2023年电大秘书学试卷考试专用试题及答案

50３4试卷秘书学复习题本次学期考试以中央广播电视大学出版社出版、张玲莉主编的《秘书理论与实务》为依据。考试时间为9０分钟，考试形式为闭卷,考试题型有:填空题、判断题、选择题、简答题,案例分析题。一、填空题:1、秘书活动的产生必须具有两个基本条件:一是(秘书活动产生的前提条件即社会管理组织)的出现；二是(秘书活动产生的必要条件即文字和公文）的出现。2、公文解决涉及(收文解决）、(发文解决)和(公文解决)三个基本环节。3、礼仪基本内容涉及(仪容）、(仪表）、（仪姿．仪态）、(气质风度）。4、办公室管理涉及四个要素：（组织目的）、(符合目的的运转方式）、（管理人员)和（科技管理手段)。5、秘书是在各种社会组织中,为领导者或私人(办文）、（办会）和（办事）的参谋和助手。６、秘书面临的沟通有两种形式:（纵向沟通)、（横向沟通)。7、（会议纪要）,合用于记载、传达会议情况和议定事项。8、(调查报告)是对某一情况、事件、经验或问题，根据市场调查研究成果而写出的有情况、有分析的书面报告。9、我国现行的13种行政公文中最典型的上行文种是（请示)和（报告)，既可上行又可下行，还可平行的公文文种是（函)。10、办公室布局一般有(封闭式)和(开放式)两种。传统的办公室重要是（封闭式)的，现在较多采用（开放式）布局。11、秘书在商务场合的着装应做到四个协调:与(环境）协调、与(社会角色)协调、与(自身条件）协调和与(时节)协调。1２、秘书工作的重要构成要素可以概括为(办文）、(办会)和(办事）。二、判断题:1、告知是最为常见的行政公文,属于知照性公文。（√）2、通告的使用范围大于公告。（×）3、缮印是指公文人员对已签发的文稿进行打印和用印。（×)4、会议记录是记载、传达会议情况和议定事项的公文。(×）5、公文解决涉及收文解决、发文解决和公文管理三个基本环节。(√)6、会议具有必要性、适宜性、合法性、可行性等特性。（√)7、公文解决要遵循及时、准确、公开、统一、简化的基本原则。（×)８、启封是秘书特有的职责,单位和领导的所有文献、信件，秘书人员都有权拆封。（×)9、文稿经领导签发即成为定稿，文稿据此可以生效。(√）1０、文献用印要核算份数，超过份数的文献不能盖印，并要及时销毁。（√）11、接待通常涉及五要素：来访者、来访意图、接待地点、接待任务、接待方式。（×)１２、下行沟通是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通。(√）１３、名片应放在伸手可及的地方,以便随时取出，如放在裤子后口袋里。（×)14、握手应遵循“尊者决定”的原则,即由身份尊贵的人决定双方有无握手的必要。(√)１5、跨部门的横向沟通通常采用会议、备忘录、报告等形式,其中报告是最经常采用的沟通形式。(×)16、开放参观活动是指将组织内部有关场合和作业程序对外开放的活动。(√)１７、一个设计合理的办公室布局应当符合以下标准：方便；整洁舒适;和谐统一;安全。（√)18、为别人作介绍时,应将男士介绍给女士，将职位低者介绍给职位高者。（√)19、宴请和会谈的座次安排一般应遵循国际上“主左客右”的惯例安排。(√)20、值班时应做到:准确、严谨、及时、热情。(√)21、秘书是在各种社会组织中为领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手。(√）２2、印章最早出现于先秦时期，印章管理制度以唐代规定最为严格和具体。（√）2３、贴黄是宋朝首创的公文纠误制度,就是在文书的写错之处贴上黄纸,然后改正。(×）2４、请示具有一文一事、请批相应、事后行文等特点。（×）2５、在落款处加盖的印章要“骑年盖月”，以示庄重、严厉,并防止别人作弊。(√）2６、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构——太史寮。(√）２７、印章是一种标志，具有权威作用、法律效力和凭证作用。(√）28、会见的目的是正式互换意见，须达成书面协议并正式签署协议。(×）2９、商务交际的礼节与礼貌重要涉及:致意、介绍、握手、寒暄等。(√）30、会见合影,按礼宾顺序，一般由主人居中,以主人右手为上，主客双方间隔排列。（√）三、选择题１、我国最早的秘书机构产生于：(A)A、商朝B、战国Ｃ、秦朝D、汉朝2、(Ｂ)的出现是秘书活动产生的前提条件。Ａ、皇帝Ｂ、社会管理组织C、文字D、公文3、贴黄是(D)首创的公文纠误制度，就是在制敕等文书的写错之处贴上黄纸,然后改正。A、商朝B、秦朝Ｃ、汉朝D、唐朝4、指出下列不属于秘书工作重要内容的选项:(C)A、办文B、办事C、办证D、办会5、汉末曹操为魏王时，设“（D)”,从此，“秘书”由指物转为指人。A、太史B、尚书C、丞相D、秘书令6、请指出对公文解决的特点说法错误的一项。(C)A、政治性B、时限性C、公开性Ｄ、规范性7、代表大会的会场布置要体现的是(C）气氛。A、庄严厉穆B、热烈喜庆C、庄严隆重Ｄ、自由活泼8、下列选项不属于公文解决的作用的一项是：（D)。Ａ.助手作用Ｂ.枢纽作用Ｃ.查考作用D.总结作用9、下列程序中不属于发文解决阶段的是（D）。A．拟稿B.审核Ｃ．缮印Ｄ.批办１0、下列选项不属于会后工作的一项是(C)。A、清理睬议文献B、离会与送别C、撰写会议记录Ｄ、会议工作总结1１、法规性公文以(C)日期为成文日期。A、签发Ｂ、用印Ｃ、批准D、定稿12、官印被作为公文有效性的标记,是从（B)开始的。A、商朝B、汉代C、唐朝D、宋朝13、（Ｃ)是指重要领导人对审核过的文稿进行最后审阅，并签字批准发文。A、批办B、注办C、签发D、分发14、横向沟通最经常采用的沟通形式是(Ｂ)。Ａ、面谈Ｂ、会议C、备忘录D、报告１5、秘书做好随从工作的重要目的是(C）。A．为领导者发明良好环境B.保证领导者身体健康Ｃ.节约领导时间D．提高领导效能16、下列选项不属于办公室的办事原则的是：(D）。A、服务原则B、高效原则Ｃ、保密原则D、分散原则17、下列选项不属于办公室平常事务管理的是：（D)。Ａ、邮件管理B、值班管理Ｃ、印信管理D、行政管理１8、秘书应把(Ｄ）作为接待工作的重要依据。Ａ.领导指示B．单位条件C.来宾规定D.接待方案19、(C）曾四次担任中央秘书长和军委总政治部秘书长职务。A、毛泽东B、周恩来C、邓小平D、瞿秋白2０、“尊者决定”的原则合用于（Ｃ)。A、致意B、介绍C、握手D、寒暄21、下列选项不属于秘书职业着装“TOP”原则是(Ｄ）。A、整齐的B、适合特殊场合的Ｃ、舒适快乐的D、高级的２2、下列中不符合设计合理的办公室环境标准的选项是（Ｄ）。A、方便B、安全C、整洁舒适Ｄ、豪华２３、接到打错的电话时,比较妥当的解决方式是(C）。A、告诉他打错了，然后挂电话。Ｂ、告诉对方你的号码是什么。Ｃ、仔细问他找的人是谁,看能否帮忙。Ｄ、告诉他，查清楚号码再打。24、下列中不属于公文解决的基本环节的选项是（C)。A、收文解决B、发文解决C、办文解决Ｄ、公文管理2５、商末,朝廷中出现了我国最早的秘书机构(A)。A、太史寮B、丞相府C、尚书台D、太尉府2６、(A)是在收文解决和发文解决中的一个共同的工作程序。A、登记Ｂ、拟办Ｃ、批办D、用印27、(A）合用于向上级机关报告工作,反映情况，答复上级机关的询问。A、报告B、请示C、函D、调查报告２８、下列中不属于商务交际的礼节与礼貌的选项是(A）。Ａ、宴请B、致意C、握手Ｄ、寒暄２9、档案集中制度产生于(D)。A、商朝Ｂ、秦朝C、唐朝D、宋朝3０、(Ｄ)是指文献承办完毕，由经办人在公文解决单上注明解决结果和解决日期。A、拟办B、批办Ｃ、承办Ｄ、注办四、简答题1、秘书活动产生必须具有的条件是什么?答：秘书活动产生必须具有的条件有两个:（1）秘书活动产生的前提条件,即社会管理组织的出现。(2)秘书活动产生的必要条件，即文字和公文的出现。请简述秘书职业道德规范的具体内容是什么？答:秘书职业道德规范的具体内容有以下几点：（1）文明礼貌。(2)爱岗敬业。（3)诚实守信。(４）办事公道。（５)勤俭节约，消费有度。（6)遵纪守法,熟知熟用法规。(7)团结协作,互助友爱。（8）实事求是,敢于创新。请简述秘书工作有什么作用?答:秘书工作有以下几点作用:(1）参谋智囊的作用。(2）事务助手的作用。（3）枢纽的作用。(4)协调的作用。(5)窗口的作用。（6)信息的作用。４、请简述收文解决和发文解决的环节。答：收文解决，指各单位围绕所收公文进行的一系列程序性工作，重要涉及对公文的签收、启封、登记、分送、拟办、承办、催办、注办等工作环节；发文解决,指各单位围绕所发公文进行的一系列程序性工作，重要涉及对公文的拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记和分发等工作环节。5、请简述会务工作的原则。答:会务工作的原则涉及:(１）认真领略领导意图和会议的指导思想;(２)熟悉和掌握会议的组织领导情况；(3)协助领导拟定会议安排;(4)精心组织，周到服务；(５)重视并妥善做好会议的善后工作。会议纪要与会议记录有什么区别？答:会议纪要与会议记录的区别有四点:(1）性质不同。会议纪要是规定性行政公文，而会议纪要是记录会议情况和议定事项的事物性文书。（2）内容的繁简限度不同。会议纪要的内容是对会议记录进行整理、提炼而形成的会议内容的要点,重点体现会议的宗旨；而会议记录是对会议情况的原始、详尽的记录，重点体现会议的过程性和具体性。(3)形式有所不同。会议纪要具有公文的规范格式，而会议记录的形式则比较灵活和自由,会议纪要通常采用总分式结构，而会议记录则采用顺时结构。（4)处置方式和作用不同。会议纪要一般可以文献的形式发布或在报刊升公开发表，用来“传达会议情况和议定事项”，而会议记录只作为内部资料,以备查考。请简述接待工作的原则答:接待工作的原则有：(1）热情大方，注重实效。(2)认真负责,细致周到。（３）保证安全,内外有别。(４）勤俭节约，讲究礼仪。请简述办公室的办事原则答：办公室的办事原则重要涉及：（1)服务原则。(2)高效原则。(3）保密原则。(4）统一原则。五、案例分析（一）意外的电话这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时会,参与人员一般不接电话,等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商议。面对这种情况，于雪应当如何解决?现在于雪有这么几种选择:a、李总，对不起!我们老总正在开会,不能接听电话。b、李总,实在不凑巧，我们孙总正在参与董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话,您看这样可以吗?c、李总,请您稍等一下，孙总刚刚散会,我立即帮您去找找。d、李总请您等一下，我立即叫我们孙总来接电话!e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由,并对其他几种选择进行评析。答：选C是比较合适的，由于当于雪用这种方式回答客户以后，她就可以去向孙总悄悄报告，听取他的指示，假如孙总认为事情不急，不乐意去接电话，那么，于雪就可以这样回答对方:“实在对不起，这会儿不知孙总上哪儿去了,回头见着孙总,我们就给您去个电话,您看这样可以吗?”假如孙总乐意来接，于雪就可以说刚刚找到了孙总。这样回答于雪就可以做到滴水不漏，进退自如选Ａ之所以不合适，重要是没有考虑到对方的感受。对方会想：既然你们孙总在公司,只但是是在开会,那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢？你们不是经常高喊“用户就是上帝”的标语吗,为什么在这个时候你开会的事就一定比我的事重要呢？对方也许越想越气愤。所以,尽管于雪回答的语气委婉，态度谦恭，但她这样的回答仍然是不合适的。选B也不合适。对方也许觉得自己急得火烧眉毛了，还要等到十二点钟，那心里肯定不是滋味。选Ｄ明显不合适，由于公司有规定,领导人开会时一般不接电话,于雪未经孙总批准就答应对方,那不仅违反了公司规定，并且是非常草率的，假如孙总不来接电话,那她又如何答复客户呢?选E也是不合适的，于雪这样回答多少会让对方觉得孙总是不乐意接他的电话或者是在故意回避他。假如对方出现猜疑,那就不利于双方此后的合作。（二）一天上午,某公司董事长忽然收到一封非常无礼的来信,信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫来,让她记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这么不讲理的信,尽管我们之间有那么长时间的业务往来,但事到如今,我也不得不终止我们之间的一切交易，并且按照惯例,我要将这件事公之于众！董事长口述完上述复信内容,要秘书将信打好寄走。对于董事长的吩咐,秘书应当采用什么样的态度呢?下面是四种不同的解决办法：A.“是，我立刻照办！”秘书回到办公室按董事长的口述将信打印好并寄走了。B.秘书认为董事长在盛怒中做出的决定有欠妥当,假如将信寄出，对公司和董事长本人都非常不利,所以,没有执行董事长的指示,而是将信“压下来”。Ｃ.秘书不执行董事长的指示,并提出忠告：“董事长,请您冷静一点!想一想这样的信寄出去会有什么样的后果吧。对方写来这样的信,是不是跟我们公司某些地方做得不妥有一定关系呢?我们还是先反省一下自己，再慎重解决这件事吧。”D.秘书退下去将信打印出来,但没有立即寄走,而是等到当天快下班的时候,见董事长怒气已消,将打印好的信递给董事长,“董事长,您交代的信已经打印好，请您过目,您觉得这样可以寄出去吗?”(材料来源:夏目通利《秘书常识趣谈》)请问,在以上A、B、C、D四位秘书的解决方法中，哪一种最妥当？哪一种最不妥当?为什么？答：D的解决方法最妥当。C的解决方法最不妥当。领导在气愤时做出的决定很也许是不对的的,假如像Ａ那样立即照办,信一旦寄出,将无法挽回也许导致的损失,假如领导冷静下来后想改变决定也没有机会了。假如像B那样悄悄压下信件,不执行领导指示,则有越权性质,如领导将来查问此事,秘书将无法交代。董事长也也许早就想同这家代理商终止往来，这封信只是一根导火索而已。C在领导情绪恶劣时以教训的语气当面“忠告”,无异于火上浇油,既不符合秘书的身分,也不利于领导冷静思考问题,不管董事长的决定是对是错,C的作法都没有任何好处。D的解决方法既执行了领导的指示,也给领导留下了冷静下来后仔细思考改变决定的余地,由于假如董事长的确是在冲动的状况下做出了错误的决定,则通过半天的思考，他会自我反省,这时秘书将信递给他,并以委婉的语气表达对领导决定的不同见解，事实上给了领导一个重新决策的机会;假如董事长冷静下来后仍然决定与对方绝交,那也必有他的道理,秘书再将信寄出也不迟。（三）8月１0日，公司的总经理出差了，期限是从８月10日至8月２0日，预定２0日上午回来。秘书小苏负责解决公司的各类邮件。小苏从收发室取回了邮件,其中上司亲启的信一封,一个邮包，总经理办公室收件三封,其中有一封寄自天津分公司的信总经理曾关照过让销售科科长解决。正好销售科的小李走过办公室,小苏说：“小李,把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。小苏把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里,又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参与定于8月２0日下午的研讨会,小苏想，总经理前几天还谈到准备参与这次研讨会,20日他正好回来，一定会参与的。于是小苏打印了接受邀请的回信，明确告知对方总经理将参与会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸,里面尚有两张产品样品的照片，小苏看了信的内容，附件里说明有三张照片，小苏不知道如何解决，她把照片又放回了信封中。小苏解决邮件的做法是否对的？假如不对