程所签定的中小型机具的采购租赁合同；第二章项目合同评审组织机构第四条：项目部由项目经理牵头由项目部相关部室主任组成评审组织机构，负责项目部的合同评审工作；第五条：项目部按合同属性组成以下评审机构：1、劳务分包合同评审机构由项目经理牵头由工程室、技术室、预算室各室主任及技术负责人组成；2、工程分包合同评审机构由项目经理部牵头由工程室、技术室（专业主管）、预核算室、材料室各室主任及技术负责人组成；3物资采购合同评审机构由项目经理牵头由材料室、技术室（专业主管）、预核算室、及技术负责人组成；4、生产设备租赁合同评审机构由项目经理牵头由工程室、技术室、预核算室及技术负责人组成；（租赁公司外单位大型生产设备应预填生产设备租赁合同签订审批表）。5、中小型机具采购租赁合同评审组织机构由项目经理牵头由工程室、技术室、预核算室组成；第三章合同评审第六条：项目经理部各部室应对各类合同进行严格自审；第七条：工程室评审内容：1、审查材料设备采购租赁合同的交货时间；2、审查分包合同的开竣工时间；3、审查分包商的资质是否在合格分包商名册内；（未在名册内者应及时办理审批手续）4、审查劳务分包合同的用工时间；第八条：技术室评审内容；1、对照计划量审物资采购租赁合同的合同量；2、审查合同的技术质量标准；对分包合同审查分包商的施工组织设计或施工方案；3、审查周转材料的购买数量及技术质量标准；（按由公司总工和技术部审批数量审查）第九条：材料室评审内容：1、审查材料设备供应商的资格；2、审查材料设备供应商是否在公司合格供应商名册内；3、审查采购价是否是低于现行市场价的最优价格；第十条：预核算室评审内容：1、审查合同签定的依据（图纸、变理洽商或工程需要等）；2、审查合同量是否超过概算或洽商量；3、审查合同价是否在概算价或签认价之内；4、审查合同单价内容的准确性；5、对照总包合同（协议）审查合同付款方式、限期等；6、审查合同条款的完整性、准确性；7、对分包合同作出相应的成本分析；第四章计划管理第十条：项目工程室应根据合同要求及工期计划，及时制定设备及中小型机具租赁、分包计划并上报公司相关部门备案；（制定计划应考虑招投标时间2-3天及公司审批审核时间3-5天）第十一条：项目材料室应根据技术室、工程室提供的材料设备计划制定采购计划并上报公司相关部门备案；（制定计划应考虑招投标时间2-3天及公司审批审核时间3-5天）第五章招投标管理第十二条：各类合同签定前，有条件的均应进行竞争性招标；凡合同价超过10万元或单价在3万元以上或特殊的、对工程承包合同有重大影响的A/B类材料/设备的采购/分包，必须经过招投标择优确定供应商或分包商；（遵循货比五家的原则）；第十三条：招标文件由预核算室或材料室牵头，各相关室配合，项目经理审核制定；招标文件应具备以下内容和注意事项：1、招标说明、招标文件确认函；2、合同一般条件、特殊条件；3、工程量计量方法或法定定额文件；4、付款方式、条件和技术质量标准；5、合同文本；6、招投标过程中，各部室应严格程序，不得泄密或搞串通，以保证招投标的公正性；7、各部室在招投标过程中，应做好议标、评标等结论性文字记录，并由投标方认可，形成招标或投标文件一部分；第十四条：项目根据工程情况由项目经理牵头会同相关部室主任确定投标单位、发标/回标时间和正式发标，回标统一归口到预核算室或材料室；第十五条：评标由项目经理牵头会同公司相关部门及项目相关室根据评议指标综合评议。第六章合同执行过程管理第十六条：合同执行过程中，应及时记录洽商变更、合同条件修改内容及合同执行情况，并经双方认可，以作为合同补充文件；第十七条：合同执行过程中，各相关部室应根据合同依据（总包合同、业主批价、技术标准文件、使用时间、数量、付款条件及双方责任等）追踪合同执行情况，以保证与总包合同的一致性和适用，相容性；第十八条：合同执行过程中，各部室应做好合同文件管理工作；1、文件来往格式按公司有关规定执行；2、文件来往必须有收发记录，由项目经理部签发的合同过程相关文件必须由项目经理签字，并视情况定是否盖公司印章。3、合同档案文件管理按公司有关规定执行。第七章有关付款规定1、合同约定按形象进度付款的，付款时，项目部应有形象进度的书面证明付款申请，其形象进度的书面证明应经工程室认可；2、合同约定按验工计价付款的，付款时项目部应有验工计价单和付款申请。验工计价单应与业主签认的计价单滞后或同步，验工计价单应经公司预算部经营部认可；3、合同约定为结算付款的，各类合同付款时，必须先做出结算分析，付款时项目经理部应出具结算书及付款申请，结算书内容与合同一致，并经预算经营部门认可；4、合同约定有预付款或需要预支付时，项目经理部应提出预付预支申请，预付款应严格按合同约定执行，预支款一般不超过合同价款的5—10%。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档涉密会议保密管理制度第一条

凡组织举办涉及单位商业秘密的会议，必须在具备安全条件的场所进行，采取严格的安全保密措施，不得在公共场所特别是涉外宾馆、饭店召开涉密会议。并同时对与会人员进行保密教育，严格执行保密纪律。第二条

涉密会议举办前，单位保密部门应对会场扩音、录音设备进行保密检查。严禁使用无线话筒录音或以无线代替有线扩音设备以防泄密。第三条

对与会人员严格把关，会前应将名单呈报企业分管领导审定，他人不能代替参加会议，并进行签名登记。严禁与单位涉密会议无关人员进入会场。第四条

与会人员不得将手机带入涉及商业秘密会议的会场，因特殊原因带入会场的手机应取出电池。第五条

涉密会议工作人员要用统一编号的记录本进行会议记录，会后按规定统一收回、保密或销毁。凡会议