工程档案管理制度

工程档案管理制度文件名称工程部档案管理制度修改时间2011年7月18日文件内容规定公司工程部各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。详见附件《工程部档案管理制度》。工程部经理分管副总经理总经理工程部档案管理制度1．主要内容及适用范围：规定公司工程部各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理严格按照《客户档案管理制度》执行,竣工档案管理严格按照《湖北省城市建设档案管理办法》、《湖北省建设工程归档整理规范》执行。2．档案室主要职责：2．1制定或参与制定档案工作的规章制度；2．2对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；2．3做好工程档案的收集、整理、保管和利用工作；2．4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；2．5提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。3．档案的分类及归档内容：一、工程建设准备阶段文件（一） 立项文件1项目建议书、前期工程通知书及项目建议审批意见2 可行性研究报告审批意见及可行性研究报告、附件3关于立项有关的会议纪要、领导讲话4 环境预测、调查报告及建设项目环境影响报告表（二） 建设用地、征地文件1 选址规划意见通知书及选址申请2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书3 建设用地规划许可证及用地红线图、红线定位图、国有土地使用证4 划拨建设用地文件、征用土地呈报表、国有土地权地籍图5 用地协议及国有土地权出让、租赁、划拨合同（三） 建设拆迁文件1 房屋安全鉴定书、拆迁许可证、拆迁红线图、拆迁批准文件及申请2 拆迁安置意见、协议、方案等及还建协议书（四） 建设工程规划管理文件1 建设工程规划许可证及用地红线图2 规划验收合格证、规划平面图、工程规划文件（五） 勘察、测绘文件（工程地质及水文地质勘察报告）（六） 设计文件 初步设计及技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见、施工图说明及施工图（七） 有关行政主管部门批准文件1 投资许可证及申请表、新建房屋白蚁预防工程合同书、2 建设工程施工图设计文件审查批准文件3 建设工程抗震及消防设计防火审核意见书及验收意见书4 建设工程质量监督申请登记表及质量保证体系审查表、施工安全监督责任书5 供电、供气、供水、园林、绿化等相关部门批复或合同（八） 招投标文件1 勘察、设计、监理招标、投标、中标文件2 工程招标、投标、评标、中标文件（九） 合同文件（勘察、设计、监理、施工及桩基处理工程合同）（十） 财务文件（工程概算、预算及施工结算、建设工程造价审计报告及总结）（十一） 建设、施工、监理机构及负责人名单二、 工程监理文件1工程监理规划及细则、例会纪要、监理日记2工程变更单、监理工程师通知单及工程暂停令3 监理工程联系单、监理月报表、监理工程师检查记录表4建设工程评价意见报告5工程款支付及工程临时延期申请表、监理工程师通知回复单三、 施工文件（一） 建筑桩基础工程文件1 工程管理文件1.1工程概况表及开工、竣工、停工、复工报告1.2深基坑、基础施工许可证1.3施工进度计划分析、项目大事记及施工日记1.4建设工程质量事故调查（勘）查记录及报告书、不合格处置记录2 工程技术文件

2.1图纸会审、设计交底、设计变更、洽商记录2.2工程技术文件报审表及施工组织设计、施工方案3 工程测量文件（工程定位测量记录）4 工程施工文件4.1隐蔽工程检查、预检工程检查、中间检查交接记录表4.2桩基施工及混凝土施工记录、混凝土配合比申请单4.3人工挖孔桩隐蔽工程记录及夯扩桩施工记录表5 工程试验检验文件5.1桩基动测、静载试验报告及单桩竖向承载力、工程桩桩位水平偏差复核检测报告5.2结构实体钢筋保护层厚度检验报告及混凝土试块强度统计、评定记录6 工程物资文件

6.1钢材、水泥核查要录、试验报告及出厂合格证

6.2焊接试验报告、电焊条出厂合格证6.3预制构件、预拌（商品）混凝土检验报告及合格证

6.4混凝土、砂浆核查要录及试块强度试验报告、混凝土用砂、石试验报告7 工程质量验收文件7.1桩基基础工程验收记录

7.2地基与基础分部、子分部、分项工程及检验批质量验收记录表8竣工图（桩身大样及桩位竣工图）9 桩基础工程竣工文件9.1验收监督意见单、竣工验收会议纪要9.2施工单位工程质量自评报告9.3勘察、设计单位工程质量评价意见报告（二） 建筑安装工程1 工程管理文件1-.1建设工程施工许可证、工程概况表及开工、停工、复工报告1.2施工进度计划分析、项目大事记、施工日记及施工总结1.3建设工程质量事故调查（勘）查记录及报告书、不合格处置记录2 工程技术文件2.1图纸会审、设计交底、设计变更、洽商记录2.2工程技术文件报审表及施工组织设计、施工方案3 工程测量文件（工程定位测量、沉降观测、楼层放线、地基验槽、垂直度观测记录）4 工程施工文件4.1隐蔽工程检查记录表（地基与基础、主体结构、装饰、屋面、给排水、采暧、电气、通风与空调、电梯、建筑智能）4.2预检工程、中间交接、地基处理、地基钎探、混凝土施工、建筑烟（风）道检查记录4.3混凝土、砂浆配合比申请单、通知单5 工程试验检验文件5.1 土建工程5.1.1钢结构工程、预应力、结构实体保护层厚度、室内环境检测报告5.1.2砌筑砂浆、混凝土试块强度统计、评定记录5.1.3混凝土回弹试验报告、防水工程试水检查记录5.2给排水、采暖工程5.2.1（水泵）设备单机试运转记录、调试报告5.2.2管道灌水、通水、强度严密性、（冲）洗（脱脂）、室内排水管道通球试验记录5.3电气工程5.3.1电气接地、绝缘电阻、综合布线、光纤损耗、视频系统末端测试记录5.3.2电气器具通电安全检查、电气照明、动力试运行记录、防雷检测报告5.4通风与空调工程5.4.1设备单机试运转记录、调试报告、通风、空调检测报告5.4.2空调机、风管漏风检测、通风系统运行、制冷系统气密性试验记录5.5电梯安装工程5.5.1电梯主要功能及电梯电气、层门安全装置检查试验记录表5.5.2电梯整机功能检验记录、负荷运行试验记录、检测报告6 工程物资文件6.1钢材、水泥、砖核查要录、试验报告及出厂合格证、钢材焊接试验报告6.2预制构件、预拌（商品）混凝土检验报告及合格证6.3防水材料、门窗、水暖、电气、通风与空调材料、电梯设备试验报告及出厂合格证6.4混凝土、砌筑砂浆核查要录及试块强度、试验报告6.5混凝土用砂、石试验报告、混凝土、砂浆配合比通知单7 工程质量验收文件7.1单位工程质量竣工验收、观感质量检查、控制资料及安全功能检验资料核查记录7.2地基与基础、主体结构工程验收记录7.3分部、子分部、分项工程质量及检验批验收记录（地基与基础、主体结构、装饰、屋面、给排水、采暖、电气、通风与空调、电梯）8 竣工图8.1总平面、绿化、道路总平面、地下管线综合竣工图8.2建筑、结构、给排水、采暖、电气、通风与空调、电梯安装竣工图9 建筑工程竣工验收文件9.1建设工程竣工备案表、备案证、竣工报告、验收监督意见单9.2施工单位自评报告、勘察、设计单位建设工程评价意见报告9.3竣工验收会议纪要（地基与基础、主体及其它分部）、质量保修书（三） 人防（地下室）工程文件1 工程管理文件2 工程技术文件3 工程测量文件（工程定位测量、地基验槽、楼层放线记录）4 工程施工文件5 工程试验检验文件6 工程物资文件7 工程质量验收文件（竣工验收表、分部、分项工程及检验批质量验收记录）8 竣工图9 建筑工程竣工验收文件（四） 建筑幕墙工程文件1 工程技术管理文件2 工程技术文件3 工程测量文件（单位工程垂直度观测记录）4 工程施工记录文件（隐蔽工程检查、预检工程检查、中间交接、预应力筋张拉记录）5 工程试验检验记录文件6工程物资文件（钢材、构件、核查要录、试验报告及出厂合格证、钢材焊接试验报告）7 工程质量验收文件（质量验收记录、分部、分项工程及检验批质量验收记录）8 竣工图9 竣工文件4．档案管理的基本程序：包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。5．档案的收集：就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到一起。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由专人进行整理、立卷、归档。5．1立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。5．2立卷归档的时间5．2．1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交工程部立卷归档。5．2．2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。5．3立卷归档的要求5．3．1在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交工程部立卷归档。5．3．2移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。5．3．3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起5．3．4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。5．3．5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。5．3．6立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。5．3．7文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。5．3．8声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。6．档案的借阅：6．1档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须经公司领导批准，方可查阅。6．2部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。6．3档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。6．4借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。6．5借阅时间应不超过5天，如有特殊情况须报公司领导批准。7．档案保密要求：7．1档案知情人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。8．超期档案的销毁：8．1对超过保存期限档案，应登记造册，报分管副总批准后，按规定销毁。8．2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。9．档案的保管：档案管理工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。相关表格如下：文件归档登记表文件名称总页数/份数送交人日期内容摘要发文登记表发文日期编号标题份数领取签字份数备注归档案卷目录编号： 部门：工程部案卷序号立卷类目案卷标题起止日期卷内张数备注（机密）文件保管备查表类别：

No.

归档日期原文件编号内容摘要经办部门份数备注阅档催还单

同志：您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于

月

日前送还。工程部年月日档号文号名称借期送还期数量备注宗册档案调阅单第一联档案名称或收发文号核批调阅人借出日期年月日档号及件数还卷日期年月日（经收人签字）共宗（件）注：本单一式二联，第一联于案卷退还后由工程部退还调卷人，第二联留存工程部备查。档案调阅单第二联档案名称