项目资料管理系统操作培训

项目资料管理系统操作培训信息部2015.6项目资料管理系统培训项目资料管理的功能2交流沟通3项目资料管理的目标1（1）将项目资料管理信息化、规范化管理，形成资料管理台帐对项目资料进行汇总、监督、提醒等；（2）提供关键工程资料填写模版，对经济类资料的签定形成审核跟踪制度；（3）项目资料具体模块包括：项目资料分类及模板、项目资料登记、项目资料维护、项目资料查询；项目资料管理的目标：项目资料管理的功能一、现有功能改造二、基础设置三、项目资料管理1.1、工程项目立项申请业务描述：工程项目立项改造新增现场甲方/监理对资料要求、施工合同对资料要求，手工录入项目在开工前相关负责人必须咨询相关单位对于竣工资料的需求，上传最终确认函件附件。详情请查看“补充说明”人员分类中增加区域资料负责人，可双击选择点击附件表可上传附件一、现有功能改造1.2、工程施工合同业务描述：工程施工合同登记时，在合同附件表中需要上传工程施工合同类资料文件，

自动处理为“工程施工合同”类资料文件。合同工期不可编辑，由开工日期和完工日期计算的结果新增合同要求开工日期、合同要求完工日期、合同工期，必填上传附件时需要先选择资料分类，可双击空白处选择资料分类1.3、工程项目立项查询业务描述：新增的合同要求开工日期、要求完工日期、合同工期等查询结果显示二、基础设置2.1、项目资料分类设置（该业务只针对于总部资料管理人）资料分类代码必须以“0210”开头删除资料分类必须要先停用该分类

业务描述：对工程项目资料，需进行分类管理，建立资料目录。资料目录可以设置多级，以方便进行查找。

设置工程项目的资料分类后，可按资料分类进行资料的上传及查询2.1、项目资料分类设置相关注意事项2.1.1、必须上传附件：可以打勾，打勾则要求在登记资料选择该资料分类时，必须对其上传附件；2.1.2、必须填写监理确认情况：可以打勾，打勾则要求在登记资料选择该资料分类时，必须填写与监理确认相关的【资料递交时间】【监理反馈时间】【监理主要确认人】；2.1.3、必须填写甲方确认情况：可以打勾，打勾则要求在登记资料选择该资料分类时，必须填写与甲方确认相关的【资料递交时间】【甲方反馈时间】【甲方主要确认人】；2.1.4、必须填写保养到期日期：可以打勾，打勾则要求在登记资料选择该资料分类时，必须填写其后的【保养到期日期】；2.1.5、必须填写竣工验收日期：可以打勾，打勾则要求在登记资料选择该资料分类时，必须填写其后的【竣工验收时间】；2.2、项目资料模板维护（该业务只针对于总部资料管理人）

业务描述：对工程项目资料模板进行统一管理。资料模板可以设置多级，以方便进行查找。设置工程项目的资料模板，可进行模板的上传及下载。资料可按所属区域来划分保存时请确保模板代码、模板名称所属区域不为空2.3、项目资料模板下载

业务描述：工程项目资料模板供使用者下载，为安全起见，此处不允许增删改模板，只提供下载。单击模板名称可对资料下载或在线打开三、项目资料管理3.1、项目资料登记

业务描述：在施工过程中，项目部资料员需对工程项目的相关技术、结算资料进行登记，并上传电子文档或扫描件，从而便于相关部门及人员及时查阅资料，了解施工进展情况，并跟踪落实、解决项目中存在的问题。不同阶段允许有不同的资料分类。单击选择项目，可查看全貌单击可打开项目资料模板下载双击选择资料分类3.1、项目资料登记流程图

业务描述：步骤主要是走申请步骤、录单人（跟踪确认）、结束，只有资料分类中含有开工报告、图纸会审、工程竣工验收报告、工程竣工验收申请报告才需要项目经理审批步骤填写基本信息，不允许填写监理/甲方相关信息资料分类中含有开工报告、图纸会审、工程竣工验收报告、工程竣工验收申请报告才需要项目经理审批步骤必填监理/甲方相关信息，如：监理反馈时间、监理确认人、甲方反馈时间、甲方确认人3.1、项目资料登记相关注意事项3.1.1、工程资料编制指引：

打开工程资料登记单之前，先自动打开工程资料编制指引，只有勾选“已阅”后，才可关闭指引进入工程资料登记表单；做过项目资料登记的人，下次再做单不会有该编制指引；3.1.2、监理/甲方确认情况：

除“工程准备阶段资料”外，其他分类的【甲方反馈时间】【甲方主要确认人】必填（【监理反馈时间】【监理主要确认人】根据实际情况填写）；3.1.3、保养到期日期/竣工验收日期：

资料登记的时候，如果分类选了“工程竣工验收报告”，那么【保养到期日期】【竣工验收日期】必填；3.1.4、资料名称：

必填项，有上传附件时，资料名称以上传为准，不允许修改；无上传附件时，资料名称默认为资料分类名称，可手工编辑修改；3.1.5、上传

：

如此处选择的资料分类在分类设置中勾选了“必须上传附件”选项，则此处要求必须上传附件；

3.2、工程经济资料

业务描述：因业主现场指令、工程例会约定、工作联系函及其它书面指令文件需发起工程签证时，项目部需要填写工程签证单，明确签证事由。填单时要先选单据类别录单时要求上传最初提交甲方的资料，到跟踪确认步骤时上传最终甲方确认资料，同时需要把最初提交甲方的资料作废掉跟踪/确认信息要在跟踪确认步骤填写3.2、工程经济资料流程图

业务描述：跟踪/确认信息需要在录单人（跟踪确认）步骤录入3.2.1、申请步骤：1）要求必须上传签证单的初始版本申请资料给项目经理审核；2）本步骤提交即可在工程变更及签证跟踪查询功能中查看到该单，其单据状态为“审批中”；3.2.2、项目经理（审批）步骤：1）提交时间即为“资料递交甲方时间”（在归档步骤可以修改）2）根据实际情况审核资料，如有不合规的驳回做单人修改；3.2.3、录单人（跟踪确认）步骤：1）要求上传修改的最终甲方确认工程签证单文件，并填写甲方确认情况；2）本步骤提交即可在工程变更及签证跟踪查询功能中查看到该单的已填甲方确认情况；3.2.1、工程变更及签证跟进状态：

1）项目经理是否已经审批；

2）项目经理审批通过后，资料是否已经发给甲方

3）甲方接收到资料后，甲方是否已经确认情况3.2.2、关于附件：

1）第一步骤上传的是项目部最初始版本（即我司最终递交给监理/甲方盖章版本）；2）跟踪确认步骤上传的是监理/甲方签名确认盖章的最终确认版；

3）在上传最终确认版资料时将最初始版本的作废状态更改为“作废”状态。3.2、工程经济资料相关注意事项3.3、工程变更及签证跟踪

业务描述：工程项目在工程变更及签证办理过程中，可能需要与业主进行多次沟通，通过该功能可以对工程所有的签证过程信息跟踪查看，呈现与甲方沟通的进度及最终结果等。单击选择项目，可查看项目貌列示当前所选工程对应左树选中签证单类型所填写过的所有工程签证单3.4、工程资料维护

业务描述：对多次上传的历史版本中过时的资料可进行作废，或对已作废资料可取消作废，也可以对上传资料中未归档资料进行归档或反归档等操作。单击可查看项目资料登记全貌可修改资料状态，设归档状态可修改资料状态，设资料是否作废状态3.5、工程资料查询（列表显示）

业务描述：有项目权限的人员可查询到相应的工程项目资料，并对其进行下载。可根据项目资料的目录直接进行查找，也可以输入资料编号、资料标题、上传人等信息进行查找。

1）资料递交时间后30天内，未得到甲方确认时，以行背景红色做出标识提醒；2）保养到期日期的前一个星期需要提示用户做资料移交，

以橙色做出标示提醒；3）超过保养到期日期(包含到期日)以黄色做出标示提醒；4）如果遇到同一记录前面两种都要提醒的情况，以红色提醒为准3.5、工程资料查询（树型显